Novi Outlook donosi novo, moćno iskustvo e-pošte koje može pomoći izvršnim administratorima i delegatima da postanu produktivniji u svakodnevnom radu. U ovom su članku navedeni novi savjeti za kalendar i poštu u programu Outlook koji su korisni administratorima.
Da biste počeli s radom, preporučujemo vam da isprobate novi Outlook.
Napomena: Želimo čuti kako poboljšati iskustvo za izvršne administratore i ovlaštenike! Povratne informacije možete poslati ovdje.
U ovom članku možete učiniti sljedeće:
Zajedničko korištenje kalendara i pristup kalendaru s dozvolama za uređivanje ili delegiranje
Zajedničko korištenje upravljanja kategorijama s delegatom
Dodavanje novih zajedničkih ili delegiranih kalendara
Dodavanje i prikaz zajedničkih ili delegiranih poštanskih sandučića i mapa
Upravljanje kategorijama rukovoditelja i korištenje njima kao ovlaštenika
Zajedničko korištenje pristupa upravljanju kategorijama s delegatom
-
U navigacijskom oknu odaberite Kalendar .
-
Na kartici Polazno odaberite Zajedničko korištenje kalendara.
-
Na stranici Zajedničko korištenje i dozvole upišite ime ili adresu e-pošte osobe kojoj želite omogućiti zajedničko korištenje kalendara i dodijelite pristup ovlaštenika. Premda kalendar možete zajednički koristiti s više osoba, iz programa Outlook na webu istodobno možete dodati samo jednu osobu.
-
Kada dodate osobu kojoj želite omogućiti upravljanje kalendarom, odaberite padajući izbornik pokraj njezina imena pa odaberite razinu pristupa koju joj želite dodijeliti.
-
Odaberite Delegat da biste toj osobi dali istu dozvolu koju ima urednik, ali i dozvolu za primanje zahtjeva za sastanak i odgovora u vaše ime.
-
Da biste delegatu dopustili upravljanje kategorijama, potvrdite okvir Dopusti delegatu upravljanje kategorijama.
Kada završite s dodavanjem osobe s kojom želite zajednički koristiti kalendar i odaberete dozvole koje joj želite dodijeliti, odaberite Zajednički koristi. Ako odlučite da više ne želite zajednički koristiti kalendar, odaberite Ukloni.
Osoba s kojom zajednički koristite kalendar dobit će poruku e-pošte s odgovarajućom obavijesti. Kada osoba odabere gumb Prihvati u pozivnici, vaš će se kalendar dodati na njezin popis kalendara.
Dodatne informacije potražite u članku Zajedničko korištenje kalendara i pristup kalendaru s dozvolama za uređivanje ili delegiranje u programu Outlook.
Prikaz zajedničkih kalendara
Zajednički ili delegirani kalendari možda se neće po zadanom prikazivati u novom programu Outlook. Da biste prikazali zajedničke kalendare, kliknite Prikaži sve na popisu kalendara i pogledajte zajedničke kalendare u Osobe kalendara. Zatim odaberite kalendar koji vas zanima, a zatim na vrpci odaberite Podijeljeni prikaz da biste usporedno prikazali više kalendara.
Dodavanje novih zajedničkih ili delegiranih kalendara
Možete dodati novi zajednički ili delegirani kalendar iz poruke e-pošte koju primate da biste upravljali pozivnicom ili izravno iz kalendara.
Da biste dodali izravno iz kalendara, kliknite Dodaj kalendar. Zatim odaberite Dodaj iz direktorija i odaberite rukovoditelja ili člana tima čiji kalendar želite dodati.
Napomena: Možete dodati kalendar bilo kojeg člana tima i vidjeti njihove zadane pojedinosti zajedničkog korištenja kalendara (za većinu tvrtki ili ustanova to je obično zajedničko korištenje zauzeto/zauzeto).
Dodavanje i prikaz zajedničkih ili delegiranih poštanskih sandučića i mapa
Da biste dodali zajedničke poštanske sandučiće i mape ili poštanske sandučiće ovlaštenika, kliknite tri točke pokraj mape Zajednički se koristi sa mnom ispod računa i odaberite Dodaj zajedničku mapu ili poštanski sandučić.
Zatim odaberite zajednički ili delegirani račun koji želite dodati. Zajednički poštanski sandučić ili mape možete prikazati u odjeljku Zajednički se koristi sa mnom.
Upravljanje kategorijama rukovoditelja i korištenje njima kao ovlaštenika
Ako vam je dodijeljena dozvola za upravljanje kategorijama, morate prihvatiti dozvole i ponovno pokrenuti Outlook da biste upravljali popisom kategorija rukovoditelja u postavkama.
Sada možete stvarati nove kategorije u ime rukovoditelja koji je dodijelio dozvolu. Te kategorije možete primijeniti i na događaje uprave za poštu i kalendar.
Prikaz i stvaranje kategorija za rukovoditelja:
-
Idite na Postavke programa Outlook.
-
Odaberite Računi > kategorije.
-
Odaberite račun rukovoditelja s padajućeg popisa da biste vidjeli njihove kategorije.
-
Ovdje možete stvoriti nove kategorije.
Primijenite kategorije na sastanke i događaje u kalendaru:
-
U programu Outlook idite na Kalendar.
-
Proširite odjeljak pod nazivom Osobe kalendara i odaberite kalendar rukovoditelja.
-
Odaberite i držite (ili kliknite desnom tipkom miša) jedan od svojih sastanaka ili događaja, a zatim odaberite Kategoriziraj
-
Da biste dodali postojeću kategoriju, odaberite je s popisa ili odaberite Nova kategorija. Unesite naziv nove kategorije i odaberite boju.
-
Odaberite Spremi.
Napomene:
-
Kategorije trenutačno možete stvarati samo u nečije ime. Mogućnost uređivanja, favorita ili brisanja postojećih kategorija u nečije ime još nije podržana.
-
Osim toga, može potrajati do 30 minuta da se nova kategorija odražava u kalendaru druge osobe.
Evo nekoliko savjeta za kalendar i savjeta za poštu koji će pomoći izvršnim pomoćnicima i ovlaštenicima da bolje navigira potrebama upravljanja vremenom u novom programu Outlook.
Pronalaženje vremena i zahtjeva za događaj uživo
Prilikom zakazivanja sastanka kliknite Pronađi vrijeme da biste jednostavno pronašli odgovarajuće vremenske termine u kalendarima sudionika. Dostupnost možete pogledati tako da postavite pokazivač miša na ikonu sudionika.
Sudionike uživo možete zatražiti i uključivanjem preklopnog gumba Uživo. I dalje možete dodati vezu na sastanak aplikacije Teams za sudionike koji se možda neće moći osobno pridružiti.
Korištenje pomoćnika za planiranje rasporeda
Pomoću pomoćnika za planiranje rasporeda jednostavno pronađite vrijeme za sastanke. U novom programu Outlook možete pogledati vremenske zone sudionika i zakazati oznake u pomoćniku za planiranje rasporeda.Imajte na umu da se vremenske zone sudionika prikazuju samo ako se barem jedan sudionik nalazi u drugoj vremenskoj zoni.
Zakazivanje sastanaka pomoću pomoćnika za planiranje rasporeda
Automatski mrežni sastanci
U novom programu Outlook svi su sastanci po zadanom na mreži. Gumb za uključivanje i isključivanje sastanka aplikacije Teams uključen je kada sudionike dodate u sastanak. Za razliku od klasičnog programa Outlook, veza na sastanak aplikacije Teams i detalji dodaju se nakon slanja pozivnice. Zatim možete pogledati pozivnicu za sastanak da biste vidjeli i kopirali pojedinosti o sastanku aplikacije Teams.Radimo na ažuriranju tog ponašanja i unaprijed stvoriti veze za sastanke tako da ćete u budućnosti vidjeti da se sučelje podudara s klasičnim programom Outlook.
Napomena: Svaku mrežnu postavku sastanka možete ažurirati iz odjeljka Postavke> Kalendar > događaji i pozivnice te omogućiti ili onemogućiti dodavanje mrežnog sastanka u sve sastanke.
Ako koristite davatelje mrežnih sastanaka drugih proizvođača, kao što su Zumiranje ili Cisco WebEx, u toj ćete postaci vidjeti i one kao mogućnosti davatelja usluge sastanka, pod uvjetom da ste instalirali njihov web-dodatak.
Sakrij popis sudionika
Sada možete sakriti popis sudionika tako da bude vidljiv korisnicima koji prime pozivnicu za sastanak. Prilikom stvaranja novog sastanka odaberite Mogućnosti odgovora i kliknite Sakrij popis sudionika
Sudionici mogu dodavati sobe
U novom programu Outlook sudionici mogu dodavati sobe prosljeđivanjem pozivnice za sastanak u odgovarajuće sobe. Soba za sastanke tada će biti vidljiva svim sudionicima.
Uređivanje događaja u nizu
Novi Outlook za Windows nudi sljedeće mogućnosti za uređivanje niza sastanaka:
-
Ovaj događaj: Ažuriranja samo odabranu instancu niza sastanaka.
-
Ovaj i svi sljedeći događaji: Ažuriranja odabranu instancu i sva buduća pojavljivanja u nizu, što ostavlja prošle instance nepromijenjenima. (Ta mogućnost nije dostupna u klasičnom programu Outlook za Windows.)
-
Svi događaji u nizu: Ažuriranja svaku instancu u nizu sastanaka.
Dupliciranje sastanka
Desnom tipkom miša kliknite događaj na uređaju surface kalendara i odaberite Dupliciraj događaj da biste ga duplicirani.
Dodavanje više vremenskih zona u kalendar
Jednostavno upravljajte sastancima u različitim vremenskim zonama u novom programu Outlook. Novi Outlook omogućuje dodavanje do 20 vremenskih zona u kalendaru, dok klasični Outlook omogućuje dodavanje samo tri vremenske zone.
Korištenje kategorija rukovoditelja u kalendaru
Odaberite i držite (ili kliknite desnom tipkom miša) događaj u prikazu kalendara i odaberite Kategoriziraj da biste primijenili kategorije rukovoditelja. Planiramo izvršnim administratorima omogućiti uređivanje, omiljenu i brisanje kategorija rukovoditelja u budućnosti.
Korištenje kategorija kalendara i podsjetnika u programu Outlook
Primanje obavijesti o zajedničkom kalendaru
U novom programu Outlook korisnici mogu odabrati primanje obavijesti o promjenama događaja u zajedničkom kalendaru. Ta se mogućnost produžuje i na izvršnog upravitelja i ovlaštenike.
Možete odabrati kalendare za koje želite omogućiti obavijesti iz odjeljka Postavke> Kalendar > zajedničkim kalendarima> ažuriranja kalendara.
Primanje obavijesti iz zajedničkog kalendara u programu Outlook
Ne šalji odgovor koji je pratio odgovor
U klasičnom programu Outlook, ako korisnik odabere Nemoj slati odgovor tijekom RSVPinga, organizator neće moći pratiti taj pojedinačni odgovor.
No ako u novom programu Outlook korisnik poništi okvir Organizator e-pošte tijekom RSVPinga, iako organizatoru neće biti poslana vidljiva poruka e-pošte za odgovor, organizator će i dalje moći pratiti taj odgovor sve dok se organizator i sudionik RSVPinga nalaze u istom klijentu za M365 (ili tvrtki ili ustanovi).Planiramo u budućnosti podržavati praćenje odgovora na odgovor na različite klijente.
Sačuvajte odbijene sastanke u kalendaru i odgovorima na sastanke u ulaznoj pošti
Sačuvajte odbijene sastanke u kalendaru da biste i dalje mogli biti svjesni tog sastanka i po potrebi ažurirati odgovor. To se može omogućiti tako da potvrdite >Kalendar > Događaji i pozivnice i kliknete potvrdni okvir Spremi odbijene događaje.
Sastanci koji su odgovorili mogu se zadržati i u ulaznoj pošti da biste ih kasnije mogli jednostavno pronaći. To možete učiniti u odjeljku Postavke >Kalendar > Događaji i pozivnice > pozivnice drugih osoba i odabirom mogućnosti Izbriši pozivnice iz ulazne pošte nakon odgovaranja.Te će postavke morati biti omogućene u poštanskom sandučiću rukovoditelja da bi se poštovali u kalendaru ovlaštenika i mapi ulazne pošte.
Praćenje sastanka na koji ne možete prisustvovati
Nova mogućnost odgovora na odgovor omogućuje vam da organizatoru javite da ne možete prisustvovati, ali želite biti informirani. I dalje ćete imati pristup čavrljanju na sastanku te svim zapisima i bilješkama sa sastanka ako su dostupne. njegov je odličan način da ostanete informirani o raspravama da se vi ili vaši direktori ne možete pridružiti.
Odgovor osobno ili virtualno
Kada želite znati koliko će osoba prisustvovati događaju osobno ili virtualno, stvorite događaj uživo uključivanjem preklopnog gumba Događaja Uživo pokraj polja lokacije. Iako događaj označavate kao "uživo", možete dodati i sastanak aplikacije Teams za one koji ne mogu sudjelovati u uredu i još uvijek žele sudjelovati.
Primatelji će sada vidjeti mogućnosti odgovora za Da, osobno, Da, gotovo i Da bez podataka o prisutnosti.
Slanje ažuriranja dodanim/uklonjenim sudionicima
Ažuriranja sastanka sada možete slati samo dodanim/uklonjenim sudionicima umjesto svima na popisu primatelja.
Povlačenje i ispuštanje poruka e-pošte i privitaka
Novi Outlook podržava povlačenje i ispuštanje pošte i privitaka u obrazac sastanka da bi tijekovi rada ostali učinkoviti.
Kopiranje i izvoz sudionika sastanka
Novi Outlook sada uvodi poboljšane značajke upravljanja sudionicima, uključujući sljedeće:
-
Kopiranje: jednostavno kopirajte i zalijepite informacije o sudionicima izravno iz sučelja
-
Sortiranje: abecednim redom sortirajte popis sudionika prema zaslonsko ime (uskoro dostupno)
-
Pretraživanje: brzo pronađite sudionike uz samo nekoliko pritisaka na tipke (uskoro stiže)
-
Preuzimanje: izvoz pojedinosti praćenja sudionika u .csv za vanjsku upotrebu (uskoro dostupno)
Filtri pošte i pravila za izvršne administratore
U novom programu Outlook izvršni administratori mogu koristiti filtar za pozivanje e-pošte pomoću kalendara da bi jednostavno pronašli pozivnice za sastanke.
Možete postaviti i pravilo E-pošta primljena za druge korisnike za račun rukovoditelja i automatski je premjestiti u zasebnu mapu i kategorizirati je po vašem sadržaju.
Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila u programu Outlook
Povlačenje i ispuštanje poruka e-pošte radi stvaranja zadataka
Jednostavno pratite stvari povlačenjem poruka e-pošte u odjeljak Moj dan da biste ih pretvarali u zadatke.
Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila u programu Outlook
Prikvačivanje poruka e-pošte radi brzog pristupa
Sada možete prikvačiti poruku e-pošte koja će se prikazivati pri vrhu ulazne pošte, što vam uštedi vrijeme da se ne morate vratiti i potražiti je. Zadržite pokazivač miša ili desnom tipkom miša kliknite poruku e-pošte pa odaberite Prikvači da biste je prikvačili.
Zakazivanje slanja e-pošte
U današnjem hibridnom svijetu vaš dan može biti tuda večer, pa ne želite nekome poslati poruku e-pošte usred noći. Uz novi Outlook jednostavno je poslati poruku e-pošte kada to želite. Samo odaberite strelicu padajućeg izbornika pokraj mogućnosti Pošalji i odaberite Zakaži slanje.
Odgađanje ili zakazivanje slanja poruka e-pošte u programu Outlook
Odgoda e-pošte
Uz značajku odgode možete zakazati vrijeme za ponovnu isporuku e-pošte u ulaznu poštu, koje će se pojaviti u željeno vrijeme da biste se mogli nositi s time kada je pravo vrijeme za vas. Samo desnom tipkom miša kliknite bilo koju poruku i odaberite Odgodi ili na vrpci odaberite Odgodi. Zatim odaberite vrijeme isporuke.
Poništavanje vremena slanja
Novi Outlook nudi mogućnost poništavanja slanja. Kada pošaljete poruku e-pošte, mogućnost poništavanja možete vidjeti do 10 sekundi. Da biste upravljali tom postavkom , otvorite Postavke > Pošta > Compose Odgovori >Poništi slanje.
Postavljanje odsutnosti
Automatske odgovore možete postaviti kada niste u uredu. Također možete blokirati kalendar i automatski odbiti nove sastanke iz ovog iskustva. Da biste postavili automatske odgovore, idite na Postavke > Računi > automatski odgovori.
Korištenje cirkularnih pisama
Novi Outlook podržava osnovne mogućnosti cirkularnih pisama. U odjeljku Nova pošta odaberite padajući izbornik Slanje , a zatim Pokreni cirkularna pisma. Svaki primatelj primit će vlastitu kopiju poruke e-pošte bez navedenih primatelja.
Napredna cirkularna pisma uskoro stižu i omogućit će varijabilna polja u poruci e-pošte koja se mogu popuniti vrijednostima definiranima na popisu. Da biste saznali više, slijedite ovaj plan razvoja.
Slanje povratnih informacija
Slušamo vas! Vaše nam povratne informacije mogu pomoći da poboljšamo proizvod.
Povratne informacije o novom sučelju programa Outlook možete poslati putem pomoći> povratne informacije. Spomenite – ja sam EAili sam delegat prilikom dodavanja komentara.
