Duomenų perkėlimas iš "Excel" į "Access"

1 veiksmas: duomenų importavimas iš "Excel" į "Access"

Duomenų importavimas – tai operacija, kuri gali daug sklandžiau atlikti, jei šiek tiek užtruksite duomenų paruošimui ir valymui. Duomenų importavimas yra tarsi perėjimas į naują namą. Jei prieš persikeldami valote ir tvarkote savo turtą, daug lengviau atsisėsti į naujus namus.

Duomenų valymas prieš importuojant

Prieš importuojant duomenis į "Access", programoje "Excel" naudinga:

• Konvertuoti langelius, kuriuose yra ne atominės reikšmės (t. y. kelios reikšmės viename langelyje) į kelis stulpelius. Pavyzdžiui, langelis stulpelyje "Įgūdžiai", kuriame yra kelios įgūdžių reikšmės, pvz., "C# programavimas", "VBA programavimas" ir "žiniatinklio dizainas", turėtų būti suskirstytas į atskirus stulpelius, kuriuose yra tik viena įgūdžių reikšmė.

• Naudokite komandą TRIM, kad pašalintumėte pradžioje, pabaigoje ir kelis įdėtuosius tarpus.

• Pašalinkite nespausdinamus simbolius.

• Raskite ir ištaisykite rašybos ir skyrybos klaidas.

• Pašalinkite pasikartojančias eilutes arba pasikartojančius laukus.

• Įsitikinkite, kad duomenų stulpeliuose nėra mišraus formato, ypač skaičių, suformatuotų kaip tekstas arba datos, suformatuotos kaip skaičiai.

Daugiau informacijos žr. šiose "Excel" žinyno temose:

• Dešimt geriausių būdų duomenims valyti

• Unikalių reikšmių filtravimas arba pasikartojančių reikšmių šalinimas

• Teksto pavidalo skaičių konvertavimas į skaitinį formatą

• Datų, išsaugotų kaip tekstas, konvertavimas į datas

Importuodami pasirinkite geriausią duomenų tipą

"Access" importavimo operacijos metu norite priimti gerus sprendimus, kad gautumėte kelias (jei tokių yra) konvertavimo klaidas, kurioms atlikti reikės neautomatinio įsikišimo. Šioje lentelėje apibendrinama, kaip "Excel" skaičių formatai ir "Access" duomenų tipai konvertuojami importuojant duomenis iš "Excel" į "Access", ir pateikiama patarimų, kokius geriausius duomenų tipus pasirinkti skaičiuoklės importavimo vediklyje.

Kai duomenys yra "Access", galite panaikinti "Excel" duomenis. Nepamirškite prieš panaikindami pradinę "Excel" darbaknygę sukurti atsarginę kopiją.

Daugiau informacijos ieškokite "Access" žinyno temoje Duomenų importavimas arba susiejimas su "Excel" darbaknygės duomenimis.

Automatinis duomenų papildymas paprastu būdu

Dažnai "Excel" vartotojai prideda duomenis su tais pačiais stulpeliais viename dideliame darbalapyje. Pavyzdžiui, gali būti, kad turite turto sekimo sprendimą, kuris buvo pradėtas programoje "Excel", bet dabar tapo įtraukiant failus iš daugelio darbo grupių ir skyrių. Šie duomenys gali būti skirtinguose darbalapiuose ir darbaknygėse arba tekstiniuose failuose, kurie yra duomenų informacijos santraukos iš kitų sistemų. Nėra vartotojo sąsajos komandos ar paprasto būdo pridėti panašių duomenų programoje "Excel".

Geriausias sprendimas yra naudoti "Access", kurioje galite lengvai importuoti ir papildyti duomenis į vieną lentelę naudodami skaičiuoklės importavimo vediklį. Be to, į vieną lentelę galite įtraukti daug duomenų. Galite įrašyti importavimo operacijas, įtraukti jas kaip suplanuotas "Microsoft Outlook" užduotis ir net naudoti makrokomandas, kad automatizuotumėte procesą.

2 veiksmas: duomenų normalizavimas naudojant lentelių analizatoriaus vediklį

Iš pirmo žvilgsnio tai, kaip normalizuoti savo duomenis, gali atrodyti bauginanti užduotis. Laimei, "Access" lentelių normalizavimas yra daug paprastesnis procesas dėl lentelių analizatoriaus vediklio.

1. Vilkite pasirinktus stulpelius į naują lentelę ir automatiškai sukurkite ryšius

2. Naudokite mygtukų komandas norėdami pervardyti lentelę, įtraukti pirminį raktą, padaryti esamą stulpelį pirminiu raktu ir anuliuoti paskutinį veiksmą

Naudodami šį vediklį galite atlikti šiuos veiksmus:

• Konvertuokite lentelę į mažesnių lentelių rinkinį ir automatiškai sukurkite pirminio ir išorinio rakto ryšį tarp lentelių.

• Į esamą lauką, kuriame yra unikalių reikšmių, įtraukite pirminį raktą arba sukurkite naują ID lauką, kuriame naudojamas duomenų tipas "AutoNumber".

• Automatiškai kurkite ryšius, kad įgalintumėte nuorodų vientisumą naudodami pakopinius naujinimus. Pakopiniai naikinimai nėra automatiškai įtraukiami, kad nebūtų galima netyčia panaikinti duomenų, bet vėliau galite lengvai įtraukti pakopinį naikinimą.

• Naujose lentelėse ieškokite nereikalingų arba besidubliuojančių duomenų (pvz., to paties kliento su dviem skirtingais telefono numeriais) ir atnaujinkite tai, kaip norite.

• Sukurkite pradinės lentelės atsarginę kopiją ir pervardykite ją prie jos pavadinimo pridėdami "_OLD". Tada galite sukurti užklausą, kuri rekonstruoja pradinę lentelę, su pradiniu lentelės pavadinimu, kad visos esamos formos ar ataskaitos, pagrįstos pradine lentele, veiktų su nauja lentelės struktūra.

Daugiau informacijos žr. Duomenų normalizavimas naudojant lentelių analizatorių.

3 veiksmas: prisijungimas prie "Access" duomenų iš "Excel"

Normalizavus duomenis programoje "Access" ir sukūrus užklausą ar lentelę, kuri atkurs pradinius duomenis, paprasčiausia prisijungti prie "Access" duomenų iš "Excel". Jūsų duomenys dabar yra "Access" kaip išorinis duomenų šaltinis, todėl juos galima prijungti prie darbaknygės naudojant duomenų ryšį, kuris yra informacijos konteineris, naudojamas išoriniams duomenų šaltiniams rasti, prisijungti ir pasiekti. Ryšio informacija saugoma darbaknygėje ir gali būti saugoma ryšio faile, pvz., "Office" duomenų ryšio (ODC) faile (.odc failo vardo plėtinys) arba duomenų šaltinio pavadinimo faile (.dsn plėtinys). Prisijungę prie išorinių duomenų, taip pat galite automatiškai atnaujinti (arba atnaujinti) "Excel" darbaknygę iš "Access", kai duomenys atnaujinami programoje "Access".

Daugiau informacijos žr. Duomenų importavimas iš išorinių duomenų šaltinių ("Power Query").

Duomenų gavimas į "Access"

Šiame skyriuje supažindinama su šiais duomenų normalizavimo etapais: Stulpelių Pardavėjas ir Adresas reikšmių skaidymas į labiausiai atomines dalis, susijusių subjektų atskyrimas į atskiras lenteles, tų lentelių kopijavimas ir įklijavimas iš "Excel" į "Access", pagrindinių ryšių tarp naujai sukurtų "Access" lentelių kūrimas ir paprastos užklausos kūrimas ir vykdymas programoje "Access", kad būtų pateikta informacija.

Ne normalizuotos formos duomenų pavyzdys

Šiame darbalapyje stulpelyje Pardavėjas ir stulpelyje Adresas yra neatominių reikšmių. Abu stulpeliai turi būti išskaidyti į du ar daugiau atskirų stulpelių. Šiame darbalapyje taip pat yra informacijos apie pardavėjus, produktus, klientus ir užsakymus. Ši informacija taip pat turėtų būti padalyta į atskiras lenteles pagal temą.

Reikia daugiau pagalbos?

Visada galite paklausti „Excel“ technologijų bendruomenės specialisto arba gauti palaikymo bendruomenėse.