Vodič za zaštitu privatnosti za osobne uvide

Sažetak ključnih točaka 

• Osobni uvidi u Viva Insights nisu osmišljeni tako da omogućuju procjenu, praćenje, automatizirano donošenje odluka, profiliranje ni nadzor. Viva Insights vam pruža osobne uvide putem aplikacije Viva Insights u aplikaciji Microsoft Teams i na webu, dodatka Insights Outlook, sažetih poruka e-pošte na platformi Viva, e-pošte s kratkim pregledom i prijedloga u retku u programu Outlook. Osobni uvidi u programu Viva Insights ne sadrže mehanizam ni mogućnost koja svima osim vas omogućuje pristup personaliziranim podacima koji se prikazuju putem tih površina, osim ako ih namjerno i neovisno ne dijelite. Osobni uvidi koje pruža Viva Insights ne mogu se koristiti za automatizirano donošenje odluka ni za profiliranje.

• Osobni uvidi u Viva Insights zaposlenicima ne daju pristup novim osobnim podacima drugim suradnicima. Viva Insights pretvara podatke u osobne uvide tako što izračunava podatke koje generirate samo u vezi s radnim danom. Većina podataka koje vidite u osobnim uvidima iz programa Viva Insights samo je skup informacija kojima već imate pristup, ali ne biste mogli brzo izvršavati izračune bez neke podrške.

• Osobni uvidi u Viva Insights podataka obrađuju se i pohranjuju u poštanski sandučić Exchange Online zaposlenika. Viva Insights obrađuje podatke iz tih izvora radi osobnih uvida: Exchange Online e-pošte i kalendarskih podataka, čavrljanja i poziva signala iz Skype za tvrtke i iz aplikacije Teams. Viva Insights pohranjuje i obrađuje te podatke u poštanski sandučić Exchange Online zaposlenika.

• Osobni uvidi u Viva Insights podržava opću uredbu o zaštiti podataka (GDPR). Microsoft je dizajnirao osobne uvide u Viva Insights da bi pojačao potrebe vaše tvrtke ili ustanove da bi slijedio zahtjeve OUZP-a.

Ključna načela 

• Kao Viva Insights, samo vi možete vidjeti vlastite podatke.

• Vaši se podaci pohranjuju i izračunavaju u poštanskom Exchange Online poštanskom sandučiću.

• Možete se uključiti i odustati u bilo kojem trenutku.

• Osobni uvidi u Viva Insights vam ne pokazuju osobne podatke suradnika izvan onoga što već možete vidjeti u programu Outlook i u aplikaciji Teams.

Gdje vidjeti osobne uvide 

Osobni uvidi u Viva Insights: 

• Viva Insights aplikaciji Teams i na webu 

• Viva Insights u programu Outlook 

• Kratki pregled poruka e-pošte u programu Outlook

• Sažetak poruka e-pošte u programu Outlook

• Prijedlozi u retku u programu Outlook 

Vrste podataka 

Viva Insights daje osobne uvide sa sljedećim vrstama podataka. 

• Podaci o poštanskom sandučiću – e-pošta, kalendar, čavrljanje i aktivnosti poziva koje generirate pomoću okruženja Microsoft 365, kao što je vrijeme koje provodite na sastancima ili porukama e-pošte koje šaljete određenoj osobi ili grupi.

• Inkrementalni podaci – podaci koji inače neće biti dostupni, ali se prikazuju u skupnom obliku osmišljenom za zaštitu pojedinačne privatnosti.

Cijene čitanja e-pošte 

Viva Insights prati postotak primatelja koji su otvorili poruku e-pošte (u dodatku za Outlook) za e-poštu koju ste poslali pet ili više osoba. 

Da bi se sačuvala privatnost, Viva Insights ne prati stope čitanja poruka poslanih manje od pet osoba. Viva Insights također ne prikazuje stope čitanja od "0 posto" ili "100 posto", jer bi to omogućilo ljudima da donijeti konačne zaključke o pojedinačnim akcijama suradnika. Umjesto toga, stopa čitanja u tim slučajevima prikazuje se kao raspon koji obuhvaća vrijednost praga koja ovisi o broju primatelja poruke e-pošte. 

Ta se metrika izračunava na temelju zastavice "čitanje" u Exchange Online. Za neke se osobe poruke označavaju kao "pročitane" kada otvorite poruku u oknu pretpregleda programa Outlook. Za druge ćete možda morati dvoklikneti da biste poruku označili kao "pročitanu". 

Tom postavkom možete upravljati u postavkama programa Outlook. Da bi se ti signali prikazali u poštanskom sandučiću pošiljatelja, zastavica "čitanje" kopira se u okruženju microsoft 365, a zatim se isporučuje u poštanski sandučić pošiljatelja. 

Usklađenost s OUZP-om 

Kao što je slučaj s cijelim paketom Microsoft 365, Viva Insights podržava usklađenost sa zahtjevima GDPR-a. Primjerice, Viva Insights podržava sljedeće: 

• Zaštitite i zaštitite osobne podatke. Budući da su svi osobni uvidi pohranjeni u Viva Insights poštanskom sandučiću sustava Exchange Online, Viva Insights ispunjava tu sigurnosnu obvezu Exchange Online ispunjava i obvezu.

• Zahtjevi za izvoz, brisanje ili ograničavanje obrade osobnih podataka. Microsoft podržava korisničke zahtjeve, kao što su zahtjevi za izvoz ili brisanje podataka.

Dodatne informacije potražite u članku Usklađenost GDPR-a. 

Privatnost u aplikaciji Viva Insights u aplikaciji Teams i na webu

Kada se podaci obrađuju u aplikaciji Microsoft Viva Insights, Microsoft štiti privatnost zaposlenika i u potpunosti se pridržava lokalnih propisa, kao što je Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR). Viva Insights štiti privatnost na sljedeće načine:

• Osobno i privatno – sadržaj u vašim uvidima osobni je, privatan, dostupan samo vama. Nitko drugi u vašoj tvrtki ili ustanovi ne može mu pristupiti.

• Svi se podaci čuvaju privatnima – Viva Insights ne sadrži nove podatke o drugim osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi koje se mogu osobno identificirati. Uvidi i akcije temelje se na informacijama koje ste generirali vi i vaša tvrtka ili ustanova samo tako da odete na uobičajeni radni dan. Vaši se uvidi temelje na informacijama do koje već imate pristup, ali ih ne možete brzo zbrojiti bez pomoći.

• Sigurnost poštanskog sandučića – Viva Insights koristi Exchange Online e-poštu i podatke iz kalendara i procese te pohranjuje sve uvide ili akcije u poštanski sandučić sustava Exchange Online, pa je Exchange ugrađivanje i provođenje sigurnosti podataka.

• Usklađeno s OUZP-om – Microsoft se pridržava OUZP-a prilikom pružanja uvida i akcija u aplikaciji.