受信トレイ内のメールが多くなると、すべてのメールを処理するための新しい方法を探す必要があります。 ルールは、すべてを並べ替え、最も重要なメールに最初にアクセスするのに役立ちます。 Outlook for Mac 、設定した条件に基づいて、受信または送信メッセージに対してルールを自動的に実行できます。

ルールは、指定した条件に基づいて、受信または送信メッセージに対して自動的に実行されるアクションです。 ルールを作成して、整理を維持できます。 たとえば、自動的にメッセージをフォルダーに保存したり、メッセージを分類に割り当てたりするルールを作成できます。

重要: 新しいOutlook for Macでは (2020 年 10 月現在)、サーバー ルールのみを使用でき、クライアント ルールはサポートされなくなりました。

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[name] から送信されたすべてのメッセージを "[name] からのメール" というフォルダーに移動するルールを作成できます。 連絡先グループ (配布リストとも呼ばれます) からメールを受信する場合も同様に特定のフォルダーに自動的に移動できます。

  1. ルールによって送信されるメール メッセージを格納するフォルダーを作成するには、ルート メールボックスを選び、[整理] タブで、[新しいフォルダー] をクリックして、フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

    ヒント: フォルダーを既に作成している場合は、手順 2 に進んでください。

  2. メッセージ一覧で、ルールを作成する送信者または受信者のメール メッセージをクリックします。

  3. [ホーム] タブで [ルール] をクリックし、[次の差出人からのメッセージを移動: (送信者名)] または [次の宛先へのメッセージを移動: (受信者名)] をクリックします。

    ルール: メッセージを移動する...

  4. フォルダー検索ボックスに、メッセージを移動するフォルダーの名前の入力を開始します。

  5. 目的のフォルダーが表示されたら、フォルダー名をクリックし、[選択] をクリックして、[OK] をクリックします。

    フォルダーを検索して選ぶ

    注: 

    • Microsoft Exchange Server 2010 以降で管理されている Microsoft Exchange アカウント がある場合は、ルールは自動的にサーバーに保存されます。

    • 複数のルールを作成する場合は、[ルール] ウィンドウに表示される順序で Outlook によってルールが実行されます。

既存のメッセージからルールを作成すると、送信者、受信者、件名がルールの手順に自動的に事前設定されます。

  1. ルールによって送信されるメール メッセージを格納するフォルダーを作成するには、ルート メールボックスを選び、[整理] タブで、[新しいフォルダー] をクリックして、フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

    ヒント: フォルダーを既に作成している場合は、手順 2 に進んでください。

  2. メッセージ一覧で、ルールの作成元のメッセージを選びます。

  3. [ホーム] タブの [ルール] をクリックし、[ルールの作成] をクリックします。

  4. [新しいメッセージの受信時] で、必要に応じて条件を編集します。

    既存のメール メッセージからルールを作成する

    条件を削除するには、 をクリック 検索条件の削除ボタン。 条件を追加するには、[次へ] を [検索条件の追加] ボタン

  5. [ 次の操作を行う] で、メールを送受信するときに実行する操作を選択します。 たとえば、他のユーザーからメールを受信した場合は、[フォルダーに移動] を選び、メール メッセージを移動するフォルダーを選び、[フォルダーの選択] をクリックします。 [検索] ボックスで、このルールのために作成したフォルダーを見つけ、[選択] をクリックして、[OK] をクリックします。

この手順を使用して、IMAP または POP アカウントのカスタム ルールを作成します。 一部の IMAP および POP インターネット サービス プロバイダーには、Gmail、Yahoo!、AOL、Hotmail/Outlook.com が含まれます。

注: アカウントの種類がわからない場合は、「自分のアカウントの種類を確認する」を参照してください。

  1. [ツール] メニューの [ルール] をクリックします。

  2. [ルール] ボックスの左側のペインの、[クライアント ルール] で、アカウントの種類をクリックします。

  3. [ルール] ボックスの下部にある [追加]をクリック 追加

  4. [ルール名] ボックスに、ルールの名前を入力します。

    ルールに名前を付ける

  5. [ 新しいメッセージが届いた場合] で、最初のボックスの矢印をクリックして一覧を開き、識別する情報の種類を選択します。

    上向き下向きの矢じり記号をクリックしてリストを開く

  6. [ 新しいメッセージが届いた場合] で、左から右に移動し続け、矢印をクリックしてルールの条件を選択します。

    条件を削除するには、 をクリック 検索条件の削除ボタン。 条件を追加するには、[次へ] を [検索条件の追加] ボタン

  7. [ 次の操作] で、ルールで実行するアクションを指定します。

  8. [OK] をクリックします。

自分のアカウントが Exchange サーバーで実行されている場合は、この手順を使用します。

注: アカウントの種類がわからない場合は、「自分のアカウントの種類を確認する」を参照してください。

  1. [ツール] メニューの [ルール] をクリックします。

  2. [ルール] ボックスの左側 のウィンドウの[EXCHANGE サーバー] で、アカウント名をクリックします。 (このオプションは、2010 以降の Microsoft Exchange Serverアカウントでのみ使用できます)。

  3. [新しいメッセージが届いた場合] で、最初のボックスの矢印をクリックして一覧を開き、識別する情報の種類 ([送信者]、[受信者]、または [件名] など) を選択します

  4. [ 新しいメッセージが届いた場合] で、左から右に移動し続け、矢印をクリックしてルールの条件を選択します。

  5. [検索用語の追加] をクリックし、検索一覧で、追加 追加 用語ごとに [用語の追加] をクリックします。

Outlook for Macでルールを作成しようとして、使用しているメール アカウントの種類が分からない場合は、次の方法で確認できます。

  1. [ルール] ボックスで、[すべて表示] をクリックします。

  2. [Outlook 環境設定] ボックスの [個人設定] で、[アカウント] をクリックします。

  3. [アカウント] ボックスの左側 のウィンドウ で、ルールを作成するアカウントをクリックします。

    [アカウント] ボックスの右上のウィンドウに、IMAP アカウント、Exchange アカウント、POP アカウントなどのアカウントの種類が表示されます。

  4. [ルール] ボックスに戻るには、[すべて表示] をクリックし、[電子メール] の [ルール] をクリックします。

    [メール] の下の [ルール] をクリックします。

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