SharePoint 管理センターでサイト コレクションとグローバル設定を管理する

サイト コレクションを管理しやすい規模にするための計画

ガバナンスとは、組織がビジネス目標を達成するために協力する方法を調整するためのポリシー、役割、責任、プロセスのセットです。 これらの目標は、組織が提供するサービスと、従業員が創出する知的財産管理の中心に置かれます。 サイト コレクションの計画を立てるときは、サイト コレクションのガバナンスについても計画を立てる必要があります。

サイト コレクションの構成とガバナンスについて考えるときは、次の事項を明確にしてください。

サイト コレクションを削除して復元する

管理者SharePoint、削除されたサイト コレクションを復元できます。 ごみ箱を使用すると、削除されたサイト コレクションがごみ箱に 90 日以上保存されていない限り、復元できます。 ごみ箱に 90 日が入った後、サイト コレクションは自動的に完全に削除されます。 ごみ箱には、組織で必要なデータがサイト コレクションに含めされていないことを確認する時間が与えます。 詳細については、「削除されたサイト コレクションを復元する」を参照してください。

サイト コレクション管理者を管理する

サービス管理には、次の 3 SharePointがあります。

• グローバル管理者    Microsoft 365 ポータルの管理者。サービス ライセンス、ユーザーとグループ、ドメイン、サブスクライブされたサービスを管理できます。 この Microsoft 365グローバル管理者は、管理者SharePointです。

• SharePoint 管理者    プライマリ ジョブが管理センターを使用してSharePoint環境を管理SharePointグローバル管理者。サイト コレクションの作成と管理、サイト コレクション管理者の指定、テナント設定の決定、Business Connectivity Services と Secure Store、Records Management、Search、ユーザー プロファイルの構成を行います。

• サイト コレクション管理者    サイト コレクションを管理するための管理者権限を持つユーザー。 サイト コレクションには複数の管理者を含めることができますが、プライマリ管理者は 1 人のみです。 管理者SharePointサイト コレクションを作成するときに、プライマリ サイト コレクション管理者にアクセス許可を割り当てる必要があります。その後、サイト コレクションの管理者を追加できます。

サイト コレクションを作成するときに、SharePoint管理者または管理者がSharePointサイト コレクション管理者を指定します。 1 つ以上のサイト コレクション管理者をバックアップとして指定すると、セカンダリ グローバル管理者を Microsoft 365内で使用できるのが良い方法です。

詳細については、「サイト コレクションの管理者を管理する」を参照してください。

外部ユーザーに対する内部サイトへのアクセスを許可する

SharePointサイト ユーザーが外部ユーザー (つまり、 Microsoft 365 サブスクリプションのライセンスを持っていません) を招待して、サイトのコンテンツを表示または編集する機能を提供します。 外部ユーザーとして資格を持つユーザーの種類と、外部ユーザーが持つ権限について不明な場合は、「外部ユーザーとは」 を参照してください。

外部共有は、外部のベンダー、顧客、またはクライアントとの共同作業を求める組織のニーズを支援する、強力な共同作業機能です。 一方で、共有したくないコンテンツを適切に保護するため、外部との共有を慎重に管理することも重要です。

組織の外部ユーザーとサイト上のコンテンツを共有するには、3 つの方法があります。

• 外部ユーザーを招待して、Microsoftアカウント* またはユーザー ID を使用してサイトにサインインMicrosoft Office 365共有できます。

• 外部ユーザーを招待して、Microsoftアカウント* またはユーザー ID を使用してサイトにサインインMicrosoft Office 365ドキュメントを共有できます。

• サイト上の個々のドキュメントを匿名ユーザーとして表示できるゲスト リンクを外部ユーザーに送信する。

* Outlook.com や Hotmail.com などの Microsoft アカウントは、Microsoft Corporation によって提供され、Microsoft の使用条件とプライバシーに関する声明の対象となります。 これらのアプリとアカウントを使用すると、顧客データが米国または Microsoft、その関連会社、またはサービス プロバイダーが施設を保持している他の国で転送、保存、または処理される場合があります。

SharePoint 環境 (テナント) とサイト コレクションの外部共有は既定では有効になっていませんが、この機能の使い方を正確に知った後で有効にできます。 外部共有は、機密性の高いコンテンツが保存されるサイト コレクションでは無効にしたまま、特定のサイト コレクションに対して許可することができます。

外部共有は、SharePoint 管理センター内で、次の 2 つのレベルに設定できます。

1. 外部共有は、外部環境 (またはテナント) 全体でグローバルSharePointオンまたはオフにできます。    さらに、外部共有を有効にした場合は、認証されたユーザーとのみ共有できるようにするのか、それとも認証されたユーザーだけでなく、ゲスト リンクを通じて匿名ユーザーとも共有できるようにするのかを指定できます。

2. 個々のサイト コレクションに対して外部共有を有効または無効にできます。    これにより、共有したくない特定のサイト コレクションのコンテンツをセキュリティで保護できます。 また、サイト コレクション内でどのレベルの共有を許可するのかも指定できます (認証されたユーザーとの共有、または認証されたユーザーとゲスト リンクを介した匿名ユーザーの両方との共有)。

外部共有の有効化と管理の詳細については、「外部共有環境の外部共有を管理する」をSharePointしてください。

ユーザー プロファイルを管理し、カスタム プロファイルのプロパティまたはポリシーを計画する

ユーザー アカウントが Microsoft 365で作成されると、管理者は、役職、部署、電話番号、 Microsoft 365 グローバル アドレス一覧に表示されるその他のプロパティなど、ユーザーの詳細を手動で入力できます。 または、管理者は Microsoft Services ディレクトリ同期ツールを使用して、組織の Active Directory ユーザー アカウント (および他の Active Directory オブジェクト) を Microsoft 365。 この情報は、ユーザーのプロファイルにSharePointされます。

Microsoft 365 ディレクトリ サービスにユーザー プロファイル情報を手動で入力した場合でも、Active Directory と同期した場合でも、ユーザー プロファイルに追加する情報があるが、フィールドがない場合は、SharePoint ユーザー プロファイル プロパティ の作成を検討できます。 また、これらのプロパティの 動作に 関するポリシーを定義できます。

ユーザー プロファイルのプロパティを追加すると、ユーザーの検索やSharePointなど、組織のソーシャル エクスペリエンスを向上できます。 たとえば、従業員が作業している現在のプロジェクトのユーザー プロファイル プロパティを作成すると、他のユーザーが主題の専門家を見つけ出す可能性があります。

これらのプロパティは特定のプロパティに固有SharePoint、この情報はユーザーにレプリケート 職場や学校のアカウントしてください。 つまり Microsoft 365 Exchange Lync Online などのサービスはグローバル アドレス一覧に追加されないので、この情報は表示されません。

ユーザー プロファイルを計画する場合は、まず、次の質問に対する回答を考慮して、組織のコラボレーションニーズを評価します。 計画の範囲を制限するには、各サイト コレクションの主要なビジネス ニーズまたはシナリオを可能にするプロパティの追加に重点を置く必要があります。 関連するプロパティが特定のシナリオに対処しない場合は、将来必要になる可能性があるという理由でのみ、プロパティの追加を計画するのではなく、通常の操作中に必要が特定されるまで待ちます。 新しいプロパティを追加する必要が全くない可能性があります。

ユーザー プロファイルの管理の詳細については、「Manage user profiles in SharePoint」を参照してください。

対象ユーザーを対象とするユーザーにパーソナライズされたコンテンツを表示する

SharePointユーザーは、ユーザーの仕事やタスクに基づいてユーザーにコンテンツを表示できます。 対象ユーザーは、1 つ以上のアイテムの組み合わせによって定義できます。配布リストのメンバーシップ、セキュリティ グループ、WindowsグループSharePointできます。組織の役割。またはユーザー プロファイルのパブリック プロパティ ナビゲーション リンク、リスト アイテム、ライブラリ アイテム、およびコンテンツを対象ユーザーにWeb パーツ。

対象ユーザーを作成してコンテンツをターゲットに設定する前に、サイト コレクション管理者とサイト所有者と共同で、サイトで使用するサイト要素を決定する必要があります。 これは、ユーザーがさまざまなサイトとやり取りする方法を考え、コンテンツのターゲット設定の使い方を決定するのに役立ちます。

定義すると、対象ユーザーを使用してさまざまな方法でコンテンツをターゲットにできます。 たとえば、Microsoft Office 2013 プログラムの場合、[名前を付けて保存] >SharePoint[最近使ったフォルダー] に表示されるリンクを定義し、各リンクが表示される対象ユーザーを設定できます。 個人用サイト (以前の個人用サイト) では、トップ リンク バーに表示されるサイト ナビゲーション リンクの対象ユーザーを設定できます。 対象ユーザーが構成されている環境では、サイト管理者は、Web パーツを使用して対象ユーザー別のコンテンツをターゲットにできます。

対象ユーザーを計画する場合の目標は、組織のニーズに基づいて、可能な限り少ない主要な対象ユーザーのセットを見つけ出す必要があります。

SharePointの対象ユーザーは、アクセス許可SharePoint異なります。 特定のサイト、ドキュメント ライブラリ、またはドキュメントへのユーザーのアクセスを無効にするには、アクセス許可を構成します。 この計画の詳細については、「アクセス許可戦略を計画 する」を参照してください。

対象ユーザーの管理の詳細については、「ユーザー プロファイルの対象ユーザーを管理する」を参照SharePoint。

ユーザーの個人用サイトを設定する

個人用サイトは、組織の各メンバーにソーシャル ネットワークとコラボレーション機能の豊富なセットを提供する個人用サイトです。 さらに、[マイ サイト] では、 Microsoft 365 を保存、共有、追跡できる中央の場所をユーザーに提供します。 ユーザーは、個人用サイトにアクセスするには、SharePoint サイトの上部にある [サイト] をクリックします。ニュースフィードまたはOneDriveをクリックすると、個人用サイト コレクションが作成されると、ユーザーは別の個人用サイトの場所に移動します。 また、ページの右上隅にあるユーザー名をクリックし、[自分について] をクリックすると、自分のサイト所有者のアクティビティを説明する [マイ サイト] ページに移動します。

管理者SharePoint、組織内の各ユーザーの [マイ サイト] コンテンツをカスタマイズし、プライバシーを保護するためのポリシーを有効にできます。

[マイ サイト] には、既定で次の主要コンポーネントがあります。

• [マイ ニュースフィード] は 既定のランディング ページです。 このページには、ユーザーが指定した同僚と関心に関連する最近のアクティビティのフィードが表示されます。 ユーザーは、同僚のフォロー、関心の指定、フォローするアクティビティの種類の構成を行って、ニュースフィードをカスタマイズできます。

• My 職場または学校の OneDrive は、ユーザーがマイ サイトに保存したコンテンツを表示する Web パーツ ページです。

• [マイ サイト ] は、ユーザーがフォローすることを決定したサイトへのリンクと、推奨されるサイトへのリンクのページです。

• [自分について ] 組織内の他のユーザーにユーザーのプロファイル ページが表示され、ユーザーは自分の専門知識やプロフィール画像を共有できます。 [マイ ニュースフィード] ページと [マイ 職場または学校の OneDrive コンテンツ] ページはユーザーだけが利用できます。[マイ プロファイル] ページは、ユーザーの [マイ サイト] にアクセスするときに組織内の他のユーザーに表示されるページです。

自分のサイトを効果的に計画するには、管理者SharePointサイトに必要なクォータを決定する必要があります。 また、SharePoint 管理者は、信頼できるホストの場所、優先する検索センター、自分のサイトに対する読み取りアクセス許可を持つアカウントまたはグループ、ユーザー プロファイル の SharePoint 管理センターにあるその他のプライバシーとセキュリティの設定など、重要な構成情報を指定できます。 管理者SharePoint、自分のサイト ユーザーのプロファイル ページに表示されるユーザー プロファイルのプロパティも制御します。

サイト コレクション管理者またはサイト所有者は、チーム サイトで利用できるサイト フィード機能をサイトに対して有効にするかどうかを決定できます。 この機能を有効にすると、サイトで読み取り可能な、またはマイ サイトからフォローできる、サイト固有のニュースフィードとマイクロフィードが作成されます。

次の表は、ソーシャル機能のアクセス許可のガイダンスを示しています。

ソーシャル機能の管理の詳細については、「個人用機能とソーシャル機能の 管理」を参照してください。

特別な考慮事項

特別な考慮事項が必要なマイ サイトの機能は次のとおりです。

• [<c0>ニュースフィード</c0>]    既定では、ニュースフィード機能が有効になっているため、サイト ユーザーは自分の [マイ サイト] の [ニュースフィード] ページで同僚のアクティビティをフォローできます。 ユーザーは、アクセス許可を持つニュースフィード内のアクティビティのみを表示できます。 マイ サイトを計画する場合は、この機能のプライバシーへの影響を考慮し、要件に基づいて軽減策を提供する必要があります。

• タグとメモツール    タグとノート ツールは、[タグとノートの使用] アクセス許可を設定して、SharePoint 管理センターで有効または無効にできます。 この設定は、[タグとノートの使用] アクセス許可を持つすべてのユーザーに適用されます。

個人用サイトの管理の詳細については、「個人用サイト の設定を管理する」および「SharePointおよびソーシャル機能の管理」を参照してください。