A Word Címtár funkciója egyetlen dokumentumba, például tagsági címtárba, katalógusba vagy alkatrészlistába egyesíti az adatokat. Mivel számos különböző típusú adatforrás egyesíthető, a Word formázási funkcióit felhasználva hozhat létre jelentéseket adatbázisokból, például az Accessből.
A dokumentum elindítása
- Nyisson meg egy üres dokumentumot.
- Válassza a Levelezés>indítása, Körlevélkészítés>indítása lehetőséget, Körlevéltár> indítása.
Címzettek kiválasztása
- Nyissa meg a Levelezés>indítása lehetőséget, a Címzettek>kijelölése lehetőséget.
- Válasszon egy adatforrást. További információt a körlevélkészítéshez használható adatforrások című témakörben talál.
- Válassza a Fájl>mentés lehetőséget.
Ha módosítania kell a levelezőlistát, ugorjon a Körlevél: Címzettek szerkesztése című szakaszhoz.
Mezőkódok beszúrása
Ezen a ponton az eredményül kapott könyvtárdokumentumba ne vegyen fel olyan szöveget, amelyet csak egyszer szeretne kinyomtatni.
Írja be azt a szöveget, amelyet meg szeretne ismételni a címtár minden eleménél, például az egyes rekordokhoz a Név vagy a Cím címkét.
Kattintson vagy koppintson arra a pontra a dokumentumban, ahol el szeretné helyezni az adatmezőt, és szúrjon be egy körlevélmezőt. További információt a Körlevélmezők című témakörben talál
Tipp:
- Ha egyetlen címkesorral vagy fejlécsorral rendelkező táblázatot szeretne létrehozni, hozzon létre egy dokumentumfejlécet. Helyezze a táblázat címkesorát a fejlécbe. Ezután helyezze a körlevélmezőket a dokumentum törzsébe.
-
- Ez a több oldalt átívelő hosszú, könyvtárak esetében különösen hasznos, mert a funkció minden oldalhoz létrehoz egy élőfejet.
Az adatmezők karakterei (« ») nem írhatók be kézzel. A Körlevél munkaablakot a Levelezés>Írás & Mezők>beszúrása és Adatmező beszúrása lehetőséget választva kell használnia.
Ha az adatmezők kapcsos zárójelek között jelennek meg, például { MERGEFIELD Város }, a Word a mezőeredmények helyett mezőkódokat jelenít meg. Ez nincs hatással az egyesítésre, azonban bonyolult a formázása. Kattintson a jobb gombbal a mezőkódra, és válassza a helyi menü Mezőkódok váltása parancsát.
Ha a cím bármelyik része hiányzik, a probléma megoldásához tekintse át a Körlevél: Mezők egyeztetése című cikket.Szükség szerint ismételje meg a 2. lépést.
Miután elkészítette a törzsdokumentumot, és beillesztette az összes adatmezőt, lépjen a Fájl>mentése másként parancsra.
A címtár előnézetének megtekintése
- Nyissa meg a Levelezés>előnézetének eredményeit>Eredmény előnézete elemet.
- Az adatok között az Előre és az Vissza gombbal, adott rekordok kereséséhez pedig a Címzett keresése funkcióval lépkedhet
- Ha szerkesztenie kell a dokumentumot, válassza az Eredmény megjelenítése lehetőséget az adatmező nézethez való visszatéréshez.
Az egyesítés befejezése
Válassza a Levelezés>befejezése>, Befejezés & Egyesítés lehetőséget, majd válassza az Egyes dokumentumok szerkesztése lehetőséget. Két másik beállítást is látni fog, de nem használhatja őket címtárral.
Válassza ki a következők egyikét:
- Az összes rekord egyesítéséhez jelölje ki az Összes lehetőséget.
- A dokumentumablakban látható rekord egyesítéséhez válassza az Aktuális rekord lehetőséget.
- Egy rekordtartomány egyesítéséhez írja be a rekordok számát az Ettől és az Eddig mezőbe.
Kattintson az OK gombra.
Az új dokumentumban vegyen fel olyan szöveget, amelyet csak egyszer szeretne kinyomtatni, például élőfejeket, élőlábakat, oszlopfejléceket vagy bármilyen más szöveget.
A címtárat ugyanúgy mentheti vagy nyomtathatja ki, mint bármely más dokumentumot.
