Database Access dapat membantu Anda menyimpan dan melacak hampir semua jenis informasi, seperti inventaris, kontak, atau proses bisnis. Mari kita bahas cara membuat database desktop Access, menambahkan data ke database tersebut, lalu mempelajari langkah-langkah berikutnya untuk menyesuaikan dan menggunakan database baru Anda.
Di artikel ini
- Memilih templat
- Membuat database dari awal
- Tambahkan tabel
- Menyalin dan menempelkan data
- Mengimpor atau menautkan ke data
- Mengatur data dengan Penganalisis Tabel
- Langkah selanjutnya
Memilih templat
Templat Access memiliki tabel, kueri, formulir, dan laporan bawaan yang siap digunakan. Templat adalah salah satu hal pertama yang Anda lihat saat memulai Access, dan Anda dapat mencari lebih banyak templat secara online.
- Di Access, pilih File>Baru.
- Pilih templat database desktop, lalu masukkan nama untuk database Anda di bawah Nama File. Jika Anda tidak melihat templat yang sesuai untuk Anda, gunakan kotak Cari templat online .
- Anda dapat menggunakan lokasi default yang ditampilkan Access di bawah kotak Nama File , atau pilih ikon folder untuk memilih salah satu.
- Pilih Buat.
Tergantung pada templatnya, Anda mungkin perlu melakukan salah satu hal berikut untuk memulai:
Jika Access menampilkan kotak dialog Masuk dengan daftar pengguna kosong:
- Pilih Pengguna Baru.
- Isi formulir Detail Pengguna.
- Pilih Simpan & Tutup.
- Pilih nama pengguna yang baru saja Anda masukkan, lalu pilih Masuk.
Jika Access menampilkan pesan Peringatan Keamanan di bilah pesan, dan Anda memercayai sumber templat, pilih Aktifkan Konten. Jika database memerlukan proses masuk, masuk lagi.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat database desktop Access dari templat.
Membuat database dari awal
Jika tidak ada templat yang sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda dapat memulai dengan database desktop kosong.
- Di Access, pilihDatabase desktop kosongBaru>.
- Ketikkan nama untuk database Anda di kotak Nama File.
- Anda dapat menggunakan lokasi default yang ditampilkan Access di bawah kotak Nama File , atau pilih ikon folder untuk memilih salah satu.
- Pilih Buat.
Menambahkan tabel
Di database, informasi Anda disimpan dalam beberapa tabel yang terkait. Untuk membuat tabel:
Saat membuka database untuk pertama kalinya, Anda akan melihat tabel kosong dalam tampilan Lembar data tempat Anda dapat menambahkan data. Untuk menambahkan tabel lain, pilih Buat>Tabel. Anda dapat mulai memasukkan data di bidang kosong (sel), atau menempelkan data dari sumber lain seperti buku kerja Excel.
Untuk mengubah nama kolom (bidang), klik ganda judul kolom, lalu ketikkan nama baru.
Tips
Nama yang bermakna membantu Anda mengetahui isi dari setiap bidang tanpa melihatnya.
PilihSimpan File>.
- Untuk menambahkan bidang lainnya, ketikkan di kolom Klik untuk Tambahkan.
- Untuk memindahkan kolom, pilih kolom dengan mengeklik kop kolomnya, lalu seret ke tempat yang diinginkan. Anda juga dapat memilih kolom yang berdekatan dan menyeretnya bersama-sama ke lokasi baru.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Pengenalan tabel.
Menyalin dan menempelkan data
Anda dapat menyalin dan menempelkan data dari program lain, seperti Excel atau Word, ke dalam tabel Access. Hal ini berfungsi paling baik jika data dipisahkan menjadi kolom. Jika data ada dalam program pengolah kata seperti Word, gunakan tag untuk memisahkan kolom atau konversikan data ke dalam format tabel sebelum Anda menyalinnya.
Jika data perlu pengeditan, seperti memisahkan nama lengkap ke dalam nama depan dan belakang, lakukan hal itu terlebih dahulu dalam program sumber.
Buka sumber dan salin data dengan menekan Ctrl+C.
Buka tabel Access tempat Anda ingin menambahkan data dalam tampilan Lembar Data, lalu tempelkan dengan menekan Ctrl+V.
Klik dua kali setiap judul kolom, lalu ketikkan nama yang bermakna.
PilihSimpan File>, lalu beri nama untuk tabel baru Anda.
Catatan
Access mengatur tipe data setiap bidang berdasarkan informasi yang Anda tempelkan ke baris pertama setiap kolom, jadi pastikan informasi di baris berikut cocok dengan baris pertama.
Mengimpor atau menautkan ke data
Anda dapat mengimpor data dari sumber lain, atau menautkan ke data dari Access tanpa memindahkan informasi dari tempat penyimpanannya. Menautkan dapat menjadi opsi yang baik jika beberapa pengguna memperbarui data dan Anda ingin memastikan bahwa Anda melihat versi terbaru, atau jika Anda ingin menghemat ruang penyimpanan. Untuk sebagian besar format, Anda dapat memilih untuk menautkan atau mengimpor data. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor atau menautkan ke data dalam database Access lain.
Prosesnya sedikit berbeda tergantung pada sumber data, tetapi petunjuk ini akan membantu Anda memulai:
Pada tab Data Eksternal , dalam grup Impor & Tautan , pilih Sumber Data Baru, lalu pilih format data yang akan Anda impor dari atau tautkan dari opsi submenu yang tercantum.
Catatan
Jika masih tidak dapat menemukan format yang tepat, Anda mungkin perlu mengekspor data terlebih dahulu ke format file yang didukung Access, seperti file teks dipisahkan.
Ikuti instruksi dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal.
Ketika Anda menautkan, beberapa format tersedia sebagai baca-saja. Berikut adalah sumber eksternal yang dapat Anda impor data dari atau tautkan:
| Sumber | Impor | Tautan |
|---|---|---|
| Excel | Ya | Ya (baca-saja) |
| Access | Ya | Ya |
| Database ODBC, seperti Server SQL | Ya | Ya |
| File teks atau CSV (nilai yang dipisahkan koma) | Ya | Ya (hanya tambahkan catatan baru) |
| Daftar SharePoint | Ya | Ya |
| XML | Ya | |
| Layanan Data | Ya (baca-saja) | |
| Dokumen HTML | Ya | Ya |
| Folder Outlook | Ya | Ya |
Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor atau menautkan ke data dalam database Access lain.
Menata data dengan Penganalisis Tabel
Anda bisa menggunakan Panduan Penganalisis Tabel untuk mengidentifikasi data berulang dengan cepat. Panduan tersebut selanjutnya akan menyediakan cara sederhana untuk menata data ke dalam tabel-tabel terpisah. Access mempertahankan tabel asli sebagai cadangan.
- Buka database Access yang berisi tabel yang ingin Anda analisis.
- Pilih Alat Database>Analisis Tabel. Dua halaman pertama dari panduan tersebut berisi tutorial singkat dengan contoh-contoh. Jika Anda melihat kotak centang berlabel Perlihatkan halaman pengantar?, pilih kotak centang, lalu pilih Kembali dua kali untuk melihat pendahuluan. Jika Anda tidak ingin melihat halaman pengantar lagi, hapus Tampilkan halaman pengantar?.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menormalkan data Anda menggunakan Penganalisis Tabel.
Langkah berikutnya
Proses desain lainnya bervariasi tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan, tetapi Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat kueri, formulir, laporan, dan makro. Artikel ini bisa membantu: