Kai nustatote "SharePoint" programoje "Microsoft 365" programoje "Microsoft 365", tikriausiai turite dokumentų ir failų, kuriuos norite įtraukti į savo komandos svetainę. Toliau pateikiami keli būdai, kaip į svetainę įtraukti kitokio tipo turinio.
Pastaba
Straipsnį, kaip nustatyti "„OneDrive“" darbui arba mokymo įstaigai ir komandos svetaines, kad galėtumėte jas naudoti kartu, rasite "Office 365" failų saugyklos ir bendrinimo nustatymas.
Šiame straipsnyje:
- Prieš pradėdami
- Aplankų, bibliotekų ir antrinių svetainių kūrimas
- Dokumentų, nuotraukų ir failų nusiuntimas
- Apsvarstykite galimybę sukurti "SharePoint" kontaktų, kalendorių ir skaičiuoklių sąrašus
- "SharePoint" sprendimai įprastiems verslo poreikiams
- Padėkite svetainės vartotojams rasti jūsų turinį
Prieš pradėdami
Prieš pradėdami perkelti failus, patikrinkite, kiek vietos saugykloje "Microsoft 365" turite "SharePoint" saugykloje "Microsoft 365". Norėdami rasti informacijos apie "SharePoint" saugyklos limitus naršyklėje "Microsoft 365", žr. "SharePoint" apribojimai.
Patarimas
Svarbu atsiminti, kad programoje "Microsoft 365" "SharePoint", esančios "Microsoft 365" (jūsų komandos svetainėje), saugyklos limitai skiriasi nuo "Exchange Online" saugyklos limitų (el. pašto paskyroms). Daugiau informacijos apie pašto dėžutės saugyklos apribojimus žr. "Microsoft 365" "Exchange Online" tarnybų aprašų skiltyje Gavėjai.
Kitas veiksmas – išanalizuoti šiuo metu turimą turinį. Tai apima dokumentus, vaizdus, formas ir kt.
Patarimas
Failų naršyklėje ieškokite esamų failų pagal dydį ir datą. Tai gali padėti greitai nustatyti failus, kurie buvo naudojami pastaruoju metu arba kurie yra labai dideli.
Pagalvokite, kiek turinio naudojama reguliariai ir ar norite jį visą saugoti "Microsoft 365". Kaip ir persikeldami į mažesnį namą, tikslas yra nuspręsti, kas tiks naujoje vietoje. Pavyzdžiui, jei jūsų organizacija dabar naudoja daugiau saugyklos vietos nei "Microsoft 365" limitas "SharePoint" programoje "Microsoft 365", turite priimti tokius sprendimus:
- Kokius failus norite perkelti?
- Norite įsigyti daugiau saugojimo vietos?
- Ar planuojate turėti vietos savo svetainei augti? (Tai tikrai bus)
Jei jūsų organizacija didelė arba sudėtinga, galite pakviesti ekspertą, kuris jums padės. Patikimos pagalbos galite rasti "„Microsoft“ Pinpoint". "Pinpoint" yra greitas ir paprastas būdas įmonėms visame pasaulyje rasti sertifikuotus "„Microsoft“" ekspertus ir profesionalias paslaugas
Aplankų, bibliotekų ir antrinių svetainių kūrimas
Nustatę turinį, kurį norite perkelti, pagalvokite, kaip norite jį sutvarkyti. Pirmiausia galite nusiųsti failus į savo komandos svetainėje esančią dokumentų biblioteką. Verta sutvarkyti turinį, ypač jei manote, kad ilgainiui turėsite daug failų. Didėjant turinio kiekiui, galite kurti papildomas dokumentų bibliotekas, formų bibliotekas ir paveikslėlių bibliotekas, kad galėtumėte saugoti tą turinį. Taip pat galite sukurti antrinių svetainių įvairių tipų dokumentams ar projektams.
Daugiau informacijos apie tai, kaip planuoti struktūrą ir tvarkyti svetainės turinį, žr. straipsnyje "Komandos svetainės turinio planavimas".
Dokumentų, nuotraukų ir failų nusiuntimas
Norėdami nusiųsti failus, pvz., "Word" dokumentus, PDF failus ar JPG nuotraukas, nusiųskite juos į biblioteką arba bibliotekos aplanką.
Pastaba
Maksimalus vieno failo, kurį galima nusiųsti į "SharePoint" "Microsoft 365" biblioteką, failo dydis šiuo metu yra 2 GB. Be to, vienu metu galite nusiųsti tik 100 ar mažiau failų.
Geriausias būdas tai padaryti priklauso nuo failų skaičiaus. Pirmiausia pereikite į paskirties biblioteką, tada pagal šią lentelę pasirinkite būdą:
| Failų skaičius | Nusiuntimo metodas |
|---|---|
| Bendrasis dokumentas | Pasirinkite Naujas dokumentas>Nusiųsti esamą failą ir raskite failą savo kompiuteryje. |
| Daug dokumentų ir aplankų | Juostelės skirtuke Biblioteka pasirinkite mygtuką Atidaryti naudojant "Explorer". Tada nuvilkite failus naudodami Failų naršyklė. |
Daugiau informacijos rasite Failų nusiuntimas, kūrimas arba naikinimas bibliotekoje.
Pastaba
Yra tam tikrų tipų failų, kurių negalima nusiųsti į biblioteką. Jų sąrašą rasite straipsnyje Failų tipai, kurių negalima įtraukti į sąrašą arba biblioteką.
Apsvarstykite galimybę sukurti "SharePoint" kontaktų, kalendorių ir skaičiuoklių sąrašus
Kiekviena įmonė turi įvairių formų duomenų, pvz., kalendorių, užduočių ir skaičiuoklių. Šio tipo duomenis galite perkelti arba konvertuoti į svetainės sąrašą. Pavyzdžiui, galite konvertuoti verslo kontaktų sąrašą į kontaktų sąrašą. Be to, dažnai galite konvertuoti kalendorius į SharePoint Calendar, kuris yra ypatingos rūšies sąrašas.
- Norėdami sužinoti, kaip sukurti grupės kalendorių "Microsoft 365" programoje "SharePoint", peržiūrėkite šį vaizdo įrašą: Vaizdo įrašas: kalendoriaus kūrimas.
Jei dabar naudojate "Microsoft Excel" skaičiuokles informacijai sekti, galite nusiųsti šias skaičiuokles tiesiai į "SharePoint" dokumentų biblioteką programoje "Microsoft 365". Arba galima importuoti skaičiuoklę kaip "SharePoint" sąrašus. Kadangi sąrašą vienu metu gali atnaujinti daug žmonių, "SharePoint" sąrašai padeda skatinti bendradarbiavimą. Galite kurti skirtingus sąrašų rodinius, kad atskleistumėte tiksliai norimą informaciją.
- Norėdami sužinoti daugiau apie darbą su sąrašais, žr. Mokymas: Sąrašo kūrimas ir nustatymas.
"SharePoint" sprendimai įprastiems verslo poreikiams
Kitas būdas turiniui perkelti – naudoti "SharePoint" sprendimą, kad būtų galima geriau valdyti esamą užduotį. Pavyzdžiui, daugelis organizacijų nori fiksuoti ir dalytis jose dirbančių žmonių kasdienėmis žiniomis. Svetainės "wiki" gali puikiai tikti būtent tokiam bendrinimui.
Šioje lentelėje aprašytos "SharePoint" funkcijos, kurios gali padėti valdyti verslo procesus.
| Verslo procesas | Aprašas |
|---|---|
| "Wiki" naudojimas komandos žinioms bendrinti ir bendradarbiauti | "Wiki" – tai specialios svetainės, kuriose informaciją kuria ir saugo vartotojų bendruomenė. "Wiki" gali būti puikus įrankis užfiksuoti ir dalytis proceso informacija arba bendra informacija, kuri yra svarbi jūsų darbui. |
| Išteklių planavimo perkėlimas į "SharePoint" grupės kalendorius | Grupės kalendorius gali būti puikus būdas planuoti bendrus išteklius, pvz., konferencijų sales, garso ir vaizdo įrangą ir t. t. Kadangi grupės kalendorius yra "SharePoint" "Microsoft 365" svetainėje, kiekvienas jūsų komandos narys gali lengvai jį peržiūrėti "SharePoint" arba "Outlook".
|
| Duomenų bazės programų konvertavimas į "Access" taikomąją programą | Galite naudoti "Microsoft Access 2013" duomenų bazei kurti ir publikuoti, tada sukurti "Access" taikomąją programą, kad galėtumėte naudoti duomenų bazę savo komandos svetainėje. |
| Automatizuokite verslo procesus naudodami darbo eigas | Darbo eigos automatizuoja ir seka pagrindines verslo proceso užduotis. Jie puikiai tinka tokioms užduotims kaip patvirtinimo procesai arba atsiliepimų rinkimas. |
Padėkite svetainės vartotojams rasti jūsų turinį
Perkėlę dokumentus ir failus į komandos svetainę, praneškite apie tai kitiems svetainės vartotojams. Galite pasiūlyti kelis skirtingus būdus, kuriais jie gali rasti svetainėje esantį turinį.
Šioje lentelėje aprašomi skirtingi būdai, kuriuos galite naudoti.
| Metodas | Aprašas |
|---|---|
| Ieškos naudojimas turiniui rasti | Paprasčiausias būdas rasti turinį "SharePoint" programoje "Microsoft 365" yra naudoti ieškos funkciją.
|
| Sąrašų ir bibliotekų rodinių konfigūravimas, kad turinys būtų aptinkamas | Galite pasirinkti elementus, kurie rodomi rodinyje. Pavyzdžiui, viename rodinyje galite rodyti pavadinimą ir autorių. Kitame rodinyje galite pageidauti rodyti tik tuos elementus, kurie buvo įtraukti po tam tikros datos. |
| Svetainės naršymo tinkinimas | Galite tinkinti komandos svetainės naršymo sritį, kad svetainės vartotojams būtų lengviau rasti turinį. |
| Ieškokite internetinio turinio būdami neprisijungę | Galite naudoti "„OneDrive“" darbui ar mokymo įstaigai arba "Outlook", kad ieškotumėte turinio, esančio "SharePoint" programoje "Microsoft 365" svetainėje, kai nesate prisijungę |
| Turinio naujinimų sekimas |
Norėdami sužinoti daugiau apie būdus, kaip galite padėti svetainės vartotojams lengvai rasti turinį, žr. Planavimo vadovo straipsnį Planuokite komandos svetainių turinį .
Palikite komentarą
Ar šis straipsnis buvo naudingas? Jei taip, informuokite mus šio puslapio apačioje. Jei jis nebuvo naudingas, praneškite, kas buvo painu arba ko trūko. Atsižvelgdami į atsiliepimus dar kartą patikrinsime faktus, įtrauksime informacijos ir atnaujinsime šį straipsnį.