Koja je razlika između grupe okruženja Microsoft 365 i popisa kontakata u programu Outlook?

Primjenjuje se na

Outlook za Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook.com Novi Outlook za Windows Outlook za Android Outlook za iOS Outlook Web App

Zatražite pomoć za Copilot

Popis kontakata ili popis za raspodjelu zbirka je adresa e-pošte koja se koristi za istovremeno slanje poruka ili pozivnica za sastanke većem broju osoba. Saznajte kako stvoriti, urediti ili izbrisati popis kontakata u programu Outlook.

Grupa sustava Microsoft 365 u programu Outlook zadovoljava te jednostavne potrebe i nudi niz zajedničkih resursa kojima se članovi grupe automatski dodjeljuju prilikom stvaranja grupe.

Prilikom postavljanja grupe okruženja Microsoft 365 u programu Outlook možete odabrati skupinu osoba s kojima želite surađivati i jednostavno postaviti zbirku resursa za dijeljenje tih osoba. Ne morate brinuti o ručnom dodjeljivanju dozvola svim tim resursima jer članovi koje ste dodali u grupu automatski će dobiti potrebne dozvole za alate koje grupa nudi.

Evo nekoliko značajki zbog kojih su grupe naprednije rješenje od popisa za raspodjelu e-pošte:

Zajednička ulazna pošta – mjesto na kojem se odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite na popisima za raspodjelu. Zajednička ulazna pošta u potpunosti se može pretraživati, pa stvara živu arhivu poruka grupe. Novi članovi grupe mogu pretraživati ili se pomicati unatrag kroz povijest da bi brzo saznali što je prethodno objavljeno u grupi. Pročitajte: Grupni razgovor u programu Outlook.

Savjet

Ako korisnici i dalje žele da se grupne poruke prikazuju u njihovoj osobnoj ulaznoj pošti, kao što su to učinili s popisom za raspodjelu, dovoljno je pretplatiti se na grupu klikom na gumb Članstvo na vrpci u programu Outlook.
biblioteka zajedničkih datoteka – grupa ima biblioteku datoteka sustava SharePoint u koju korisnici mogu pohranjivati dokumente, radne knjige, prezentacije, slike i bilo koju drugu vrstu datoteka potrebnu za rad, zajednički koristiti i surađivati na njima. Pročitajte sljedeće: Zajedničko korištenje datoteka s grupom u programu Outlook.
Zajednički kalendar – grupa dobiva zajednički kalendar za objavu događaja povezanih s grupom. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski je pozvan na događaje objavljene u kalendaru tako da se, ako to želi, mogu pojaviti i u njihovim osobnim kalendarima. Pročitajte: Zakazivanje i uređivanje događaja pomoću grupnog kalendara u programu Outlook.
Zajednička bilježnica programa OneNote – grupa automatski ima zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati informacije i surađivati na njima. Mnoge grupe koriste bilježnicu radi stvaranja živućeg wikija s često postavljanim pitanjima i drugim resursima. Pročitajte sljedeće: OneNote: početak rada.
Pristup za goste – prije ste mogli dodavati vanjske kontakte u grupe za raspodjelu, ali oni su dobivali samo e-poštu. Putem grupa gostima možete ponuditi pristup e-pošti, razgovorima, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote. Pročitajte članak Dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook.
Sadržaj je vidljiv – grupe u programu Outlook javne su prema zadanim postavkama, što znači da ih druge osobe u tvrtki ili ustanovi mogu jednostavno otkriti te im se pridružiti ili pregledati materijale u grupi. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, grupu možete prebaciti u privatnu, čime se sadržaj skriva od nečlanova, a vlasnik grupe mora odobriti sve zahtjeve za pridruživanje.
Samostalno stvaranje – IT odjel ne mora zamarati zahtjevima korisnika za stvaranje grupa. Korisnici mogu stvarati vlastite grupe prema potrebi. Ako želite odrediti koji korisnici u tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pogledajte: Upravljajte osobama koje mogu stvarati grupe sustava Microsoft 365.

Administracija grupa

Microsoft 365 nudi niz korisnih alata i mogućnosti za jednostavnije upravljanje i administriranje grupa. Saznajte više u Vodič za administratore za grupe sustava Microsoft 365 u programu Outlook.