Amikor megtekint egy Access-jelentést a képernyőn, alkalmazhat szűrőket a megjeleníteni kívánt adatok nullázására. Ezután kinyomtathatja a jelentést csak a fenti adatokkal. A jelentések készítéséről további információt az Access jelentései – Bevezetés című témakörben talál.
Megjegyzés
Ez a témakör nem vonatkozik az Access-webappokra, vagyis az Access használatával tervezett és online közzétett új típusú adatbázisokra.
Ha szűrni szeretné egy jelentés adatait, nyissa meg a jelentést Jelentés nézetben (kattintson rá a jobb gombbal a navigációs ablaktáblában, és válassza a Jelentés nézet parancsot). Ezután kattintson a jobb gombbal a szűrni kívánt adatokra.
Például egy az összes alkalmazottat felsoroló jelentésben érdemes azokra az alkalmazottakra korlátozni a jelentést, akiknek a vezetékneve "L" betűvel kezdődik:
Kattintson a jobb gombbal egy vezetéknévre, és válassza a Szövegszűrők>kezdete parancsot.
Írja be az "L" betűt a megjelenő mezőbe, és kattintson az OK gombra.
Az Access alkalmazza a szűrőt, és most már kinyomtathatja a jelentést csak az adott adatokkal.
Szűrők be- vagy kikapcsolása
A Kezdőlap lapon kattintson a Szűrő be/ki gombra a szűrő eltávolításához, majd szükség szerinti újbóli alkalmazásához.
Ha anélkül zárja be a jelentést, hogy explicit módon törölte a szűrőket, az Access megjegyzi őket, és a Szűrő ki/be gomb ismételt be- és bekapcsolásával újra alkalmazhatja őket, amikor legközelebb megnyitja a jelentést. Ez akkor is működik, ha bezárja, majd újra megnyitja az adatbázist. Ha azonban a Kezdőlap>Irányított>Az összes szűrő törlése parancsra kattint, az Access teljesen törli a szűrőket, és legközelebb az alapoktól kell kezdenie a műveletet.
Szűrők mentése lekérdezésként
Ha egy jelentésre sok szűrőt alkalmazott, célszerű lekérdezésként menteni a szűrőket. Ezután a lekérdezést felhasználhatja adatforrásként az aktuális vagy egy új jelentéshez, vagy futtathatja a lekérdezést, amikor legközelebb meg szeretné tekinteni az adatokat.
Alkalmazza a szűrőket, és kattintson a gombra Kezdőlap>Speciális>speciális szűrés / rendezés.
Az Access létrehoz egy lekérdezést, amely tartalmazza az összes alkalmazott szűrőt. Ha a szűrt oszlopokon kívül más oszlopokat is látni szeretne a lekérdezés kimenetében, kattintson duplán azokra a táblában a lekérdezésrácshoz való hozzáadásukhoz.
Kattintson a Mentés gombra, és adjon nevet a lekérdezésnek.
A jelentésekről a Bevezetés az Access jelentéseibe, a szűréssel kapcsolatos részletes tudnivalók pedig az Access-adatbázis kijelölt rekordjainak megtekintéséhez szűrő alkalmazása című cikkben olvashatók. Ha kíváncsi a lekérdezésekkel végezhető egyéb műveletekre, tanulmányozza a Lekérdezések – Bevezetés című témakört.