Menggunakan gabungan surat di Word untuk mengirim pesan email massal

Agar dapat mengirim email massal melalui gabungan surat, Anda harus sudah menginstal program email yang kompatibel dengan MAPI seperti Outlook atau Gmail.

Proses berikut ini mengasumsikan bahwa Anda sudah memiliki pesan yang ingin Anda kirimkan untuk dibuka di Microsoft Word.

Masuk ke Surat > Mulai Gabungan Surat > Pesan Email.

Milis adalah sumber data Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan surat.

Tips

Jika Anda tidak memiliki milis, Anda akan bisa membuatnya selama gabungan surat.
Jika Anda menggunakan lembar bentang Excel sebagai sumber data, format kode pos/ZIP sebagai teks untuk menghindari penghapusan otomatis nol di depannya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memformat angka, tanggal, dan nilai lain gabungan surat di Excel.
Jika Anda ingin menggunakan kontak Outlook Anda sebagai sumber daftar, pastikan Outlook adalah program email default Anda dan merupakan versi yang sama dengan Word.

Pastikan sumber data Anda memiliki kolom untuk alamat email dan terdapat alamat email untuk setiap penerima yang dimaksud.

Masuk ke Surat >Pilih Penerima.
Pilih sumber data. Untuk informasi selengkapnya, lihat Sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan surat.
Pilih File > Simpan.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang mengedit, mengurutkan, atau memfilter milis Anda, lihat Gabungan surat: Mengedit penerima.

Masuk ke Surat >Baris Salam.
Pilih format.
Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan.
Pilih File > Simpan .

Anda bisa menambahkan bidang lain dari sumber data Anda ke pesan email Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang ini, lihat Menyisipkan bidang gabungan surat.

Catatan: Setelah menyisipkan bidang, Anda perlu memformat email secara manual.

Untuk mempelajari cara memperbaiki bagian alamat atau bidang lain yang hilang, lihat Gabungan surat: Cocokkan Bidang.

Untuk mengubah font, ukuran, atau penspasian konten gabungan, pilih nama bidang gabungan dan buat perubahan yang diperlukan.

Pilih Pratinjau Hasil, lalu pilih Berikutnya atau Sebelumnya untuk melihat nama dan alamat dalam isi surat Anda.
Pilih Selesai & Gabungkan > Kirim Pesan Email.
Dalam kotak Kepada , pilih kolom alamat email atau bidang dari milis Anda.

Catatan: Word mengirim pesan individu ke setiap alamat email. Anda tidak dapat menerima CC atau BCC lainnya. Anda tidak bisa menambahkan lampiran, tapi Anda bisa menyertakan link,
Dalam kotak Baris subjek, ketik baris subjek untuk pesan tersebut.
Dalam kotak Format email , pilih HTML (pengaturan default) atau pilih Teks biasa untuk mengirim dokumen sebagai isi pesan email.
Di bawah Kirim catatan, pilih salah satu hal berikut ini:
- Semua rekaman (default).
- Rekaman saat ini hanya rekaman yang dapat ditampilkan di layar Anda yang dikirimi pesan.
- Dari dan Untuk mengirim hanya rentang catatan.
Pilih OK untuk menjalankan gabungan surat.

Masuk ke File > Simpan. Saat menyimpan dokumen utama, Anda juga menyimpan koneksinya ke sumber data. Untuk menggunakan kembali, buka dokumen dan jawab Ya saat diminta untuk mempertahankan koneksi ke sumber data.