Collaborare alle cartelle di lavoro di Excel con la creazione condivisa

Si applica a
Excel per Microsoft 365 Excel per Microsoft 365 per Mac Excel per iPad Excel Web App Excel per iPhone Excel per tablet Android Excel per telefoni Android

Una stessa cartella di lavoro di Excel può essere aperta e modificata da più persone. Questo scenario è detto creazione condivisa. Quando si lavora in modalità condivisa, le modifiche apportate dalle altre persone saranno visibili dopo pochi secondi. In alcune versioni di Excel, inoltre, le selezioni effettuate dagli altri vengono visualizzate in colori diversi. Se si usa una versione di Excel che supporta la creazione condivisa, basta selezionare Condividi nell'angolo in alto a destra, digitare gli indirizzi di posta elettronica e scegliere una posizione sul cloud. Se servono informazioni più dettagliate, ad esempio quali versioni sono supportate e dove può essere archiviato il file, questo articolo illustra come procedere.

Nota

Questa funzionalità è disponibile solo se si ha un abbonamento a Microsoft 365. Gli abbonati a Microsoft 365 devono verificare di avere la versione più recente di Office.

Acquistare o provare Microsoft 365

Per usare la creazione condivisa in Excel per Windows desktop, è necessario configurare alcuni dettagli prima di iniziare. Successivamente, saranno sufficienti pochi passaggi per creare in modalità condivisa con altre persone.

Requisiti per la creazione condivisa

Passaggio 1: caricare la cartella di lavoro

In un Web browser caricare o creare una nuova cartella di lavoro in OneDrive, in OneDrive for Business o in una raccolta di SharePoint Online. Si noti che i siti locali di SharePoint, ossia i siti non ospitati da Microsoft, non supportano la creazione condivisa. Per chiarimenti a questo proposito, rivolgersi al responsabile del sito o al reparto IT aziendale.

Passaggio 2: Condividere il file

  1. Una volta caricato il file, selezionare il nome corrispondente per aprirlo. La cartella di lavoro verrà aperta in una nuova scheda nel Web browser.
  2. Nell'angolo in alto a destra selezionare Modifica (o Visualizzazione) >Apri nel desktop.
  3. All'apertura del file nell'applicazione desktop di Excel, potrebbe essere visualizzata una barra gialla che indica che il file è in Visualizzazione protetta. Selezionare il pulsante Abilita modifica.
  4. Selezionare Condividi nell'angolo in alto a destra.
  5. Digitare gli indirizzi di posta elettronica nella casella dell'indirizzo. Separare gli indirizzi con un punto e virgola o confermarli nell'elenco a discesa man mano che li si immette.
  6. Per impostazione predefinita, tutti i destinatari potranno modificare la cartella di lavoro, ma è possibile modificare le impostazioni selezionando l'opzione Può modificare .
  7. Se si vuole, aggiungere un messaggio facoltativo per i destinatari.
  8. Selezionare Aggiungi un riepilogo file con Copilot per assistenza nella descrizione del documento. 
  9. Seleziona Aggiungi per inviarlo.

Nota

Se si vuole inviare il collegamento manualmente, non selezionare il pulsante Aggiungi . Nell'angolo in alto a destra del documento selezionare Condividi>collegamento Copia.

Passaggio 3: Il file può essere aperto da altri utenti

Se è stato selezionato il pulsante Condividi, i destinatari riceveranno un messaggio di posta elettronica con un invito ad aprire il file. Possono selezionare il collegamento per aprire la cartella di lavoro. Potrebbe aprirsi un Web browser e la cartella di lavoro potrebbe aprirsi in Excel per il web. Se vogliono usare l'app desktop Excel per la creazione condivisa, possono selezionare Modifica (o Visualizzazione) >Modifica nel desktop. Dovranno comunque avere una versione dell'app Excel che supporta la creazione condivisa. gli abbonamenti a Excel per Android, Excel per iOS, Excel Mobile e Excel per Microsoft 365 supportano la creazione condivisa. Se non hanno una versione supportata, possono eseguire le modifiche nel browser.

Nota

Se usano l'ultima versione di Excel, PowerPoint o Word esiste un modo più semplice: possono selezionareAprifile> e selezionare Condivisi con me.

Passaggio 4: Collaborare in modalità condivisa

Con il file ancora aperto in Excel, assicurarsi che sia attiva l'opzione Salvataggio automatico nell'angolo in alto a sinistra. Quando il file viene aperto dagli altri utenti, si collabora in modalità condivisa. Quando è attiva la creazione condivisa, vengono visualizzate le immagini dei collaboratori nella parte superiore destra della finestra di Excel. Potrebbero essere visualizzate anche le loro iniziali oppure la lettera "G" per gli utenti guest.

People icone, Quando altri utenti stanno collaborando in modalità condivisa, verranno visualizzate qui

Suggerimenti per la creazione condivisa:

  • Le selezioni effettuate dagli altri utenti potrebbero essere visualizzate con colori diversi. Questo accade se usano Excel per Microsoft 365 abbonati, Excel per il web, Excel per Android, Excel Mobile o Excel per iOS. Nelle altre versioni le selezioni degli altri utenti non sono visibili, ma le modifiche vengono comunque visualizzate in tempo reale.
  • Le selezioni di altre persone possono essere mostrate in diversi colori, ad esempio blu, viola e così via. Ognuno vedrà sempre le proprie selezioni in verde. E nelle schermate di altre persone, anche le loro selezioni saranno verdi. Se si perde la traccia di chi è chi, posizionare il cursore sulla selezione per visualizzare il nome della persona. Per passare direttamente al punto in cui sta lavorando un utente, selezionare l'immagine o le iniziali della persona e quindi selezionare l'opzione Vai a.

Trovare le versioni precedenti di un file in Excel per Microsoft 365

Selezionare Cronologiaversioniinformazioni>file>. Trova quindi una versione precedente nell'elenco e selezionala per aprirla. Se si vuole ripristinare la versione corrente, attendere che tutti gli utenti non abbiano più la creazione condivisa e quindi selezionarla per ripristinarla. Per altre informazioni sulle versioni, vedere Visualizzare le versioni storiche dei file di Microsoft 365.

Domande frequenti

Che cos'è il salvataggio automatico?

In Excel per Microsoft 365 abbonati, il salvataggio automatico potrebbe essere visualizzato nell'angolo in alto a sinistra. Il salvataggio automatico è abilitato quando un file è archiviato in OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online. Questa funzionalità salva automaticamente le modifiche nel cloud mentre si lavora. Se altre persone stanno lavorando sullo stesso file, il salvataggio automatico consente di visualizzare le loro modifiche dopo pochi secondi. Vedere Che cos'è il salvataggio automatico? per altre informazioni sul salvataggio automatico, inclusi i motivi per cui potrebbe essere disponibile o meno.

Perché viene visualizzato un errore di file bloccato?

Questo errore può avere diverse cause. Quella più comune è che qualcuno potrebbe aver aperto il file con una versione di Excel che non supporta la creazione condivisa. Se una sola persona apre il file con una versione di Excel che non supporta la creazione condivisa, tutti gli altri riceveranno un errore di "blocco", anche se usano una versione di Excel che supporta la creazione condivisa.

Versioni di Excel che supportano la creazione condivisa:

  • Excel per Microsoft 365*
  • Excel per Microsoft 365 per Mac*
  • Excel per il Web
  • Excel per Android
  • Excel per iOS
  • Excel Mobile

* La creazione condivisa in questa versione richiede l'installazione dell'ultima versione di Excel per Microsoft 365 e l'accesso a un account di abbonamento a Microsoft 365. Se si ha un account aziendale o dell'istituto di istruzione, è possibile che non si abbia ancora una versione che supporta la creazione condivisa. Il motivo potrebbe essere che l'amministratore non ha fornito la versione più recente da installare.

Se si continua a ricevere l'errore di "blocco", vedere Il file di Excel è bloccato per la modifica per altre soluzioni per questo problema.

Perché le selezioni degli altri utenti non sono visualizzate?

Le selezioni effettuate da altri utenti possono essere visualizzate in colori diversi, ma solo se si usano Excel per Microsoft 365 abbonati, Excel per il web, Excel per Android, Excel Mobile o Excel per iOS. Inoltre, se gli utenti usano Excel per Microsoft 365 abbonati, tutti devono avere attivato il salvataggio automatico per visualizzare le selezioni a colori.

Se si usa Excel per Microsoft 365, Excel per il web, Excel per Android o Excel per iOS e le selezioni degli altri utenti non vengono visualizzate, attendere alcuni secondi. Se le selezioni effettuate da un utente non sono ancora visualizzate, verificare che stia usando Excel per Microsoft 365, Excel per il web, Excel per Android o Excel per iOS. Se usano un'altra versione, come Excel Mobile, non sarà possibile vedere le loro selezioni. Tutte le eventuali modifiche apportate da queste persone verranno comunque visualizzate quasi immediatamente. Inoltre, se usano una versione precedente di Excel, non potranno modificare il file contemporaneamente e non sarà possibile visualizzare le loro selezioni.

Perché le modifiche degli altri utenti non sono visibili?

Per usare la creazione condivisa e vedere le modifiche apportate da altri collaboratori, è necessario che tutti usino una versione dell'app Excel che supporta la creazione condivisa. Excel per Android, Le versioni che attualmente supportano la creazione condivisa sono Excel per iOS, Excel Mobile e Excel per Microsoft 365 abbonati. Se non ha una versione supportata, può sempre usare Excel per il web nel Web browser. Se il problema persiste, provare una o più delle operazioni seguenti:

  • Attendere un paio di minuti. A volte la comunicazione tra Excel e il cloud richiede tempo.
  • Informare tutte le persone che devono selezionare il pulsante Abilita modifica, se viene visualizzato.
  • Verificare che tutte le persone che lavorano in Excel per Microsoft 365 sottoscrittori abbiano attivato salvataggio automatico nell'angolo in alto a sinistra della finestra di Excel.
  • Se si usa OneDrive per sincronizzare i file, assicurarsi che non sia in pausa e assicurarsi di sincronizzare i file e le cartelle del computer con OneDrive.
  • Verificare che gli utenti che usano Excel per Android abbiano attivato il salvataggio automatico. Possono attivarla toccando l'icona con i puntini di sospensione verticali del pulsante Altro file.>Salvataggio automatico.
  • Verificare che gli utenti che usano Excel per iOS abbiano attivato il salvataggio automatico. Possono attivarla toccando il pulsante> Salvaautomaticamentefile.
  • Verificare che il file non sia di sola lettura.
  • In un PC Windows apri il file e vai aInformazionifile>. Risolvere i problemi eventualmente visualizzati.

Può capitare se un utente usa una caratteristica di Excel che non è ancora completamente supportata per la creazione condivisa in Excel. Questo può interrompere temporaneamente il processo di creazione condivisa. Se non sono presenti modifiche non salvate, è sufficiente selezionare Aggiorna. Se sono presenti modifiche non salvate che non è necessario conservare, è possibile selezionare Rimuovi modifiche. Se invece sono presenti modifiche da conservare, selezionare Salva una copia e salvare il file con un nome diverso. Quindi, selezionare e copiare le modifiche da mantenere. Infine, riaprire il file originale nel cloud e incollarvi le modifiche.

Cosa accade quando due persone modificano lo stesso elemento?

In generale, l'ultima modifica che viene salvata, con il pulsante Salva o automaticamente con il salvataggio automatico, è quella che "vince". Esistono alcune eccezioni, ma in genere è così che funziona. Se non si vogliono creare conflitti con altre persone, assegnare aree o fogli a ogni persona. È possibile spiegare queste assegnazioni quando si invia il collegamento oppure renderle evidenti nella cartella di lavoro stessa inserendo i nomi delle persone nelle celle del titolo o denominando i fogli con i nomi delle persone.

Si tenga presente che se si usa OneDrive per sincronizzare i file, le modifiche apportate mentre il computer è offline non vengono unite finché il computer non torna online. Una volta online, tutte le modifiche vengono unite contemporaneamente.