データベース オブジェクト入門

テーブル

Access は、会計士のパッドやスプレッドシートを思わせる行と列のリストを表に整理します。 各テーブルには特定のサブジェクトに関する情報が格納されるため、ほとんどのデータベースには複数のテーブルが含まれます。

テーブルの各行はレコードと呼ばれ、各列はフィールドと呼ばれます。 レコードには、顧客や注文などの特定のエンティティに対するすべての情報が含まれます。 フィールドは、そのエンティティに関する情報の 1 つのアイテムです。 製品テーブルでは、たとえば、各行または各レコードは 1 つの製品に関する情報を保持しています。 各列または各フィールドは、製品名や製品価格など製品に関する情報の一部を保持します。 使い慣れていない場合は、データベースの基本を学びましょう。

クエリ

適切に設計されたデータベースでは、フォームまたはレポートで提供するデータは、通常、複数のテーブルに散らばって存在しています。 クエリを使用して、さまざまなテーブルから情報を取得し、フォームまたはレポートに表示するために組み立てます。

クエリは、データベースからのデータ結果の要求である場合もあれば、データに対するアクションの実行に使用することも、両方の場合もあります。 クエリを使用して、単純な質問に対する回答を取得し、データを使用して計算を実行し、さまざまなテーブルのデータを結合し、データベースからデータを追加、変更、または削除します。

さまざまな種類のクエリがありますが、基本となる種類は次の 2 つです。

フォーム

Formsストアの表示ケースに似ています。必要なデータベース項目を簡単に表示または取得できます。 Access フォームは、紙のフォームと同様に、ユーザーまたは他のユーザーが Access デスクトップ データベースに格納されているデータを追加、編集、または表示できるオブジェクトです。 使用を念頭に置いてフォームを設計することが重要です。 たとえば、複数のユーザー向けの場合、適切に設計されたフォームを使用すると、データ入力を正確かつ迅速かつ効率的に行うことができます。

レポート

レポートを使用すると、Access データベースの情報の表示、書式設定、要約などを行うことができます。 たとえば、すべての連絡先の電話番号の簡単なレポート、または異なる地域や期間の総売上高の概要レポートを作成することができます。

レポートは、次の用途でデータベース内の情報を表示するときに便利です。

• データの概要を表示または配布する。

• データのスナップショットをアーカイブする。

• 個々のレコードの詳細情報を表示する。

• ラベルを作成する。

マクロ

マクロとは、ユーザーがタスクを自動化して、フォーム、レポート、およびコントロールに機能を追加できるツールです。 たとえば、フォームにコマンド ボタンを追加して、ボタンの OnClick イベントをマクロに関連付ける場合、ボタンをクリックするたびにコマンドが実行されます。

Access には、マクロを作成するためのデザイン環境があります。 基本的には、簡素化されたプログラミング言語を使用して、実行するアクションのリストをビルドします。 一部のアクションには、入力を表示するフィールドなど、その他の情報を必要とするものがあります。 アクションおよび入力情報のリストから選択することにより、デザイン環境で簡単にマクロを作成できます。

マクロは、一連のアクションを自動化したり、データベース内のデータを変更する場合などに使用されます。 デザイン ビューでは、マクロは、Visual Basic for Applications (VBA) で使用できるコマンドのサブセットとして機能します。 ほとんどのユーザーが、VBA コードを記述するよりも、フォーム、レポート、コントロールに機能を追加するマクロを作成する方が簡単だと感じますが、ユーザーはいつでもデザイン ビュー内でマクロを VBA に変換できます。

データ入力フォームから直接レポートを開くとします。 フォームにボタンを追加後、レポートを表示するマクロを作成します。 マクロは、ボタンの OnClick イベントにバインドされる単体のマクロ (データベース内の個別のオブジェクト)、またはボタン自体の OnClick イベントに直接埋め込まれたもののどちらかです。 いずれの方法でも、ボタンをクリックすると、マクロが実行され、レポートが表示されます。

モジュール

モジュールは、アプリケーションのタスクを自動化し、最後の高度な機能を実行するためにユーザーが記述する VBA コードです。 モジュールは、VBA プログラミング言語で記述されます。 モジュールは、ユニットとしてまとめて格納されている宣言、ステートメント、手順の集まりです。