Aggiunta di utenti guest ai gruppi in Outlook

L'accesso guest in Gruppi di Microsoft 365 consente a te e al tuo team di collaborare con persone esterne all'organizzazione concedendo loro l'accesso a conversazioni di gruppo, file, inviti al calendario e al blocco appunti del gruppo. Qualsiasi proprietario del gruppo può concedere l'accesso a un guest, ad esempio un partner, un fornitore, un fornitore o un consulente.

Come funziona

People con Gruppi di Microsoft 365 possibile usare Outlook per aggiungere e gestire utenti guest nei propri gruppi di Microsoft 365. Gli utenti guest possono avere qualsiasi indirizzo e-mail e il loro account di posta elettronica può essere un account aziendale, personale o dell'istituto di istruzione.

• Passaggio 1 Un proprietario del gruppo aggiunge un guest al gruppo o un guest viene nominato da un membro del gruppo.  Seguire le istruzioni in Aggiungere, modificare e rimuovere membri del gruppo in Outlook. Il proprietario del gruppo approva i candidati.
• Passaggio 2 Il proprietario del gruppo viene informato del contenuto e delle risorse a cui il guest può accedere all'interno del gruppo. 
• Passaggio 3 Il guest riceve un messaggio di posta elettronica di benvenuto e può partecipare alle conversazioni di gruppo, ricevere e rispondere a inviti al calendario e accedere ai file del gruppo.

I guest possono lasciare il gruppo in qualsiasi momento tramite un collegamento nel piè di pagina di tutti i messaggi di posta elettronica e gli inviti al calendario del gruppo.

Gli amministratori possono gestire i guest e il loro accesso alle risorse del gruppo di Microsoft 365 usando PowerShell. Per istruzioni, vedere Gestire l'accesso guest in Gruppi di Microsoft 365.

Quando un guest viene invitato a partecipare a un gruppo, riceve un messaggio di posta elettronica di benvenuto che include alcune informazioni sul gruppo e su cosa aspettarsi ora che è membro. Il messaggio include anche un set di collegamenti per aiutarli a iniziare a connettersi alle risorse del gruppo.

Tutte le interazioni del membro guest avvengono tramite la posta in arrivo. Non possono accedere al sito del gruppo, ma possono ricevere inviti al calendario, partecipare a conversazioni tramite posta elettronica e, se l'amministratore ha attivato l'impostazione, possono aprire i file condivisi usando un collegamento o un allegato.

Tutti i messaggi di posta elettronica e gli inviti al calendario del gruppo ricevuti dal guest includeranno un promemoria per l'uso di Rispondi a tutti nelle risposte al gruppo, oltre a collegamenti per visualizzare i filedel gruppo e uscire dal gruppo. Ecco un esempio:

La tabella seguente riepiloga le operazioni consentite e non consentite ai guest.

Caratteristica	Guest autorizzato a fare?
Creare un gruppo	No
Aggiungere/rimuovere membri dei gruppi	No
Eliminare un gruppo	No
Aderire a un gruppo	Sì, tramite invito
Avviare una conversazione	Sì
Rispondere a una conversazione	Sì
Cercare una conversazione	Sì
@mention una persona nel gruppo	No
Aggiungere un gruppo ai preferiti	No
Eliminare una conversazione	Sì
Aggiungere "Mi piace" ai messaggi	No
Gestire riunioni	No
Visualizzare il calendario di gruppo	No
Modificare gli eventi del calendario	No
Aggiungere un calendario di gruppo al calendario personale	No
Visualizzare e modificare file di gruppo	Sì, se abilitato dall'amministratore del tenant
Accedere al blocco appunti di OneNote del gruppo	Sì, accesso dall'e-mail di benvenuto
Esplorare i gruppi	No

Domande frequenti

Che cos'è un guest?

Un guest è una persona che non ha un account aziendale o dell'istituto di istruzione all'interno dell'organizzazione. Può trattarsi di un cliente, un fornitore, un partner o un altro utente esterno all'organizzazione.

È possibile aggiungere come guest utenti dell'organizzazione che non fanno parte del gruppo?

No. È possibile aggiungere come guest solo persone esterne all'organizzazione, ad esempio partner o consulenti. Le persone interne all'organizzazione possono essere invitate a partecipare come normali membri del gruppo.

È possibile aggiungere contatti di posta elettronica esterni ai gruppi?

Sì. I contatti di posta elettronica esterni sono contatti elencati nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione. Un esempio di questo tipo di contatto è una società fornitrice che fornisce regolarmente servizi all'organizzazione.

Quando si prova ad aggiungere un guest al gruppo, viene visualizzato il messaggio "Contattare l'amministratore". Perché?

L'amministratore deve attivare la funzionalità guest prima di poter aggiungere guest. Quando viene visualizzato il messaggio per contattare l'amministratore, è probabile che la funzionalità guest non sia stata ancora attivata. Per altre informazioni, vedere Gestire l'accesso guest in Gruppi di Microsoft 365.

I guest possono visualizzare i messaggi IRM?

No, i guest non possono visualizzare i messaggi protetti con Information Rights Management (IRM).

Perché si riceve un rapporto di mancato recapito quando si risponde a un messaggio di gruppo?

Si potrebbe ricevere un rapporto di mancato recapito quando si risponde a un messaggio di gruppo con un indirizzo di posta elettronica diverso da quello usato per l'accesso o l'aggiunta al gruppo. Ad esempio, se si partecipa al gruppo come seanc@contoso.com ma si prova a rispondere a un messaggio di gruppo nella posta in arrivo da seanc@service.contoso.com, si riceverà un rapporto di mancato recapito.

È possibile condividere un file di gruppo con utenti esterni all'organizzazione che non sono membri o guest del gruppo?

Sì. I membri del gruppo (non guest) possono condividere i file del gruppo di Microsoft 365 con persone esterne all'organizzazione usando il controllo Condividi e selezionando Utenti specifici come gruppo di destinatari. Immettere quindi i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il file.

Per altre informazioni, vedere Condividere file e cartelle con Microsoft 365 Business.

I guest possono accedere agli allegati moderni inoltrati in un messaggio di gruppo?

Un allegato moderno è un file archiviato in OneDrive per aziende o istituti di istruzione. Un collegamento viene inviato a tutti i destinatari. Poiché il file è archiviato nel cloud, tutti i destinatari possono leggerlo e modificarlo senza bisogno di riconciliare le singole copie. 

In un gruppo di Microsoft 365 gli allegati moderni vengono condivisi solo con i membri o gli utenti guest del gruppo. Quando un messaggio con un allegato moderno viene inoltrato a un guest che fa parte del gruppo, potrà accedervi dopo aver eseguito l'accesso con un nome utente e una password. Se il messaggio viene inoltrato a un utente che non fa parte del gruppo, non potrà aprire l'allegato.

Perché alcuni utenti guest non ricevono le conversazioni di gruppo?

Gli utenti guest potrebbero non ricevere le conversazioni di gruppo per diversi motivi. Per altre informazioni, vedere Un utente guest non riceve le conversazioni di gruppo tramite posta elettronica.

In che modo i guest possono controllare e gestire i propri dati personali raccolti dall'organizzazione?

I guest possono scoprire quali informazioni personali conservano l'organizzazione e come richiedere l'eliminazione di tutte o parte di esse selezionando il collegamento Informativa sulla privacy dell'organizzazione in fondo al messaggio di benvenuto ricevuto.

Vedere anche

La nuova esperienza Gruppi di Microsoft 365 in Outlook

Creare un gruppo in Outlook

Aggiungere, modificare o rimuovere membri del gruppo in Outlook

Aggiunta di guest a Gruppi di Microsoft 365

Partecipare, uscire o seguire Gruppi in Outlook

Inviare un messaggio di posta elettronica a un gruppo in Outlook

Pianificare un evento in un calendario di gruppo in Outlook

Usare file condivisi con il gruppo di Microsoft 365 in Outlook

Modificare o eliminare un gruppo in Outlook

Usare Gruppi di Microsoft 365 come guest

I guest non ricevono messaggi di posta elettronica del gruppo di Microsoft 365