管理者が自動保存について知っておくべきこと

"早期に保存して、頻繁に保存する" は過去の1つです。 自動保存機能が用意されているので、ユーザーが必要としないように、数秒ごとに節約できます。

自動保存機能は、ファイルが OneDrive、 職場または学校の OneDrive、または Microsoft 365 の SharePointに保存されているときに有効になります。 ユーザーが作業しているときにクラウドに自動的に変更を保存します。 また、他のユーザーが同じファイルで作業している場合、自動保存機能を使用すると、わずかな時間で変更を確認できます。 自動保存が有効になっていないと、同じドキュメントで共同作業を行っているユーザーは、リアルタイムでは表示されなくなります。その代わりに、他のユーザーが変更を加えたときに、利用可能な更新プログラムが表示され続けます。

ただし、自動保存では、ユーザーが Officeを操作する方法も一部変更されているため、この記事では、より困難なシナリオと自動保存設定の構成方法について説明します。 Office での動作に影響を与える、これらの変更については、ユーザーに伝えることをお勧めします。 

注: 自動保存では、システムのパフォーマンスに影響はありません。 ただし、ユーザーが変更を行ったときに一度にすべての変更がアップロードされるため、ネットワークの使用率が高くなります。これは、モバイルホットスポット上など、帯域幅が限られているユーザーやコストの高いデータ使用に影響を与える可能性があります。

ワークフローの変更

自動保存はほとんどのシナリオで役に立ちますが、ユーザーが通常の動作方法を変更する必要がある場合は、そのための準備を行う必要があります。 シナリオごとに、シナリオの概要、問題の原因、解決方法の推奨事項について説明しました。

  • 既存のファイルから開始して、編集を行い、[新しいファイルへのコピーの保存] を実行すると、以前のファイル (たとえば、最終四半期の収益レポート) から開始したすべてのユーザーが、この四半期の収益レポートを作成することにより、自動保存がオンになっている場合、変更が両方のファイルに保存されます この問題が発生した場合は、変更を加えて、製品にアラームを追加してから、すべてのユーザーがコピーの保存を行うことをお勧めします。 ユーザーが誤って変更した場合、バージョン履歴機能を使用して元の文書を復元する必要があります。 

  • "仮想" または "what what-if" を実行すると、ファイルを開くことができます。また、ファイルを保存せずに閉じようとすると、すべての変更内容が誤って保存されているため、ファイルを保存していない場合でも、ファイルに加えたすべての変更が誤って保存されることになります。 実際の分析を行っている間は、自動保存をオフにしてから、ユーザーがもう一度保存する準備ができたら再び有効にすることをお勧めします。

  • ダッシュボードとファイルの表示-自動保存がオンになっているときに、ダッシュボードを並べ替えまたはフィルター処理すると、ファイル内の他のすべてのユーザーの表示に影響します。 ファイルがダッシュボードとして使用されている場合、または並べ替えとフィルターを使用して複数のユーザーが使用する場合は、ファイル > > 情報を使用して、そのファイルに読み取り専用の推奨プロパティを設定することをお勧めします。ブックの編集は、ファイルの編集を明示的に選択しない限り、> ブックの変更が保存さ

  • 最終的なファイルまたは公開されたファイル: 自動保存機能がオンになっている発行済みのファイルを誤って編集した場合は、その変更内容がファイルに保存されます。 ファイルが完了したら、ファイルに読み取り専用のプロパティを設定するか、[最終版にする] プロパティを設定することをお勧めします。これにより、ファイルの閲覧者や閲覧者から意図せずに編集されることはありません。

Office で自動保存設定を構成する

自動保存は、次の方法で構成できます。

  • ファイルの所有者は、不注意による編集を防ぐために、ファイルを常に読み取り専用で開くように設定できます。 この操作を行うには、ファイルを読み取り専用で開くように設定します ([ファイル>情報] で、他のユーザーが編集できるようにするには、[ドキュメント/ブック/>プレゼンテーション保護>読み取り専用で開く] を選びます)。または、他のユーザーが > > 編集できないようにしてファイルを共有します。

    [プレゼンテーションの保護] メニューの [常に読み取り専用で開く] が選択されている
  • ユーザーは、[自動保存] トグルをクリックすると、ファイルが開いているときに自動保存をオフにすることができます。 これにより、そのユーザーの現在のドキュメントの自動保存が無効になります。 次に同じユーザーがドキュメントを開くと、自動保存が無効になります。 別のドキュメントを開いた場合、自動保存機能は、他のドキュメントの選択の影響を受けません。

    Excel の [自動保存] スイッチ
  • 特定のアプリケーション (Word、 Excel、 PowerPoint) で開いたすべてのファイルに対して、既定で自動保存をオフにすることができます。 

    Word で既定の自動保存を有効にする

    注: ユーザーは、上記で説明した自動保存の切り替えを使用して、個別のファイルに対して自動保存をオンにすることができます。

  • 管理者は、グループポリシーを使って、特定のアプリケーション (Word、 Excel、 PowerPoint) で開いたすべてのファイルに対して既定で自動保存をオフにすることができます。

注: ユーザーは、上で説明した設定を使用して、アプリケーションまたは個々のファイルに対して自動保存をオンにすることができます。

自動保存のグループポリシー設定

" Excel/PowerPoint/Word" のグループポリシー設定で、新しい "自動保存を既定でオフにする" という新しい "Excel/PowerPoint/Word" のグループポリシー設定を変更します。

組織でグループポリシーを使用する場合は、ポリシー設定を使用して、既定で自動保存をオフにすることができます。 Excel、PowerPoint、Wordには別のポリシー設定があります。

たとえば、 Word のポリシー設定は、"Word では既定で自動保存をオフにする" という名前が付けられ、"Microsoft Office 2016 \ 自動保存" ポリシーパスの下にあります。

これらのポリシー設定を使用するには、Microsoft ダウンロードセンターから最新の管理用テンプレートファイル (ADMX/ADML) をダウンロードしていることを確認してください。

ローカルファイルを操作する

自動保存機能は、ローカルファイルを操作するときには使用できません。 古い自動回復動作は、クラッシュなどの予期しないシナリオが発生した場合のデータ損失を最小限に抑えるため、変更されたファイルのコピーを定期的に保存しておくことができます。

ただし、IT 管理者は、ユーザーがファイルを OneDrive、 職場または学校の OneDrive、または Microsoft 365 の SharePoint に保存して、自動保存を有効にし、データの損失を防ぐように促すことをお勧めします。 ユーザー教育を通じて OneDrive、 職場または学校の OneDrive、または Microsoft 365 の SharePoint の導入を奨励することができます。また、既知のフォルダーの移動を展開すると、キーフォルダーがクラウドに自動的に同期されます。 こうすることで、重要なデータの損失を心配せずに、どこからでもファイルにアクセスできるようになります。

関連項目

自動保存とは

ファイルの最終版への変更を防ぐ

以前のバージョンの Office ファイルを表示する

自動回復でクラッシュした場合に備えてファイルを保護する

最終更新日: 2019 年6月4日

ヘルプを表示

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Microsoft Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

フィードバックをお送りいただきありがとうございます!

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×