手動でメールボックスをクリーンアップする時間が取れない場合は、[古いアイテムの整理] をセットアップすると、自動的にクリーンアップされます。 ここではその方法をご紹介します。
古いアイテムの整理機能をセットアップする
メールは、新しいメッセージ、返信、転送など、Outlook の受信トレイにすばやく入力できます。 気が付くと、何千件ものメッセージがたまっていることもあります。 保持しておきたい古いアイテムをアーカイブに移動して、Outlook の受信トレイとそのフォルダーを管理します。 自動整理を使用すれば、この処理が自動的に行われます。
アイテムを整理して保存する自動整理の実行頻度、およびアイテムが整理されるまでの経過期間はユーザーが変更できます。
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[ファイル] タブ>オプション>をクリックします。
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[古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。
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[日ごとに 自動アーカイブを実行 ] ボックスをクリックし、[自動アーカイブ] を実行する頻度を指定します。
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必要に応じて、その他のオプションも選択します。たとえば、古いアイテムを整理するのではなく削除するように設定することもできます。
使用しているメール プロファイルが Exchange Server に接続されていると、整理機能や自動整理機能が使用できない場合があります。 また、組織のメール保持ポリシーが自動アーカイブを上書きしている可能性があります。 詳細については、システム管理者に問い合わせてください。
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