Outlook のMicrosoft 365 グループは、社内外のユーザーとのコミュニケーションとコラボレーションのための強力なソリューションを提供します。 受信トレイ、予定表、OneDrive、SharePoint サイト、OneNote ノートブックなどを共有するグループを作成します。 また、社外のゲストを招待して、同じリソースを使用して共同作業を行うこともできます。
Microsoft 365 グループを作成すると、Outlook によって共有 Outlook の受信トレイ、共有予定表、およびファイルで共同作業するためのドキュメント ライブラリが自動的に作成されます。 また、Microsoft チームを作成し、Teams で Planner とタスクを統合することもできます。 グループにメンバーを追加すると、グループが提供するツールに必要なアクセス許可が自動的に付与されるため、これらのすべてのリソースにアクセス許可を手動で割り当てることについて心配する必要はありません。
Microsoft 365 グループメンバーに次の情報を提供します。
- 共有の受信トレイ - これまで配布リストに保持してきた会話がここに保持されます。 この共有の受信トレイは完全に検索することができ、グループ メッセージのライブ アーカイブを作成できます。 グループに新規に参加したユーザーは、履歴を検索したり、たどったりすることで、グループ内で以前に投稿された内容をすばやく把握することができます。 「 Outlook でグループにメールを送信する」を参照してください。
- 共有ファイル ライブラリ - グループには SharePoint ファイル ライブラリがあり、ユーザーはドキュメント、ブック、プレゼンテーション、画像、または作業に必要なその他の種類のファイルを保存、共有、共同作業できます。 「 Outlook でグループとファイルを共有する」を参照してください。
- 共有予定表 - グループは、グループに関連するイベントを投稿する共有予定表を取得します。 グループにサブスクライブした各メンバーは、予定表に投稿されたイベントに自動的に招待されるため、必要に応じてそれらのイベントを個人用の予定表にも表示できます。 「 Outlook でグループ予定表を使用してイベントをスケジュールおよび編集する」を参照してください。
- Shared OneNote ノートブック - グループには、グループ メンバーが情報を収集して共同作業できる共有 OneNote ノートブックが自動的に用意されています。 多くのグループは、ノートブックを使用して、よく寄せられる質問やその他のリソースを含む生きた Wiki を作成します。
- ゲスト アクセス - 以前は、配布グループに外部の連絡先を追加することができましたが、対象は電子メールだけでした。 グループでは、メールの会話やファイル、さらには共有の OneNote ノートブックへのゲスト アクセスを用意することができます。 「 Outlook でグループをゲストとして使用する」を参照してください。
- コンテンツは検出可能です - Outlook のグループは既定でパブリックであるため、organizationの他のユーザーがグループ内の資料を簡単に検出して参加またはレビューできます。 グループのコンテンツの機密性が高い場合は、グループをプライベートに切り替えることができます。これにより、メンバー以外のコンテンツは非表示になり、グループ所有者は参加要求を承認する必要があります。
- セルフサービス作成 - IT は、グループを作成するためにユーザーからの要求によって泥沼化する必要はありません。 ユーザーは必要に応じて独自のグループを作成できます。 グループを作成できるorganization内のユーザーを制御する場合は、「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。
グループの管理
Microsoft 365 には、グループをより簡単に管理および管理するための便利なツールと機能が多数用意されています。
ヒント
ブックマーク Microsoft 365 グループ - グループの作成、委任、電子メール管理、メール フロー、復元、および便利なスクリプトに関する管理者情報に簡単にアクセスするための一般的なタスク。
ディレクトリの管理
ディレクトリを管理することは、すべての管理者の懸念事項です。 Microsoft 365 が提供するツールの一部を次に示します。
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命名ポリシー - 命名ポリシーを使用すると、グループの名前として受け入れられるもの、受け入れられないものを定義できます。 これによりユーザーは不適切または禁止された名前をグループに付けることができなくなります。 さらに、会社の標準的なプレフィックスまたはサフィックスをグループ名に適用することができます。
動的メンバーシップ - 動的メンバーシップを使用すると、ルールによってグループ メンバーシップを設定できます。これにより、アクティブ ディレクトリ内のメタデータ (部署やロールなど) に基づいてグループ メンバーを追加 (または削除) できます。 動的メンバーシップ の作成の詳細については、「属性を使用して高度なルール を作成する」を参照してください。 - メンバーシップ非表示 - グループのメンバーシップを秘密にしたい理由がある場合 (たとえば、メンバーが学生である)、外部の関係者に対してメンバーシップを非表示にすることができます。
- 作成権限 - 新しいグループの作成を許可したくないユーザーが組織内に存在する場合があります。 ディレクトリ内で作成権限を管理するための方法がいくつかあります。 「Microsoft 365 グループの作成を管理する」を参照してください。
- 監査ログ - 監査ログを使用すると、特定のグループを作成または削除したユーザーを追跡したり、グループのメンバーシップを変更したりしたユーザー Microsoft 365 グループ追跡できるため、ユーザーがグループを作成したり、グループ メンバーシップを管理したりできるため、信頼度を高めることができます。 「Microsoft 365 Security & コンプライアンス センター」で監査ログを検索します。
配信管理
配信管理では、グループ別にメッセージを送信または受信する方法を操作する手段が提供されています。 それらのメッセージの流れを監視するツールもあります。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
- 送信形式または代理送信 - これらの設定では、指定したユーザーが、グループからの送信であるかのように (つまり、グループの代理として) メールを送信することができます。
- 送信者制限 - これらの設定では、グループへのメッセージの送信を許可するユーザーを管理することができます。 外部関係者からのメールを許可するようにグループを構成できますが、許可の対象を特定の外部関係者のみに限定したい場合があります。
- 外部ユーザーのサポート - ゲストをグループに招待することにより、グループ内で行われるメールの会話にゲストを参加させることができます。 ゲストを追加する方法については、「Outlook でのグループへのゲストの追加」を参照してください。
- トランスポート ルール - トランスポート ルールは、Exchange サーバーの場合と同様に、グループに対して機能します。 ルールは、特定の条件に一致するメッセージを探し、該当するメッセージに対処することができます。
- メールヒント - メール ヒントは、ユーザーがメッセージを作成するときにユーザーに表示される有益なメッセージです。 作成中のメッセージが外部の関係者に届いたり、メッセージのクォータを超えたりする可能性がある場合にユーザーに警告を表示して、NDR の削減を支援します。
- 複数のプロキシ アドレス - グループは、ユーザー メールボックスの場合と同様に、エイリアスを持つことができます。 追加のプロキシ アドレスは、その他のエイリアスに送信されたメッセージを受け入れる場合、または長い名前またはスペリングが難しい名前を持つグループに容易に到達する場合に便利です。 詳細については、「Microsoft 365 グループの作成時に使用するドメインを選択する」を参照してください。
- 送受信の最大サイズ - これらのクォータでは、記憶域と帯域幅の要件を適切に管理するために、グループがとても大きなメッセージを受信 (または送信) する場合の問題を軽減することができます。
コンテンツ ポリシー
Microsoft 365 には、グループで共有されるコンテンツの種類を管理するためのツールも用意されています。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
- 使用ガイドライン - Microsoft 365 グループの使用ガイドラインを定義して、グループを効果的に保ち、内部コンテンツ ポリシーに関する教育に役立つベスト プラクティスについてユーザーを教育することができます。
- データ分類 - ポリシーの種類 ("未分類"、"企業機密"、"トップ シークレット" など) によるグループの分離を可能にする、Microsoft 365 グループ用のカスタマイズ可能なデータ分類システムを作成できます。 このようにして、グループは、organization内の他のコンテンツのポリシーを表示できます。 拡張可能ポリシーを使用すると、organizationは、グループが作成または変更されるたびに呼び出されるエンドポイントを構成でき、グループの作成または変更に独自のポリシーを実装できます。
アカウント要件
Exchange Onlineと SharePoint Online を持つ Microsoft 365 サブスクリプションは、グループをサポートします。 このサブスクリプションには、Business Essentials プランと Business Premium プラン、Enterprise E1、E3、E5 プランが含まれます。
Exchange 専用プランを使用している場合、Outlook ではグループの共有受信トレイ機能および共有予定表機能は引き続き利用できますが、ドキュメント ライブラリや Planner など、その他の機能は利用できなくなります。
Microsoft 365 グループへの変更の管理
ユーザーは変更に対して困惑する場合があるので、配布リストに登録されている既存のメンバーと通信して、想定される内容を知らせることが重要です。 ここでは、このメッセージに含めるべきいくつかの情報と共に、役に立つと考えられる回答を示します。
Outlook のグループとは
Outlook の Microsoft 365 グループは、ディスカッション、ファイル、予定表、メモを簡単に見つけることができる統合された方法で共有する場所を必要とするチーム/グループ向けの単一のコラボレーション ソリューションです。 最良の機能を 1 つ挙げるとすれば、グループの受信トレイにディスカッションの履歴が保持され、それにより以前のディスカッションを容易に検索することができる点です。
詳細については、「 Outlook のグループ エクスペリエンス」を参照してください。
この変更を行う理由は何ですか?
これまで、議論した情報を検索するために配布リストに投稿されたメッセージを検索する機能を求める声がたびたびユーザーからありました。 配布リストをグループにアップグレードすることにより、ユーザーは、繰り返し何度も同じ質問をしたり同じ質問に答えたりしなくてもよくなります。
また、新しいグループにはグループ イベントの予定表、共有のファイル ライブラリ、OneNote ノートブック (共同作業や今後参考となる情報の収集が可能) も含まれています。
既に配布リストのメンバーになっている場合、グループに参加する上で何か必要なことはありますか?
いいえ。既に配布リストのメンバーである場合、自動的に新しいグループのメンバーになります。
Outlook で新しいグループにアクセス操作方法? Outlook on the Web はどうですか?
Outlook で新しいグループにアクセスするには、左側のナビゲーション ウィンドウの下部にある [グループ] カテゴリに移動します。 このグループを使用する場合は、多くの場合、それを右クリックして [お気に入りとして表示] を選択して、お 気に入りとしてピン留めすることを検討してください。
さらに、すべてのモバイルプラットフォーム(iOS、Androidなど)で利用できるMicrosoft 365 グループのための無料のモバイルクライアントがあるため、外出先でグループに簡単にアクセスできます。
まだメールを送信できませんか?
もちろん使用できます。 配布リストに使用したのと同じメール エイリアスは、Outlook のグループでも問題なく機能します。
その他
この変更が発生することや追加の質問がある場合の問い合わせ先をユーザーに忘れずに伝えてください。
配布リスト (連絡先リスト) の移行
Microsoft は、共有メールボックスを Microsoft 365 グループに変換するツール、またはその逆のツールを提供していません。 ただし、配布リストを Microsoft 365 グループにアップグレードできます。 organizationの配布リストに Microsoft 365 グループのすべての機能を提供する優れた方法です。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
Microsoft 365 グループにアップグレードできない配布リストはどれですか?
Microsoft 365 グループにアップグレードできるのは、クラウド管理の単純な、入れ子になっていない配布リストのみです。 「 配布リストを Microsoft 365 グループにアップグレードできない」を参照してください。
連絡先リストを移行した後
配布グループを Microsoft 365 グループにアップグレードしたら、スムーズに作業を行うために必要なフォローアップ タスクがいくつかあります。
- ユーザーのフォロー アップ アップグレードが完了したらすぐにユーザーに確認を取り、数日後にもう一度確認します。 ユーザーが抱える疑問に耳を傾け、それに対応する姿勢を示すことは、ユーザーに変更に満足してもらい、安心して使用してもらうために、とても重要なことです。
- エンゲージメント レポートの監視 - Microsoft 365 管理 ポータルには、グループを使用しているユーザーの数、頻度、使用している機能を示す優れたレポートがいくつか用意されています。 これらのレポートは、フォロー アップおよびユーザー トレーニングを計画するのに役立つほか、ユーザーが新しいグループのどこに最大限の価値を見出しているかを明らかにするのに有効です。 「Microsoft 365 管理センターのアクティビティ レポート」を参照してください。
- エクスペリエンスの共有 - 配布グループをアップグレードしたこと、アップグレードを成功に導いた手順を社内の他のチームに知らせます。 情報を共有すれば、他のチームも成功例に従って独自のアップグレードを適切に実行することができます。
Microsoft 365 グループ技術コミュニティから学ぶ
Microsoft 365 グループについてご質問をお持ちですか? Microsoft 365 グループ技術コミュニティにアクセスしてください。
さまざまなアプリからグループを作成する
ヒント
既定では、すべてのユーザーが Microsoft 365 グループを作成できます。 詳細については、「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。
Microsoft 365 グループは、Outlook、Outlook on the web、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams など、さまざまなツールから作成できます。 どのツールから開始するかは、作業しているグループの種類によって異なります。 たとえば、Microsoft では、メールと予定表を中心に整理されたグループを作成するときに、Outlook から始める傾向があります。 グループが全社的なコミュニケーションを取る場合は、Viva Engageから始める傾向があります。 チャットベースのコラボレーションの場合は、Microsoft Teamsからグループを開始します。
- Outlook でグループを作成する
- Microsoft チームを作成する
- ファミリーグループの作成
- Viva Engageでグループを作成する
- SharePoint でチーム サイトを作成する
- Microsoft Planner でプランを作成する
組織外のユーザーはゲストとして特別に招待されていない限り、パブリック グループおよびプライベート グループへの参照やアクセスを行うことはできません。 詳細については、「 Outlook でのグループへのゲストの追加 」を参照してください。
Microsoft 365 グループのベスト プラクティス
所有者、メンバー、ゲストを管理する
グループ所有者はグループのまとめ役です。 グループ所有者は、メンバーを追加または削除できます。また、共有受信トレイから会話を削除する機能や、グループに関するさまざまな設定を変更する機能など、独自のアクセス許可を持っています。 グループの所有者は、グループの名前を変更したり、説明や画像を更新したりできます。 SharePoint ロールに精通している場合、グループ所有者はサイト コレクション管理者です。
ヒント
可能であれば、グループの所有者を 2 人以上にすることをお勧めします。 これにより、1 人の所有者が対応できない場合、他の所有者がグループに変更を加えることができます。
グループ メンバーは、共同作業にそのグループを使用する組織内の通常のユーザーです。 グループ内のすべてにアクセスできますが、グループ設定を変更することはできません。 SharePoint では、サイト メンバーに該当します。 グループ メンバーの追加または削除の詳細については、「 Outlook でグループのメンバーを追加、編集、削除する」を参照してください。
ゲストはグループ メンバーに似ていますが、組織外のユーザーです。 既定では、ユーザーはゲストを招待してグループに参加させることができます。その設定を制御できます。 詳細については、「 Outlook でのグループへのゲストの追加」を参照してください。
永続的なチャット ベースのワークスペースにMicrosoft Teamsを使用する
あなたのグループと連絡を取り合う優れた方法は Microsoft Teamsです。 Microsoft Teams はチーム内の輪です。つまり、とても焦点を絞った話題やグループ内の特定のサブグループについて、くだけた、リアルタイムの会話ができる、持続的なチャットベースのワークスペースです。 Teams 統合は自動的には行われませんが、Microsoft 365 グループに基づいて Teams グループを簡単に作成できます。
グループを使う必要がなくなったら、グループを削除してリソースを解放し、一覧などに表示されないようにすることができます。 詳細については、「 Outlook でグループを編集または削除 する」を参照してください。 古いグループの削除に注意する必要をなくすために、管理者は古いグループを期限切れにし、指定された時間が経過すると自動的に削除される有効期限ポリシーを設定できます。 「 Microsoft 365 グループの有効期限ポリシー」も参照してください。
プロビジョニング、名前付け、および情報保護
プロビジョニングには、オープン、IT 主導、または制御の 3 つの主要なモデルがありますMicrosoft 365 グループ。 それぞれに独自の利点があります。
| モデル | 利点 |
|---|---|
| オープン (既定) | ユーザーは、担当者を待ったり、手間を取らせる必要なく、独自のグループを作成することができます。 |
| IT 主導 | ユーザーは、IT 担当者にグループを要求します。 IT 担当者は、ユーザーのニーズに最適なコラボレーション ツールを選択できるようにガイドできます。 |
| 制御 | 特定のユーザー、チーム、またはサービスに制限されたグループの作成 (「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを制御する」を参照) |
Microsoft 365 グループの名前付け方法を制御する場合は、名前付けポリシーを使用して、プレフィックスやサフィックスを含む特定の標準にグループ名を強制的に準拠させ、不快な名前をブロックすることができます。 詳細については、「Microsoft 365 グループ名前付けポリシー」を参照してください。
メンバーの追加または削除や、グループとその内容の基本的なキュレーションを実行できる所有者が、どのグループにも 1 人以上存在します。 何らかの理由でグループの所有者 (または所有者) がorganizationを離れた場合、管理者はグループに新しい所有者を割り当てることができます。
さらに、Exchange Online管理者権限がある場合は、Microsoft 365 管理 センター (Microsoft 365 管理センターのグループ メンバーシップの管理に関するページを参照) または PowerShell からグループを管理できます (「Microsoft 365 グループの管理」を参照してください)。PowerShell を使用します。
テナントからグループを削除したい場合があるかもしれません。 グループを削除する方法については、「 Outlook でグループを削除する」を参照してください。 グループが誤って削除された場合、管理者はそのグループを最大 30 日間復元できます。 「 削除された Microsoft 365 グループを復元する」を参照してください。
Microsoft 365 グループのライフサイクルをより自動化した方法で管理する場合は、有効期限ポリシーを使用して、特定の時間間隔でグループの有効期限を切ることができます。 グループの所有者は、グループの有効期限の 30 日前、15 日前、1 日前にメールを受け取り、必要な場合はグループを簡単に更新できます。 「 Microsoft 365 グループの有効期限ポリシー」を参照してください。
グループの制限については、「管理者向けのMicrosoft 365 グループの概要」を参照してください。
Azure Active Directory Connect ツール からの機能、"グループの書き戻し"を使用する予定の場合、"Description" 属性に関連する最大長は 448 文字です。
SharePoint Online ストレージの詳細については、「 SharePoint Online の制限」を参照してください。
グループの使用状況に関する実用的な情報がある場合は、Microsoft 365 グループの管理がより効果的です。 Microsoft 365 管理 センターには、ストレージの使用、アクティブなグループの数、ユーザーがグループを使用している方法などの情報を表示できるレポート ツールがあります。 詳細については、「 管理センターの Microsoft 365 レポート 」を参照してください。
Microsoft 365 グループでは、コンプライアンス、情報保護、電子情報開示のためのツールが多数用意されています。
- アイテム保持ポリシーと保持ラベルについて説明します
- 電子情報開示 (Standard) ケースをアップグレード (プレビュー)、閉じる、再度開く、または削除する
- コンテンツ検索の概要
- メール メッセージでの IRM の使用方法