"Microsoft Copilot" gali greitai sukurti solidų pirmąjį juodraštį, tačiau išbaigtas juodraštis vis tiek gali nepasiteisinti. Kai išvestis artima, bet ne visai teisinga, iteracija padeda ją patobulinti nepradedant iš naujo.
Pagal šį scenarijų sustiprinsite "Copilot" sugeneruotą pasiūlymą pašalindami didžiausias spragas ir atlikdami tikslinius pakeitimus, kad padėtumėte vykdomosioms suinteresuotosioms šalims įvertinti rekomendaciją.
Scenarijus: patobulinti pasiūlymo projektą nepradedant iš naujo
Dirbate su tuo pačiu lyderystės pasiūlymu: automatizuoti savaitines būsenos ataskaitas keliose komandose. Pasiūlymu siekiama sumažinti rankines pastangas, pagerinti ataskaitų teikimo nuoseklumą ir suteikti lyderiams geresnį rizikos ir vėlavimų matomumą vykdant bandomąjį ir platesnį diegimą, jei jis bus sėkmingas.
Diagnozavus pirmąjį juodraštį, nustatėte didžiausias problemas:
- Pasiūlyme nėra aiškiai paaiškinta, ką lyderiai prašoma patvirtinti.
- Rizika ir priklausomybė, įskaitant personalą, pritaikymą ir duomenų nuoseklumą, yra nepakankamai įvertinta.
- Trūksta konteksto apie pranešimo problemą, bandomąją aprėptį, savininkus ir terminus arba jis yra nenuoseklus.
- Kai kurie teiginiai, ypač susiję su efektyvumo didinimu, yra pernelyg platūs, kad atrodytų patikimi.
- Kai kuri informacija gali neatspindėti naujausio diegimo plano.
Grimzlė yra pakankamai stipri, kad būtų galima remtis. Užuot pradėję iš naujo, pirmiausia sutelkite dėmesį į didžiausią spragą, patobulinkite tą skyrių ir išsaugokite tai, kas jau veikia. Po kiekvienos peržiūros patikrinkite, ar pasiūlymas yra aiškesnis, patikimesnis ir naudingesnis lyderiams, sprendžiantiems, ar finansuoti projektą.
Kaip patobulinti pasiūlymo projektą kartojant?
Naudokite šias iteracijos patikras , kad atliktumėte reikšmingus keitimus, kurie sustiprintų juodraštį: tikslas, auditorija, apribojimai, įrodymai ir struktūra.
Tikslas: Perorientuoti projektą į reikiamą sprendimą
| Prieš: "Copilot" juodraštis | Po: pataisyta versija |
|---|---|
| "Šis pasiūlymas apibūdina ataskaitų tobulinimo iniciatyvos taikymo sritį ir tikslus." | "Šiame pasiūlyme rekomenduojama laipsniškai automatizuoti savaitines būsenos ataskaitas keturioms komandoms, kad vadovai galėtų greičiau pastebėti riziką ir vėlavimus, tuo pačiu sumažinant rankinį darbą, reikalingą atnaujinimams parengti." |
| Ką šis projektas palieka neaišku: Jis išlieka bendras ir aiškiai nenurodo, kokius sprendimus turi priimti vykdomosios suinteresuotosios šalys. | Kas patobulinta: Redakcijoje įvardijamas veiksmas, apibrėžiamas pirmasis veiksmas ir iš karto paaiškinama verslo vertė. |
Klausti „Copilot“
"Peržiūrėkite atidarymą, kad rekomendacija, pirmojo etapo taikymo sritis ir vykdomasis sprendimas būtų aiškūs pirmuose dviejuose sakiniuose."
Auditorija: projekto koregavimas vykdomosioms suinteresuotosioms šalims
| Prieš: "Copilot" juodraštis | Po: pataisyta versija |
|---|---|
| "Laikui bėgant, kelios komandos naudojo skirtingus ataskaitų teikimo metodus ir vyko nuolatinės diskusijos apie procesų nuoseklumą ir atnaujinimo kokybę." | "Šiandien komandos renka savaitinius atnaujinimus rankiniu būdu ir naudoja nenuoseklius formatus, todėl lyderiams sunkiau pastebėti riziką ir vėlavimus visose programose." |
| Ką šis projektas palieka neaišku: Jis praleidžia laiką bendrame fone, o ne greitai įrėmina verslo problemą. | Kas patobulinta: Peržiūra suteikia vadovams kontekstą, kurio jiems reikia, neatidėliojant klausimo. |
Klausti „Copilot“
"Perrašykite tai vykdomosioms suinteresuotosioms šalims. Laikykite tik kontekstą, kuris paaiškina dabartinę ataskaitų teikimo problemą ir kodėl ji svarbi dabar."
Apribojimai: tinkamo ilgio, aprėpties ir formato iškirpimas
| Prieš: "Copilot" juodraštis | Po: pataisyta versija |
|---|---|
| "Šis pasiūlymas apima ankstesnių ataskaitų diskusijų foną, proceso svarstymus, keletą ateities galimybių ir keletą pastebėjimų iš komandos pokalbių." | "Šis pasiūlymas sutelkia dėmesį į keturis punktus: dabartinę ataskaitų teikimo problemą, pirmojo etapo bandomąjį projektą, numatomą vertę ir sprendimą, kurio reikia dabar." |
| Ką šis projektas palieka neaišku: Skyrius yra per platus ir neatitinka griežtesnio formato, kurio reikia vadovams. | Kas patobulinta: Peržiūra susiaurina taikymo sritį ir leidžia lengviau greitai peržiūrėti turinį. |
Klausti „Copilot“
"Sugriežtinkite šį skyrių vykdomajai peržiūrai. Pašalinkite mažos vertės foną ir palikite tik tai, kas palaiko pirmojo etapo rekomendaciją."
Įrodymai: pridėkite konkrečią rekomendaciją pagrindžiančią informaciją
| Prieš: "Copilot" juodraštis | Po: pataisyta versija |
|---|---|
| "Ši iniciatyva žymiai padidins efektyvumą ir pagerins matomumą tarp komandų." | "Ši iniciatyva automatizuotų savaitinį būsenos rinkimą bandomosioms komandoms, sutrumpintų laiką, praleistą naujinimams rengti, ir suteiktų lyderiams nuoseklesnį vaizdą apie riziką, vėlavimus ir savininkus per savaitės ataskaitų teikimo ciklą." |
| Ką šis projektas palieka neaišku: Jis žada patobulinimą, bet nepaaiškina, kas keičiasi ar kodėl teiginys turėtų atrodyti patikimas. | Kas patobulinta: Peržiūra susieja naudą su faktine ataskaitų teikimo problema ir paaiškina konkrečią automatizavimo vertę. |
Klausti „Copilot“
"Padarykite šį teiginį konkretesnį, naudodami dabartinius ataskaitų skaudulius, bandomąją aprėptį ir šaltinio pastabas."
Struktūra: performatuokite juodraštį, kad būtų lengviau jį nuskaityti ir imtis veiksmų
| Prieš: "Copilot" juodraštis | Po: pataisyta versija |
|---|---|
| "Šiame pasiūlyme rekomenduojama pradėti automatizavimo pastangas pirmajame etape su pasirinktomis komandomis, atsižvelgiant į personalą ir pasirengimą įgyvendinimui, ir prašoma vadovybės peržiūrėti rekomendaciją ir toliau." |
Rekomendacija: Pradėkite pirmojo etapo bandomąjį projektą keturioms komandoms. Pagrindinės priklausomybės: Patvirtinkite personalą, ataskaitų įvestį ir parengimą diegti. Sprendimas reikalingas dabar: Patvirtinti bandomąją aprėptį ir kito veiksmo planavimą. |
| Ką šis projektas palieka neaišku: Pagrindiniai dalykai yra, tačiau jie sujungti taip, kad juos būtų sunkiau nuskaityti ir greitai atlikti veiksmus. | Kas patobulinta: Peržiūra atskiria pagrindinius dalykus į formatą, kurį vadovai gali peržiūrėti greičiau. |
Klausti „Copilot“
"Performatuokite tai kaip trumpą santrauką su trimis ženkleliais: rekomendacija, pagrindinės priklausomybės ir sprendimas, kurio reikia dabar."
Sparčiojo pasirengimo kontrolinis sąrašas
Prieš pereidami prie kito, patvirtinkite, kad kiekviena redakcija patobulino vieną iš penkių objektyvų:
✔️ Tikslas: Projektas dabar palaiko sprendimus, kuriuos vadovai turi priimti.
✔️ Auditorija: tonas ir detalumo lygis tinka vykdomosioms suinteresuotosioms šalims.
✔️ Apribojimai: ilgis , aprėptis ir formatas yra valdomi.
✔️ Įrodymai: teiginiai yra konkretūs ir pagrįsti ataskaitų teikimo scenarijumi.
✔️ Struktūra: Pasiūlymo projektą lengva nuskaityti ir pagal jį veikti.
Jei viena sritis silpna, kartokite dar kartą. Antra ar trečia redakcija yra normalu. Atsisiųskite "Copilot" programos pakartojimo išvestį, kad gautumėte geresnius rezultatus, trumpųjų nuorodų vadovą – praktinį išteklių, kurį galite peržiūrėti dirbdami.
Kodėl iteracija yra svarbi
Pirmasis juodraštis nebūtinai turi būti tobulas. Kai kryptis teisinga, iteracija padeda sustiprinti silpnąsias vietas, išsaugoti tai, kas veikia, ir patobulinti pasiūlymą nepradedant iš naujo.
Patarimas
Atsisiųskite "Copilot" programos pakartojimo išvestį, kad gautumėte geresnius rezultatus, trumpųjų nuorodų vadovą – praktinį išteklių, kurį galite peržiūrėti dirbdami.