Amikor beállítja a SharePointot a Microsoft 365-ben a Microsoft 365-ben, valószínűleg vannak olyan dokumentumai és fájljai, amelyeket fel szeretne venni a csapatwebhelyre. Az alábbiakban néhány módszert ismertetünk arra, hogy miként vehet fel különböző típusú tartalmakat a webhelyére.
Megjegyzés
A OneDrive munkahelyi vagy iskolai verzió és a csoportwebhelyek együttes használatra történő beállításáról további információt A fájltárolás és fájlmegosztás beállítása az Office 365-ben című témakörben talál.
A témakör tartalma
- Mielőtt elkezdené
- Mappák, tárak és alwebhelyek létrehozása
- Dokumentumok, képek és fájlok feltöltése
- Érdemes lehet SharePoint-listákat létrehozni névjegyekhez, naptárakhoz és számolótáblákhoz
- Vegye fontolóra a SharePoint megoldásait a mindennapos üzleti igényeknek megfelelően
- Segítségnyújtás a webhelyhasználóknak a tartalom megtalálásában
Előzetes tennivalók
A fájlok áthelyezésének megkezdése előtt ellenőrizze, hogy mekkora tárterülete van a SharePoint számára a Microsoft 365-ben a Microsoft 365-ben. A SharePoint Microsoft 365-beli tárhelykorlátairól a SharePoint korlátozásai című cikkben olvashat.
Tipp:
Fontos szem előtt tartani, hogy a Microsoft 365-ben a SharePoint (a csoportwebhely) tárolási korlátai eltérnek az Exchange Online (e-mail-fiókok) tárolási korlátjától. A postaládák tárterületkorlátairól további információt a Microsoft 365 Exchange Online szolgáltatásleírásának Címzettek című szakaszában talál.
A következő lépés a jelenleg rendelkezésre álló tartalom elemzése. Ez a dokumentumok, képek, űrlapok stb.
Tipp:
A Fájlkezelőben keressen a meglévő fájlok között méret és dátum szerint. Így gyorsan azonosíthatja a nemrégiben használt és a nagyon nagy méretű fájlokat.
Gondolja végig, hogy a tartalom mekkora részét használja rendszeresen, és hogy az összeset a Microsoft 365-ben szeretné-e tárolni. Csakúgy, mint egy kisebb házba költözéskor, itt is az a cél, hogy eldöntsd, mi fér el az új helyszínen. Ha például szervezete mostantól több tárhelyet használ, mint amennyi Microsoft 365-ös korlát érvényes a SharePoint esetében a Microsoft 365-ben, az alábbihoz hasonló döntéseket kell hoznia:
- Milyen fájlokat szeretne áthelyezni?
- Szeretne több tárterületet vásárolni?
- Tervezze úgy, hogy legyen hely a webhely növekedéséhez? (Határozottan így lesz)
Ha szervezete nagy vagy összetett, fontolja meg szakértő felkérését, hogy segítsen Önnek. Megbízható segítséget kaphat a Microsoft Pinpointnál. A Pinpoint segítségével a vállalatok világszerte gyorsan és egyszerűen találhatnak minősített Microsoft-szakértőket és -szakértői szolgáltatásokat
Mappák, tárak és alwebhelyek létrehozása
Miután azonosította az áthelyezni kívánt tartalmat, gondolja át, hogyan szeretné azt rendszerezni. Első lépésként érdemes lehet feltöltenie a fájlokat a csoportwebhely Dokumentumok tárába. Érdemes rendszerezni a tartalmat, különösen ha várhatóan sok fájlja lesz. A tartalom mennyiségének növekedésével párhuzamosan további dokumentumtárakat, űrlaptárakat és képtárakat hozhat létre a tartalom tárolásához. Különböző típusú dokumentumoknak vagy projekteknek is létrehozhat alwebhelyeket.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy miként tervezhet meg szerkezetet a webhely tartalmának rendszerezéséhez, olvassa el a Csoportwebhely tartalmának megtervezése című témakört.
Dokumentumok, képek és fájlok feltöltése
Ha fájlokat, például Word-dokumentumokat, PDF-fájlokat vagy JPG-fényképeket szeretne feltölteni, töltse fel őket egy tárba vagy egy táron belüli mappába.
Megjegyzés
A SharePoint Microsoft 365-beli tárába feltölthető fájlok maximális fájlmérete jelenleg 2 GB. Ezenkívül egyszerre legfeljebb 100 fájlt lehet feltölteni.
A legjobb megoldás ennek a fájlok számától függ. Először keresse meg a céltárat, majd az alábbi táblázat alapján válassza ki a kívánt módszert:
| Fájlok száma | Feltöltési módszer |
|---|---|
| Egyetlen dokumentum | Válassza az Új dokumentum>lehetőséget MEGLÉVŐ FÁJL FELTÖLTÉSE, majd tallózással keresse meg a fájlt a számítógépen. |
| Sok dokumentum és mappa | Válassza a menüszalag Tár lapjának Megnyitás Intézővel gombját. Ezután húzza át a fájlokat a Fájlkezelő használatával. |
További információt a Fájlok feltöltése, létrehozása és törlése a tárakban című témakörben talál.
Megjegyzés
Bizonyos fájltípusok nem tölthetők fel a tárakba. Ezek listáját az Olyan fájltípusok, amelyek nem adhatók hozzá a listákhoz és tárakhoz.
Érdemes lehet SharePoint-listákat létrehozni névjegyekhez, naptárakhoz és számolótáblákhoz
Minden vállalkozás számos formában rendelkezik adatokkal, például naptárként, feladatként vagy számolótábláként. Az ilyen típusú adatok esetében a tartalom áthelyezhető vagy átalakítható listává a webhelyen. Átalakíthatja például a kapcsolattartók listáját partnerlistává. Ezenkívül gyakran átalakíthatja a naptárakat SharePoint Calendar szolgáltatássá, amely egy különleges típusú lista.
- Ebből a videóból megtudhatja, hogy miként hozhat létre csoportnaptárt a SharePoint szolgáltatásban a Microsoft 365-ben: Videó: Saját naptár létrehozása.
Ha már Microsoft Excel-számolótáblákat használ az adatok nyomon követéséhez, ezeket a számolótáblákat feltöltheti közvetlenül a Microsoft 365 SharePoint-beli dokumentumtárába. A számolótáblákat SharePoint-listaként is importálhatja. Mivel egyszerre többen is frissíthetnek egy listát, a SharePoint-listák elősegítik az együttműködést. Létrehozhat különböző nézeteket a listákhoz, hogy pontosan a kívánt információk jelenjenek meg.
- A listák használatáról további információt a Listák létrehozása és beállítása című oktatásban talál.
Vegye fontolóra a SharePoint megoldásait a mindennapos üzleti igényeknek megfelelően
A tartalom áthelyezésének másik módja a SharePoint-megoldás használata a meglévő feladatok hatékonyabb kezelése érdekében. A legtöbb szervezet például szeretné rögzíteni és megosztani az ott dolgozók napi szintű tudását. A webhelyén található wiki kiválóan alkalmas lehet az ilyen jellegű megosztásra.
Ez a táblázat azokat a SharePoint-szolgáltatásokat ismerteti, amelyek segíthetik az üzleti folyamatok kezelését.
| Üzleti folyamat | Leírás |
|---|---|
| A csapat ismereteinek megosztása és az együttműködés wiki segítségével | A wikik olyan speciális webhelyek, ahol egy felhasználói közösség hozza létre és tartja fenn az információkat. A wikik kiválóan alkalmasak a munkája szempontjából fontos folyamatinformációk vagy általános referenciainformációk rögzítésére és megosztására. |
| Erőforrás-ütemezés áthelyezése SharePoint-csoportnaptárakba | A csoportnaptár jól használható közös erőforrások, például konferenciatermek, audiovizuális berendezések stb. ütemezésére. Mivel a csoportnaptár egy SharePoint-webhelyen található Microsoft 365-webhelyen, csapatának minden tagja könnyedén megtekintheti azt a SharePointban vagy az Outlookban.
|
| Adatbázis-kezelő programok átalakítása Access-alkalmazássá | A Microsoft Access 2013-mal tervezhet és közzétehet egy adatbázist, majd létrehozhat egy Access-alkalmazást, amellyel az adatbázist a csoportwebhelyen használhatja. |
| Üzleti folyamatok automatizálása munkafolyamatokkal | A munkafolyamatokkal automatizálhatók és nyomon követhetők az üzleti folyamatok fő feladatai. Nagyszerűen alkalmasak például jóváhagyási folyamatokhoz vagy visszajelzések gyűjtéséhez.
|
Segítségnyújtás a webhelyhasználóknak a tartalom megtalálásában
Miután áthelyezte a dokumentumokat és a fájlokat a csoportwebhelyre, tájékoztassa erről a webhely többi felhasználóját. Számos különböző módszert kínálhat fel a webhelyen való tartalomkeresésre.
Az alábbi táblázatban különböző módszereket találhat.
| Módszer | Leírás |
|---|---|
| Tartalom keresése | A SharePoint a Microsoft 365-webhelyen a legegyszerűbben a keresési funkcióval keresheti meg a tartalmakat.
|
| Listák és tárak nézeteinek konfigurálása a tartalom felfedezhetővé tételéhez | Kiválaszthatja a nézetben megjelenő elemeket. Az egyik nézetben megjelenítheti például a címet és a szerzőt. Egy másik nézetben előfordulhat, hogy csak azokat az elemeket szeretné megjeleníteni, amelyek egy bizonyos dátum után lettek hozzáadva.
|
| Webhelynavigáció testreszabása | Testre szabhatja a csoportwebhely navigációs elemeit, hogy a webhelyhasználók könnyebben megtalálják a tartalmat.
|
| Online tartalom keresése offline módban | A OneDrive munkahelyi vagy iskolai verzió vagy az Outlook használatával offline állapotban is kereshet a Microsoft 365-beli SharePoint-webhelyen található tartalmakat |
| A tartalomfrissítések nyomon követése |
Ha többet szeretne megtudni arról, hogy miként segítheti a felhasználókat a tartalom egyszerű megtalálásában, olvassa el a Tervezési útmutatóban a Csoportwebhelyek tartalmának megtervezése című cikket.
Visszajelzés küldése
Hasznos volt ez a cikk? Ha igen, kérjük, jelezze számunkra a lap alján. Ha nem találta hasznosnak, tudassa velünk, hogy mi volt zavaró, vagy mi hiányzott. Visszajelzése alapján felül fogjuk vizsgálni a cikkben szereplő adatokat, kiegészítjük további információkkal és frissítjük a cikket.