מה מנהלי המערכת צריכים לדעת על שמירה אוטומטית

שינוי זרימות עבודה

שמירה אוטומטית שימושית ברוב התרחישים, אך קיימים כמה מקרים שבהם ייתכן שהמשתמשים יצטרכו לשנות את האופן שבו הם פועלים בדרך כלל ואנו מעוניינים שתתכונן לעזור להם. עבור כל אחד מהתרחישים, הצגנו את התסריט, מה עלול להשתבש והמלצה לגבי פתרון הבעיה.

• החל מקובץ קיים, ביצוע פעולות עריכה ולאחר מכן ביצוע שמירת עותק לקובץ חדש -כל מי שמתחיל מקובץ קודם (לדוגמה, דוח הרווחים של הרבעון האחרון), עריכות ולאחר מכן עושה שמירת עותק כדי להפעיל את דוח הרווחים של רבעון זה יגרום לשינויים להישמר בשני הקבצים אם שמירה אוטומטית פועלת. מומלץ שכל אחד יבצע את שמירת העותק לפני ביצוע שינויים כלשהם ואפילו הוסיף תזכורת במוצר כאשר פעולה זו תתבצע. אם משתמש מבצע שינויים בטעות, עליו להשתמש בתכונת היסטוריית הגירסאות כדי לשחזר את המסמך המקורי. 

• ביצוע שינויים היפותטית או "מה-אם" לקובץ -כל מי שפותח קובץ ומבצע ניתוח היפותטי (כגון חיזוי ההשפעה של שינויי שוק בתקציב) עם הרצון לסגור את הקובץ מבלי לשמור את כל השינויים בקובץ בזמן שמירה אוטומטית מופעלת. מומלץ לבטל את שמירה אוטומטית בעת ביצוע הניתוח ההיפותטיי ולאחר מכן להפעיל אותה שוב לאחר שהמשתמש יהיה מוכן לשמור שוב.

• לוחות מחוונים והצגת קבצים באמצעות מיונים/מסננים ב-Excel -כל מי שממיין או מסנן לוח מחוונים כאשר האפשרות ' שמירה אוטומטית ' משפיע על התצוגה של כל האנשים האחרים בקובץ. אם הקובץ אמור להיות לוח מחוונים או להשתמש בו אנשים מרובים באמצעות מיונים ומסננים, מומלץ להגדיר את המאפיין המומלץ לקריאה בלבד בקובץ זה באמצעות קובץ > Info > הגן על חוברת העבודה > תמיד לפתוח לקריאה בלבד, כך שהצופים בלוח המחוונים לא יישמרו השינויים שלהם, אלא אם הם בוחרים באופן מפורש לערוך את הקובץ.

• קבצים מוסופים או שיפורסמו -כל מי שעורך בטעות קובץ שפורסם בטעות באמצעות שמירה אוטומטית ישמור את השינויים שלהם בקובץ. לאחר שהקובץ הושלם, אנו ממליצים להגדיר את המאפיין המומלץ לקריאה בלבד או לסמן כמאפיין סופי בקובץ, כך שעריכות בשוגג מפני הצופים והקוראים של הקובץ לא יישמרו.

קביעת התצורה של הגדרות שמירה אוטומטית ב-Office

ניתן לקבוע את התצורה של שמירה אוטומטית בדרכים הבאות:

• הבעלים של קובץ יכול להגדיר אותו כך שייפתח תמיד לקריאה בלבד כדי לסייע במניעת עריכות בשוגג. ניתן לעשות זאת על-ידי הגדרת הקובץ כך שייפתח במומלץ לקריאה בלבד (file _GT_ Info > הגנה על מסמך/ חוברת עבודה/ מצגת > תמיד פתוחה לקריאה בלבד) או על-ידי שיתוף הקובץ מבלי לאפשר לאחרים לערוך (קובץ > שתף > אנשים עם הקישור יכול לערוך ולבטל את הסימון של

  

• משתמש יכול לבטל את שמירה אוטומטית עבור קובץ כשהוא פתוח על-ידי לחיצה על הדו-מצבי שמירה אוטומטית . פעולה זו מבטלת את האפשרות שמירה אוטומטית עבור המסמך הנוכחי עבור משתמש זה. בפעם הבאה שאותו משתמש יפתח את המסמך, האפשרות שמירה אוטומטית לא תבוטל. אם הם פותחים מסמך אחר, שמירה אוטומטית לא תושפע מהבחירה שלהם במסמך האחר.

  

• משתמש יכול להגדיר שמירה אוטומטית מבוטלת כברירת מחדל עבור כל הקבצים שנפתחו ביישום ספציפי זה (Word, Excel, PowerPoint ) במכשיר זה. 

  

  הערה: המשתמש עדיין יכול להגדיר שמירה אוטומטית מופעלת עבור קבצים בודדים באמצעות שינוי המצב של שמירה אוטומטית שתואר לעיל.

• אתה, מנהל המערכת, באפשרותך להגדיר שמירה אוטומטית מבוטלת כברירת מחדל עבור כל הקבצים שנפתחו ביישום ספציפי זה (Word, Excel, PowerPoint ) באמצעות מדיניות קבוצתית.

הגדרות מדיניות קבוצתית עבור שמירה אוטומטית

אנו מחליפים את ההגדרה "אל תאפשר שמירה אוטומטית של קבצים בExcel /PowerPoint /Word " מדיניות קבוצתית כברירת מחדל בהגדרה החדשה "בטל שמירה אוטומטית כברירת מחדל בהגדרה של מדיניות קבוצתית Excel /PowerPoint /Word ".

אם אתה משתמש במדיניות קבוצתית בארגון שלך, באפשרותך להשתמש בהגדרת מדיניות כדי לבטל את שמירה אוטומטית כברירת מחדל. קיימות הגדרות מדיניות נפרדות עבור Excel, PowerPoint וWord.

לדוגמה, הגדרת המדיניות עבור Word נקראת "בטל את שמירה אוטומטית כברירת מחדל ב-Word" וניתן למצוא אותה בנתיב המדיניות "Microsoft Office 2016 \ שמירה אוטומטית".

כדי להשתמש בהגדרות מדיניות אלה, הקפד להוריד את קבצי התבנית הניהולית העדכנית ביותר (ADMX/ADML) ממרכז ההורדות של Microsoft.

עבודה עם קבצים מקומיים

שמירה אוטומטית אינה זמינה בעת עבודה עם קבצים מקומיים. אופן הפעולה הישן של שחזור עדיין זמין כדי לשמור באופן תקופתי עותקים של קבצים שהשתנו כדי לעזור למזער את אובדן הנתונים במקרה של תרחיש בלתי צפוי, כגון קריסה.

עם זאת, אנו ממליצים על מנהלי IT לעודד משתמשים לשמור את הקבצים שלהם בOneDrive, OneDrive לעבודה או לבית הספר או SharePoint ב- Microsoft 365 כדי לאפשר שמירה אוטומטית ולמנוע אובדן נתונים. באפשרותך לעודד אימוץ של OneDrive, OneDrive לעבודה או לבית הספר או SharePoint ב- Microsoft 365 באמצעות השכלה משתמשים וגם על-ידי פריסת העברת תיקיה ידועה, אשר מסנכרנת באופן אוטומטי את תיקיות המפתח לענן. פעולה זו מאפשרת להם לגשת לקבצים מכל מקום, ולא לדאוג לאובדן נתונים חשובים.

למידע נוסף

מהי שמירה אוטומטית?

עזרה במניעת שינויים בגירסה סופית של קובץ

הצגת גירסאות קודמות של קבצי Office

עזור להגן על הקבצים שלך במקרה של קריסה ב-שחזור

עדכון אחרון-4 ביוני 2019