Microsoft Copilot dapat menghasilkan draf pertama yang disempurnakan, tetapi dipoles tidak berarti lengkap. Mendiagnosis membantu Anda mengidentifikasi informasi yang hilang, tidak jelas, tidak didukung, atau kedaluwarsa sebelum merevisi.
Dalam skenario ini, Anda akan meninjau proposal yang dihasilkan Copilot dan mengidentifikasi kesenjangan utama sebelum melanjutkan untuk meningkatkannya dengan perulangan.
Skenario: Tinjau draf proposal yang dihasilkan Copilot sebelum mengubahnya
Anda sedang menyiapkan proposal untuk pemangku kepentingan eksekutif tentang mengotomatiskan pelaporan status mingguan di beberapa tim. Saat ini, manajer mengumpulkan pembaruan secara manual, format pelaporan bervariasi, dan pemimpin tidak memiliki pandangan yang konsisten tentang risiko, penundaan, dan kepemilikan.
Proposal tersebut merekomendasikan percontohan kecil sebelum peluncuran yang lebih luas. Anda menggunakan Microsoft Copilot untuk membuat draf proposal dari catatan perencanaan, laporan sampel, umpan balik tim, rencana peluncuran, dan perkiraan penghematan waktu.
Sekilas, proposal tersebut tampak lengkap. Tetapi bahasa yang dipoles dapat menyembunyikan kesenjangan penting. Beberapa klaim dilebih-lebihkan, risiko dan kepemilikan tidak jelas, dan bagian dari garis waktu mungkin sudah kedaluwarsa. Sebelum merevisi, diagnosis di mana draf gagal dan fokuslah pada hal yang paling penting.
Bagaimana cara menerapkan kriteria diagnosis pada draf proposal?
Saat meninjau proposal pelaporan status mingguan, Anda dapat menggunakan kriteria berikut untuk mengidentifikasi apa yang hilang, tidak jelas, atau sulit ditindaklanjuti oleh eksekutif.
- Keputusan: Apakah keputusan jelas terpisah dari diskusi?
- Risiko: Apakah penghadang, pengimbangan, atau ketidakpastian terlihat?
- Konteks: Apakah seseorang di luar diskusi akan memahami apa yang penting dan mengapa?
- Kekhususan: Apakah pernyataan cukup konkret untuk ditindaklanjuti?
- Kesegaran: Apakah draf tersebut mencerminkan rencana terbaru?
Kemudian, terapkan setiap kriteria untuk menentukan di mana draf tersebut gagal.
Keputusan tidak jelas
Proposal tersebut mengatakan para pemimpin "meninjau beberapa opsi peluncuran," tetapi tidak dengan jelas menyatakan keputusan apa yang perlu dibuat oleh pemangku kepentingan eksekutif sekarang—menyetujui pilot kecil, menugaskan staf, meminta revisi, atau menunda pekerjaan. Draf tersebut mencampur diskusi dengan pengambilan keputusan.
Tanyakan kepada Copilot:
"Keputusan apa yang diminta oleh proposal ini untuk dibuat oleh pemangku kepentingan eksekutif, dan apa yang masih terdengar belum diselesaikan, diasumsikan, atau dibiarkan terbuka?"
Risiko kurang dijelaskan
Proposal tersebut menyajikan otomatisasi sebagai peningkatan langsung, tetapi catatan Anda menunjukkan ketergantungan seputar staf, kualitas data, dan kesiapan adopsi. Risiko tersebut memengaruhi keyakinan, waktu, dan cakupan peluncuran.
Tanyakan kepada Copilot:
"Risiko, ketergantungan, atau ketidakpastian apa yang terkait dengan percontohan pelaporan status mingguan yang tersirat tetapi tidak dinyatakan dengan jelas dalam draf ini?"
Konteks hilang
Rekomendasi tersebut dibangun di atas "penyempurnaan pelaporan yang ada", tetapi tidak pernah menjelaskan masalah saat ini dengan jelas: tim masih mengumpulkan pembaruan secara manual, format berbeda, dan para pemimpin tidak memiliki pandangan yang konsisten tentang risiko dan penundaan. Tanpa konteks, rekomendasi terasa kurang mendesak dan kurang membumi.
Tanyakan kepada Copilot:
"Latar belakang, kepemilikan, atau detail garis waktu apa yang hilang bagi pembaca eksekutif untuk memahami mengapa proposal ini penting sekarang?"
Bahasa tidak memiliki kekhususan
Frasa seperti "tingkatkan visibilitas" atau "hemat waktu" terdengar berguna, tetapi tidak menjelaskan siapa yang diuntungkan, apa yang berubah, atau fase apa yang disertakan.
Tanyakan kepada Copilot:
"Bagian mana dari proposal ini yang terlalu luas atau umum untuk mendukung tindakan oleh pemangku kepentingan eksekutif?"
Informasi mungkin tidak baru
Draf menggunakan garis waktu dan deskripsi peluncuran yang tidak sepenuhnya sesuai dengan catatan perencanaan terbaru. Kata-katanya terdengar masuk akal, tetapi mungkin membawa asumsi lama tentang ruang lingkup, pemilik, atau waktu peluncuran.
Tanyakan kepada Copilot:
"Apa dalam proposal ini yang mungkin kedaluwarsa, berdasarkan versi sebelumnya dari rencana peluncuran atau catatan sumber?"
Seperti apa diagnosis dalam praktiknya?
Contoh: Mendiagnosis paragraf proposal yang lemah
Draf Copilot:
"Inisiatif ini akan meningkatkan visibilitas lintas tim dan menciptakan peningkatan efisiensi yang berarti melalui otomatisasi."
Sekilas, ini terdengar halus—tetapi diagnosis menunjukkan mengapa belum cukup kuat untuk tinjauan eksekutif.
Apa yang diungkapkan diagnosis:
| Area | Apa yang harus diperhatikan | Apa yang hilang dalam draf ini | Mengapa itu penting |
|---|---|---|---|
| Keputusan | Hasil yang jelas atau arahan yang disetujui. | Paragraf tersebut tidak menyatakan apa yang harus disetujui oleh para pemimpin, seperti langkah berikutnya, pendanaan, atau garis waktu. | Tanpa keputusan yang jelas, pemangku kepentingan tidak dapat bergerak maju atau menyelaraskan langkah selanjutnya. |
| Risiko | Penghadang, dependensi, atau pengorbanan. | Dependensi seperti kapasitas staf, kesiapan adopsi, dan konsistensi data tidak disebutkan. | Risiko yang hilang dapat menciptakan kepercayaan yang salah dan menyebabkan penundaan atau masalah selama eksekusi. |
| Konteks | Siapa, apa, kapan, dan mengapa pekerjaan itu penting. | Draf tersebut tidak menjelaskan masalah saat ini, seperti tantangan dengan pelaporan manual. | Tanpa konteks, para pemimpin mungkin tidak memahami urgensi atau nilai rekomendasi tersebut. |
| Spesifisitas | Detail konkret yang dapat ditindaklanjuti. | Frasa seperti "keuntungan efisiensi yang bermakna" tidak jelas dan tidak terikat pada hasil yang terukur. | Bahasa yang tidak jelas menyulitkan untuk menilai dampak atau menindaklanjuti rekomendasi. |
| Kesegaran | Apakah informasi tersebut mencerminkan status terbaru. | Tidak jelas apakah klaim tersebut sejalan dengan cakupan terbaru, atau perkiraan penghematan waktu. | Informasi yang kedaluwarsa atau tidak terverifikasi dapat mengurangi kredibilitas dan menyebabkan keputusan yang buruk. |
Diagnosis membuat celah terlihat: draf terdengar kuat, tetapi masih tidak cukup memberi tahu para pemimpin untuk membuat keputusan yang percaya diri.
Pemeriksaan kesiapan cepat
Sebelum melanjutkan, konfirmasikan bahwa Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
✔️ Keputusan: Keputusan apa yang tidak jelas atau tidak dinyatakan?
✔️ Risiko: Risiko, penghadang, atau dependensi apa yang hilang?
✔️ Konteks: Konteks apa tentang masalah pelaporan saat ini yang diasumsikan daripada dijelaskan?
✔️ Kekhususan: Kata-kata apa yang terlalu kabur untuk mendukung tindakan?
✔️ Kesegaran: Detail apa yang mungkin memerlukan pemeriksaan kesegaran terhadap paket peluncuran terbaru?
Jika Anda dapat menyebutkan celah dengan jelas, diagnosisnya selesai. Jika tidak, tetap pada langkah ini sebelum melanjutkan ke perulangan. Unduh panduan referensi cepat Diagnosis apa yang hilang dalam output Copilot , sumber daya praktis yang dapat Anda kunjungi kembali saat bekerja.
Mengapa mendiagnosis itu penting
Draf yang dipoles dapat menciptakan kepercayaan diri yang palsu. Copilot mungkin menghasilkan bahasa yang terdengar lengkap tanpa menghilangkan keputusan, risiko, konteks, atau detail saat ini yang dibutuhkan pemangku kepentingan. Diagnosis membantu Anda memperlambat, mengidentifikasi apa yang paling penting, dan merevisi dengan tujuan yang lebih jelas.
Tips
Unduh panduan referensi cepat Diagnosis apa yang hilang dalam output Copilot, sumber daya praktis yang dapat Anda kunjungi kembali saat bekerja.