Saat menyiapkan SharePoint di Microsoft 365 di Microsoft 365, Anda mungkin memiliki dokumen dan file yang ingin ditambahkan ke Situs Tim. Berikut adalah beberapa cara untuk menambahkan berbagai jenis konten ke situs Anda.
Catatan
Untuk artikel tentang cara menyiapkan OneDrive untuk situs kerja atau sekolah dan Tim sehingga Anda dapat menggunakannya bersama-sama, lihat Menyiapkan penyimpanan dan berbagi file Office 365.
Di artikel ini
- Sebelum memulai
- Membuat folder, pustaka, dan subsitus
- Mengunggah dokumen, gambar, dan file
- Pertimbangkan untuk membuat daftar SharePoint untuk kontak, kalender, dan lembar bentang
- Pertimbangkan solusi SharePoint untuk kebutuhan bisnis biasa
- Membantu pengguna situs menemukan konten Anda
Sebelum Anda memulai
Sebelum mulai memindahkan file, periksa jumlah penyimpanan yang Anda miliki untuk SharePoint di Microsoft 365 di Microsoft 365. Untuk menemukan informasi tentang batas penyimpanan untuk SharePoint di Microsoft 365, lihat Batas SharePoint.
Tips
Penting untuk diingat bahwa di Microsoft 365, batas penyimpanan untuk SharePoint di Microsoft 365 (Situs Tim Anda) berbeda dengan batas penyimpanan untuk Exchange Online (untuk akun email). Untuk informasi selengkapnya tentang batas penyimpanan kotak surat, lihat Penerima, dalam Deskripsi Layanan Microsoft 365 untuk Exchange Online.
Langkah selanjutnya adalah menganalisis konten yang Anda miliki saat ini. Ini termasuk dokumen, gambar, formulir, dan sebagainya.
Tips
Di File Explorer, cari file yang sudah ada berdasarkan ukuran dan tanggal. Hal ini dapat membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi file yang baru-baru ini digunakan, atau ukurannya sangat besar.
Pikirkan tentang berapa banyak konten yang digunakan secara teratur, dan apakah Anda ingin menyimpan semuanya di Microsoft 365. Sama seperti yang Anda lakukan ketika Anda pindah ke rumah yang lebih kecil, tujuannya adalah untuk memutuskan apa yang akan cocok di situs baru. Misalnya, jika organisasi Anda sekarang menggunakan lebih banyak penyimpanan daripada batas Microsoft 365 untuk SharePoint di Microsoft 365, Anda harus membuat keputusan seperti ini:
- File apa yang ingin Anda pindahkan?
- Ingin membeli lebih banyak ruang penyimpanan?
- Haruskah Anda berencana untuk memiliki ruang bagi situs Anda untuk berkembang? (Pasti akan terjadi)
Jika organisasi Anda besar atau kompleks, pertimbangkan untuk mengundang pakar untuk membantu Anda. Anda dapat menemukan bantuan terkemuka di Microsoft Pinpoint. Pinpoint adalah cara yang cepat dan mudah bagi perusahaan di seluruh dunia untuk menemukan pakar Microsoft bersertifikat dan layanan profesional
Membuat folder, pustaka, dan subsitus
Setelah mengidentifikasi konten yang ingin Anda pindahkan, pikirkan bagaimana Anda ingin mengaturnya. Anda mungkin ingin memulai dengan mengunggah file ke pustaka Dokumen di Situs Tim Anda. Sebaiknya atur konten, terutama jika Anda berharap pada akhirnya Anda akan memiliki banyak file. Seiring bertambahnya volume konten, Anda dapat membuat pustaka dokumen tambahan, pustaka formulir, dan pustaka gambar untuk menyimpan konten tersebut. Anda juga dapat membuat subsitus untuk berbagai jenis dokumen atau proyek.
Untuk informasi selengkapnya tentang cara merencanakan struktur untuk mengatur konten di situs Anda, lihat Merencanakan konten untuk Situs Tim Anda.
Mengunggah dokumen, gambar, dan file
Untuk mengunggah file, seperti dokumen Word, file PDF, atau foto JPG, unggah file ke pustaka atau folder di pustaka.
Catatan
Ukuran file maksimum untuk satu file yang dapat diunggah ke pustaka SharePoint di Microsoft 365 saat ini adalah 2 GB. Selain itu, Anda hanya dapat mengunggah 100 file atau kurang pada satu waktu.
Cara terbaik untuk melakukannya tergantung pada jumlah file. Pertama-tama telusuri pustaka tujuan, lalu gunakan tabel ini untuk memilih metode:
| Jumlah file | Metode unggahan |
|---|---|
| Dokumen tunggal | Pilih Dokumen Baru UNGGAH>FILE YANG SUDAH ADA, LALU TELUSURI FILE DI KOMPUTER ANDA. |
| Banyak dokumen dan folder | Pilih tombol Buka dengan Penjelajah pada tab Pustaka di pita. Kemudian, seret dan lepaskan file menggunakan File Explorer. |
Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengunggah, membuat, atau menghapus file di pustaka.
Catatan
Ada tipe file tertentu yang tidak dapat diunggah ke pustaka. Untuk daftarnya, lihat artikel Tipe file yang tidak dapat ditambahkan ke daftar atau pustaka.
Pertimbangkan untuk membuat daftar SharePoint untuk kontak, kalender, dan lembar bentang
Setiap bisnis memiliki data dalam berbagai bentuk, seperti kalender, tugas, dan lembar bentang. Untuk tipe data ini, Anda dapat memindahkan atau mengonversi konten tersebut menjadi daftar di situs Anda. Misalnya, Anda dapat mengonversi daftar kontak bisnis menjadi daftar Kontak. Selain itu, Anda sering dapat mengonversi kalender ke SharePoint Calendar, yang merupakan jenis daftar khusus.
- Untuk mempelajari cara membuat kalender grup di SharePoint di Microsoft 365, tonton video ini: Video: Membuat kalender Anda sendiri.
Jika sekarang menggunakan lembar bentang Microsoft Excel untuk melacak informasi, Anda dapat mengunggah lembar bentang ini langsung ke pustaka dokumen di SharePoint di Microsoft 365. Atau, Anda dapat mengimpor lembar bentang sebagai daftar SharePoint. Karena banyak orang dapat memperbarui daftar pada saat yang sama, daftar SharePoint membantu mendorong kolaborasi. Anda dapat membuat tampilan daftar yang berbeda untuk mengekspos informasi yang Anda inginkan dengan tepat.
- Untuk mempelajari selengkapnya tentang bekerja dengan daftar, lihat Pelatihan: Membuat dan menyiapkan daftar.
Pertimbangkan solusi SharePoint untuk kebutuhan bisnis biasa
Cara lain untuk memindahkan konten adalah dengan menggunakan solusi SharePoint untuk mengelola tugas yang ada dengan lebih baik. Misalnya, sebagian besar organisasi ingin menangkap dan berbagi pengetahuan sehari-hari dari orang-orang yang bekerja di sana. Wiki di situs Anda mungkin bagus untuk berbagi semacam ini.
Tabel ini menjelaskan fitur SharePoint yang dapat membantu Anda mengelola proses bisnis.
| Proses bisnis | Deskripsi |
|---|---|
| Menggunakan wiki untuk berbagi pengetahuan tim dan berkolaborasi | Wiki adalah situs khusus di mana komunitas pengguna membuat dan memelihara informasi. Wiki dapat menjadi alat yang hebat untuk menangkap dan berbagi informasi proses atau informasi referensi umum yang penting untuk pekerjaan Anda.
|
| Memindahkan penjadwalan sumber daya ke kalender grup SharePoint | Kalender grup dapat menjadi cara yang baik untuk menjadwalkan sumber daya umum, seperti ruang konferensi, peralatan audiovisual, dan sebagainya. Karena kalender grup berada di situs SharePoint di Microsoft 365, semua orang di tim Anda dapat menampilkannya dengan mudah di SharePoint atau di Outlook. |
| Mengonversi program database menjadi aplikasi Access | Anda dapat menggunakan Microsoft Access 2013 untuk merancang dan menerbitkan database, lalu membuat aplikasi Access untuk menggunakan database di situs tim Anda. |
| Otomatiskan proses bisnis dengan alur kerja | Alur kerja mengotomatiskan dan melacak tugas-tugas utama dalam proses bisnis. Mereka sangat cocok untuk tugas seperti proses persetujuan atau mengumpulkan umpan balik. |
Membantu pengguna situs menemukan konten Anda
Setelah memindahkan dokumen dan file ke Situs Tim, beri tahu pengguna situs lain tentang hal tersebut. Anda dapat menawarkan beberapa cara berbeda yang dapat mereka gunakan untuk menemukan konten di situs.
Tabel ini menjelaskan berbagai metode yang dapat Anda gunakan.
| Metode | Deskripsi |
|---|---|
| Menggunakan pencarian untuk menemukan konten | Cara termudah untuk menemukan konten di situs SharePoint di Microsoft 365 adalah dengan menggunakan fitur pencarian.
|
| Mengonfigurasi tampilan pada daftar dan pustaka agar konten dapat ditemukan | Anda dapat memilih elemen yang muncul dalam tampilan. Misalnya, dalam satu tampilan, Anda dapat menampilkan judul dan penulis. Dalam tampilan lain, Anda mungkin ingin menampilkan item yang ditambahkan setelah tanggal tertentu saja. |
| Mengustomisasi navigasi situs | Anda dapat mengustomisasi navigasi situs Tim untuk memudahkan pengguna situs menemukan konten. |
| Cari konten online saat Anda offline. | Anda dapat menggunakan OneDrive untuk kerja atau sekolah atau Outlook untuk mencari konten yang ada di situs SharePoint di Microsoft 365 saat Anda offline. |
| Pantau pembaruan konten |
Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara Anda dapat membantu pengguna situs menemukan konten dengan mudah, lihat artikel Panduan Perencanaan Merencanakan konten untuk situs Tim Anda .
Tinggalkan komentar untuk kami
Apakah artikel ini bermanfaat? Jika membantu, beri tahu kami di bagian bawah halaman ini. Jika tidak membantu, beri tahu kami apa yang kurang atau membingungkan Anda. Kami akan menggunakan umpan balik Anda untuk memeriksa kembali fakta-fakta kami, menambahkan informasi, dan memperbarui artikel ini.