OneDrive と SharePoint を使用してファイルを作成、管理、共有できるため、共同作業に最適です。 OneDrive と SharePoint を使用すると、複数のデバイスにファイルを保存し、どこからでもアクセスできます。 他のユーザーとリアルタイムで作業したり、外部関係者とファイルを安全に共有したりすることもできます。
確認内容: OneDrive と SharePoint を使用する場合
OneDrive は、個人のファイルや個人用のファイルを保存できるクラウド ストレージ プラットフォームです。 OneDrive は、Word、Excel、PowerPoint などのアプリと緊密に統合されているため、機密性の高いドキュメントを安全に保存したりアクセスしたりするのに便利な場所です。
自分だけのドキュメントを作成したい場合には、たとえば、非常に機密性の高い情報や個人情報を操作する場合などに OneDrive を使用します。
One Drive の使用を開始するには、Microsoft アカウントに サインイン するか、サインアップして、OneDrive デスクトップ アプリをダウンロードしてインストールし、プロンプトに従ってサインインし、クラウドに同期するフォルダーを選択します。
- OneDrive で新しいファイルを作成するには、[新規] ボタンをクリックし、作成するファイルの種類 (Word 文書や Excel スプレッドシートなど) を選択するだけです。
- OneDrive でファイルを管理するには、ファイルを右クリックし、[名前の変更] を選択してわかりやすい名前を付けるか、ファイルを別のフォルダーにドラッグ アンド ドロップしてorganizationやすくします。
- OneDrive でファイルを共有するには、[共有] ボタンをクリックし、ファイルを共有するユーザーのメール アドレスを入力します。 OneDrive でファイルを管理する方法について説明します。
SharePoint は、organization全体でファイルと情報を管理および共有するために使用されるコラボレーション ツールです。 SharePoint では、複数のユーザーが 1 つの場所で共同作業を行うことができます。
チームによって作成および管理されるドキュメントを作成する必要がある場合、または広く共有する必要がある場合に SharePoint を使用します。 たとえば、チーム メンバーがプロジェクトのタイムライン、タスク、マイルストーンを表示するための一元的な場所として使用します。 これにより、チームは進捗状況を追跡し、スケジュールを守り、より効率的に共同作業を行うことができます。
- SharePoint で新しいファイルを作成するには、ファイルを作成するドキュメント ライブラリに移動し、[新規作成] ボタンをクリックします。
- ファイルを管理するには、ファイルをチェックアウトして変更を加え、変更が完了したらファイルを再度チェックします。
- ファイルを共有するには、ファイルをクリックし、[共有] を選択します。 また、Word や Excel などの適切なアプリケーションでファイルを開き、共同編集を有効にすることで、リアルタイムで共同作業を行うこともできます。 ファイルの以前のバージョンを表示するには、ファイルをクリックし、[ バージョン履歴] を選択します。 詳細については、SharePoint でファイルを管理する方法をご確認ください。
内部、ベンダー、請負業者、および外部関係者のアクセスを規制する
承認されたユーザーのみが OneDrive と SharePoint 内の機密ファイルとデータにアクセスできるようにするには、次の操作を行います。
- 内部、ベンダー、請負業者、外部関係者など、さまざまなタイプのユーザーのアクセス ポリシーを定義します。 たとえば、特定の従業員のみが財務データや顧客情報などの機密情報にアクセスできるようにするアクセス ポリシーを作成できます。 また、アクセスできるデータの種類、アクセス方法、期間を指定することもできます。 これにより、許可されたユーザーのみが機密ファイルとデータにアクセスできます。
- アクセス許可とロールを使用して、特定のファイルまたはフォルダーへのアクセスを制御します 。 たとえば、プロジェクトに直接関与していないが、常に最新の情報を得たいユーザーなど、ファイルを表示する必要があるが変更を加える必要がないチーム メンバーに読み取り専用アクセス権を付与します。 これらのアクセス許可と役割を定義することで、許可されたユーザーのみが機密情報にアクセスでき、アクセスが許可されているファイルのみを表示および編集できます。
- 多要素認証を使用して 、許可されたユーザーのみが機密データにアクセスできるようにします。 これには、パスワードとモバイル デバイスまたはメールに送信されるコードの入力を求めることが含まれる場合があります。
- OneDrive および SharePoint 環境のアクセスと使用状況を監視して、承認されていないアクセスや使用を検出して防止します。 たとえば、ユーザー アクティビティ ログを確認することで、不正アクセスの試行などの異常なアクティビティを特定し、データ侵害を防ぐための対策を講じることができます。
- 機密データの暗号化を実装して、誰かがデータに不正アクセスした場合でも、暗号化解除キーがないとデータを読み取ることができないようにします。 これは、データ侵害を防止し、顧客データを保護し、データ プライバシー規制への準拠を確保するのに役立ちます。
- 共有リンクの有効期限を設定して、一定期間後にアクセスが自動的に取り消されるようにします。 たとえば、ベンダーまたは請負業者と契約を共有し、ベンダーまたは請負業者が限られた期間のみドキュメントにアクセスできるようにしたい場合は、 有効期限を設定 すれば、設定された期間が経過するとドキュメントへのアクセスが自動的に取り消されます。 これにより、権限のない第三者によってドキュメントがアクセスされるリスクが軽減されます。
これらの対策を実装することで、OneDrive と SharePoint への内部、ベンダー、請負業者、外部関係者のアクセスを規制し、データの安全性を維持できます。 データを保護する方法の詳細をご覧ください。
OneDrive と SharePoint の脆弱性を軽減する
OneDrive と SharePoint には、データ侵害から保護するための多くのセキュリティ機能が用意されていますが、これらのエンティティのセキュリティに影響を与える可能性のある重大な脆弱性がまだいくつかあります。
- フィッシング攻撃では、ユーザーをだましてログイン資格情報を提供し、それを使用して OneDrive や SharePoint にアクセスする可能性があります。
- 脆弱なパスワードは簡単に推測されたり解読されたりする可能性があり、不正アクセスにつながる可能性もあります。
- マルウェアは、ログイン資格情報を盗んだり、機密データをキャプチャしたり、ユーザーのデバイスを制御したりするために使用され、OneDrive や SharePoint を侵害する可能性があります。
- 従業員が意図的または偶発的に機密データを許可されていない者と共有するなどの内部脅威も、OneDrive または SharePoint にリスクをもたらす可能性があります。 インサイダー リスクを管理する方法の詳細をご覧ください。
これらの脆弱性を軽減するには、セキュリティのベスト プラクティスを実装し、ユーザーを教育し、ユーザーのアクセス許可を定期的に確認および監査することが重要です。 また、発生する可能性のあるセキュリティ インシデントに迅速に対応するために、包括的なインシデント対応計画を策定することも重要です。