Microsoft Copilot var ātri izveidot stabilu pirmo melnrakstu, bet noslīpēts melnraksts joprojām var nebūt pietiekams. Ja izvade ir tuva, bet ne gluži pareiza, iterācija palīdz to uzlabot, nesākot no jauna.
Šajā scenārijā jūs nostiprināsit Copilot ģenerētu priekšlikumu, novēršot lielākās nepilnības un veicot mērķtiecīgas izmaiņas, lai palīdzētu ieinteresētajām pusēm novērtēt ieteikumu.
Scenārijs: priekšlikuma melnraksta uzlabošana, nesākot no jauna
Jūs strādājat ar vienu un to pašu vadības priekšlikumu: automatizējat iknedēļas statusa atskaišu izveidi vairākās grupās. Priekšlikuma mērķis ir samazināt manuālo piepūli, uzlabot ziņošanas konsekvenci un sniegt vadītājiem labāku pārredzamību par riskiem un kavējumiem, izmantojot izmēģinājuma projektu un plašāku ieviešanu, ja tas ir veiksmīgs.
Pēc pirmā melnraksta diagnosticēšanas jūs konstatējāt lielākās problēmas:
- Priekšlikumā nav skaidri izskaidrots, ko līderiem tiek lūgts apstiprināt.
- Riski un atkarības, tostarp personāls, pieņemšana un datu konsekvence, ir nepietiekami novērtētas.
- Konteksts par ziņošanas problēmu, izmēģinājuma tvērumu, īpašniekiem un laika grafikiem trūkst vai ir nekonsekvents.
- Daži apgalvojumi, īpaši attiecībā uz efektivitātes pieaugumu, ir pārāk plaši, lai justos ticami.
- Dažas detaļas, iespējams, neatspoguļo jaunāko ieviešanas plānu.
Drafts ir pietiekami spēcīgs, lai uz tā balstītos. Tā vietā, lai sāktu no jauna, vispirms koncentrējieties uz lielāko atšķirību, uzlabojiet šo sadaļu un saglabājiet to, kas jau darbojas. Pēc katras pārskatīšanas pārbaudiet, vai priekšlikums ir skaidrāks, ticamāks un noderīgāks vadītājiem, kas izlemj, vai finansēt projektu.
Kā es varu uzlabot priekšlikuma projektu, atkārtojot?
Izmantojiet šīs iterācijas pārbaudes , lai veiktu fokusētas izmaiņas, kas nostiprina melnrakstu: mērķis, auditorija, ierobežojumi, pierādījumi un struktūra.
Mērķis: Pārorientēt projektu uz jums nepieciešamo lēmumu
| Pirms: Copilot melnraksts | Pēc: Pārskatītā versija |
|---|---|
| "Šis priekšlikums ieskicē ziņošanas uzlabošanas iniciatīvas darbības jomu un mērķus." | "Šis priekšlikums iesaka pakāpenisku ieviešanu, lai automatizētu iknedēļas statusa pārskatu sniegšanu četrām komandām, lai vadītāji varētu ātrāk redzēt riskus un kavēšanos, vienlaikus samazinot manuālo darbu, kas nepieciešams atjauninājumu sagatavošanai." |
| Ko šis projekts atstāj neskaidru: Tas paliek vispārīgs un skaidri nesaka, kāds lēmums ir jāpieņem izpildvaras ieinteresētajām pusēm. | Kas uzlabojās: Pārskatījumā tiek nosaukta darbība, definēts pirmais solis un uzreiz izskaidrota biznesa vērtība. |
Jautāt Copilot
"Pārskatiet atvēršanu, lai ieteikums, pirmā posma darbības joma un izpildlēmums būtu skaidri pirmajos divos teikumos."
Auditorija: melnraksta pielāgošana ieinteresētajām personām
| Pirms: Copilot melnraksts | Pēc: Pārskatītā versija |
|---|---|
| "Laika gaitā vairākas komandas ir izmantojušas dažādas ziņošanas pieejas, un ir notikušas diskusijas par procesu konsekvenci un atjaunināšanas kvalitāti." | "Mūsdienās komandas apkopo iknedēļas atjauninājumus manuāli un izmanto nekonsekventus formātus, padarot vadītājiem grūtāk pamanīt riskus un kavēšanos visās programmās." |
| Ko šis projekts atstāj neskaidru: Tas pavada laiku vispārējā fonā, nevis ātri formulē biznesa problēmu. | Kas uzlabojās: Pārskatīšana sniedz vadītājiem nepieciešamo kontekstu, neaizkavējot punktu. |
Jautāt Copilot
"Pārrakstiet to izpildvaras ieinteresētajām pusēm. Saglabājiet tikai kontekstu, kas izskaidro pašreizējo ziņošanas problēmu un kāpēc tā ir svarīga tagad."
Ierobežojumi: izgriezt vajadzīgajā garumā, tvērumā un formātā
| Pirms: Copilot melnraksts | Pēc: Pārskatītā versija |
|---|---|
| "Šis priekšlikums ietver fonu par iepriekšējām ziņošanas diskusijām, procesa apsvērumiem, vairākām nākotnes stāvokļa iespējām un vairākiem novērojumiem no komandas sarunām." | "Šis priekšlikums koncentrējas uz četriem punktiem: pašreizējo ziņošanas problēmu, pirmā posma pilotprojektu, paredzamo vērtību un tagad nepieciešamo lēmumu." |
| Ko šis projekts atstāj neskaidru: Sadaļa ir pārāk plaša un neatbilst stingrākam formātam, kas nepieciešams vadītājiem. | Kas uzlabojās: Pārskatīšana sašaurina tvērumu un atvieglo satura ātru pārskatīšanu. |
Jautāt Copilot
"Pievelciet šo sadaļu izpildvaras pārskatīšanai. Noņemt mazvērtīgu fonu un paturēt tikai to, kas atbalsta pirmā posma ieteikumu."
Pierādījumi: pievienojiet konkrētu informāciju, kas pamato ieteikumu
| Pirms: Copilot melnraksts | Pēc: Pārskatītā versija |
|---|---|
| "Šī iniciatīva radīs ievērojamu efektivitātes pieaugumu un uzlabos komandu redzamību." | "Šī iniciatīva automatizētu iknedēļas statusa apkopošanu izmēģinājuma komandām, samazinātu laiku, kas patērēts atjauninājumu apkopošanai, un sniegtu vadītājiem konsekventāku priekšstatu par riskiem, kavējumiem un īpašniekiem visā nedēļas ziņošanas ciklā." |
| Ko šis projekts atstāj neskaidru: Tas sola uzlabojumus, bet nepaskaidro, kas mainās vai kāpēc apgalvojumam vajadzētu justies ticamam. | Kas uzlabojās: Pārskatīšana saista ieguvumus ar faktisko ziņošanas problēmu un izskaidro automatizācijas īpašo vērtību. |
Jautāt Copilot
"Padariet šo apgalvojumu konkrētāku, izmantojot pašreizējos ziņošanas sāpju punktus, izmēģinājuma darbības jomu un avota piezīmes."
Struktūra: pārformatējiet melnrakstu, lai atvieglotu tā pārskatīšanu un rīcību
| Pirms: Copilot melnraksts | Pēc: Pārskatītā versija |
|---|---|
| "Šis priekšlikums iesaka sākt automatizācijas centienus pirmajā posmā ar izvēlētām komandām, ņemot vērā personāla un ieviešanas gatavību, un lūdz vadību pārskatīt ieteikumu un nākamo." |
Ieteikums: Sāciet pirmā posma pilotprojektu četrām komandām. Galvenās atkarības: Apstipriniet personālu, ziņošanas ievadi un gatavību ieviešanai. Tagad nepieciešams lēmums: Apstipriniet izmēģinājuma tvērumu un nākamo soļu plānošanu. |
| Ko šis projekts atstāj neskaidru: Visi galvenie punkti ir klāt, bet tie ir salikti kopā tā, lai tos būtu grūtāk skenēt un ātri reaģēt. | Kas uzlabojās: Pārskatīšana sadala galvenos punktus formātā, ko vadītāji var pārskatīt ātrāk. |
Jautāt Copilot
"Pārformatējiet to kā īsu kopsavilkumu ar trim aizzīmēm: ieteikums, galvenās atkarības un lēmums, kas nepieciešams tagad."
Ātrās gatavības kontrolsaraksts
Pirms pārejat uz priekšu, pārliecinieties, ka katra pārskatīšana uzlaboja vienu no pieciem objektīviem:
✔️ Mērķis: Projekts tagad atbalsta lēmumus, kas jāpieņem vadītājiem.
✔️ Auditorija: Tonis un detalizācijas līmenis atbilst vadošajām ieinteresētajām pusēm.
✔️ Ierobežojumi: garums un tvērums tiek kontrolēti.
✔️ Pierādījumi: apgalvojumi ir konkrēti un pamatoti ar ziņošanas scenāriju.
✔️ Struktūra: Priekšlikuma melnrakstu ir viegli skenēt un rīkoties.
Ja viens apgabals ir vājš, atkārtojiet vēlreiz. Otrā vai trešā pārskatīšana ir normāla. Lai iegūtu labākus rezultātus, lejupielādējiet Iterējiet programmā Copilot izvadi, kas ir praktisks resurss, kuru varat pārskatīt darba laikā.
Kāpēc iterācija ir svarīga
Pirmajam melnrakstam nav jābūt ideālam. Kad virziens ir pareizs, iterācija palīdz nostiprināt vājās vietas, saglabāt to, kas darbojas, un uzlabot piedāvājumu, nesākot no jauna.
Padoms
Lai iegūtu labākus rezultātus, lejupielādējiet Iterējiet programmā Copilot izvadi, kas ir praktisks resurss, kuru varat pārskatīt darba laikā.