Uvod u popise

Tvrtke ili ustanove obično koriste brojne vrste popisa, uključujući veze, najave, kontakte, praćenje problema i upitnike, da bi ih navrstile.

Lists mogu obuhvaćati i zadatke koje možete koristiti kao središnje mjesto za timske suradnje ili poslovno rješenje. U mnogim slučajevima popisi mogu pružiti brza, učinkovita rješenja uz malo ili nimalo izmjena.

Možete, primjerice, koristiti sljedeće:

• Zadaci Uključite praćenje vlasništva i napretka te vremensku crtu na stranici za atraktivnu vizualnu prezentaciju sadržaja popisa.

• Praćenje problema Obuhvaća pohranu verzija i povijesti verzija radi dubljih analiza projekata radne grupe i uobičajenih radnih zadataka.

Lists su bogate i fleksibilne te sadrže brojne ugrađene značajke koje omogućuju robusan način pohrane, zajedničkog korištenja i rada s podacima.

Na primjer, možete učiniti sljedeće:

• Stvorite popis s raznim stupcima, uključujući tekst, broj, odabir, valutu, datum i vrijeme, pretraživanje, da/ne i izračunato. Stavku popisa možete priložiti i jednoj ili više datoteka da biste navedite dodatne pojedinosti, kao što su proračunska tablica koja sadrži podržane brojeve ili dokument koji sadrži pozadinske informacije.

• Stvaranje prikaza popisa radi organiziranja, sortiranja i filtriranja podataka na različite i specifične načine promijeniti metapodatke, kao što su dodavanje i brisanje stupaca te izmjena pravila provjere valjanosti i dosljedno koristite popise na svim web-mjestima s vrstama sadržaja, stupcima web-mjesta i predlošcima. Možete, primjerice, prikazati samo trenutne događaje iz kalendara na početnoj stranici i stvoriti vizualni prikaz – sličan zidnom kalendaru – na drugoj stranici.

• Stvorite odnose između popisa pomoću kombinacije jedinstvenih stupaca, stupaca s vrijednostima i provođenja odnosa (kaskadno i ograničavanje brisanja), a sve to poboljšava mogućnost stvaranja sofisticiranih poslovnih rješenja i očuvanje integriteta podataka.

• stvarati prilagođene popise, prikazivati podatke u web-dijelovima i na stranicama web-dijelova te uvoziti, izvoziti i povezivati podatke iz drugih programa kao što su Excel i Access

• pratiti verzije i detaljnu povijest, postaviti obavezno traženje odobrenja za izmjenu podataka, koristiti zaštitu na razini stavke i na razini mape, prijavu i odjavu te se automatski informirati o promjenama putem upozorenja i RSS sažetaka sadržaja

• organizirati sadržaj na jedinstvenom popisu u mape radi dodatne praktičnosti i boljih performansi te pomoću indeksiranja poboljšati općenite performanse velikih popisa

U nastavku je navedeno nekoliko načina na koje možete raditi s popisima da biste lakše upravljali informacijama za grupu.

Praćenje verzija i detaljne povijesti    Pratite verzije stavki popisa da biste vidjeli koje su se stavke promijenile iz verzije u verziju, kao i tko je promijenio stavke popisa. Ako su pogreške napravljene u novijoj verziji, možete vratiti prethodnu verziju stavke. Praćenje povijesti popisa osobito je važno ako vaša tvrtka ili ustanova mora pratiti popis kako se razvija.

Zahtijevaj odobrenje    Odredite da je za stavku popisa potrebno odobrenje da bi je svi mogli vidjeti. Stavke ostaju u stanju čekanja dok ih ne odobri ili odbije netko tko ima dozvolu za njihovo odobravanje. Prije odobrenja možete odrediti koje grupe korisnika mogu pregledavati stavku popisa.

Prilagodba dozvola    Odredite mogu li sudionici popisa čitati i uređivati samo stavke koje su stvorili ili sve stavke na popisu. Osobe koji imaju dozvolu za upravljanje popisima mogu čitati i uređivati sve stavke popisa. Određene razine dozvola možete primijeniti i na jednu stavku popisa, primjerice, ako stavka sadrži povjerljive podatke.

Stvaranje prikaza i upravljanje njima    Stvorite različite prikazeistog popisa. Sadržaj stvarnog popisa ne mijenja se, ali su stavke organizirane ili filtrirane tako da korisnici mogu pronaći najvažnije ili zanimljive informacije, ovisno o njihovim potrebama.

Ažuriraj popise    Bez obzira na vrstu popisa koju ažurirate postupak sličan je dodavanju , uređivanju i brisanju stavki popisa.

Stavke popisa možete dodavati ili uređivati na dva načina:

• Korištenjem obrasca, što je zadana metoda.

• U istoj razini, što znači da stavku dodajete izravno na stranicu popisa.

Ako je popis postavljen za praćenje verzija, prilikom svakog uređivanja stavke popisa stvara se nova verzija stavke popisa. Ako pogriješite u novijoj verziji, možete pogledati povijest promjene stavke popisa i vratiti prethodnu verziju.

Korištenje formula i izračunatih vrijednosti    Pomoću formula i izračunatih vrijednosti dinamički generirajte informacije u stupcima popisa. Operacije mogu obuhvaćati informacije o drugim stupcima na popisu, kao i sistemske funkcije kao što je [danas] da bi se naznačio trenutni datum. Možete, primjerice, odrediti zadani krajnji rok koji je sedam dana od trenutnog datuma.

Informiranje o promjenama    Lists i prikazi mogu koristiti RSS, tako da članovi vaše radne grupe mogu automatski primati ažuriranja. RSS je tehnologija koja korisnicima omogućuje primanje i prikaz ažuriranja ili RSS sažetaka sadržaja vijesti i informacija na konsolidiranom mjestu. Možete i stvoriti upozorenja e-poštom da biste vas obavijestili kada se popisi mijenjaju ili kada se dodaju nove stavke. Upozorenja su praktičan način praćenja promjena koje su vam važne.

Stvaranje odnosa popisa    Stvorite odnos između dva popisa, na izvorišnom popisu stvorite stupac s vrijednostima koji dohvaća (ili "traži") jednu ili više vrijednosti s ciljnog popisa ako se te vrijednosti podudaraju s vrijednošću u stupcu s vrijednostima na izvornom popisu. Ako želite, možete nastaviti dodavati dodatne stupce s ciljnog popisa na izvorišni popis. Kada stvorite stupac s vrijednostima, možete odlučiti i nametnuti ponašanje odnosa postavljanjem mogućnosti kaskadnog brisanja ili ograničavanja brisanja koja pridonosi zadržavanju valjanosti podataka i sprječavanju nedosljednosti koje mogu uzrokovati probleme niz cestu.

Zajedničko korištenje informacija s popisa pomoću programa baze podataka    Ako imate instaliran program baze podataka, kao što je Access, možete izvoziti i uvoziti podatke na web-mjesto i s web-mjesta te povezati tablicu iz baze podataka s popisom. Kada radite s podacima popisa u bazi podataka programa Access, možete stvarati i upite, obrasce i izvješća. Pročitajte članak Uvoz podataka u bazu podataka programa Access.

Dosljedno korištenje popisa na svim web-mjestima    Ako grupa funkcionira s nekoliko vrsta popisa, možete dodati dosljednost na više popisa s vrstama sadržaja, stupcima web-mjesta i predlošcima. Te značajke omogućuju učinkovito ponovno korištenje postavki i strukture popisa. Možete, primjerice, stvoriti vrstu sadržaja za problem korisničke službe koji određuje određene stupce (kao što je kontakt s klijentima) i poslovne procese za tu vrstu sadržaja. Drugi je primjer stvaranje stupca web-mjesta za nazive odjela s padajućim popisom odjela. Stupac na više popisa možete ponovno koristiti da biste bili sigurni da će se nazivi uvijek prikazivati na isti način na svakom popisu.

Rad na stavkama popisa iz programa za e-poštu    Koristite program za e-poštu kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, važne informacije s popisa možete unijeti sa svojim potrebama. Pomoću programa Outlook, primjerice, možete pregledavati i ažurirati zadatke, kontakte i panele za rasprave na web-mjestu iz programa Outlook. Pročitajte članak Povezivanje vanjskog popisa s programom Outlook.

Postavljanje ciljanja sadržaja Omogući     ciljanje ciljne skupine za filtriranje stavki po grupama.

Vrsta popisa koju koristite ovisi o vrsti podataka koje zajednički koristite.

Najave    Omogućite zajedničko korištenje novosti i statusa te dajte podsjetnike. Najave podržavaju poboljšano oblikovanje sa slikama, hipervezama i oblikovanim tekstom.

Kontakti    Pohranjujte informacije o osobama ili grupama s kojima radite. Ako koristite program za upravljanje e-poštom ili kontaktima kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, kontakte s web-mjesta možete pregledavati i ažurirati u drugom programu. Možete, primjerice, ažurirati popis svih dobavljača tvrtke ili ustanove iz programa za e-poštu kompatibilnog s Microsoftovim tehnologijama, kao što je Outlook. Popisom kontakata zapravo se ne upravlja članovima web-mjesta, ali se može koristiti za pohranu i zajedničko korištenje kontakata za tvrtku ili ustanovu, kao što je popis vanjskih dobavljača.

Prostori za raspravu    Navedite središnje mjesto za snimanje i pohranu timskih rasprava sličnih obliku interesnih grupa. Ako je administrator omogućio popise na web-mjestu za primanje poruka e-pošte, paneli za rasprave mogu pohraniti rasprave e-poštom iz najčešćih programa za e-poštu. Možete, primjerice, stvoriti prostor za raspravu za novo izdanje proizvoda tvrtke ili ustanove.

Veze    Navedite središnje mjesto za veze na internet, intranet tvrtke i druge resurse. Možete, primjerice, stvoriti popis veza na web-mjesta korisnika.

Veze s povećanom razinom    Prikaz skupa akcija veza u vizualnom rasporedu.

Kalendar    Pohranjujte događaje tima ili za određene situacije, kao što su blagdani u tvrtki. Kalendar sadrži vizualne prikaze, slično stolnom ili zidnom kalendaru, timskih događaja, uključujući sastanke, društvene događaje i svedne događaje. Možete pratiti i kontrolne točke tima, kao što su rokovi ili datumi izdavanja proizvoda koji nisu povezani s određenim vremenskim intervalom. Pročitajte članak Stvaranje prikaza kalendara s popisa.

Zadaci    Pratite informacije o projektima i drugim događajima obaveza za svoju grupu. Zadatke možete dodijeliti osobama, kao i pratiti status i postotak dovršenosti dok se zadatak pomiče prema dovršetku. Ako koristite program za upravljanje e-poštom ili zadacima kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, zadatke s web-mjesta možete pregledavati i ažurirati u drugom programu. Možete, primjerice, stvoriti popis zadataka za postupak proračuna tvrtke ili ustanove, a zatim ga prikazati i ažurirati u programu Outlook zajedno s ostalim zadacima. Pročitajte članak Stvaranje popisa.

Projektni zadaci    Podatke o zadatku pohranite pomoću ganttova prikaza i traka tijeka. Status i postotak dovršenosti možete pratiti kako se zadatak pomiče prema dovršetku. Ako koristite program za upravljanje e-poštom ili zadacima kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, projektne zadatke s web-mjesta možete pregledavati i ažurirati u drugom programu. Možete, primjerice, stvoriti popis projektnih zadataka na web-mjestu da biste prepoznali i dodijelili rad da biste stvorili priručnik za obuku, a zatim možete pratiti napredak tvrtke ili ustanove iz programa Project. Pročitajte članak Stvaranje popisa.

Praćenje problema    Pohranjujte informacije o određenim problemima, kao što su problemi s podrškom i pratite njihov napredak. Možete dodijeliti probleme, kategorizirati ih i međusobno povezati probleme. Možete, primjerice, stvoriti popis za praćenje problema da biste upravljali problemima i rješenjima službe za korisnike. Probleme možete komentirati i svaki put kada ih uredite te stvoriti povijest komentara bez izmjene izvornog opisa problema. Predstavnik službe za korisnike, primjerice, može zabilježiti svaki korak koji je poduzet za rješavanje problema i rezultata. Možete koristiti i popis za praćenje problema s tijekom rada s tri stanja da biste tvrtki ili ustanovi pomogli u upravljanju problemom ili praćenjem projekta. Pročitajte članak Stvaranje popisa.

Anketa    Prikupite i prikupite povratne informacije, kao što su anketa o zadovoljstvu zaposlenika ili test. Pitanja i odgovore možete dizajnirati na nekoliko različitih načina te pogledati pregled povratnih informacija. Ako imate instaliranu proračunsku tablicu ili program baze podataka kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, rezultate možete izvesti da biste ih dodatno analizirali. Pročitajte članak Stvaranje upitnika.

Prilagođeno    Započinjanje popisa ispočetka. Možete stvoriti i prilagođeni popis koji se temelji na proračunskoj tablici ako imate program za proračunske tablice kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama. Možete, primjerice, uvesti popis iz programa Excel koji ste stvorili radi pohrane ugovora s dobavljačima i upravljanja njima. Pročitajte članak Stvaranje popisa na temelju proračunske tablice.

Vanjski popisi    Radite s podacima koji su pohranjeni izvan popisa, ali koje možete čitati i pisati u sustavu Microsoft 365. Izvor podataka za vanjski popis naziva se vrstom vanjskog sadržaja. Za razliku od nativnog popisa sustava Microsoft 365, vanjski popis koristi servise za poslovno povezivanje za pristup podacima izravno iz vanjskog sustava (kao što su SAP, Siebel i Microsoft SQL Server), bez obzira na to je li taj sustav baza podataka, web-servis ili poslovni sustav.

Prilagođeni popis u prikazu podatkovne tablice    Stvorite prazan popis sličan prilagođenom popisu, ali da bi se popis po zadanom prikazao u prikazu podatkovne tablice. Prikaz podatkovne tablice pruža podatkovnu rešetku za prikaz i uređivanje podataka kao redaka i stupaca. Možete dodavati i uređivati retke i stupce, primijeniti filtre i sortirati, prikazati izračunate vrijednosti u obliku ukupnih zbrojeva te jednostavno urediti podatke u ćelijama rešetke. Za prikaz podatkovne tablice potrebno je instalirati Office na 32-bitno klijentsko računalo i preglednik koji podržava ActiveX kontrole.

Popis stanja    Prikažite i pratite ciljeve projekta. Popis sadrži skup ikona u boji za komunikaciju o stupnju ispunjenja ciljeva.

Okružnice    Pošaljite podatke, uključujući potvrdne pečate, članovima tima.

Popis Microsoftovih IME rječnika    Koristite podatke na popisu kao Microsoftov IME rječnik. Stavke stupca Čitanje možete pretvoriti u Prikaz pomoću Microsoftova IME-a i prikazati sadržaj u odjeljku Komentar u prozoru IME komentara. Podaci se mogu povezati s određenim URL-om.

Popis sadržaja komponente PerformancePoint    Pohranjujte stavke nadzorne ploče, kao što su tablice rezultata, izvješća, filtri, stranice nadzorne ploče i druge stavke nadzorne ploče koje stvorite pomoću performancepoint nadzorne ploče Designer.

Jezici i prevoditelji    Koristi se s tijekom rada za upravljanje prijevodom u biblioteci za upravljanje prijevodima. Tijek rada koristi popis za dodjelu zadataka prijevoda prevoditelju navedenom na popisu za svaki jezik. Taj popis možete stvoriti ručno ili možete odabrati automatsko stvaranje tog popisa prilikom dodavanja tijeka rada za upravljanje prijevodima u biblioteku za upravljanje prijevodima.

Popis KPI-ja    Pratite ključne pokazatelje uspješnosti koji vam omogućuju brzu procjenu napretka u odnosu na mjerljive ciljeve. KPI popise možete postaviti tako da prate performanse pomoću jednog od četiri izvora podataka: ručno unesenih podataka, podataka na popisu sustava Microsoft 365, podataka u radnim knjigama programa Excel ili podataka iz komponente Analysis Services – komponente programa Microsoft SQL Server. Nakon stvaranja POPISA KPI-ja možete ga koristiti za prikaz statusa pokazatelja na stranici nadzorne ploče.

Uvoz proračunske tablice     Koristite stupce i podatke iz postojeće proračunske tablice. Za uvoz proračunske tablice potreban je Microsoft Excel ili neki drugi kompatibilni program.

Dodavanje popisa na modernu stranicu sustava SharePoint:

1. Ako stranica još nije u načinu uređivanja, kliknite Uredi u gornjem desnom kutu stranice. 

2. Postavite pokazivač miša iznad ili ispod postojećeg web-dijela pa ćete vidjeti crtu sa zaokruženim znakom +, ovako:

   

3. Kliknite + i prikazat će vam se popis web-dijelova koje možete odabrati. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Dokumenti, Lists biblioteke.

4. Odaberite Popis.

   Prikazuju se nazivi svih dostupnih popisa.

5. Odaberite popis koji želite umetnuti na stranicu. 

6. Ako ste zadovoljni, odaberite Spremi kao skicu u gornjem lijevom kutu. Zatim, da biste ažuriranu stranicu dostupne drugim korisnicima, odaberite Objavi u gornjem desnom kutu. 

Dodavanje popisa na klasičnu stranicu sustava SharePoint:

1. U odjeljku Web-mjesta kliknite Postavke , a zatim Sadržaj web-mjesta.

2. Kliknite ikonu Dodaj aplikaciju.

   

3. Pomičite se kroz aplikaciju i kliknite aplikaciju koju želite koristiti. Možda postoji više stranica.

4. Dodijelite aplikaciji jedinstveni naziv da biste je kasnije mogli opozvati za stranicu, a zatim kliknite Stvori.

5. Kada se vratite na zaslon Sadržaj web-mjesta, možete učiniti tri stvari:

   • Zatvorite prozor i vratite se na stranicu. Dodajte novu aplikaciju na stranicu pomoću mogućnosti Umetni web-dijelove.

   • Kliknite aplikaciju i počnite unositi podatke.

   • Kliknite trotočje ... pa promijeni postavke. Ovdje možete dodavati stupce, mijenjati nazive i druge zadatke.

Iako značajke popisa možete koristiti na razne načine, način na koji ih koristite ovisi o veličini i broju popisa koje imate te potrebama tvrtke ili ustanove.

Pohrana više stavki na jednom popisu

Možda želite da jedan veliki popis služi različitim potrebama. Na primjer, možda imate velik broj tehničkih problema koje možete pratiti u cijeloj tvrtki ili ustanovi, a problemi se mogu primijeniti na više projekata i grupa.

Jedan popis koristite kada:

• Grupa mora vidjeti sažete informacije o stavkama popisa ili različitim prikazima istog skupa stavki. Na primjer, rukovoditelj može htjeti vidjeti napredak u svim tehničkim problemima za tvrtku ili ustanovu ili vidjeti sve probleme koji su podneseni u istom vremenskom razdoblju.

• Osobe želite pregledati ili potražiti probleme na istom mjestu na web-mjestu.

• Želite primijeniti iste postavke na stavke popisa, kao što su praćenje verzija ili zahtijevanje odobrenja.

• Grupe koje rade na popisu imaju slične karakteristike, kao što su iste razine dozvola. Jedinstvena dozvola može se primijeniti na određene stavke popisa, ali ako se razine dozvola znatno razlikuju, razmislite o većem broju popisa.

• Želite analizirati informacije o popisu ili primati konsolidirana ažuriranja za popis. Upozorenja možete primati kada se stavke popisa mijenjaju ili vidjeti promjene popisa pomoću RSS tehnologije. RSS sažeci sadržaja članovima radne grupe omogućuju prikaz konsolidiranog popisa informacija koje su se promijenile.

Možda ćete htjeti više popisa kada postoje različite razlike između stavki kojima želite upravljati ili između grupa osoba koje rade s njima.

Koristite više popisa kada:

• Ne očekujete da će korisnici trebati sažetke stavki zajedno.

• Grupe osoba koje rade s informacijama razlikuju se i imaju različite razine dozvola.

• Na više skupova stavki morate primijeniti različite postavke, kao što su verzija ili odobrenje.

• Ne morate analizirati stavke zajedno ni primati konsolidirana ažuriranja o popisu.

U nastavku su navedeni neki od načina organiziranja popisa i stavki popisa:

dodavanje stupaca    Pomozite grupi da prikvači stavke koje su najvažnije, a stupce možete dodati na popis. Možete, primjerice, dodati stupac Projekt na popis da biste korisnicima koji rade na određenim projektima pojednostavnili prikaz stavki i rad s njima. Ako želite prikupiti dodatne informacije za svaku stavku popisa, primjerice naziv odjela ili ime zaposlenika, možda ćete htjeti dodati i više stupaca.

Ako na popisu imate više stavki, razmislite o indeksiranju određenih stupaca radi poboljšanja performansi prilikom prikaza nekoliko stavki ili promjene prikaza. Ta značajka ne mijenja način na koji su stavke organizirane, ali može tvrtkama ili ustanovama omogućiti lakše pohranjivanje velikog broja stavki na popis. No indeksiranje može zauzimati više prostora u bazi podataka. Pročitajte članak Stvaranje, promjena ili brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Stvaranje prikaza    Koristi se ako osobe u vašoj grupi često moraju vidjeti podatke na određeni način. Prikazi koriste stupce za sortiranje, grupiranje, filtriranje i prikaz podataka. Možete odabrati i koliko se stavki prikazuje istodobno u svakom prikazu. Na primjer, korisnici mogu pregledavati popis u skupovima od 25 ili 100 stavki popisa po stranici, ovisno o njihovim preferencama i brzini njihove veze.

Prikazi vam pružaju fleksibilnost pohrane velikog broja stavki na popis, ali da biste vidjeli samo željene podskupove u određeno vrijeme, kao što su samo problemi objavljeni ove godine ili samo trenutni događaji u kalendaru. Možete stvarati osobne prikaze koji su dostupni samo vama, a ako imate dozvolu za izmjenu popisa, možete stvarati javne prikaze koji su dostupni svima. Pročitajte članak Stvaranje, promjena ili brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Stvaranje mapa    Dodajte mape na većinu vrsta popisa ako je vlasnik popisa dopustio stvaranje mapa. To je osobito korisno ako se stavke popisa mogu podijeliti na određeni način, primjerice prema projektu ili grupi. Mape olakšavaju pregled stavki popisa i upravljanje njima. Microsoftove tehnologije pružaju prikaz stabla koji korisnicima omogućuje navigaciju web-mjestima i mapama sličnima radu s mapama na tvrdom disku. Svaki odjel, primjerice, može imati vlastitu mapu. Pročitajte članak Stvaranje mape na popisu.