Ez a cikk rövid áttekintést nyújt az adatbázisokról – mik azok, miért lehet szükség rájuk, és mire valók az adatbázis különböző részei. A terminológia a MicrosoftAccess-adatbázisokra vonatkozik, de az alapelvek minden adatbázisra érvényesek.
Tartalom
Mi az az adatbázis?
Az adatbázis az adatok gyűjtésére és rendszerezésére szolgáló eszköz. Az adatbázisok személyekről, termékekről, megrendelésekről vagy bármi másról tárolnak információkat. Sok adatbázis egy szövegszerkesztő programban vagy táblázatban létrehozott listaként jön létre. Ahogy a lista egyre nagyobbra nő, ismétlődések és inkonzisztenciák jelennek meg az adatokban. Lista formájában az adatok nehezen értelmezhetővé válnak, keresésre vagy részadathalmazok kinyerésére pedig korlátozott lehetőségek állnak rendelkezésre. Amikor megjelennek ezek a problémák, érdemes átvinni az adatokat egy adatbázis-kezelő rendszer (például az Access) által létrehozott adatbázisba.
A számítógépes adatbázisok objektumokat tartalmaznak. Egy adatbázis egyszerre több táblát is tárolhat. Egy három táblát használó készletkövető-rendszer például nem három adatbázissal egyenlő, hanem egy adatbázissal, amely három táblát tartalmaz. Az Access-adatbázisok egyetlen fájlban tárolják a táblákat és az egyéb objektumokat (úgymint az űrlapokat, jelentéseket, makrókat vagy modulokat), hacsak nem lett külön beállítva, hogy az adatbázis más forrásból származó adatokat vagy kódokat használjon. A Microsoft 365-höz készült Access, az Access 2024, az Access 2021 és az Access 2019 által is használt Access 2007-2016-os formátumban létrehozott adatbázisok .accdb fájlkiterjesztéssel rendelkeznek, míg a korábbi Access-formátumokban létrehozott adatbázisok fájlkiterjesztése .mdb.
Az Accesst használva az alábbiakra van lehetősége:
- Új adatokat vehet fel az adatbázisba (például új elemet a készletbe)
- Szerkesztheti az adatbázis már létező adatait (például módosíthatja egy elem aktuális helyét)
- Törölheti az adatokat (például abban az esetben, ha egy elemet eladott vagy elvetett)
- Több különböző szempontok szerint rendszerezheti vagy tekintheti meg az adatokat
- Megoszthatja az adatokat másokkal jelentésekben vagy e-mail-üzenetekben, illetve intraneten vagy az Interneten keresztül
Az Access-adatbázisok részei
Az alábbi szakaszok rövid leírást adnak egy tipikus Access-adatbázis részeiről.
Táblák
Az adatbázistáblák megjelenésükben hasonlítanak a táblázatokra: mindkettő sorokban és oszlopokban tárolja az adatokat. Ebből következik, hogy a számolótáblák rendszerint egyszerűen importálhatók adatbázistáblákba. A számolótáblában és az adatbázisban tárolt adatok közti legfőbb különbséget az adatok rendszerezésének módja jelenti.
Az adatbázis akkor a legrugalmasabb, ha az adatok úgy vannak táblákba rendezve, hogy ne forduljanak elő ismétlődések. Ha például az alkalmazottak adatait szeretné tárolni, minden alkalmazottat csak egyszer kell felvenni egy olyan táblába, amelyet az alkalmazottak adatainak tárolására hozott létre. A termékekre vonatkozó adatokat egy külön táblában érdemes tárolni, ugyanígy a fiókirodák adatait is. Ez a folyamat a normalizálás.
A tábla egyes sorait rekordoknak nevezzük. A rekordok tárolják az egyes információkat. Minden rekord egy vagy több mezőből áll. A mezők a tábla oszlopainak felelnek meg. Például az „Alkalmazottak” nevű tábla rekordjai (sorai) az egyes alkalmazottak adatait tárolják, a mezőkben (oszlopokban) pedig a különféle információk találhatók (úgymint vezetéknév, keresztnév, cím stb.). Az egyes mezőknek meghatározott adattípusa van, például szöveg, dátum vagy idő, szám vagy valamilyen más típus.
A rekordok és a mezők hasonlíthatók egy könyvtár régimódi, kártyákat használó katalógusához is. A fiókban minden kártya az adatbázis egy-egy rekordjának felel meg. Egy kártyán minden egyes információ (szerző, cím és így tovább) az adatbázis egy-egy mezőjével egyenértékű.
A táblákról további információt az Introduction to tables (Bevezetés a táblák használatába) című témakörben talál.
Űrlapok
Az űrlapokkal olyan felhasználói felület hozható létre, amelyben megadhatja és szerkesztheti az adatokat. Az űrlapokon gyakran találhatók parancsgombok és egyéb vezérlők, melyek a különböző feladatok végrehajtásáért felelnek. Létrehozhat egy adatbázist űrlapok használata nélkül is, egyszerűen a táblák adatlapjainak szerkesztésével. Azonban a legtöbb adatbázis-felhasználó szívesebben használ űrlapokat a táblák adatainak beviteléhez, megtekintéséhez és szerkesztéséhez.
A parancsgombok beállításával meghatározhatja, hogy mely adatok jelenjenek meg az űrlapon, más űrlapokat vagy jelentéseket nyithat meg, illetve számos egyéb feladatot is végrehajthat. Ha például van egy "Vevő űrlap" nevű űrlapja, amelyben a vevők adataival dolgozik. A vevői űrlapon lehet egy gomb, amely megnyit egy megrendelőlapot, ahol új megrendeléseket adhat meg az adott vevő részére.
Az űrlapok segítségével azt is szabályozhatja, hogy más felhasználók hogyan férhessenek hozzá az adatbázisban tárolt adatokhoz. Létrehozhat például egy olyan űrlapot, amelyen csak bizonyos mezők jelennek meg, és csak bizonyos műveletek végrehajtását teszi lehetővé. Ezzel elősegíti az adatok védelmét, valamint biztosíthatja, hogy a felhasználók helyesen adják meg az adatokat.
Az űrlapokról további információt a Bevezetés az űrlapok használatába című témakörben talál.
Jelentések
A jelentések az adatok formázásához, összegzéséhez és bemutatásához használhatók. A jelentések általában egy adott kérdésre válaszolnak, például: "Mennyi pénzt kaptunk az egyes ügyfelektől idén?" vagy "Mely városokban élnek az ügyfeleink?" Minden jelentés formázható, hogy a lehető legáttekinthetőbb módon mutassa be az információkat.
A jelentéseket bármikor futtathatja, mindig az adatbázis aktuális adatait tükrözik. A jelentéseket rendszerint nyomtatható formában tervezik meg, de megtekinthetők a képernyőn is, exportálhatók valamely más programba és elküldhetők e-mail-mellékletként.
A jelentésekről további információt az Access-jelentések – Bevezetés című cikkben talál.
Lekérdezések
Az adatbázisokban a lekérdezések sokféle műveletet láthatnak el. Legfőbb feladatuk a különböző adatok kinyerése a táblákból. A megtekinteni kívánt adatok általában több különböző táblában találhatók meg, ezeket a lekérdezések képesek egyetlen adatlapon megjeleníteni. A lekérdezésekben ezenkívül (mivel a felhasználók legtöbbször nem szeretnék az összes rekordot egyszerre látni) az adatokat szűrő feltételek is megadhatók, így csak a kívánt rekordok jelennek meg.
Léteznek „frissíthető” lekérdezések is, ami azt jelenti, hogy a lekérdezés adatlapján keresztül szerkesztheti az annak alapjául szolgáló táblák adatait. Frissíthető lekérdezés használatakor ne feledje, hogy az Ön által létrehozott módosítások nem csak a lekérdezés adatlapjába, de a táblákba is bekerülnek.
A lekérdezéseknek két alapvető típusa létezik: választó és módosító lekérdezés. A választó lekérdezés egyszerűen összegyűjti és elérhetővé teszi az adatokat. A lekérdezés eredményét megtekintheti a képernyőn, kinyomtathatja vagy a vágólapra másolhatja. A lekérdezés kimenetét ezen kívül felhasználhatja egy űrlap vagy jelentés rekordforrásaként.
A módosító lekérdezések nevükhöz méltón valamilyen feladatot hajtanak végre az adatokkal. Segítségükkel új táblát hozhat létre, adatokat vehet fel egy már létező táblába, valamint frissítheti és törölheti az adatokat.
A lekérdezésekről további információt az Introduction to queries (Bevezetés a lekérdezések használatába) című témakörben talál.
Makrók
Az Access makróira tekinthet úgy, mint egy egyszerűsített programnyelvre, amelynek segítségével új funkciókkal bővítheti az adatbázisát. Ha egy makrót például egy űrlap parancsgombjához csatol, akkor a gombra kattintva futtathatja a makrót. A makróparancsokkal különféle feladatok hajthatók végre, például egy jelentés megnyitása, egy lekérdezés futtatása vagy az adatbázis bezárása. A legtöbb kézzel végzett adatbázis-művelet automatizálható makrók használatával, ezáltal munka közben rengeteg idő takarítható meg velük.
A makrókról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.
Modulok
A modulok a makrókhoz hasonlóan olyan objektumok, amelyekkel új funkciókkal bővíthető az adatbázis. Míg az Access-makrók létrehozásakor egy listából választhatók ki a makróműveletek, a modulokat a Visual Basic for Applications (VBA) programozási nyelven kell megírni. Egy modul együtt tárolt deklarációk, utasítások és eljárások gyűjteménye. A moduloknak két fajtája létezik: osztálymodul és normál modul. Az osztálymodulok űrlapokhoz és jelentésekhez kapcsolódnak, és rendszerint csak az adott űrlapra vagy jelentésre jellemző eljárásokat tartalmazzák. A normál modulok olyan általános eljárásokat tartalmaznak, melyek egyik másik objektumhoz sem kapcsolódnak. A normál modulok a Navigációs ablak Modulok területén találhatók, míg az osztálymodulok nem itt jelennek meg.
A modulokról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.