署名の収集ワークフローについて

SharePoint 製品に含まれるワークフローは、ビジネス プロセスの自動化に使用できる機能であり、一貫性と効率性の両方を高めることができます。 SharePoint Collect Signatures ワークフローを使用すると、Excel、Word、または InfoPath で作成されたドキュメントを、署名のために 1 人以上のユーザーにルーティングできます。

詳細については、「 SharePoint に含まれるワークフローの概要」を参照してください。

必要なのは、署名の収集ワークフロー タスクの完了 だけです COMPLETE セグメントに移動して展開するだけです。 現時点では、他のどのセグメントも必要ない場合があります。

SharePoint ワークフローには次の特長があります。

• 効率的で一貫性のある 署名の収集ワークフローは、ドキュメントを自動的にルーティングし、署名タスクを割り当て、進行状況を追跡します。 ワークフローのアクティビティは、中央の状態ページから監視および調整でき、ワークフロー実行のイベントの履歴は完了後 60 日間維持されます。
• 作業を減らす 署名の収集ワークフローは、時間とトラブルの両方であなたと同僚を節約し、同時に署名プロセスを合理化および標準化します。

次に示すのは、非常に単純なバージョンの Collect Signatures ワークフローの図です。

この記事を使うためのヒント

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必要なのは、署名の収集ワークフロー タスクの完了 だけです COMPLETE セグメントに移動して展開するだけです。 現時点では、他のどのセグメントも必要ない場合があります。

ワークフローを追加、開始、監視、管理する場合 これらのタスクにまだ慣れていない場合は、初めてワークフローを設計して追加するときに、この記事を通して、セグメント別にセグメント化する方法を使用すると便利な場合があります。 情報と記事のレイアウトを理解したら、戻ってくる際に必要なセグメントに直接移動できます。

グラフィックスに関するメモ この一連のワークフロー記事の画面イメージと概念図は、通常、承認ワークフローの種類に基づいています。 ただし、概念的または説明的な明確さに必要な場合は、この記事の画像と図が Collect Signatures ワークフロー用にカスタマイズされています。

この記事の印刷に関する単語 これは長い記事です。 選択したセグメントのみを印刷する場合は、印刷時にそれらのセグメント のみが 展開されていることを確認します。 (また、印刷したコピーに完全なグラフィックスを含める場合は、縦向きではなく横向きで印刷します)。

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署名の収集ワークフローの詳細

署名の収集ワークフローは、Word、Excel、または InfoPath で作成されたドキュメントまたはフォームを、署名のために 1 人以上のユーザーにルーティングする SharePoint 製品機能です。 このワークフローを使うと、プロセス全体の自動化、効率化、標準化が実現します。

SharePoint 製品に含まれる基本的な署名の収集ワークフローは、テンプレートとして機能します。 このテンプレートを使用すると、1 つ以上の Collect Signatures ワークフローをサイトに追加できます。 追加する各ワークフローは、基本の Collect Signatures ワークフローの一意 のバージョン であり、それぞれに、追加時に指定した設定に基づいて、独自の特殊な作業方法が用意されています。

署名の収集ワークフローで何ができますか?

• 最初に Collect Signatures ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加する場合は、含める参加者の数を指定し、タスクが 1 つずつ (シリアルで) 割り当てられるか、または一度にすべて (並列で) 割り当てられるかを指定できます。 参加者のタスクを 2 つ以上の別々のステージに分割するかどうかを決定することもできます。 また、ドキュメントでワークフローを 手動で 開始するたびに、これらの設定のいずれかを変更できます。
• ワークフローによって、指定した各参加者にタスクが割り当てられます。 各参加者は、ドキュメントに署名 (または署名しない)、署名タスクの再割り当て、タスクの削除など、考えられる複数の応答の中から選択します。
• ワークフローの実行中に、単一の集中管理された [ワークフローの状態] ページで、進行状況を監視して (必要に応じて) 調整することができます。
• ワークフローの完了後 60 日間は、[ワークフローの状態] ページで、このワークフローの実行 (インスタンス) 中に発生したすべてのワークフロー イベントの一覧を非公式な参照を目的として確認できます。

Collect Signatures ワークフローでは何が できない のですか?

署名の収集ワークフローは、ドキュメントの承認と拒否を収集したり、Web サイトの Web ページの公開を制御したりするようには設計されていません。 参加者がレビューするドキュメントを承認または却下するワークフローを追加する場合は、「 承認ワークフローに関するすべて」の記事を参照してください。

また、Collect Signatures ワークフローは、フィードバックを収集するように設計されていません。 ワークフローを使用してドキュメントに関するフィードバックを収集する場合は、「フィードバックワークフローの 収集に関するすべて」の記事を参照してください。

また、Microsoft SharePoint Designer 2013 を使用して、SharePoint 製品に含まれるワークフローをさらにカスタマイズすることもできます。

この種類のワークフローを使用できるユーザー

ワークフローを追加するには既定では、ワークフローを 追加 するには、[リストの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません)。

ワークフローを開始するにはまた、既定では、既に追加されているワークフローを 開始 するには、[アイテムの編集] アクセス許可が必要です。 (メンバー グループと所有者グループの両方に、既定で [アイテムの編集] アクセス許可があります。Visitors グループにはアクセスできません)。

または、所有者は、所有者グループのメンバー のみが 開始できるように、特定のワークフローを構成することもできます。 (これを行うには、関連付けフォームの最初のページにある [リストの管理アクセス許可を要求してこのワークフローチェックを開始する] ボックスを選択します)。

デジタル署名を使用する利点は何ですか?

電子取引がますます多く行われています。 そのため、デジタル署名は、証明書利用者を取引に法的にバインドするためにますます使用されています。 デジタル署名は、ドキュメントに署名したユーザーの身元を確認するために使用され、デジタル署名がドキュメントに適用された後にコンテンツが変更されなかったことを確認します。 デジタル署名は、暗号化テクノロジに基づくセキュリティを提供し、電子ビジネス トランザクションに関連するリスクを軽減するのに役立ちます。 デジタル署名の改善により、Office は世界中の企業や公共部門の情報セキュリティ ニーズを満たすことを目指しています。

デジタル署名を作成するには、証明書利用者に ID を証明するデジタル証明書が必要です。証明書利用者は信頼できる証明機関 (CA) から取得する必要があります。 デジタル証明書をお持ちでない場合、Microsoft には、デジタル証明書およびその他の高度な署名を提供するパートナーもあります。

この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

基本的な段階は次のとおりです。

• ワークフローを実行する前 (計画、追加、開始)
  ワークフローを追加する前に、ワークフローを追加する場所 (1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体) と、その動作の詳細を計画します。 ワークフローを追加して構成したら、必要なアクセス許可を持つすべてのユーザーが特定のドキュメントでワークフローを開始できます。 ワークフローは、 自動的に実行されるように設定することもできます。 自動実行は、いずれかのドキュメントがリストまたはライブラリに 追加 または作成されたとき、またはリストまたはライブラリ 内 の任意のドキュメントが 変更されたときに、2 つのトリガーイベントのいずれかまたは両方に基づいてアクティブ化できます。
• ワークフローの実行中 (完了、監視、調整)
  ワークフローの実行中に、個々の参加者が割り当てられたタスクを完了します。 一方、ワークフローの進行状況は、ワークフローの特定のインスタンスの中央の [ワークフローの状態] ページから監視できます。 ワークフローの実行中の調整は、同じページから行うことができます。必要に応じて、ワークフローを取り消したり、そこから終了したりできます。
• ワークフローの実行後 (レビュー、レポート、変更)
  ワークフローが完了すると、その実行 (または インスタンス) の履歴全体を [ワークフローの状態] ページで最大 60 日間確認できます。 ワークフロー関数の方法について変更する必要がある場合は、ワークフローを最初に追加したときに完了した関連付けフォームを開いて編集できます。

次のフロー チャートは、新しいワークフローを追加する担当者の視点でこれらのステージを示したものです。

新しい署名の収集ワークフローを計画する

このセグメントでは、署名の収集ワークフローのバージョンを追加する前に、行う必要がある決定と組み立てる必要がある情報を特定します。

この種類のワークフローを追加する方法を既に理解していて、特定の手順についてのみリマインダーが必要な場合は、この記事の適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリ または サイト コレクション) に直接移動できます。

テンプレートとバージョン

SharePoint 製品に付属のワークフローはマスター テンプレートとして機能します。このテンプレートに基づいて、個々の具体的なワークフローをリスト、ライブラリ、サイト コレクションに追加します。

たとえば、Collect Signatures ワークフローを追加するたびに、一般的な署名の収集ワークフロー テンプレートの バージョン を実際に追加します。 それぞれのバージョンに独自の名前と独自の設定を決めておき、個別のバージョンを追加するときに関連付けフォームで指定します。 そうすることで、複数のワークフローを追加できます。それぞれ、Collect Signatures ワークフロー マスター テンプレートに基づくバージョンですが、各バージョンは名前が付けられ、使用する特定の方法に合わせて調整されます。

次の図では、"承認" ワークフロー テンプレートに基づく 3 つのワークフローが追加されています。各ワークフローは、単一のライブラリのすべてのコンテンツ タイプ、単一のライブラリの単一のコンテンツ タイプ、サイト コレクション全体の単一のコンテンツ タイプにそれぞれ対応しています。

関連付けフォームについて

付属のワークフロー テンプレートのいずれかに基づく新しいワークフロー バージョンを追加するときは、関連付けフォームで新しいバージョンの機能を指定します。

次のセクションで、関連付けフォームに入力する際の一連の検討項目について説明します。 その前に、フォームとそのフィールドに簡単に目を通しておきましょう。

関連付けフォームの最初のページ

関連付けフォームの 2 番目のページ

この 2 番目のページのフィールドは、ワークフローが手動で開始されるたびに表示される 開始フォームにも表示され、その時点でその 1 回の実行に対してのみ編集できます。

回答する 9 つの質問

このセクションのすべての質問に対する回答が得次第、ワークフローを追加する準備が整います。

ワークフローの種類が適切かどうか

この記事では、メニューに [ 署名の収集 - SharePoint 2010] として表示されるワークフロー テンプレートについて説明します。 このワークフローの種類が最適かどうかわからない場合は、この記事の詳細セグメントで確認してください。 使用可能な他のワークフロー テンプレートの詳細については、「 SharePoint に含まれるワークフローについて」を参照してください。

ここで説明する型の署名行は、Word、Excel、または InfoPath で作成されたドキュメントにのみ挿入できることを理解することが重要です。

1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体。 (および)1 つのコンテンツ タイプか、すべてのコンテンツ タイプか。

コンテンツ タイプとは

SharePoint のリストまたはライブラリに格納されるドキュメントやその他のアイテムは、さまざまなコンテンツ タイプに属します。 コンテンツ タイプには、ドキュメントや Excel スプレッドシートのような基本となる汎用的なものから、契約書や製品設計仕様書のような高度に専門的なものまであります。 SharePoint 製品に既定で用意されているコンテンツ タイプもありますが、それらをカスタマイズして使えるほか、独自に作成して追加することもできます。

新しいバージョンの Collect Signatures ワークフローは、1 つのリストまたはライブラリでのみ使用できるようにすることも、サイト コレクション全体で使用できるようにすることもできます。

• 1 つのリストまたはライブラリに対するワークフローを追加する場合は、すべてのコンテンツ タイプで実行するか 1 つのコンテンツ タイプのみで実行するかを設定できます。
• サイト コレクション全体に対するワークフローを追加する場合は、必ず 1 つのサイト コンテンツ タイプのみで実行するように設定する必要があります。
• いずれの場合も、Collect Signatures ワークフローを実行する各ドキュメントは、Word、Excel、または InfoPath で作成されたファイルである必要があります。

適切な名前

ワークフロー バージョンの名前を付けるときは、次の点を考慮します。

• どのような目的に使うかを明確に示す。
• 他のワークフローとの違いを明確に示す。

例

編集者のグループに属しているとします。 グループでは、次の 2 つの異なるフィードバック収集ワークフローを使用したいと考えています。

• 独自のグループのメンバーによって送信された各ドキュメントで、最初のワークフローを実行します。 このワークフローは、グループのマネージャーからのフィードバックのみを収集します。
• 自分のグループの外部のユーザーによって送信された各ドキュメントに対して 2 番目のワークフローを実行します。 このワークフローは、グループの 任意のメンバーから フィードバックを収集します。

最初のワークフローに 「送信フィードバック内」 、2 つ目のワークフローに 「送信フィードバックの外部」という名前を付けることができます。

タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

タスク リストと履歴リストについては、サイトの既定のリストを使うか、その他の既存のリストを使うか、そのワークフロー専用の新しいリストを要求することができます。

• サイトに多数のワークフローがある場合、または一部のワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、ワークフローごとに新しいリストを要求することを検討してください。 (長いリストの管理は、パフォーマンスを低下させる可能性のあるものの 1 つです。非常に長いリストよりも短いリストを維持する方が、システムの方が高速で簡単です)。
• このワークフローのタスクと履歴に、一般的なリストから分離しておきたい機密データまたは機密データが含まれている場合は、このワークフローの新しい個別のリストが必要であることを 確実 に示す必要があります。 ワークフローを追加した後、新しいリストに適切なアクセス許可が設定されていることを確認します。

署名行を追加するユーザーとそのタイミング

署名行は、次の 2 回のいずれかでドキュメントに挿入できます。

• ドキュメントでワークフローを開始する前。
• ワークフローが開始された後、最初の参加者が署名行に署名を追加する前。

ドキュメントへのデジタル署名の追加は、次の 2 つの手順で行います。

1. まず、ドキュメント の本文にアサイン線を挿入 します。
   
2. 次に、誰かが挿入された行に 署名を追加 します。
   

この点に注意してください 最初の参加者がドキュメントに署名を追加した時点から、ドキュメントは編集に対してロックされます。 署名を追加する他の署名者を除き、その時点以降のドキュメントに対するその他の変更により、追加されたすべての署名が無効または削除されます。 また、署名行の挿入はドキュメント内の変更としてカウントされるため、最初の参加者がそれらの行のいずれかに実際の署名を追加する前に、すべての署名行がドキュメントに既に存在している必要があります。

そのため、この質問に答える簡単な方法は 3 つあります。

• どちらの種類の開始でも ドキュメントは、署名行が既に配置されているテンプレートまたはフォームに基づいているため、個々のワークフロー実行ごとに追加する必要がないようにします。
• 手動で開始する場合 ワークフローを開始するユーザーは、ワークフローを開始する 前に 必要なすべての署名行を挿入します。
• 自動開始の場合 ドキュメントを開いた最初の参加者は、独自の署名を追加する 前に 、必要なすべての署名行を挿入します。

主なポイントの迅速なグラフィックの概要を次に示します。

このワークフローをだれがどのように開始するか

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

• 特定のドキュメントで署名の収集ワークフローを手動で開始すると、別のフォーム ( 開始フォーム) が表示されます。 開始フォームには、 関連付け フォームの 2 番目のページからの設定のみが含まれます。 このフォームを使って、ワークフローを開始するユーザーは、[開始] をクリックする前にそれらの設定 (現在のインスタンスの設定のみ) を変更することができます。
• もちろん、自動開始では、開始フォームを表示する機会がないため、関連付けフォームで指定された既定の設定は変更なしで使用されます。

次の図に、手動開始と自動開始の違いを示します。

開始フォームで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローの永続的な既定の設定を変更するには、この記事の CHANGE セグメントで説明されているように、元の関連付けフォームを編集します。

手動開始

手動開始を許可する場合は、必要なアクセス許可を持つすべてのユーザーが、任意の適格なドキュメントでいつでもワークフローを開始できます。

手動開始の利点は、自分と同僚がワークフローを実行できるのは、ワークフローを実行するタイミングと選択した場合 だけです 。また、ワークフローを実行するたびに、開始フォームを使用していくつかの設定を変更する機会が得られます。

もちろん、手動で開始する場合は、ワークフローを実行するのが適切な場合は常にワークフローを実行する必要があります。

自動開始

ワークフローは、次のいずれかのイベントまたは各イベントによって自動的に開始されるように設定できます。

• 新しいドキュメントがリストまたはライブラリに作成またはアップロードされます。
• リストまたはライブラリに既に格納されているドキュメントが変更されます。

自動開始の利点は、ワークフローの開始を意識する必要がないことです。 きっかけとなる状況が発生するたびに自動的に開始されます。

署名の収集ワークフローでの自動開始に関する特別な考慮事項

他の含まれているワークフローとは異なり、署名の収集ワークフローが開始された後にタスクを追加 することはできません 。 ワークフローが自動的に開始されると、既定の設定で既に指定されている署名タスクのみが割り当てられます。 これらの各タスクは、実際にはワークフローの実行中 に再割り当て できますが、 追加 のタスクを作成して割り当てすることはできません。 つまり、Collect Signatures ワークフローは、参加者の ID または少なくとも数が事前にわかっているときにのみ自動的に実行する必要があります。

自動開始後 に可能なのは 、既に割り当てられているタスクを削除またはキャンセルすることですが、タスクを取り消しても、関連する署名行はドキュメントから削除されないことに注意してください。

自動開始を使用する 3 つのシナリオを次に示します。 各シナリオでは、次の点に注意してください。

• ワークフローは、署名が必要なドキュメントをアップロードするライブラリで実行されます。
• 割り当てられた一連の署名タスクは時間の経過と同時に安定しており、ワークフローが開始されるたびにレビューまたは編集する必要はありません。

もちろん、これらの各シナリオでは、アップロードされるアイテムが、既に適切な署名行を含むドキュメントまたはフォームである場合、ワークフローの実行中にワークフロー参加者が署名行を挿入する必要はありません。

シナリオ 1: シングル タスク、シングル 署名者

新しい経費請求は Anna によって署名する必要があるため、Anna は新しい経費精算書という名前のライブラリを作成します。 organization内のだれでも、要求を作成またはアップロードできます。

Anna はワークフローを作成し、同じ名前を付けます: 新しい経費精算レポート。 ワークフローは、新しいドキュメントごとに自動的に実行され、1 つの署名タスク (もちろん Anna) のみが割り当てられます。

シナリオ 2: 複数のタスク、複数の署名者

今回は、アンナ と ショーン と フランクが契約を結び、3人全員で契約する必要があります。

Sean は、Contracts for Signatures という名前のライブラリを作成します。 Signatures (annaANDseanANDfrank) という名前の Collect Signatures ワークフローを作成します。 ワークフローは新しいドキュメントごとに自動的に実行され、3 人それぞれに 1 つの署名タスクが割り当てられます。

ドキュメントを開く最初の署名者は、独自の署名を追加する前に 、3 人の 署名者すべてに署名行を挿入します。

シナリオ 3: 複数のタスク、シングル 署名者

このバージョンでは、契約は Anna または Sean または Frank によって署名する必要があります。3 つのうち 1 つだけ です。

Sean は、Contracts for Signature という名前のライブラリと、 Signature (annaORseanORfrank) という名前のワークフローを作成します。 また、3 つすべてを含む annaORseanORfrank という名前のメーリング リストまたは配布グループも作成します。

ここでも、ワークフローはライブラリ内の新しいドキュメントごとに自動的に実行されますが、今回は annaORseanORfrank グループに 1 つの署名タスクのみが割り当てられます。

この種のタスクは グループ タスクと呼ばれ、次のように機能します。ワークフローは、グループの各メンバーに電子メール タスク通知を送信しますが、1 つのタスクのみを作成します。このタスクは、グループの個々のメンバーがグループ全体に代わって要求して完了できます。

グループ タスクの要求と完了の手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。

このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

サイト コレクション全体のコンテンツ タイプにワークフローを追加すると、ワークフローを追加するコンテンツ タイプから 継承 するサイト コレクション内の他のすべてのコンテンツ タイプにワークフローを追加することもできます。 (1 つのリストまたはライブラリのみのワークフローを追加する場合、このオプションは表示されません)。

参加者: 参加者と順序

署名タスクを割り当てる各ユーザーの名前または電子メール アドレスを指定する必要があります。

タスクまたは個人をグループ化する タスクをグループまたは配布リストに割り当てると、 グループ タスク が割り当てられます。グループの 各 メンバーはタスク通知を受け取りますが、タスクを要求して完了する必要があるのは 1 人 のメンバーだけです。 グループ タスクの要求と完了の手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。

1 つのステージまたは複数のステージ署名タスクのステージは 1 つだけ、複数のステージを持つ場合は選択できます。 複数のステージがある場合は、ステージが次々に実行されます。

並列レビューまたはシリアル レビュー1 つのステージの参加者は、署名タスクを同時に (並列で) 割り当てるか、または指定した順序でタスクを順番に割り当てることを選択できます。 シリアル オプションは、たとえば、署名者の 1 人がドキュメントに関する実際の意思決定者であり、意思決定者が署名しないことを決定した場合に、他の署名者が署名タスクを完了しても意味がない場合に役立ちます。

例

この単純なシナリオでは、複数のステージとシリアル タスクの両方の割り当ての利点をいくつか示します。

Frank がコントラクト ライブラリの新しい Collect Signatures ワークフローを追加しているとします。 Frank は実際の意思決定者であるため、各契約に署名する最初の人物になりたいと考えています。 署名 しない 場合、Anna も Sean にも署名タスクは割り当てされません。 このように設定するには、次の 2 つの方法があります。

• シリアル レビューを使用するフランクは、彼が最初の参加者であり、アンナとショーンが2番目と3番目である単一のシリアルステージを設定します。
  Frank がシングルステージのシリアル レビューを設定する方法を次に示します。
  
• 2 つのステージを使用するFrank が Anna と Sean に同時にタスクを割り当てる必要がある場合、Sean は自分の署名を追加する前に Anna が署名を追加するのを待つ必要がないように、ワークフローで 2 つのステージを設定できます。 最初のステージには自分の署名タスクのみが含まれ、2 つ目は Anna と Sean のタスクを含む並列ステージです。 最初のステージが完了していない場合、2 番目のステージは開始されません。
  玉原さんの 2 ステージ-並列レビューの設定は次のようになります。
  

次の図は、両方の方法を示したものです。 どちらのバージョンでも、Frank が署名タスクを完了しなかった場合、タスクは Anna または Sean に割り当てられることはありません。

通知する必要がある相手

[CC] フィールドの関連付けフォームの 2 番目のページで、このワークフローが開始または終了するたびに通知を受け取る必要があるユーザーの名前またはアドレスを入力できます。

• このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。
• ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。
• ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

Collect Signatures ワークフローを追加する (1 つのリストまたはライブラリのみ)

ワークフローの追加にまだ慣れていない場合は、このセグメントの手順を進める前に、この記事の前の LEARN セグメントと PLAN セグメントを確認すると便利な場合があります。

始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

Email ワークフローが電子メール通知を送信するには、SharePoint サイトに対して電子メールを有効にする必要があります。 これが既に完了しているかわからない場合は、SharePoint 管理者にチェックします。

アクセス 許可 SharePoint 製品の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するための [リストの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません。アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

ワークフローを追加する

次の手順に従います。

1. ワークフローを追加するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。
   タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表の一覧では、このタブには Calendar という名前が付けられます。

3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフローの設定] ページで、実行するワークフローの 1 つのコンテンツ タイプまたは [すべて ] (すべてのコンテンツ タイプ) を指定し、[ ワークフローの追加] をクリックします。

   注

   Collect Signatures ワークフローは、Word、Excel、または InfoPath で作成されたドキュメントでのみ実行できます。

   

   1. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
      (手順は図に従います)。

	コンテンツ タイプ 既定の選択の [すべて] のままにするか、特定のコンテンツ タイプを選びます。
	ワークフロー [署名の収集 - SharePoint 2010] テンプレートを選択します。 メモ：[署名の収集 - SharePoint 2010] テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせて、サイト コレクションまたはワークスペースに対してアクティブ化する方法について確認してください。 サイト コレクションのアクセス許可がある場合は、「 SharePoint ワークフロー テンプレートを有効にする」を参照してください。
	名前 このワークフローの名前を入力します。 このリストまたはライブラリのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。 ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	タスク リスト このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選択するか、[ タスク (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。 既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	履歴一覧 このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選択するか、[ 新しい履歴リスト ] をクリックして新しいリストを作成できます。 既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	開始オプション このワークフローを開始する方法を指定します。 さまざまなオプションの詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。

1. このフォームの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。
2. 関連付けフォームの 2 番目のページに入力します。
   (手順は図に従います)。
   SharePoint 製品では、関連付けフォームのこの 2 番目のページで、ワークフローを手動で開始するたびにすべてのオプションが表示されるため、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。 タスクが一度に 1 つずつ割り当てられる場合 (シリアル) タスクを割り当てる順序で、名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に (並列で) 割り当てられる場合 名前またはアドレスの順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合 グループ タスクが割り当てられます:グループの 各 メンバーはタスク通知を受け取りますが、要求してタスクを完了する必要があるのは 1 つの メンバーだけです。 グループ タスクの要求と完了の手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。
	順序 タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。 このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

新しいワークフローを開始してテストする準備ができたら、この記事の START セグメントに移動します。

ドキュメントに署名行を挿入する手順については、この記事の INSERT セグメントを参照してください。

Collect Signatures ワークフローを追加する (サイト コレクション全体の場合)

ワークフローの追加にまだ慣れていない場合は、このセグメントの手順を進める前に、この記事の LEARN セグメントと PLAN セグメントを確認すると便利な場合があります。

始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

Emailワークフローが電子メール通知を送信するには、サイトで電子メールを有効にする必要があります。 これが既に完了しているかわからない場合は、SharePoint 管理者にチェックします。

アクセス 許可 SharePoint 製品の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するための [リストの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません。アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

ワークフローを追加する

次の手順に従います。

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [ 設定 をクリックし、[ サイトの設定] をクリックします。
   Microsoft 365 の SharePoint で、タイトル バーの [設定 クリックします。次に、[ サイト コンテンツ] をクリックします。 [サイト コンテンツ] で、[ サイトの設定] をクリックします。

3. [サイトの設定] ページの [ Web デザイン ギャラリー] で、[ サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
   

4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

   注

   Collect Signatures ワークフローは、Word、Excel、または InfoPath で作成されたドキュメントでのみ実行できます。

   

   1. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
      
   2. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] リンクをクリックします。
      
   3. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
      (手順は図に従います)。

	ワークフロー [署名の収集 - SharePoint 2010] テンプレートを選択します。 メモ：[署名の収集 - SharePoint 2010] テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせて、サイト コレクションまたはワークスペースに対してアクティブ化する方法について確認してください。 サイト コレクションのアクセス許可がある場合は、「 SharePoint ワークフロー テンプレートを有効にする」を参照してください。
	名前 このワークフローの名前を入力します。 このサイト コレクションのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。 ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	タスク リスト このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選択するか、[ タスク (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。 既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	履歴一覧 このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選択するか、[ 新しい履歴リスト ] をクリックして新しいリストを作成できます。 既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	開始オプション このワークフローを開始する方法を指定します。 さまざまなオプションの詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。
	更新リストとサイト コンテンツ タイプ このコンテンツ タイプを継承する他のすべてのサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプに、このワークフローを追加する (関連付ける) かどうかを指定します。 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。 このワークフローを継承コンテンツ タイプに追加するサイトまたはサブサイトの継承が解除されている場合は、この操作を実行する前に、それらの各サイトまたはサブサイトの所有者グループのメンバーであることを確認してください。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。
2. 関連付けフォームの 2 番目のページに入力します。
   (手順は図に従います)。
   SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始するたびに、関連付けフォームのこの 2 番目のページのすべてのオプションが表示されるので、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。 タスクが一度に 1 つずつ割り当てられる場合 (シリアル) タスクを割り当てる順序で、名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に (並列で) 割り当てられる場合 名前またはアドレスの順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合 グループ タスクが割り当てられます:グループの 各 メンバーはタスク通知を受け取りますが、要求してタスクを完了する必要があるのは 1 つの メンバーだけです。 グループ タスクの要求と完了の手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。
	受注 このステージのタスクを一度に 1 つずつ (シリアルで) 割り当てるか、すべて一度に (並列に) 割り当てるかを指定します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。 このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

新しいワークフローを開始してテストする準備ができたら、この記事の START セグメントに移動します。

ドキュメントに署名行を挿入する手順については、この記事の INSERT セグメントを参照してください。

署名行を挿入する

ワークフロー参加者が署名を追加するには、ドキュメントに署名行を挿入する必要があります。 行の挿入と署名自体の追加は、2 つの個別のアクションです。

次の点に注意してください。

• 署名が任意の署名行に追加されると、ドキュメントは、既に存在する署名行への追加以外 のすべての変更から ロックされます。
• 最初の署名が追加された後に変更が加えられた場合、既に追加されたすべての署名が無効になったり、ドキュメントから削除されたりします。
• 署名 行 の挿入と削除は、ドキュメント内の変更として扱われます。
• したがって、最初の参加者が署名を追加する前に、署名行のすべての追加と削除が既に完了している必要があります。

すべての概要を示す簡単なグラフィックを次に示します。

署名行を挿入または削除する (Wordまたは Excel)

Wordまたは Excel に署名行を挿入するには:

1. 文書またはワークシートで、署名行を挿入するカーソルをクリックして見つけます。

2. [ 挿入 ] タブの [ テキスト ] グループで、[ 署名行] をクリックします。

3. [ Signature Setup]\(署名のセットアップ\) ダイアログ ボックスで、次の 4 つのフィールドのいずれかを入力するか、すべて入力するか、または入力しません。

   • 推奨される署名者
     署名者のフル ネーム。
     (完了した署名に表示されます)。
   • 署名者のタイトル候補
     (完了した署名に表示されます)。
   • 署名者の電子メール アドレスの候補
     (完了した署名には表示されません )。
   • 署名者への指示
     署名者に役立つ、または必要な情報。
     (完了した署名には表示されません )。
     

4. 引き続き同じダイアログ ボックスで、次のチェック ボックスを選択またはオフにします。

   • 署名者が [署名] ダイアログ ボックスにコメントを追加できるようにする
     署名者が署名の目的を入力できるようにします。
     (署名者の種類は、完了した署名に表示 されません 。
   • 署名行に署名日を表示する
     署名が追加される日付。
     (完了した署名に表示されます)。

5. [OK] をクリックします。

同じ手順を繰り返して、さらに署名行を追加します。

Wordまたは Excel で署名行を削除するには:

1. 署名行をクリックして選択します。
2. DELETE キーを押します。

署名行を挿入または削除する (InfoPath)

InfoPath に署名行を 挿入 するには:

1. フォームで、 をクリックして、署名行を挿入するカーソルを見つけます。

2. リボンの [ ホーム ] タブの [ コントロール ] グループで、[ 署名行] をクリックします。

3. 署名行をクリックして選択し、右クリックし、ショートカット メニューの [ 署名行のプロパティ] をクリックします。

4. [ 署名行のプロパティ ] ダイアログ ボックスの [ 全般 ] タブで、次の 4 つのフィールドをすべて入力するか、すべて入力するか、または入力しません。

   • 署名前に署名者に表示されるメッセージ
     署名者に役立つ、または必要な情報。
     (完了した署名には表示されません )。
   • 署名者名
     (完了した署名に表示されます)。
   • 署名者のタイトル
     (完了した署名に表示されます)。
   • 署名者の電子メール アドレス
     (完了した署名には表示されません )。
     

5. [ サイズ ] タブと [ 詳細設定 ] タブで必要な調整を行います。

6. [OK] をクリックします。

InfoPath で署名行を 削除 するには:

• コントロールをクリックして選択し、DELETE キーを押します。

関連情報

新しいワークフローをテストする準備ができたら、この記事の START セグメントに移動します。

ワークフロー タスクを完了する場合は、この記事の COMPLETE セグメントに移動 (または戻る) します。

署名の収集ワークフローを開始する

署名プロセスに関するリマインダー: 最初の参加者が署名行に署名を追加する前に、署名行のすべての挿入と削除を含め、すべての変更をドキュメントに加える必要があります。 (詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください)。

また、ワークフローがタスクを割り当てるユーザーが、署名を追加してタスク フォームを完了する方法を理解していることを確認します。 この記事の COMPLETE セグメントが役立つ場合があります。

ワークフローを開始する 2 つの方法 ワークフローは、手動でのみ、自動的にのみ、またはいずれかの方法で開始するように設定できます。

• 必要な権限を持つすべてのユーザーはいつでも手動で開始できます。
• 指定したトリガー イベントが発生した場合、つまり、ドキュメントがリストまたはライブラリに追加されたとき、またはリスト内のドキュメントが既に何らかの方法で変更されるたびに自動的に行われます。
  (トリガーされるイベントまたはイベントは、ワークフローの元の追加と構成中に、関連付けフォームの最初のページで指定されます。詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください)。

ワークフロー は、 現在チェックアウトされているドキュメントでは開始できません。(ドキュメントは、ワークフローが開始された 後 にチェックアウトできますが、チェックアウトした後は、もう一度チェックインされるまで、そのドキュメントで それ以上 ワークフローを開始することはできません)。

ワークフローを自動的に開始する

ワークフローが自動的に開始されるように構成されている場合は、トリガーイベントが発生するたびに、トリガーされたドキュメントでワークフローが実行されます。

開始すると、ワークフローは最初のタスクまたはタスクを割り当て、各担当者にタスク通知を送信します。 また、開始通知 (タスク通知とは異なります) が、ワークフローを最初に追加したユーザーと、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

トリガーアクションがワークフローを開始する前に、必要な署名 行 がまだドキュメントに存在しない場合は、最初の 署名 がドキュメントに追加される前に挿入する必要があります。

ワークフローを手動で開始する

アクセス許可に関するメモ 通常、ワークフローを開始するには、[アイテムの編集] アクセス許可が必要です。 (既定では、メンバー グループと所有者グループの両方にこのアクセス許可がありますが、Visitors グループにはアクセスできません。ただし、所有者は、ワークフローを開始するユーザーに対して [リストの管理] アクセス許可を要求するために、ワークフローごとに選択することもできます。このオプションを選択すると、所有者は基本的に、自分と他の所有者のみが特定のワークフローを開始できることを指定できます。詳細については、この記事の Learn セグメントを参照してください)。

ワークフローを開始する場所

次のいずれかの場所からワークフローを手動で開始できます。

• ドキュメントが格納されているリストまたはライブラリから。
• ドキュメント自体の内部から、作成された Microsoft Office プログラムで開きます。 (これは、Web アプリケーションのバージョンではなく、完全なインストール済みプログラムである必要があることに注意してください)。

このセグメントの残りの 2 つのセクションでは、両方の方法の手順を説明します。

リストまたはライブラリから手動で開始する

1. 必要なすべての署名行をドキュメントに追加するか、ワークフロー参加者と一緒に配置して、すべての署名行がドキュメント内に存在することを確認してから、参加者がいずれかの行に 署名 を追加します。

2. ワークフローを実行するドキュメントが格納されているリストまたはライブラリに移動します。

3. アイテム名の前にあるアイコンをクリックして項目を選択し、リボンの [Files] タブの [ワークフロー] グループで [ワークフロー] をクリックします。
    

4. [ワークフロー: ドキュメント名] ページの [ 新しいワークフローの開始] で、実行するワークフローをクリックします。
   

5. 開始フォームで、ワークフローのこの特定のインスタンスに適用する変更を行います。

   注

   開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。 タスクが一度に 1 つずつ割り当てられる場合 タスクを割り当てる順序で、名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に割り当てられる場合 名前またはアドレスの順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合 グループ タスクが割り当てられます:グループの 各 メンバーはタスク通知を受け取りますが、要求してタスクを完了する必要があるのは 1 つの メンバーだけです。 グループ タスクの要求と完了の手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。
	受注 各セグメントのタスクの割り当てに関する仕様が、一度に 1 つずつ (シリアル)、またはすべてを同時に (並列に) 設定する方法であることを確認します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 現在構成されているステージを超えて、必要なステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC 必要に応じて追加または削除を行います。 次の点にご注意ください。 このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. 開始フォームの必要な設定がすべて完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

Microsoft Office プログラム内から手動で開始する

1. 必要なすべての署名行をドキュメントに追加するか、ワークフロー参加者と一緒に配置して、すべての署名行がドキュメント内に存在することを確認してから、参加者がいずれかの行に 署名 を追加します。

2. コンピューターにインストールされている Office プログラムでドキュメントを開きます。

   注

   このメソッドは、ドキュメントが Microsoft Office プログラムの Web アプリケーション バージョンで開かれている場合は使用できません。 お使いのコンピューターに インストールされている プログラムの完全なバージョンで開いている必要があります。

3. 開いているドキュメントで、[ ファイル ] タブをクリックし、[ 保存] & [送信] をクリックし、ドキュメントで実行するワークフローをクリックします。

4. ワークフローで、ファイルをチェックインする必要があることを示す次のメッセージが表示された場合は、[チェックイン] をクリックします。
   (このメッセージが表示されない場合は、手順 5 に進みます)。

5. 大きな [ワークフローの開始] ボタンをクリックします。

6. [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。

   注

   開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。 タスクが一度に 1 つずつ割り当てられる場合 タスクを割り当てる順序で、名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に割り当てられる場合 名前またはアドレスの順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合 グループ タスクが割り当てられます:グループの 各 メンバーはタスク通知を受け取りますが、要求してタスクを完了する必要があるのは 1 つの メンバーだけです。 グループ タスクの要求と完了の手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。
	受注 各セグメントのタスクの割り当てに関する仕様が、一度に 1 つずつ (シリアル)、またはすべてを同時に (並列に) 設定する方法であることを確認します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 現在構成されているステージを超えて、必要なステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC 必要に応じて追加または削除を行います。 次の点にご注意ください。 このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. 開始フォームの必要な設定が完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

関連情報

• このワークフローが初めて実行された場合、他の参加者は割り当てられたタスクを完了するために情報と支援を必要としますか? (この記事の 完全な セグメントが役に立つ場合があります)。
• また、参加者がメール通知を受信しているかどうか、特に迷惑メール フィルターによって通知が誤って処理されていないことをチェックすることをお勧めします。
• もちろん、自分でワークフロー タスクを実行することもできます。 詳細については、この記事の COMPLETE セグメントに移動します。
• 一方、ワークフローの現在のインスタンスの進行状況を追跡する方法については、この記事の MONITOR セグメントに移動します。

署名の収集ワークフロー タスクを完了する

Collect Signatures ワークフローでタスクが初めて割り当てられた場合は、タスクを完了する前に記事のこのセグメントを完全に確認すると便利な場合があります。 そうすることで、使用できるすべてのオプションについて知ることができます。

最初に適切な記事を取得したかどうかを確認する

ワークフローの種類によって、必要なタスク アクションも異なります。

そのため、開始する前に、割り当てられたタスクが実際には Collect Signatures ワークフロー タスクであり、他の種類のワークフローのタスクではないことを確認してください。

[ このドキュメント には、次のいずれかの場所で署名が必要です] というテキストを探します。

• タスク通知の [件名] 欄
  
• 確認するドキュメントのメッセージ バー
  
• [ワークフローの状態] ページのタスク タイトル
  

[このドキュメントには、これらの場所に署名テキストが必要です] が表示されない場合は、ワークフローを開始または最初に追加したユーザーとチェックして、基になっているワークフロー テンプレート、またはカスタム ワークフローであるかどうかを確認します。

ただし、タスク が Collect Signatures タスクの場合は、読み取りを続けてください。

プロセスの概要

ワークフローのタスクを割り当てられた場合、通常は、次の 3 つの方法でタスクに関する情報を取得します。

• 電子メールでタスク通知を受信する。
• Microsoft Office ドキュメントを開き、関連するタスクが割り当てられたことを通知するメッセージ バーを確認する。
• SharePoint サイトをチェックし、1 つまたは複数のタスクが自分に割り当てられていることを確認する。

署名の収集ワークフロー タスクが割り当てられていることが判明したら、通常、次の 2 つのことを行います。

• ドキュメントを確認する ドキュメントを開いて確認し、署名 (または署名しない) します。
• タスクを完了する 完了し、タスク フォームを送信します。

このため、通常、タスクの実行には、次の 3 つのアイテムが関係しています。

• (電子メールとして受け取る) 通知メッセージ
• 署名用に送信されたドキュメント (開いて署名するか、署名しないか)
• (自分が開いて情報を入力し、送信する) タスク フォーム

次に、この 3 つのアイテムの例を示します。

タスク通知メッセージからドキュメントとタスク フォームにアクセスする

(タスクが個人に割り当てるのではなく、自分がメンバーであるグループ全体または配布リストに割り当てられている場合は、タスクを完了する前に 要求 する必要があることに注意してください。詳細については、このセグメントの「 グループ タスクを完了する前に要求する 」セクションを参照してください)。

手順

1. タスク通知メッセージの [ このタスクを完了するには ] の手順で、ドキュメントへのリンクをクリックします。
2. 開いたドキュメントで、メッセージ バーの [ このタスクを開く ] ボタンをクリックします。

リストまたはライブラリからドキュメントとタスク フォームにアクセスする

(タスクが個人に割り当てるのではなく、自分がメンバーであるグループ全体または配布リストに割り当てられている場合は、タスクを完了する前に 要求 する必要があることに注意してください。詳細については、このセグメントの「 グループ タスクを完了する前に要求する 」セクションを参照してください)。

手順

1. レビューするドキュメントが保存されているリストまたはライブラリで、ドキュメントとワークフローに関連付けられている [進行中 ] リンクをクリックします。
2. [ワークフローの状態] ページで、タスクのタイトルをクリックします。
3. タスク フォームの [ このワークフロー タスクはメッセージ バーに適用されます ] で、ドキュメントへのリンクをクリックします。

ドキュメントに署名する

タスクが個人に割り当てるのではなく、自分がメンバーであるグループ全体または配布リストに割り当てられている場合は、タスクを完了する前に 要求 する必要があることに注意してください。 詳細については、このセグメントの「 グループ タスクを完了する前に要求する 」セクションを参照してください。

また、特定のユーザーに対して署名行が設定されていて、 別 のユーザーとしてログオンしているときに署名した場合、署名行に不一致が表示される可能性があることにも注意してください。 この例では、Frank Martinez に署名行を設定しましたが、署名は Anna Lidman としてログインしたユーザーによって追加されました。

次の例では、ドキュメントは Word で作成されています。

文書の上部にある 3 つの黄色いメッセージ バーに注目してください。

最終版としてマークこのメッセージ バーは、少なくとも 1 人のユーザーが署名行に署名を既に追加していることを示します。

署名 [ 署名の表示 ] ボタンをクリックして、[署名] ウィンドウ を 開くことができます。 [ 要求された署名] で、自分の名前の横にある矢印をクリックし、ドロップダウン メニューの [ 署名] をクリックします。

サード パーティのデジタル署名サービス プロバイダーに関するメッセージが表示された場合は、[ OK] を クリックして続行します。 (今後メッセージが表示されないようにするには、[チェック] ボックスを選択します)。

[ 署名 ] ダイアログ ボックスが開きます。

ドキュメントに署名するには、大きな X の横にあるボックスに名前を入力し、[署名] をクリックし、[署名の確認] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

注意: 要求された署名 の一覧に名前が複数回表示される場合は、署名を追加するための複数の署名行があります。 この同じ手順を使用して、各署名を追加します。

ワークフロー タスクタスク フォームを完了して送信する準備ができたら、[ワークフロー タスク] メッセージ バーの [このタスクを開く] ボタンをクリックします。

タスク フォームに入力して送信する

Collect Signatures ワークフロー タスクのタスク フォームは、次のようになります。

最初の 2 つのコントロール ([アイテムの削除] と [ このワークフロー タスクはドキュメント タイトルに適用されます] ) は、署名するドキュメント内から開いたときにタスク フォームに表示 されません 。 これらは、[ワークフローの状態] ページのタスク通知メッセージまたはタスクリストからタスク フォームが直接開かれた場合にのみ表示されます。

	アイテムの削除 ワークフローの現在のインスタンスからこのタスクを削除するには、こちらのリンクをクリックします。 タスクを削除しても、署名するドキュメントは削除されません。 [ワークフローの状態] ページの [タスク ] 領域に、削除されたタスクが表示されなくなりました。 (ただし、削除は引き続きページの [履歴 ] 領域に記録されます)。 メモ：ワークフローのこのインスタンスを開始しなかった場合は、タスクを削除する前に、開始したユーザー (自動的に開始した場合は最初に追加したユーザー) とチェックすることもできます。
	このワークフロー タスクは、ドキュメント タイトルに適用されます 署名するドキュメントを開くには、こちらのリンクをクリックします。
	[状態]、[依頼者]、[統合済みコメント]、[期限] これらの 4 つのフィールドのエントリを編集または変更することはできませんが、情報が役に立つ場合があります。 [統合コメント] ボックスには、ワークフローのこの同じインスタンスでタスクを既に完了している参加者によってフォームに送信されたすべてのコメントが含まれていることに注意してください。 同様に、独自のフォームを送信すると、[ コメント ] ボックス (4) に含めるテキストも、後続の参加者の [統合コメント ] ボックスに表示されます。
	コメント ここに入力したテキストは [ワークフローの履歴] に記録され、以降の参加者の [統合済みコメント] フィールド (3) にも表示されます。
	Sign ドキュメントに署名し、[ コメント ] フィールドに投稿するフィードバックを入力したら、このボタンをクリックしてフォームを送信し、タスクを完了します。
	キャンセル 変更や応答を保存せずにフォームを閉じるには、このボタンをクリックします。 タスクは未完了状態で、対象ユーザーに割り当てられたままになります。
	タスクの再割り当て このタスクを他のユーザーに再割り当てするには、このボタンをクリックします。 再割り当ての詳細を入力するページの図については、このセグメントのセクション 7「 タスクを他のユーザーに再割り当てする」を参照してください。 メモ： このオプションは、一部のワークフロー タスクでオフになっている場合があります。

完了する前にグループ タスクを要求する (省略可能)

グループ全体に 1 つのタスクが割り当てられている場合、そのグループの任意のメンバーが、グループ全体を代表して、そのタスクを引き受けて実行することができます。

ドキュメントを開いて署名する 前に 、タスクを要求します。 タスクを要求するとすぐにタスクが割り当てられ、グループの他のメンバーはタスクを完了できません。 (この方法では、必要な作業を行う人は 1 人だけです)。

1. [ワークフローの状態] ページで、矢印が表示されるまでグループに割り当てられているタスクの名前をポイントします。
2. 矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックし、タスク フォームで [タスクの引き受け] ボタンをクリックします。
   

[ワークフローの状態] ページが更新されると、タスクがグループに割り当てられなくなり、具体的には自分に割り当てられていることがわかります。

後になって、タスクを完了せずに、もう一度グループに解放する場合は、同じ手順を使ってタスク フォームに戻り、[タスクの解除] ボタンをクリックします。

タスクを他のユーザーに再割り当てする (省略可能)

特定のユーザーに割り当てられていたワークフロー タスクを別のユーザーが実行する場合は、[ワークフロー タスク] フォームの [タスクの再割り当て] ボタンをクリックします。

次のフォームが表示されます。

	タスクの再割り当て先 このタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。 ワークフローを開始したユーザー、またはそのワークフローを最初に追加したユーザー (ワークフローが自動的に開始された場合) にこのタスクを割り当てるには、このフィールドを空白のままにします。
	新しい依頼 タスクを割り当てるユーザーがタスクを完了するために必要な情報を指定します。 (ここで入力したテキストは、[ 統合コメント ] 領域に追加されます)。
	新しい期間 次の操作のいずれかを行います。 既存の期限を残すには このフィールドを空白のままにします。 期限を完全に削除するには 数値 0 を入力します。 新しい期日を指定するには ここに数値を入力し、次のフィールドに期間単位を指定します。 2 つのエントリをまとめると、変更タスクの期限が切れる前の期間が識別されます。 既定では、署名の収集タスクには期限やタスク期間が割り当てられないことに注意してください。
	新しい期間の単位 新しいタスク期間を指定する場合は、このフィールドを [新しい期間] フィールドと組み合わせて使用して、タスクの期限前の期間を特定します。 (例: 3 日 または 1 か月 または 2 週間)。

フォームの入力が完了したら、[送信] をクリックします。 タスクに完了マークが付けられ、新しいタスクがそのタスクの担当ユーザーに割り当てられて、タスク通知が送信されます。

入力された新しい情報は、新しいタスク通知 (次の図の番号 1) の委任者を示すテキストに表示されます。

また、次に示すように、これらのすべての変更は追跡され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクションに表示されます。

実行中の Collect Signatures ワークフローを監視、調整、または停止する

実行中のワークフローの監視、調整、または終了を集中管理できるのは、ワークフローのインスタンスの [ワークフローの状態] ページです。

最初に、このページを表示する方法を説明し、次に、このページにあるオプションと情報の使い方について説明します。 最後に、監視に関する追加情報を得られる他の 2 つのページについて説明します。

[ワークフローの状態] ページを表示する

アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムとワークフローの [進行中] リンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" という名前のドキュメントで、ワークフローは "承認 3" です。

[ワークフローの状態] ページが開きます。

• リストまたはライブラリに多くのアイテムが含まれている場合は、並べ替え機能やフィルタリング機能を使って、目的のアイテムをすばやく見つけることができます。 同じような並べ替えやフィルター処理を繰り返し実行している場合は、特定の調整を自動化するカスタム ビューを作成すると便利です。
• [ワークフローの状態] ページを表示するには、関心がある特定のインスタンスの "開始されました" 電子メール通知の [このワークフローの状態の表示] リンク、または "完了しました" 電子メール通知の [ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックすることもできます。

[ワークフローの状態] ページを使ってワークフローの進捗状況を監視する

[ワークフローの状態] ページでは、各セクションの図の下に、監視に関する質問とその回答が表示されます。

[ワークフロー情報] セクション

質問:

• ワークフローのこのインスタンスを開始したのはだれですか。
• このインスタンスはいつ開始されましたか。
• このインスタンスで最後のアクションはいつ実行されましたか。
• このインスタンスはどのアイテムに対して実行されていますか。
• このインスタンスの現在の状態は何ですか。

[タスク] セクション

質問:

• 既に作成されて割り当てられたタスクはどれですか。また現在の状態は何ですか。
• 既に完了したタスクはどれですか。またその各タスクの結果は何ですか。
• 既に作成されて割り当てられた各タスクの期限はいつですか (既定では、署名の収集タスクには期限やタスク期間が割り当てられないことに注意してください)。

削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このセクションには表示されません

[ワークフローの履歴] セクション

質問:

• ワークフローのこのインスタンスで、既に発生したイベントは何ですか。
• 期限の過ぎたタスクと期限の過ぎたタスク通知はこの領域に表示されないことにご注意ください。

このワークフローの実行をキャンセルまたは終了する

通常の完了の前に実行中のワークフロー インスタンスを停止する方法は 2 つあります。

• ワークフローを取り消す すべてのタスクは取り消されますが、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域に保持されます。
• このワークフローを終了する すべてのタスクが取り消され、[ワークフローの状態] ページの [タスク ] 領域から削除されます。 (ただし、[ワークフロー履歴] 領域にまだ反映されます)。

2 つの方法の手順は次のとおりです。

取り消し (すべてのタスクが取り消されますが、タスク リストと履歴の両方に保存されます)

ワークフローの現在のインスタンスが不要になった場合は、取り消すことができます。

既定では、この手順は、ワークフローのこのインスタンスを開始したユーザー 、または リストの管理アクセス許可を持つすべてのユーザーが実行できます。 (ここでも、所有者グループには既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません)。

• [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] のすぐ下の領域で、[ すべての署名の収集タスクを取り消す ] リンクをクリックします。

現在のすべてのタスクが取り消され、ワークフローは取り消しの状態で終了します。 取り消されたタスクは、まだ [タスク] 領域と [ワークフローの履歴] 領域の両方に表示されます。

終了 (タスクリストから削除されたが履歴に保持されているすべてのタスク)

エラーが発生した場合、またはワークフローが停止して応答に失敗した場合は、終了できます。

既定では、この手順は、[リストの管理] アクセス許可を持つユーザーのみが実行できます。 (ここでも、所有者グループには既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません)。

• [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] のすぐ下の領域で、[ このワークフローの終了 ] リンクをクリックします。

ワークフローによって作成されたすべてのタスクは取り消され、[ワークフローの状態] ページの [タスク ] 領域から削除されますが、[ ワークフローの履歴 ] 領域には引き続き反映されます。 ワークフローは、 状態が [キャンセル済み] で終了します。

アイテムで実行中のワークフローを確認する

アイテムの [ワークフロー] ページには、そのアイテムで現在実行されているワークフローのリストが表示されます。

1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。
2. アイテムの名前をポイントして、表示される矢印をクリックし、ドロップダウン メニューで [ワークフロー] をクリックします。
3. [ワークフロー: 項目名 ] ページの [ 実行中のワークフロー] に、アイテムで現在実行されているワークフロー インスタンスの一覧が表示されます。

サイト コレクション全体のワークフローを監視する

サイト コレクション管理者は以下をひとめで確認できます。

• サイト コレクションに現在存在する各ワークフロー テンプレートに基づくワークフローの数。
• 各ワークフローのテンプレート自体が、サイト コレクションで現在アクティブかアクティブでないか。
• サイト コレクションで現在実行中の各ワークフロー テンプレートに基づくワークフロー バージョンのインスタンスの数。

この方法を次に説明します。

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。
2. [ 設定] アイコン をクリックし、[ サイトの設定] をクリックします。
   [サイトの設定] ページの [ サイト管理] で、[ ワークフロー] をクリックします。
   

[ワークフロー] ページが開き、情報が表示されます。

関連情報

このワークフロー バージョンを最初に実行した場合は、この記事の確認セグメントの手順を使用して、インスタンスのイベントを表示し、ワークフローが意図したとおりに機能するかどうかを確認できます。

署名の収集ワークフローの結果を確認し、レポートを作成する

ワークフロー インスタンスが完了したら、その履歴に記録されたイベントを確認できます。 (インスタンスが完了してから最大 60 日間、任意のインスタンスのレコードにアクセスできます)。

複数のインスタンスにわたる、ワークフローの全体的なパフォーマンスに関するレポートを実行することもできます。

最新のインスタンスのイベントを確認する

アイテムがまだ同じリストまたはライブラリにあり、その後に同じアイテムに対して同じワークフローが実行されていなければ、リストまたはライブラリから最新のインスタンスの履歴にアクセスできます。

任意のアイテムに対して実行されたワークフローの最新のインスタンスの [ワークフローの状態] ページを表示するには、次の操作を行います。

• アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムおよびワークフローの状態のリンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" というタイトルのドキュメントで、ワークフローは "新しいドキュメントの承認" です。

[ワークフローの状態] ページの一番下の方に、[ワークフローの履歴] セクションがあります。

最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

同じアイテムに対して同じワークフローを再び実行した後にインスタンスの履歴を確認することもできます。

リストまたはライブラリか、ワークフロー完了通知から、最長 60 日間、履歴を確認できます (60 日間は、SharePoint 製品がワークフローのタスク履歴を保持する期間です)。

リストまたはライブラリから確認する場合

1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。
2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックして項目を選択し、リボンの [Files] タブの [ワークフロー] グループで [ワークフロー] をクリックします。
3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [完了したワークフロー] で、確認するワークフロー インスタンスの名前または状態をクリックします。
   
   そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

ワークフロー完了通知から確認する場合

• 確認するインスタンスのワークフロー完了通知を開き、[ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックします。

そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

すべての完了通知を保持するには、Outlook のルールを作成します。 件名行でテキストが完了したすべての受信メッセージを、独自の個別のフォルダーにコピーするようにルールを設定します。 そうしないと、それらのメッセージが受信トレイに表示されなくなります)。

ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

• アクティビティ継続期間レポート このレポートは、ワークフロー内の各アクティビティの平均所要時間や、ワークフロー全体 (ワークフローのインスタンス) の所要時間を調べる場合に使います。
• 取り消しとエラー レポート このレポートは、ワークフローの完了前に取り消しやエラーが頻繁に発生していないかどうかを調べる場合に使います。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

1. リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。
   
2. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。
   
3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
   
4. [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。
   
   レポートが作成されて、指定した場所に保存されます。
5. レポートが完成したら、次の図に示すリンクをクリックして表示できます。 表示しない場合は、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます (レポートは、前の手順で指定した場所に保存されているため、後からいつでも表示できます)。
   

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

ワークフローの設定に変更を加える場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

ワークフロー パフォーマンス レポートを作成する

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

• アクティビティ継続期間レポート このレポートは、ワークフロー内の各アクティビティの平均所要時間や、ワークフロー全体 (ワークフローのインスタンス) の所要時間を調べる場合に使います。
• 取り消しとエラー レポート このレポートは、ワークフローの完了前に取り消しやエラーが頻繁に発生していないかどうかを調べる場合に使います。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

1. リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。
   
2. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。
   
3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
   
4. [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。
   
   レポートが作成されて、指定した場所に保存されます。
5. レポートが完成したら、次の図に示すリンクをクリックして表示できます。 表示しない場合は、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます (レポートは、前の手順で指定した場所に保存されているため、後からいつでも表示できます)。
   

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

ワークフローの設定に変更を加える場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

署名の収集ワークフローを変更、無効化、または削除する

新しい署名の収集ワークフローの最初のインスタンスを実行し、結果を確認した後、ワークフローの構成方法に 1 つ以上の変更を加える必要がある場合があります。

また、今後、構成をさらに変更したい場合もあります。

最後に、ある時点でワークフローをより短い期間または長い期間無効にしたい場合もありますが、ワークフローを削除しない場合もあります。または、実際に完全に削除することを選択することもできます。

ワークフローの永続的な設定を変更する

既存のワークフローの設定を永続的に変更するには、最初に追加に使用された関連付けフォームを開いて編集します。

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

   注

   タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表の一覧では、このタブには Calendar という名前が付けられます。

3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

   注

   必要な署名の収集ワークフローが一覧に表示されない場合は、1 つのコンテンツ タイプにのみ関連付けられている可能性があります。 この一覧に表示されるワークフローは、リストのすぐ上にある [この種類のワークフローの関連付けを表示 する] コントロールによって制御されます。 (図を参照してください)。ドロップダウン メニューのコンテンツ タイプ オプションをクリックして、目的のワークフローを表示するオプションを見つけ出します。 目的のワークフローが一覧に表示されたら、ワークフローの名前をクリックします。

5. ワークフローの追加に最初に使用されたのと同じ 2 ページ関連付けフォームで、必要な変更を行って保存します。
   関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の PLAN セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリ または サイト コレクション) を参照してください。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。
2. [ 設定] アイコン をクリックし、[ サイトの設定] をクリックします。

[サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

1. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。
   
2. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
   
3. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。
4. ワークフローの追加に最初に使用されたのと同じ 2 ページ関連付けフォームで、必要な変更を行って保存します。
   関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の PLAN セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリ または サイト コレクション) を参照してください。

ワークフローを無効化または削除する

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。
2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。
   タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表の一覧では、このタブには Calendar という名前が付けられます。
3. [設定] グループで、[ワークフロー設定] をクリックします。
4. [ワークフローの設定] ページで、[ ワークフローの削除 ] リンクをクリックします。
5. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
   

このフォームには次の 5 つの列があります。

• ワークフロー ワークフローの名前。
• インスタンス 現在アイテムで実行されているワークフローのインスタンスの数。
• 許可 ワークフローを有効にするオプション。ワークフローは通常どおりに動作し続けます。
• 新しいインスタンスなし ワークフローの現在実行中のインスタンスを完了できるが、新しいインスタンスを実行できないようにすることでワークフローを無効にするオプション。 (このアクション は元に 戻すことができます。後でワークフローを再度有効にするには、このページに戻り、[ 許可] を選択します)。
• 削除 リストまたはライブラリからワークフローを完全に削除するオプション。 実行中のすべてのインスタンスが直ちに終了し、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなります。 (このアクション は元に戻すことはできません )。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。
2. [ 設定] をクリックし、[ サイトの設定] をクリックします。
   Microsoft 365 の SharePoint で、[ 設定] 、[ サイト コンテンツ] の順にクリックし、[ サイトの設定] をクリックします。
3. [サイトの設定] ページで、[Web デザイナー ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
   
4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。
   
5. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ ワークフロー設定] をクリックします。
6. [ワークフローの設定] ページで、[ ワークフローの削除 ] リンクをクリックします。
7. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
   

関連情報

変更を加えた場合は、ワークフローのテスト インスタンスを実行して、変更内容が反映されているかどうかを確認します。

このフォームには次の 5 つの列があります。

• ワークフロー ワークフローの名前。
• インスタンス 現在アイテムで実行されているワークフローのインスタンスの数。
• 許可 ワークフローを有効にするオプション。ワークフローは通常どおりに動作し続けます。
• 新しいインスタンスなし ワークフローの現在実行中のインスタンスを完了できるが、新しいインスタンスを実行できないようにすることでワークフローを無効にするオプション。 (このアクション は元に 戻すことができます。後でワークフローを再度有効にするには、このページに戻り、[ 許可] を選択します)。
• 削除 サイト コレクションからワークフローを完全に削除するオプション。 実行中のすべてのインスタンスが直ちに終了し、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなります。 (このアクション は元に戻すことはできません )。

さらなるカスタマイズ

SharePoint 製品に含まれているワークフローは、この他にもさまざまな方法でカスタマイズできます。

カスタム ワークフローを一から作成することもできます。

次のいずれかまたはすべてのプログラムを使用できます。

• SharePoint Designer 2013 ワークフロー フォーム、アクション、および動作をカスタマイズします。
• Microsoft Visual Studio 独自のワークフロー アクションを作成します。

詳しくは、Microsoft Software Developer Network (MSDN) のヘルプをご覧ください。