Automatikus állapotjelentések létrehozása a Project Manager-ügynökkel

Project Manager-ügynök a tervek állapotjelentési e-mailjeinek automatizálásához tömör, professzionális összefoglalókat készít az előrehaladás, a mérföldkövek és a közelgő tevékenységek alapján. Segít az érdekelt felek tájékoztatásában, időt takarít meg, és támogatja a projektek átláthatóságát és összehangolását.

Megjegyzés: A(z) Project Manager-ügynök most kerül bevezetésre az ügyfelek számára. Erről további információt a Gyakori kérdések a Project Manager ügynökről című témakörben talál.

Új jelentés indítása

1. lehetőség: Kezdés új csomaggal

Lépjen a Microsoft Teamsbe, és nyissa meg a Planner alkalmazást.
Hozzon létre egy új tervet a Terv a Project Managerrel vagy a Prémium lehetőség kiválasztásával.
A terv megosztásához kattintson a jobb felső sarokban található Megosztás ikonra. Létrehozhat egy új csoportot, vagy hozzáadhatja a tervet egy meglévő csoporthoz
Vegyen fel legalább 10 tevékenységet a tervbe.
Kattintson a felső szalagcím Jelentések lapjára. Ha nem látja ezt a lapot, további lehetőségekért tekintse meg a túlcsordulási menüt (három pont).

2. lehetőség: Kezdés meglévő csomaggal

Lépjen a Microsoft Teamsbe, és nyissa meg a Planner alkalmazást.
Nyisson meg egy legalább 10 tevékenységgel rendelkező Prémium csomagot vagy Tervet a Project Managerrel.
Győződjön meg arról, hogy a csomag meg van osztva egy csoporttal. Ha nem, ossza meg a jobb felső sarokban található Megosztás gombra kattintva.
Lépjen a Jelentés lapra.

Tipp: A jelentések olyan tervekkel működnek a legjobban, amelyeket egy bizonyos ideig nyomon követtek, és amelyek tevékenységekkel vannak feltöltve. Ha 10-nél kevesebb tevékenység van a tervben, próbáljon meg még néhányat hozzáadni a jelentés létrehozása előtt.

Jelentés létrehozása, megtekintése és szerkesztése

A Jelentések lap felső sávján válassza az Első lépések lehetőséget.
Jelentéskészítési időszak hozzáadásához lépjen a Jelentési időszak kiválasztása elemre, és válassza a legördülő menüt, és adja meg, hogy a jelentés mennyi ideig legyen lefedve.
A További részletek megadása csoportban megadhat konkrét részleteket arról, hogy mit szeretne a jelentésben. Például: "Átfogó frissítés létrehozása magas prioritású elemekről a vezetői csapat számára".
Válassza a Létrehozás mezőt. A Project Manager-ügynök a tervből származó információkat szintetizálja, hogy személyre szabott jelentést hozzon létre.
A jelentés egy Loop vásznon jelenik meg, és egy alkalmazáson belüli értesítés jelenik meg a jelentésre mutató hivatkozással.

A tartalom véglegesítéséhez közvetlen módosításokat végezhet a jelentésben.

Megjegyzés: A jelentéskészítés a terv összetettségétől függően eltarthat néhány percig. Az aktuális oldalról vagy Planner alkalmazásból navigálhat, mivel a jelentés a visszatéréskor elérhető lesz.

Legutóbbi jelentések megtekintése

Válassza ki az elérni kívánt jelentéseket tartalmazó konkrét tervet.
Lépjen a Jelentések lapra.
A Legutóbbi jelentések szakaszban megjelenik egy lista, amely a 10 legutóbb létrehozott jelentést jeleníti meg.

Az összes korábbi jelentés megtekintése

Válassza ki az elérni kívánt jelentéseket tartalmazó konkrét tervet.
Lépjen a Jelentések lapra.
A Legutóbbi jelentések szakaszban megjelenik egy lista, amely a 10 legutóbb létrehozott jelentést jeleníti meg.
Válassza az Összes megtekintése lehetőséget a bal felső sarokban annak a SharePoint-mappának a megnyitásához, amelyben az összes korábbi jelentés található.

Tipp: Ha meg van nyitva egy jelentés, az összes korábbi jelentést megtekintheti, ha a lebegő sáv jobb felső sarkában található többműveletes gombra kattint.

Műveletek a jelentéseken

Jelentés megosztása Loop összetevőként

Jelentés megtekintésekor további lehetőségeket is elérhet a jobb felső sarokban található Loop ikonokkal.

Válassza a Megosztott helyek lehetőséget a SharePoint-mappa hivatkozásának megtekintéséhez, ahol a Loop összetevőt tárolja. Innen kiválaszthatja a "Hozzáadás Loop munkaterülethez" lehetőséget is, hogy az összetevőt egy másik munkaterületre is felvehesse.
Válassza az Összetevő másolása lehetőséget, és illessze be máshová, például a Microsoft Teamsben, az Outlookban, a OneNote-ban, a Word vagy más Microsoft 365-alkalmazásokban. Az összetevők ezen helyeken végzett módosításai automatikusan valós időben frissülnek.
Válassza a Hozzáféréssel rendelkezők megtekintése lehetőséget azon csapattagok listájának megtekintéséhez, akik jelenleg engedéllyel rendelkeznek a jelentéshez való hozzáféréshez.

A jelentés megosztása a csoporton kívüli külső felhasználókkal

Lépjen arra a SharePoint-mappára, amelyben a Loop összetevő található, és nyissa meg onnan.
Ha a jelentés meg van nyitva a Loop, válassza a megosztás lehetőséget a jobb felső sarokban.

Jelentés megosztása SharePoint-hírlevélen keresztül

Ha a jelentés meg van nyitva Planner a Teamsben, válassza a Megosztás hírlevélként lehetőséget a lebegő műveletsáv jobb oldalán. Ez a művelet a jelentést SharePoint hírlevél formátummá alakítja.

Jelentés bezárása

A lebegő műveletsáv jobb oldalán található Bezárás gombra kattintva térjen vissza az alapértelmezett jelentésoldalra.

Hozzáférési követelmények

Az állapotjelentés eléréséhez a felhasználóknak hozzáféréssel kell rendelkezniük a Project Manager-ügynök.

Az állapotjelentési funkció a következő csomagokkal működik:

Projektmenedzser-kompatibilis csomagok
Megosztott prémium csomagok

Megjegyzés: A Microsoft 365 Copilot licenccel nem rendelkező felhasználók megtekinthetik és szerkeszthetik a jelentéseket, de nem hozhatnak létre új jelentéseket. APlanner 1. csomag, Planner és Project 3. csomag vagy Planner és Project 5. csomag licenccel nem rendelkező felhasználók nem hozhatnak létre új prémium csomagot, de hozzáférhetnek a meglévő prémium csomagokhoz.