Ringkasan keputusan yang dibuat oleh Copilot mungkin terdengar disempurnakan dengan cepat, tetapi batasan membantu Anda memutuskan apa yang harus disertakan, apa yang harus ditinggalkan, dan apa yang perlu ditinjau manusia sebelum dibagikan.
Skenario ini menunjukkan cara menetapkan batasan yang jelas sebelum meminta Copilot untuk membuat draf keputusan ringkas tentang apakah akan melanjutkan, mengubah, atau menghentikan percontohan setelah hasil yang beragam, sehingga draf lebih mudah dipercaya, ditinjau, dan dijaga agar tetap akurat.
Skenario: Tentukan pagar pembatas sebelum Anda membuat ringkasan keputusan
Anda sedang menyiapkan ringkasan keputusan untuk para pemimpin senior tentang apakah akan melanjutkan, mengubah, atau menghentikan percontohan setelah hasil yang beragam. Anda memiliki ringkasan percontohan, catatan rapat, tema umpan balik, data adopsi, dan perkiraan biaya awal, tetapi beberapa informasi masih berkembang atau memerlukan konteks tambahan.
Anda sudah [memutuskan bagian mana dari alur kerja singkat keputusan yang harus ditangani Copilot] dan bagian mana yang harus tetap dipimpin manusia. Sekarang Anda perlu menentukan batasan bagaimana Copilot harus membuat draf.
Ringkasan keputusan ini dapat membentuk masa depan pilot. Jika draf mengaburkan fakta, asumsi, atau kesiapan, itu dapat melemahkan rekomendasi.
Untuk menghindari hal tersebut, tetapkan batasan sebelum menyusun agar Copilot tetap fokus dan meninjau lebih mudah.
Batasan apa yang harus membentuk draf ringkasan keputusan?
Gunakan lima batasan ini untuk memandu apa yang termasuk dalam draf Anda—dan apa yang tidak: tujuan, kesegaran, konteks, audiens, dan titik pemeriksaan.
Tujuan
Tentukan apa yang harus dilakukan oleh ringkasan keputusan—dan apa yang tidak boleh dilakukannya.
| Lakukan | Jangan | Tanyakan kepada Copilot |
|---|---|---|
| Fokus pada rekomendasi, bukti, risiko utama, dan langkah selanjutnya. | Ubah ringkasan keputusan menjadi arsip lengkap dari semua yang dipelajari selama pilot. | "Buat draf ringkasan keputusan yang berfokus pada rekomendasi, nilai yang diharapkan, garis waktu, dan risiko." |
| Jaga fokus pada konten pada keputusan. | Isi draf dengan detail yang tidak memengaruhi rekomendasi. | "Tinggalkan latar belakang yang tidak memengaruhi keputusan." |
| Soroti apa yang perlu diputuskan oleh pemangku kepentingan. | Sertakan diskusi sampingan yang mengalihkan perhatian dari keputusan utama. | "Identifikasi konten yang menarik tetapi tidak diperlukan untuk keputusan ini." |
Kesegaran
Tentukan informasi mana yang cukup terkini untuk disertakan.
| Lakukan | Jangan | Tanyakan kepada Copilot |
|---|---|---|
| Gunakan garis waktu terbaru yang disetujui dan temuan percontohan saat ini. | Anggap perkiraan yang kedaluwarsa sebagai fakta terkini. | "Gunakan informasi terbaru yang dikonfirmasi." |
| Perlakukan perkiraan atau asumsi sebelumnya sebagai tentatif kecuali dikonfirmasi. | Abaikan arah atau pembaruan yang lebih baru. | "Tandai tanggal, keputusan, atau pernyataan apa pun yang mungkin kedaluwarsa atau digantikan." |
| Sebutkan apa pun yang digantikan oleh arah yang lebih baru. | Campur data terkini dan kedaluwarsa tanpa klarifikasi. | "Identifikasi di mana panduan yang lebih baru mengubah ringkasan keputusan." |
Konteks
Pastikan poin penting dapat berdiri sendiri.
| Lakukan | Jangan | Tanyakan kepada Copilot |
|---|---|---|
| Sertakan pemilik jika relevan. | Menyajikan pencapaian tanpa syarat yang diperlukan. | "Tandai bagian mana pun dari ringkasan keputusan yang membutuhkan konteks tambahan." |
| Sertakan asumsi, dependensi, dan kendala yang memengaruhi rekomendasi. | Tinggalkan detail utama secara tersirat atau tidak jelas. | "Sebutkan kepemilikan, asumsi, atau ketergantungan yang hilang." |
| Jelaskan apa yang dilakukan dan apa yang tidak ditampilkan oleh hasil percontohan. | Sajikan temuan awal sebagai lebih konklusif daripada yang sebenarnya. | "Pastikan ringkasan keputusan dapat ditindaklanjuti, jelas, dan memenuhi syarat dengan tepat." |
Audiens
Tetapkan batasan untuk apa yang cocok untuk audiens ini.
| Lakukan | Jangan | Tanyakan kepada Copilot |
|---|---|---|
| Sesuaikan konten dengan kebutuhan audiens. | Sertakan perdebatan internal yang belum terselesaikan. | "Identifikasi konten yang mungkin sensitif atau tidak pantas untuk audiens ini." |
| Hanya sertakan detail yang diperlukan. | Bagikan diskusi anggaran yang sensitif kecuali diperlukan. | "Menandai pernyataan spekulatif atau tidak lengkap." |
| Sajikan pernyataan yang jelas dan didukung. | Sertakan spekulasi yang bisa dilihat sebagai komitmen. | "Hapus atau sesuaikan konten yang dapat disalahartikan" |
Titik Pemeriksaan
Identifikasi apa yang harus ditinjau oleh seseorang sebelum draf dilanjutkan.
| Item ulasan | Mengapa perlu ditinjau | Tanyakan kepada Copilot |
|---|---|---|
| Rekomendasi | Mungkin memengaruhi arah atau persetujuan. | "Tandai pernyataan apa pun yang memerlukan peninjauan manusia." |
| Tanggal dan komitmen | Tetapkan ekspektasi pengiriman. | "Menandai komitmen yang perlu konfirmasi." |
| Pemilik yang disebutkan | Tetapkan akuntabilitas. | "Identifikasi kepemilikan yang hilang atau tidak jelas." |
| Bahasa risiko | Memengaruhi pengambilan keputusan dan persepsi. | "Soroti pernyataan risiko yang perlu divalidasi." |
| Dampak persetujuan atau pendanaan | Mungkin memerlukan penandatanganan pemangku kepentingan. | "Area permukaan yang membutuhkan tinjauan kepemimpinan." |
Bagaimana cara mengubah batasan keputusan singkat menjadi perintah kerja?
Setelah menentukan batasan, ubah batas-batas tersebut menjadi satu instruksi yang jelas. Misalnya:
"Buat draf ringkasan keputusan untuk pemangku kepentingan eksekutif tentang apakah percontohan ini harus dilanjutkan, diubah, atau dihentikan. Fokus pada rekomendasi, bukti pendukung, nilai yang diharapkan, risiko utama, dan langkah selanjutnya. Gunakan hanya informasi terbaru yang dikonfirmasi. Tandai apa pun yang mungkin kedaluwarsa, tidak memiliki konteks, atau tidak pantas untuk audiens ini. Tandai rekomendasi, komitmen, tanggal, dan nama pemilik untuk ditinjau oleh manusia sebelum dibagikan."
Ini tidak akan menggantikan peninjauan, tetapi membantu Copilot menghasilkan draf pertama yang lebih kuat.
Informasi apa yang harus saya bawa?
Saat Anda meninjau ringkasan draf keputusan, urutkan konten ke dalam tiga kelompok: Bawa ke depan, Teruskan dengan hati-hati, dan Ketinggalkan.
| Teruskan | Teruskan dengan hati-hati | Ketinggalan |
|---|---|---|
| Tujuan proyek yang disetujui | Temuan percontohan yang didukung | Informasi proyek yang kedaluwarsa |
| Pencapaian yang dikonfirmasi | Perkiraan awal | Garis waktu yang diganti |
| Menentukan langkah berikutnya dengan pemilik | Dependensi yang masih memerlukan konfirmasi | Percakapan sampingan |
| Pernyataan status atau risiko yang divalidasi | Temuan beragam yang membutuhkan kualifikasi | Klaim spekulatif |
| Data adopsi yang mungkin masih berkembang | Detail yang dibatasi audiens yang tidak diperlukan untuk keputusan |
Ini membuat keputusan singkat tetap fokus pada apa yang berguna dan bertanggung jawab untuk dibagikan.
Daftar periksa kesiapan cepat
Sebelum Anda mengandalkan draf ringkas keputusan yang dihasilkan Copilot, konfirmasikan:
✔️ Sasaran: Draf difokuskan pada pekerjaan yang Anda inginkan.
✔️ Kesegaran: Arah terbaru tercermin.
✔️ Konteks: Poin kunci menyertakan konteks yang cukup.
✔️ Audiens: Konten sesuai dengan audiens.
✔️ Titik pemeriksaan: Titik tinjauan manusia didefinisikan dengan jelas.
Jika salah satu dari ini lemah, persempit batasan sebelum merevisi draf lebih lanjut.
Mengapa batasan itu penting
Copilot dapat membuat draf dengan cepat, tetapi orang harus memutuskan bukti apa yang akan disertakan, seberapa banyak kepercayaan yang layak, dan apa yang tepat untuk dibagikan. Batasan yang jelas meningkatkan kualitas draf, mengurangi risiko, dan mempercepat peninjauan.
Copilot membuat draf. Anda tetap bertanggung jawab atas ringkasan keputusan akhir.
Tips
Unduh panduan referensi cepat Batas desain dan titik pemeriksaan untuk pekerjaan Copilot, sumber daya praktis yang dapat Anda kunjungi kembali saat bekerja.