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命令事項
次のルールは、メールがプロフェッショナルに見え、メッセージを伝えるのに役立ちます。
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送信する前にメッセージを読む。
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アクションに焦点を置き、件名をわかりやすく記述する。 たとえば、"Managers: Please send your Board Retreat Dates" には、グループの名前とアクションの両方が含まれているため、受信者は何を行う必要があるかをすばやく伝えることができます。 その他の便利なプレフィックスには、"FYI:" と "アクションが必要" があります。
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アクションが必要な場合は、[ 件名] 行に必要な内容を指定します。
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スレッドのトピックを変更した場合、メッセージの件名を変更する。
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メッセージはすべて短く、的を射た内容にする。
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メッセージの内容を最も重要なものから最小限に整理します。
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重要な情報 を太字に することを検討してください。
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アクション アイテムまたは質問を別々の行に配置 して、目立って注目されるようにします。
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質問をするときに太字のユーザーの名前。 たとえば、"Ryan: プロジェクトの状態は何ですか? Microsoft 365でOutlook 2016を使用している場合は、@Mentionsの使用を検討してください。
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メッセージを読む必要があるユーザーにメッセージを送信するユーザーの数を制限します。
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Cc ラインに通知する必要があるユーザーを 配置 します。
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返信またはアクションを実行する必要があるユーザーを [To ] 行に配置します。
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必要に応じて 署名 を使用しますが、署名はシンプルで短く、プロフェッショナルで、可能であればグラフィックスを含めないようにしてください。
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すぐに応答する場合は、メールを送信しないでください。 電話をかけるか、インスタント メッセージを送信します。
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解決なしで 10 件を超えるメッセージがあるメールの会話を行っている場合は、問題について話し合うために会議を呼び出すか設定することを検討してください。 電子メールは、複雑な案件を解決する場合に必ずしも効率的なメディアとは限りません。
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より詳細な返信が必要なメッセージを確認する。 忙しくてすぐに完全な返信ができない場合、案件を検討中で、ある決まった時間または日付までに返信することを送信者に知らせます。 メッセージにフラグを設定して、後で返信するように通知します。
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高重要度 (
![Outlook の [重要度 - 高] アイコン](https://support.content.office.net/ja-jp/media/344b8355-6b3a-414a-853f-ea48fba1ad30.jpg)
注: 遅延送信ルールを設定した場合でも、 重要度が高い メッセージをマークすると、すぐに送信されます。
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質問をしていて、回答できるユーザーが複数いる場合は、グループに質問を送信するのではなく 、1 人だけを選択 します。
適切なメール メッセージを書き込む鍵は、受信者に共感することです。
フラグの設定: 送信保留中であるフラグを設定する
返信が必要なユーザーにメッセージを送信する場合は、次の操作を行います。
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To-Do バーのフラグ付きメール タスクの名前を変更して 、[フォローアップ] で開始します。
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@Waiting カテゴリにマークを付けます。
この 3 つの手順を実行すると、次のアクションとして別のメッセージを送信するか、応答を探す必要があります。
ヒント 別のメッセージを送信するよう自分に対して促す方が、受信者のメッセージにフラグを設定するより効果的な場合が少なくありません。 同様に、メッセージで何かを約束したときに、To Do バーでタスクがあることを自分に知らせるよう、自分に対してフラグを設定します。
don'ts
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ひな形は使用しないでください。
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送信するすべてのメッセージにマネージャーを含めないでください。
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怒っているときはメッセージを送信しないでください。 メッセージを作成したら下書きフォルダーに保存し、後で確認することをお勧めします。
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長いメッセージ (2 つ以上の段落) を送信するときに、迅速な応答を期待しないでください。
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最初のメッセージの 1 日後にフォローアップ メッセージを送信しないでください。 タイムリーに音声が聞こえない場合は、電話またはインスタント メッセージングを使用してみてください。
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送信するすべてのメッセージで開封確認または配信の領収書を使用しないでください。 受信者がメッセージを受信するかどうかわからない場合のみ使用します。
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送信するすべてのメッセージにフラグや重要度の高い
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すべての CAPS を使用しないでください。
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添付ファイルを送信しないでください。代わりにリンクを送信します。
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配布リストや連絡先グループを展開しないでください。 配布リストを展開すると、メッセージの読み取りが難しくなり、間違ったメール フォルダーに移動します。
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皮肉は使用しないでください。 あなたのユーモアは誤解されるかもしれません。
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社内の全員に読んでほしくないものを書かないでください。 メール メッセージがどこで終わるかわからない。
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読みにくい筆記体フォントや芸術性の高いフォントは使用しないでください。
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赤いフォントは読みにくく、重要であると解釈できるため、使用しないでください。
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[全員に返信] を配布リストまたは連絡先グループに送信して削除を求めないでください。 使用しない。
連絡先グループと配布リスト (DLs) の規則
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大規模な連絡先グループに返信する場合は、すべてのメールの [Dos] と [Don'ts] に従います。
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1 人の個人の詳細情報が必要な場合、または問題を個別に調査している場合は、配布リスト全体に応答して、返信していることを全員に知らせ、個別に個人に返信します。 問題が解決された後は、必ず配布リストに応答してください。 これにより、配布リスト上の他のユーザーが解決を参照できるようになります。
ユーザーをリダイレクトする方法
自分がメンバーである配布リストにメッセージを送信した場合、他のユーザーまたは別の配布リストからメッセージの回答が向上する場合は、次の操作を行います。
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[ To ] 行で、正しい配布リストまたはユーザーと返信します。
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適切な配布リストまたはユーザーに返信を送信します。
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メッセージは他のユーザーのルールによってフィルター処理されないため、元の配布リストを Bcc 行に配置しないでください。 代わりに、配布リストを [宛先 ] または [Cc ] 行のままにします。
DL から削除する方法
配布リストからメールを受信した場合は、ネットワーク管理者または配布リストの所有者にメッセージを送信し、削除を求めます。 配布リスト全体に返信しないでください。 DL リストの所有者を見つけるには、配布リスト名をダブルクリックします。
本文中のコメントを使用する方法
受信した電子メールにインライン コメントを追加すると、質問に回答し、問題に直接対応するのに便利な方法です。 次の操作はベスト プラクティスを見なされます。
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メッセージで、本文中のコメントを使用していることに言及します。 たとえば、「以下の追加コメントを参照してください」と記入します。
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入力しているテキストと元のメッセージを区別します。 いくつか次のような提案があります。
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フォントの色を変更する
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名前または頭文字を角かっこで囲んで事前に保留します (例: [Melissa]、[MM]
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フォントを斜体または太字または両方に変更する
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書き込まなかったものを削除しないでください。
BCC の用途
Bcc 機能を使用して、追加のメールが不要になった場合や、会話トピックが変更された場合に、メールの会話からユーザーを削除します。
たとえば、5 人のうちの 1 人が質問を受け取り、それに答えたい場合は、他の 4 人を Bcc 行に移動し、"Bcc'ing Joe、Jeff、James、Jennifer" のような状態にします。 答えは次のとおりです。. その後、自分と元の送信者の間にメッセージが送信されます。
Bcc を使用して、機密性の高いメッセージについてサード パーティ (マネージャーなど) に知らせないでください。 Bcc の受信者は、Bcc を受け取ったことに気付かない場合があり、Bcc を受け取ったことを公開して、すべてのユーザーに応答する可能性があります。 これは、あなたの部分に卑劣な行動として出くわす可能性があります。
Bcc を使用してサード パーティに問題を通知するのではなく、送信後にメッセージを転送します。
休暇の準備
Microsoft 365、Outlook.com、Hotmail.com、Live.com アカウント、または Microsoft Exchange アカウントで Outlook を使用している場合は、不在メッセージを設定して、organization内のユーザーに自分がなくなったことを知らせることができます。
ベスト プラクティスとして、「 オフィスから同僚の Outlook 予定表に時間を追加する」のアドバイスに従ってください。
自分または管理者が共有休暇カレンダーを作成している場合は、必ず休暇をそこに投稿してください。 全員が共有予定表を使用している場合は、先ほど参照した記事が示すように、離れたことを全員に知らせるために別の会議出席依頼を送信する必要はありませんが、電子メール メッセージは良いリマインダーとして機能します。
