"Copilot" sugeneruota sprendimų santrauka gali greitai nuskambėti nepriekaištingai, tačiau ribos padeda nuspręsti, ką įtraukti, ko praleisti ir ką prieš bendrinant reikia peržiūrėti žmogų.
Šiame scenarijuje parodyta, kaip nustatyti aiškias ribas prieš paprašydami "Copilot" parengti trumpą sprendimo santrauką apie tai, ar tęsti, keisti ar sustabdyti bandomąją programą po nevienareikšmių rezultatų, kad juodraščiu būtų lengviau pasitikėti, jis būtų peržiūrėtas ir tikslus.
Scenarijus: prieš generuodami sprendimo santrauką, apibrėžkite apsauginius turėklus
Rengiate trumpą sprendimą vyresniesiems vadovams apie tai, ar tęsti, keisti ar sustabdyti bandomąjį projektą po prieštaringų rezultatų. Turite bandomųjų suvestinių, susitikimų pastabų, atsiliepimų temų, pritaikymo duomenų ir išankstinių išlaidų sąmatų, tačiau tam tikra informacija vis dar tobulinama arba reikalauja papildomo konteksto.
Jūs jau [nusprendėte, kurias trumpos darbo eigos dalis "Copilot" turėtų tvarkyti, o kurioms dalims turėtų vadovauti žmogus. Dabar turite apibrėžti ribas, kaip "Copilot" turėtų generuoti juodraštį.
Šis sprendimas gali nulemti piloto ateitį. Jei projekte neryškūs faktai, prielaidos ar pasirengimas, rekomendacija gali susilpnėti.
Norėdami to išvengti, prieš rengdami juodraštį nustatykite ribas, kad "Copilot" išliktų susikaupęs ir būtų lengviau peržiūrėti.
Kokios ribos turėtų formuoti trumpą sprendimo projektą?
Naudokite šias penkias ribas , kad nurodytumėte, kas priklauso jūsų juodraščiui, o kas ne: tikslas, naujumas, kontekstas, auditorija ir kontroliniai taškai.
Tikslas
Apibrėžkite, ką turėtų daryti sprendimų santrauka, o ko – ko ne.
| Ką daryti | Ne | Klausti „Copilot“ |
|---|---|---|
| Sutelkite dėmesį į rekomendacijas, įrodymus, pagrindines rizikas ir tolesnius veiksmus. | Paverskite sprendimų santrauką viskuo, ko išmokome bandomojo projekto metu, archyvu. | "Sukurkite sprendimo santraukos projektą, kuriame daugiausia dėmesio skiriama rekomendacijai, numatomai vertei, tvarkaraščiui ir rizikai." |
| Sutelkite dėmesį į turinio sprendimus. | Perkraukite juodraštį detalėmis, kurios neturi įtakos rekomendacijai. | "Palikite nuošalyje foną, kuris neturi įtakos sprendimui." |
| Pabrėžkite, ką suinteresuotosios šalys turi nuspręsti. | Įtraukite šalutines diskusijas, kurios atitraukia dėmesį nuo pagrindinio sprendimo. | "Nustatyti turinį, kuris yra įdomus, bet nebūtinas šiam sprendimui priimti." |
Šviežumas
Nuspręskite, kuri informacija yra pakankamai aktuali, kad ją būtų galima įtraukti.
| Ką daryti | Ne | Klausti „Copilot“ |
|---|---|---|
| Naudokite naujausią patvirtintą laiko planavimo juostą ir dabartinius bandomuosius rezultatus. | Traktuokite pasenusius skaičiavimus kaip dabartinį faktą. | "Naudokite naujausią patvirtintą informaciją." |
| Ankstesnius įverčius ar prielaidas traktuokite kaip preliminarius, nebent jie būtų patvirtinti. | Nepaisyti naujesnės krypties ar naujinimų. | "Pažymėkite visas datas, sprendimus ar pareiškimus, kurie gali būti pasenę arba pakeisti." |
| Iškvieskite viską, kas pakeista naujesne kryptimi. | Maišykite esamus ir pasenusius duomenis be paaiškinimo. | "Nustatykite, kur naujesnės gairės keičia sprendimo santrauką." |
Kontekstas
Įsitikinkite, kad pagrindiniai dalykai gali stovėti atskirai.
| Ką daryti | Ne | Klausti „Copilot“ |
|---|---|---|
| Jei reikia, įtraukite savininkus. | Pateikti gaires be būtinų sąlygų. | "Pažymėkite bet kurią sprendimo santraukos dalį, kuriai reikia papildomo konteksto." |
| Įtraukti prielaidas, priklausomybes ir apribojimus, kurie turi įtakos rekomendacijai. | Palikite numanomą arba neaiškią pagrindinę informaciją. | "Iškvieskite trūkstamą nuosavybę, prielaidas ar priklausomybes." |
| Paaiškinkite, ką bandomieji rezultatai rodo, o ko nerodo. | Pateikite ankstyvąsias išvadas kaip įtikinamesnes nei jos. | "Įsitikinkite, kad sprendimo santrauka yra veiksminga, aiški ir tinkamai kvalifikuota." |
Auditorija
Nustatykite limitus, kas tinka šiai auditorijai.
| Ką daryti | Ne | Klausti „Copilot“ |
|---|---|---|
| Pritaikykite turinį auditorijos poreikiams. | Įtraukti neišspręstas vidines diskusijas. | "Nustatykite turinį, kuris gali būti slaptas arba netinkamas šiai auditorijai." |
| Įtraukite tik būtiną informaciją. | Pasidalykite jautriomis biudžeto diskusijomis, jei jų reikia. | "Pažymėti spekuliatyvius ar neišsamius teiginius." |
| Pateikti aiškius, pagrįstus teiginius. | Įtraukti spekuliacijas, kurios gali būti vertinamos kaip įsipareigojimas. | "Pašalinkite arba koreguokite turinį, kuris gali būti netinkamai interpretuotas" |
Kontroliniai punktai
Nustatykite, ką asmuo turi peržiūrėti, prieš perkeliant juodraštį į priekį.
| Peržiūrėti elementą | Kodėl jį reikia peržiūrėti | Klausti „Copilot“ |
|---|---|---|
| Rekomendacijos | Gali turėti įtakos krypčiai ar pritarimui. | "Pažymėkite visus teiginius, kuriuos reikia peržiūrėti žmogui." |
| Datos ir įsipareigojimai | Nustatykite pristatymo lūkesčius. | "Pažymėkite įsipareigojimus, kuriuos reikia patvirtinti." |
| Įvardytieji savininkai | Priskirkite atskaitomybę. | "Identifikuokite trūkstamą arba neaiškią nuosavybę." |
| Rizikos kalba | Turi įtakos sprendimų priėmimui ir suvokimui. | "Pabrėžkite rizikos pareiškimus, kuriuos reikia patvirtinti." |
| Patvirtinimo arba finansavimo poveikis | Gali reikėti pasirašyti suinteresuotąsias šalis. | "Paviršiaus sritys, kurioms reikia lyderystės peržiūros." |
Kaip trumpas sprendimo ribas paversti veikiančiu raginimu?
Kai apibrėžiate ribas, paverskite jas vienu aiškiu nurodymu. Pavyzdžiui:
"Parengti sprendimo santrauką vykdomosioms suinteresuotosioms šalims apie tai, ar šis bandomasis projektas turėtų tęstis, keistis ar sustabdyti. Sutelkite dėmesį į rekomendaciją, patvirtinamuosius įrodymus, numatomą vertę, pagrindinę riziką ir tolesnius veiksmus. Naudokite tik naujausią patvirtintą informaciją. Pažymėkite viską, kas gali būti pasenusi, trūksta konteksto arba netinkama šiai auditorijai. Prieš bendrindami pažymėkite rekomendacijas, įsipareigojimus, datas ir įvardytuosius savininkus, kad juos būtų galima peržiūrėti žmogui".
Tai nepakeis recenzijos, bet padės "Copilot" parengti geresnį pirmąjį juodraštį.
Kokią informaciją turėčiau pernešti?
Peržiūrėdami sprendimo projekto santrauką, surūšiuokite turinį į tris grupes: Perkelti, Perkelti į priekį atsargiai ir Palikti.
| Perkėlimas į kitą laikotarpį | Atsargiai perkelkite į priekį | Palikti |
|---|---|---|
| Patvirtintas projekto tikslas | Palaikomos bandomosios išvados | Pasenusi projekto informacija |
| Patvirtintos gairės | Išankstiniai įvertinimai | Pakeistos laiko planavimo juostos |
| Įvardinti tolesni veiksmai su savininkais | Priklausomybės, kurias dar reikia patvirtinti | Papildomi pokalbiai |
| Patvirtintos būsenos arba rizikos pareiškimai | Nevienareikšmiškos išvados, kurias reikia kvalifikuoti | Spekuliaciniai teiginiai |
| Priėmimo duomenys, kurie vis dar kinta | Auditorijos ribojama informacija, kuri nėra būtina sprendimui priimti |
Tai leidžia trumpai priimti sprendimą apie tai, kuo naudinga ir atsakinga dalytis.
Sparčiojo pasirengimo kontrolinis sąrašas
Prieš pasikliaudami "Copilot" sugeneruotu sprendimo trumpu juodraščiu, patvirtinkite:
✔️ Tikslas: Juodraštis yra orientuotas į jūsų ketinamą darbą.
✔️ Šviežumas: atsispindi naujausia kryptis.
✔️ Kontekstas: Pagrindiniai dalykai apima pakankamai konteksto.
✔️ Auditorija: turinys tinka auditorijai.
✔️ Kontroliniai taškai: Žmogaus peržiūros taškai yra aiškiai apibrėžti.
Jei viena iš jų yra silpna, prieš peržiūrėdami juodraštį patikslinkite ribas.
Kodėl ribos svarbios
"Copilot" gali greitai parengti juodraštį, tačiau žmonės turi nuspręsti, kokius įrodymus įtraukti, kokio pasitikėjimo jis nusipelno ir kuo derėtų dalytis. Aiškios ribos pagerina juodraščio kokybę, sumažina riziką ir pagreitina peržiūrą.
"Copilot" sukuria juodraštį. Jūs liekate atsakingas už galutinio sprendimo santrauką.
Patarimas
Atsisiųskite " Copilot" darbo ribų ir kontrolinių taškų projektavimo trumpųjų nuorodų vadovą – praktinį išteklių, kurį galite peržiūrėti dirbdami.