Menetapkan aturan untuk gabungan surat

Saat Anda mengirim surat ke milis Anda, pesan bisa dikustomisasi--misalnya, menyertakan kata-kata, "Past Due" untuk beberapa penerima--berdasarkan nilai di bidang tertentu dari sumber data. Kustomisasi didasarkan pada aturan yang berjalan saat Anda melakukan penggabungan.

Contoh "Past Due" akan menggunakan if... Lalu... Aturan lainnya, menentukan untuk menyertakan teks, "Past Due" untuk penerima di mana nilai bidang tanggal jatuh tempo di masa lalu.

Menyiapkan aturan datang setelah memilih penerima untuk gabungan surat, dan setelah menyisipkan bidang gabungan dalam dokumen..

Masuk ke aturan> surat , lalu pilih aturan berdasarkan deskripsi di bawah ini.

Misalkan Anda mengirimkan undangan yang sama untuk Rapat kuartalan. Sumber data Anda tidak menyimpan tanggal rapat, dan tanggal Rapat muncul lebih dari sekali dalam undangan.

Dengan menempatkan bookmark di dokumen Anda dan menyertakan bidang Ask, Anda bisa menjalankan penggabungan yang sama untuk setiap Rapat. Satu-satunya hal yang harus Anda ketikkan adalah tanggal rapat, dan Anda akan mengetiknya sekali saja.

  1. Dalam dokumen gabungan, tekan Ctrl + F9 lalu ketikkan nama untuk membuat bookmark. Ulangi ini, menggunakan nama yang sama, di setiap tempat di mana Anda ingin respons ke bidang Ask muncul di dokumen.

  2. Tempatkan kursor Anda di suatu tempat di dokumen sebelum bookmark pertama yang baru Anda buat.

  3. Di tab surat , buka aturan> Ask.

  4. Pilih bookmark yang baru saja Anda buat (atau ketikkan namanya), dan masukkan perintah, seperti "acara tanggal?" dalam kotak prompt .

  5. Pilih OK, lalu OK lagi.

  6. Di akhir proses, saat Anda menekan Finish & Merge, pilih Edit dokumen individual. Anda akan diminta untuk merespons setiap penerima. Respons tersebut akan disisipkan di bookmark yang Anda tentukan, dalam dokumen yang dihasilkan dari penggabungan.

Info selengkapnya: kode bidang: bidang Ask

Misalkan Anda mengirimkan undangan yang sama untuk Rapat kuartalan. Sumber data Anda tidak menyimpan tanggal rapat, dan tanggal Rapat hanya muncul sekali dalam undangan.

Dengan menempatkan bidang isian dalam dokumen, Anda bisa menjalankan gabungan yang sama untuk setiap Rapat. Satu-satunya hal yang harus Anda ketikkan adalah tanggal rapat.

  1. Tempatkan kursor Anda di tempat yang Anda inginkan untuk masuk ke teks isian.

  2. Di tab surat , masuk ke aturan> isian.

  3. Masukkan perintah, seperti "tanggal acara?" dalam kotak perintah .

  4. Pilih OK, lalu OK lagi.

  5. Di akhir proses, saat Anda menekan finish & Merge, pilih Edit dokumen individual. Anda akan diminta untuk merespons setiap penerima. Respons tersebut akan disisipkan dalam bidang isian, dalam dokumen yang dihasilkan dari penggabungan.

Informasi selengkapnya: kode bidang: bidang isian

Misalkan Anda mengirim korespondensi ke daftar peserta konferensi yang sedang bepergian domestik dan internasional. Bidang negara/kawasan di sumber data Anda mungkin kosong untuk peserta domestik. Anda dapat menggunakan if... Lalu... Lain... aturan untuk mempersonalisasi pesan untuk semua penerima. Misalnya, penerima yang bidang negaranya/wilayahnya kosong mungkin melihat, "Anda akan disambut di pintu gerbang pada saat kedatangan," sedangkan semua penerima lain mungkin melihat, "Anda akan disambut di meja dekat Bea Cukai."

  1. Tempatkan kursor Anda di tempat yang Anda inginkan agar teks bersyarat berjalan.

  2. Di tab surat , buka aturan> jika... Lalu... Lain.

  3. Dalam daftar nama bidang , pilih bidang dari sumber data Anda yang akan menentukan teks bersyarat.

  4. Dalam daftar perbandingan pilih cara untuk membandingkan nilai data.

  5. Dalam kotak Bandingkan ke , masukkan nilai perbandingan (Lewati ini jika Anda memilihnya kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).

  6. Dalam kotak sisipkan teks ini , masukkan teks yang masuk dalam dokumen saat kriteria perbandingan terpenuhi.

  7. Dalam kotak teks sisipkan lainnya , masukkan teks yang masuk dalam dokumen saat kriteria perbandingan tidak terpenuhi.

  8. Pilih OK.

Informasi selengkapnya: bidang kode bidang: if

Misalkan Anda menginginkan korespondensi untuk memperlihatkan setiap penerima posisi mereka dalam daftar tunggu. Anda akan mengurutkan daftar Penerima dalam urutan kronologis pendaftaran, lalu menggunakan aturan gabungkan # data untuk menampilkan posisi bernomor penerima dalam daftar.

Nomor catatan mencerminkan pengurutan atau pemfilteran apa pun yang Anda terapkan ke sumber data sebelum penggabungan.

Tips: Gunakan aturan gabungkan REC # di samping bidang tanggal cetak untuk membuat nomor faktur unik.

  1. Tempatkan kursor Anda di tempat yang Anda inginkan untuk memunculkan nomor rekaman.

  2. Di tab surat , masuk ke aturan> gabungkan rekaman #.

Informasi selengkapnya: kode bidang: bidang MergeRec

Misalkan Anda menginginkan korespondensi untuk memperlihatkan setiap penerima jumlah total orang yang mendaftar untuk acara. Aturan Merge sequence # memberi Anda hitungan catatan dalam dokumen yang digabungkan.

  1. Tempatkan kursor Anda di tempat yang Anda inginkan untuk memunculkan nomor rekaman.

  2. Di tab surat , buka aturan> gabungkan urutan #.

Info selengkapnya: kode bidang: bidang MergeSeq

Misalkan Anda menggunakan gabungan surat untuk mencetak daftar kontak Anda pada satu lembar kertas. Gunakan aturan rekaman berikutnya untuk memberi tahu Word untuk melanjutkan ke rekaman berikutnya tanpa memulai halaman baru.

Catatan: Lembar label Surat diletakkan sebagai tabel di Word. Untuk meletakkan alamat berikutnya dalam label, Word menggunakan aturan rekaman berikutnya dalam setiap sel tabel.

  1. Letakkan kursor di tempat yang Anda inginkan untuk menampilkan data dari rekaman berikutnya.

  2. Di tab surat , buka aturan> catatan berikutnya.

  3. Menyisipkan bidang gabungan untuk data yang Anda inginkan berikutnya
    Misalnya daftar nama perusahaan mungkin terlihat seperti ini:

    «Company_Name»
    «Next Record» «Company_Name»
    «Next Record» «Company_Name»

Info selengkapnya: kode bidang: bidang Next

Misalkan Anda menginginkan daftar peserta Konferensi perjalanan domestik pada satu lembar kertas dan peserta perjalanan internasional yang tercantum di lembar kertas lainnya. Bidang negara/kawasan di sumber data Anda mungkin kosong untuk pelancong domestik. Anda dapat menggunakan catatan berikutnya jika aturan untuk mencegah Word memulai halaman baru hingga penerima yang bidang negaranya/wilayahnya tidak kosong. Untuk mencapainya, Anda terlebih dahulu mengurutkan sumber data menurut negara/kawasan.

  1. Letakkan kursor di tempat yang Anda inginkan untuk menampilkan data dari rekaman berikutnya.

  2. Di tab surat , buka aturan> catatan berikutnya jika.

  3. Dalam daftar nama bidang , pilih nama bidang gabungan, seperti kota.

  4. Dalam daftar perbandingan pilih cara untuk membandingkan nilai data. Misalnya, untuk mengkhususkan penerima di kota tertentu, pilih Sama dengan.

  5. Dalam kotak Bandingkan ke , masukkan nilai yang ingin Anda gunakan. Misalnya, untuk mengatur penerima di Tokyo, ketikkan Tokyo (Lewati ini jika Anda memilihnya kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).

Info selengkapnya: kode bidang: bidang NextIf

Misalkan Anda sedang mempersiapkan undangan ke konferensi di mana pembicara utama belum diselesaikan. Anda bisa membiarkan tempat penampung untuk nama pembicara di seluruh dokumen Anda, dan menyertakan aturan penanda yang ditetapkan, di mana Anda memasukkan nama pembicara satu kali, dan itu muncul di semua tempat penampung.

Placeholder adalah bidang Ref; aturan setel bookmark menyisipkan bidang yang tidak ditampilkan dalam dokumen (kecuali Anda menekan Alt + F9 untuk mengungkapkan kode bidang).

  1. Tempatkan kursor Anda di mana saja dalam dokumen.

  2. Di tab surat , masuk ke aturan> Atur penunjuk, lalu ketikkan nama, lalu pilih OK.

  3. Tempatkan kursor Anda di mana pun Anda ingin teks bookmark muncul.

  4. Pada tab sisipkan , masuk ke Bagian cepat > bidang, lalu pilih Ref.

  5. Pilih nama bookmark yang baru Anda buat, lalu pilih OK.

  6. Sisipkan bidang Ref di mana pun Anda ingin teks bookmark muncul.

  7. Sebelum Anda menjalankan penggabungan, klik kanan bidang set, pilih Edit bidang, dan masukkan teks yang Anda inginkan dalam kotak teks .

  8. Pilih OK.

Informasi selengkapnya: kode bidang: bidang set 

Misalkan Anda memiliki toko pakaian dan menemukan bahwa Anda memiliki stok berlebih dari kaos tertentu, namun tidak dalam ukuran paling populer. Saat Anda bersiap-siap untuk mengirimkan selebaran penjualan, Anda akan mengecualikan Pelanggan yang memakai ukuran tertentu. Gunakan catatan Lewati jika aturan untuk membandingkan konten ukuran data pelanggan dengan ukuran yang ingin Anda kecualikan.

  1. Di tab surat , masuk ke aturan> Lewati Rekam jika.

  2. Dalam daftar nama bidang , pilih nama bidang gabungan, seperti ukuran.

  3. Dalam daftar perbandingan pilih cara untuk membandingkan nilai data. Misalnya, untuk pelanggan tunggal yang memakai ukuran tertentu, pilih sama dengan.

  4. Dalam kotak Bandingkan ke , masukkan nilai yang ingin Anda gunakan. Misalnya, untuk pelanggan tunggal yang memakai ukuran ekstra-sall, pilih XS (Lewati ini jika Anda memilihnya kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).

Informasi selengkapnya: kode bidang: bidang SkipIf

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×