差し込み印刷を使用すると、各文字がレイアウト、書式設定、テキスト、グラフィックで同一であるパーソナライズされた文字のバッチを作成できます。ただし、敬礼のようなカスタマイズされた部分を除きます。

手紙を準備する

  1. [差し込み印刷>差し込み印刷を開始する>に移動します

    [差し込み印刷の開始] メニューで [文字] が選択されている

  2. [ Word] に、メール リストに送信する文字の本文を入力します。

メーリングリストを設定する

メーリングリストは、レターのカスタマイズに使用する情報を Word データ ソースです。 差 し込み印刷に使用できるデータ ソースに関するページを参照してください

メール リストを並べ替えるまたはフィルター処理する必要がある場合は、「差し込み印刷: 受信者を編集する 」を参照してください

レターにパーソナライズされたコンテンツを追加する

レターを受け取る人ごとに異なるコンテンツをレターに追加します。

  1. [差し込み文書] > [住所ブロック] に移動します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

  2. [アドレス ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、受信者の名前 の形式を選択 します。

    [住所ブロック] オプション

    詳細については、「住所ブロックの挿入」を参照してください。

  3. [OK] を選択します。

  4. [あいさつ文] を追加します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで [あいさつ文] を選択します。

  5. [あいさつ線の挿入] ダイアログ ボックスで、 使用する形式を 選択します。

    詳細については、「Insert Greeting Line (あいさつ文の挿入)」を参照してください。

  6. [OK] を選択して、案内応答行フィールドを挿入します。

  7. [ファイル]、[保存] の順に移動します。

メーリングリストから他のカスタム情報を挿入するには、「差し込み印刷フィールドを一度に 1 つ 追加する」を参照してください

文字をプレビューして印刷する

  1. [Mailings > プレビュー結果] に移動して、文字をプレビューします。

    Word の [差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] グループ。

  2. [次の 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ]または[差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ] を選択して、データ セットをスクロールして、名前と住所が正しく表示されます。

  3. [ 結果のプレビュー] を再び選択して、差し込み印刷結果からレターの差し込み印刷フィールドに切り替えます

  4. [文書の印刷&印刷>完了] を選択します

    [個々のドキュメントの編集]、[ドキュメントの印刷]、または [電子メールメッセージの送信] を選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [完了] グループで、[完了と差し込み] を選択して、オプションを選択します。

パーソナライズされたレターを保存する

[ファイル]、[保存] の順に移動します。 差し込み印刷文書を保存すると、今後使用するために、差し込み印刷文書が差し込み印刷リストに接続されたままです。

差し込み印刷文書を再利用するには、差し込み印刷ドキュメントを開きます。 接続 を保持するようにWord メッセージが表示されたら、[はい] を選択します。

メインドキュメントを準備する

  1. [差し込み印刷>差し込み印刷を開始する>に移動します

    定型書簡

  2. [ Word] に、メール リストに送信する文字の本文を入力します。

メーリングリストを設定する

メーリングリストは、レターのカスタマイズに使用する情報を Word データ ソースです。 差 し込み印刷に使用できるデータ ソースに関するページを参照してください

メール リストを並べ替えるまたはフィルター処理する必要がある場合は、「差し込み印刷: 受信者を編集する 」を参照してください

レターにパーソナライズされたコンテンツを追加する

[フィールドの結合] を使用して、データベースに名前、アドレス、その他のフィールドを追加します。

  1. [差し 込み印刷> 差し込み印刷 フィールド] に移動し 、追加するフィールドを選択します。

    [差し込み文書] タブで [差し込みフィールドの挿入] が強調表示されています

    引き続きフィールドを追加し、レター上に必要なすべての情報を追加します。

  2. [OK] を選びます。

文字をプレビューして印刷する

  1. [Mailings > プレビュー結果] に移動して、レターをプレビューします。 左右の矢印を使用して、各レコードをスクロールします。

    [差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] が強調表示されています

  2. 追加の変更を行う場合は、[ 結果のプレビュー] を 再度選択してフィールド ビューに戻ります。

  3. 文字が思い通りに見える場合は、[差し込み文書>文書&印刷>選択します

    [差し込み文書] タブで [完了と差し込み] と [文書の印刷] が強調表示されています

    [差し込み印刷>完了&に>個々の文書を編集する]に移動して、印刷する前に各文字を個別に確認して更新します。

  4. [ ファイルと印刷 > 選択して 、文字を印刷します。

パーソナライズされたレターを保存する

差し込み印刷文書を保存すると、後で使用するために差し込み印刷文書が差し込み印刷リストに接続されたままです。

差し込み印刷文書を再利用するには、差し込み印刷ドキュメントを開きます。 接続 を保持するようにWord メッセージが表示されたら、[はい] を選択します。

宛名の差し込み機能を使ってレターを作成する方法の詳細については、次のビデオをご覧ください。このビデオはトレーニング コースの一部です。

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