差し込み印刷を使って手紙を個人用にカスタマイズする

差し込み印刷を使用すると、あいさつ文のようなパーソナライズされた部分を除き、レイアウト、書式設定、テキスト、グラフィックスの各文字を個別に作成できます。

レターを準備する

  1. [差し込み文書> に移動して、差し込み印刷 >レター開始します。

    レターが選択されている [差し込み印刷の開始] メニュー

  2. [ Wordに、メーリングリストに送信するレターの本文を入力します。

メーリングリストを設定する

メーリングリストは、レターをカスタマイズするために Word 使用する情報を含むデータソースです。 差し込み印刷に使用できるデータソースについては、こちらを参照してください。

メーリングリストを並べ替えまたはフィルター処理する必要がある場合は、「差し込み印刷: 宛先の編集」を参照してください。

個人用のコンテンツをレターに追加する

受信者ごとに異なるコンテンツをレターに追加します。

  1. [差し込み文書] > [住所ブロック] に移動します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

  2. [住所ブロックの挿入] ダイアログボックスで、受信者の名前の書式を選択します。

    [住所ブロック] オプション

    詳細については、「住所ブロックの挿入」を参照してください。

  3. [OK] を選択します。

  4. [あいさつ文] を追加します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで [あいさつ文] を選択します。

  5. [あいさつ文の挿入] ダイアログボックスで、使用する書式を選びます。

    詳細については、「Insert Greeting Line (あいさつ文の挿入)」を参照してください。

  6. [ OK]を選択して、あいさつ文のフィールドを挿入します。

  7. [ファイル]、[保存] の順に移動します。

メーリングリストからその他のカスタム情報を挿入するには、「差し込み印刷フィールドを1つずつ追加する」を参照してください。

レターをプレビューして印刷する

  1. [差し込み印刷>をクリックして、レターのプレビューを表示します。

    Word の [差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] グループ。

  2. [差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ] または [差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ] を選択してデータセットをスクロールし、名前と住所が正しく表示されることを確認します。

  3. [結果のプレビュー ] をもう一度選択すると、差し込み印刷の結果からレターの差し込み印刷フィールドに戻ります。

  4. [完了] を選択して、文書の印刷> & ます。

    [個々のドキュメントの編集]、[ドキュメントの印刷]、または [電子メールメッセージの送信] を選びます。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [完了] グループで、[完了と差し込み] を選択して、オプションを選択します。

カスタマイズしたレターを保存する

[ファイル]、[保存] の順に移動します。 差し込み印刷文書を保存しても、後で使用できるように、メーリングリストには接続されたままになります。

差し込み印刷文書を再利用するには、差し込み印刷文書を開きます。 Word 接続を維持するように求められたら、 [はい]を選択します。

メイン文書を準備する

  1. [差し込み文書> に移動して、差し込み印刷 >レター開始します。

    定型書簡

  2. [ Wordに、メーリングリストに送信するレターの本文を入力します。

メーリングリストを設定する

メーリングリストは、レターをカスタマイズするために Word 使用する情報を含むデータソースです。 差し込み印刷に使用できるデータソースについては、こちらを参照してください。

メーリングリストを並べ替えまたはフィルター処理する必要がある場合は、「差し込み印刷: 宛先の編集」を参照してください。

個人用のコンテンツをレターに追加する

差し込みフィールドを使用して、データベースに名前、住所、その他のフィールドを追加します。

  1. [差し込み文書] に移動して、差し込みフィールドを挿入>、追加するフィールドを選びます。

    [差し込み文書] タブで [差し込みフィールドの挿入] が強調表示されています

    引き続きフィールドを追加し、レター上に必要なすべての情報を追加します。

  2. [OK] を選択します。

レターをプレビューして印刷する

  1. [差し込み印刷>をクリックして、レターのプレビューを表示します。 各レコードをスクロールするには、左右の矢印を使用します。

    [差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] が強調表示されています

  2. さらに変更を加えるには、[結果のプレビュー ] をもう一度選んで、フィールドビューに戻ります。

  3. 目的の文字が表示されたら、[差し込み文書] を選択し、差し込み印刷の& [差し込み] >印刷> します。

    [差し込み文書] タブで [完了と差し込み] と [文書の印刷] が強調表示されています

    [差し込み印刷] に移動して& 差し込み> を完了し >個々の文書を編集して、印刷前に各文字を個別に確認して更新します。

  4. [ファイル] > 選択して、レターを印刷します。

カスタマイズしたレターを保存する

差し込み印刷文書を保存しても、後で使用できるように、メーリングリストには接続されたままになります。

差し込み印刷文書を再利用するには、差し込み印刷文書を開きます。 Word 接続を維持するように求められたら、 [はい]を選択します。

宛名の差し込み機能を使ってレターを作成する方法の詳細については、次のビデオをご覧ください。このビデオはトレーニング コースの一部です。

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