Informasjon om godkjenningsarbeidsflyter

SharePoint-arbeidsflyter kan hjelpe deg med å automatisere forretningsprosessene, slik at de blir mer konsekvente og mer effektive. Godkjenningsarbeidsflyten lar deg distribuere dokumenter og andre elementer som er lagret i SharePoint, til én eller flere personer for godkjenning. 

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Om arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint. 

Hvis alt du trenger å gjøre, er å fullføre en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt Bare bla ned til Fullført-segmentet , og utvid det. Du trenger kanskje ingen av de andre segmentene for øyeblikket.

SharePoint-arbeidsflyter er følgende:

• Effektiv og konsekvent En godkjenningsarbeidsflyt ruter automatisk dokumentet eller elementet, tilordner korrekturoppgaver og sporer fremdriften til dem, og sender påminnelser og varsler ved behov. Aktiviteten i en arbeidsflyt kan overvåkes og justeres fra en sentral statusside, og loggen for hendelser i en arbeidsflytkjøring vedlikeholdes i 60 dager etter at den er fullført.
• Mindre arbeid på deg En godkjenningsarbeidsflyt sparer deg og kollegene dine for både tid og problemer, og strømlinjeformer og standardiserer godkjenningsprosessen samtidig.

Her er et diagram over en svært enkel versjon av godkjenningsarbeidsflyten.

Tips for bruk av denne artikkelen

Informasjonen i denne artikkelen er presentert i ti utvidbare segmenter.

Klikk her for noen tips om hvordan du får mest mulig ut av denne artikkelen

Hvis alt du trenger å gjøre, er å fullføre en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt Bare bla ned til Fullført-segmentet , og utvid det. Du trenger kanskje ingen av de andre segmentene for øyeblikket.

Hvis du vil legge til, starte, overvåke og vedlikeholde arbeidsflyter Hvis du ikke allerede er kjent med disse oppgavene, kan det hende du synes det er nyttig å jobbe deg gjennom denne artikkelen, segment for segment, første gang du utformer og legger til en arbeidsflyt. Når du er kjent med informasjonen og artikkeloppsettet, kan du gå direkte til segmentet du trenger ved eventuelle gjenbesøk.

Innholdsgodkjenning og publiseringsgodkjenning Du kan ha lister eller biblioteker der du vil at nye elementer og/eller nye versjoner av gjeldende elementer skal gjennomgås for å sjekke nøyaktigheten til innholdet, eller passe formen og stilen, før de gjøres synlige for alle som har tilgang til listen. Denne typen gjennomgangsprosess kalles innholdsgodkjenning, og du kan bruke en godkjenningsarbeidsflyt til å kontrollere innholdsgodkjenning i en liste eller et bibliotek. (Det finnes også en svært lik arbeidsflyt for publiseringsgodkjenning, som er opprettet spesielt for bruk i SharePoint-områder som publiserer nettsider på Internett.)

Litt om hvordan du skriver ut denne artikkelen Dette er en lang artikkel. Hvis du bare vil skrive ut merkede segmenter, må du kontrollere at bare disse segmentene utvides når du skriver ut. (Hvis du også vil ta med hele grafikken i utskriften, skriver du ut i liggende retning og ikke stående.)

Og noen ord om søking Før du søker etter tekst eller uttrykk i denne artikkelen, må du kontrollere at alle segmentene du vil søke i, er utvidet.

Mer informasjon om godkjenningsarbeidsflyter

En godkjenningsarbeidsflyt er en SharePoint-funksjon som distribuerer et dokument eller et annet element som er lagret i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek, til én eller flere personer for godkjenning eller avvisning. Arbeidsflyten automatiserer, effektiviserer og standardiserer hele prosessen.

Den grunnleggende godkjenningsarbeidsflyten som er inkludert i SharePoint-produktene, fungerer som en mal. Ved å bruke denne malen kan du legge til flere godkjenningsarbeidsflyter på nettstedene. Hver arbeidsflyt du legger til, er en unik versjon av den grunnleggende godkjenningsarbeidsflyten, hver med sin egen spesialiserte måte å arbeide på, basert på innstillingene du angir når du legger den til.

Deler i dette segmentet

1. Hva kan en godkjenningsarbeidsflyt gjøre for meg?
2. Hva kan ikke en godkjenningsarbeidsflyt gjøre?
3. Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?
4. Hvordan planlegger, legger du til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?

1. Hva kan en godkjenningsarbeidsflyt gjøre for meg?

• Når du først legger til en godkjenningsarbeidsflyt i listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, kan du angi hvor mange deltakere som skal inkluderes, og angi om oppgavene tilordnes etter hverandre (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Du kan til og med bestemme om du vil dele deltakernes oppgaver inn i to eller flere separate trinn, samt spesifisere en endelig forfallsdato og/eller tiden som er tillatt for hver oppgave å fullføres. Hver gang du starter arbeidsflyten manuelt på et element, kan du endre disse innstillingene.
• Arbeidsflyten tilordner en oppgave til hver angitte deltaker. Hver deltaker velger blant flere mulige svar: å godkjenne eller avvise elementet, å be om en endring i elementet, å tilordne oppgaven på nytt eller å avbryte eller slette oppgaven.
• Mens arbeidsflyten kjører, kan du overvåke fremdriften og foreta justeringer (om nødvendig) fra én enkelt sentral Arbeidsflytstatus-side.
• I 60 dager etter at arbeidsflyten er fullført, vil listen over alle arbeidsflythendelser som oppstod i løpet av denne kjøringen (eller forekomsten) av arbeidsflyten, fortsatt være tilgjengelig på siden Arbeidsflytstatus, for uformell referanse.

Du kan også bruke en godkjenningsarbeidsflyt til å administrere en innholdsgodkjenningsprosess for en liste eller et bibliotek. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Kontroll-segmentet i denne artikkelen.

2. Hva kan ikke en godkjenningsarbeidsflyt gjøre?

Deltakere i en godkjenningsarbeidsflyt har vanligvis ikke tillatelse til å gjøre endringer i elementet som gjennomgås. I stedet kan deltakerne be om at det gjøres endringer i elementet i løpet av arbeidsflytforekomsten. Hvis du vil legge til en arbeidsflyt der deltakere setter inn kommentarer og sporede endringer i selve elementet, kan du se artikkelen Informasjon om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding i Se også-delen .

Godkjenningsarbeidsflyter er heller ikke utformet for å samle inn signaturer. Hvis du vil bruke en arbeidsflyt til å samle inn signaturer i et Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-arbeidsbok eller et Microsoft InfoPath-skjema, kan du se artikkelen Informasjon om arbeidsflyter for innsamling av signaturer i Se også-delen.

Til toppen av segmentet

3. Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?

Slik legger du til en arbeidsflytSom standard må du ha tillatelsen Administrere lister for å legge til en arbeidsflyt. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og Besøkende-gruppen.)

Slik starter du en arbeidsflytSom standard må du også ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt som allerede er lagt til. (Både Medlemmer-gruppen og Eiere-gruppen har tillatelsen Rediger elementer som standard, besøkende-gruppen har ikke tillatelse.)

Eiere kan også velge å konfigurere bestemte arbeidsflyter slik at de bare kan startes av medlemmer av Eiere-gruppen. (Dette gjør du ved å merke av for Krev Behandle listetillatelser for å starte denne arbeidsflyten på den første siden i tilknytningsskjemaet.)

Til toppen av segmentet

4. Hvordan planlegger, legger du til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?

Dette er de grunnleggende trinnene:

• FØR arbeidsflyten kjører (planlegge, legge til, starte)
  Før du legger til en arbeidsflyt, planlegger du hvor du vil legge den til (for én enkelt liste eller ett bibliotek eller for hele nettstedssamlingen), og detaljene for hvordan den skal fungere. Når du har lagt til og konfigurert arbeidsflyten, kan alle med de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på et bestemt element. Arbeidsflyten kan også konfigureres til å kjøre automatisk. Automatiske kjøringer kan aktiveres basert på én eller begge av to utløsende hendelser: når et element legges til eller opprettes i en liste eller et bibliotek, eller når et element i en liste eller et bibliotek endres.
• MENS arbeidsflyten kjører (fullføre, overvåke, justere)
  Mens arbeidsflyten kjøres, fullfører hver enkelt deltaker sine tildelte oppgaver. Automatiske påminnelser sendes til deltakere som ikke overholder tidsfristene for oppgaven. I mellomtiden kan fremdriften i arbeidsflyten overvåkes fra en sentral side for arbeidsflytstatus for den bestemte forekomsten av arbeidsflyten. Justeringer av arbeidsflyten mens den kjører, kan gjøres fra den samme siden. Arbeidsflyten kan om nødvendig avbrytes eller avsluttes derfra.
• ETTER at arbeidsflyten kjører (se gjennom, rapportere, endre)
  Når arbeidsflyten er fullført, kan hele loggen for kjøringen (eller forekomsten) gjennomgås i opptil 60 dager på siden Arbeidsflytstatus. Fra samme side kan statistiske rapporter om ytelsen til denne arbeidsflytversjonen opprettes. Hvis det er noe du vil endre med måten arbeidsflyten fungerer på, kan du åpne og redigere tilknytningsskjemaet som du fylte ut da du først la til arbeidsflyten.

Flytskjemaet nedenfor illustrerer disse trinnene fra perspektivet til personen som legger til en ny arbeidsflyt.

PLANLEGGE en ny godkjenningsarbeidsflyt

I dette segmentet identifiserer vi beslutningene du må ta, og hvilken informasjon du må samle inn før du legger til en versjon av godkjenningsarbeidsflyten.

Hvis du allerede er kjent med hvordan du legger til denne typen arbeidsflyt og bare trenger en påminnelse om de bestemte trinnene, kan du gå direkte til det aktuelle Legg til-segmentet (liste/bibliotek eller områdesamling) i denne artikkelen.

Deler i dette segmentet

1. Maler og versjoner
2. Innføring i tilknytningsskjemaet
3. Tolv spørsmål å besvare

1. Maler og versjoner

Arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint-produktene, fungerer som hovedmaler som de bestemte, individuelle arbeidsflytene som du legger til i lister, biblioteker og nettstedssamling, er basert på.

Hver gang du legger til en godkjenningsarbeidsflyt, legger du for eksempel til en versjon av den generelle malen for godkjenningsarbeidsflyt. Du gir hver versjon sitt eget navn og sine egne innstillinger, som du angir i tilknytningsskjemaet når du legger til den bestemte versjonen. På den måten kan du legge til flere arbeidsflyter, alle versjoner basert på hovedmalen for godkjenningsarbeidsflyt, men hver av versjonene er navngitt og skreddersydd for den bestemte måten du vil bruke den på. De navngitte versjonene kan også kalles arbeidsflytforekomster.

Til toppen av segmentet

2. Innføring i tilknytningsskjemaet

Når du legger til en ny arbeidsflytversjon basert på en av de inkluderte arbeidsflytmalene, fyller du ut et tilknytningsskjema for å angi måten du vil at den nye forekomsten skal fungere på.

I neste avsnitt finner du en liste over spørsmål som vil forberede deg til å fylle ut tilknytningsskjemaet. Men først bør du ta en titt på skjemaet og feltene.

Første side i tilknytningsskjemaet

Andre side i tilknytningsskjemaet

Feltene i den røde boksen på denne andre siden vises også på initieringsskjemaet, som vises hver gang arbeidsflyten startes manuelt, og kan redigeres der for den ene kjøringen.

Til toppen av segmentet

3. Tolv spørsmål å besvare

Så snart du har svar på alle spørsmålene i denne delen, er du klar til å legge til arbeidsflyten.

1. Er dette riktig arbeidsflyttype?
2. Én liste eller ett bibliotek, eller hele nettstedssamlingen? og én innholdstype, eller alle innholdstyper?
3. Hva er et godt navn?
4. Oppgavelister og logglister: Eksisterende eller nye?
5. Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?
6. Får innholdstyper som arver fra denne også denne arbeidsflyten?
7. Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?
8. Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?
9. Når forfaller oppgavene?
10. Når avsluttes denne arbeidsflyten?
11. Hvem skal varsles?
12. Vil denne arbeidsflyten kontrollere innholdsgodkjenning?

01. Er dette riktig arbeidsflyttype?

Det finnes flere arbeidsflytmaler som har ordet Godkjenning i navnet. Denne artikkelen omhandler arbeidsflytmalen som vises i menyen som Godkjenning – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på om denne arbeidsflyttypen er det beste valget for deg, kan du gå tilbake til delen LÆR i denne artikkelen. Hvis du vil ha mer informasjon om de andre arbeidsflytmalene som er tilgjengelige, kan du se artikkelen Om arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint, under Se også .

Til toppen av segmentet

02. Én liste eller ett bibliotek, eller hele nettstedssamlingen? (og) Én innholdstype eller alle innholdstyper?

Du kan gjøre den nye versjonen av godkjenningsarbeidsflyten tilgjengelig i bare én liste eller i ett bibliotek, eller du kan gjøre den tilgjengelig i hele nettstedssamlingen.

• Hvis du legger til arbeidsflyten for én enkelt liste eller ett bibliotek, kan du konfigurere den til å kjøre på alle innholdstyper eller bare én enkelt innholdstype.
• Hvis du legger til arbeidsflyten for hele nettstedssamlingen, må du imidlertid konfigurere den til å kjøre bare på én enkelt nettstedsinnholdstype.

Hva er en innholdstype?

Hvert dokument eller element som er lagret i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek, tilhører en eller annen innholdstype. En innholdstype kan være så grunnleggende og generell som dokumentet eller Excel-regnearket, eller så høyt spesialisert som den juridiske kontrakten eller spesifikasjonen for produktutforming. Noen innholdstyper er tilgjengelige i SharePoint-produkter som standard, men du kan både tilpasse disse og legge til andre som du oppretter selv. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette eller tilpasse en innholdstype for nettsted og Legge til en innholdstype i en liste eller et bibliotek.

Til toppen av segmentet

03. Besøk. Hva er et godt navn?

Gi arbeidsflytversjonen et navn som:

• Indikerer tydelig hva det brukes til.
• Skiller den tydelig fra andre arbeidsflyter.

Et eksempel

Tenk deg at du er medlem av en gruppe med bidragsytere. Gruppen ønsker å bruke to ulike godkjenningsarbeidsflyter til å behandle dokumentinnsendinger fra eksterne bidragsytere:

• Du kjører den første arbeidsflyten på hvert innsendte dokument for å avgjøre om du vil godta det for redigeringsprosessen.
• Når du har godtatt og redigert et innsendt dokument, kjører du den andre arbeidsflyten på det redigerte utkastet for å avgjøre om du vil godta det som endelig.

Du kan for eksempel kalle den første arbeidsflyten Godta innsendingsgodkjenning og den andre for Endelig utkast til godkjenning.

Til toppen av segmentet

04. Besøk. Oppgavelister og logglister: Eksisterende eller nye?

Du kan få arbeidsflyten til å bruke områdets standardliste over oppgaver og logglister, bruke andre eksisterende oppgaver og logglister eller be om nye lister bare for denne arbeidsflyten.

• Hvis nettstedet skal ha mange arbeidsflyter, eller hvis noen av dem skal omfatte mange oppgaver, bør du vurdere å be om nye lister for hver arbeidsflyt. (Hvis du administrerer for lange lister, kan ytelsen reduseres. Det er raskere og enklere for systemet å vedlikeholde flere kortere lister enn én veldig lang.)
• Hvis oppgavene og loggen for denne arbeidsflyten inneholder sensitive eller konfidensielle data som du vil holde atskilt fra den generelle oppgavelisten, bør du definitivt angi at du ønsker nye, separate lister for denne arbeidsflyten. (Når du har lagt til arbeidsflyten, må du kontrollere at de riktige tillatelsene er angitt for de nye listene.)

Til toppen av segmentet

05. Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?

En arbeidsflyt kan konfigureres til å startes bare manuelt, eller bare automatisk, eller i begge fall:

• Når du starter en godkjenningsarbeidsflyt manuelt for et bestemt dokument eller element, vises et annet skjema, startskjemaet. Startskjemaet inneholder de fleste innstillingene fra den andre siden i tilknytningsskjemaet . Hvis personen som starter arbeidsflyten, vil endre noen av disse innstillingene (bare for det gjeldende tilfellet), kan vedkommende gjøre dette før vedkommende klikker Start. Gå til hurtigmenyen > for listeelement >Arbeidsflyter> Velg arbeidsflyten for å starte den manuelt.
• Med automatisk start er det selvsagt ingen mulighet til å presentere et initieringsskjema, så standardinnstillingene som er angitt i tilknytningsskjemaet brukes uten endringer.

Illustrasjonen nedenfor viser forskjellen mellom manuell start og automatisk start.

Eventuelle endringer du gjør i initieringsskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil endre de permanente standardinnstillingene for arbeidsflyten, redigerer du det opprinnelige tilknytningsskjemaet , som forklart i ENDRE-segmentet i denne artikkelen.

Manuell start

Hvis du tillater manuell oppstart, kan alle som har de nødvendige tillatelsene, starte arbeidsflyten på et hvilket som helst kvalifisert element når som helst.

Fordelene med en manuell start er at du og kollegene dine bare kan kjøre arbeidsflyten når og hvis dere velger det, og at hver gang dere kjører den, får dere mulighet til å endre noen innstillinger ved hjelp av startskjemaet.

Et raskt eksempel Hvis du bare vil kjøre arbeidsflyten på elementer som er laget av en forfatter utenfor gruppen, vil det å starte den bare manuelt forhindre at den kjøres automatisk på elementer som er laget av deg og kollegaene dine. (En alternativ løsning: Ha én liste eller ett bibliotek for elementer fra forfatterne i gruppen, og en egen liste eller ett eget bibliotek for elementer fra alle andre forfattere. På den måten kan du kjøre arbeidsflyten automatisk, men bare i listen over eksterne forfattere. En annen løsning: Legg til en HVIS-betingelse, og angi Opprettet av til den bestemte personen.

Den største ulempen med manuell start er at noen må huske å kjøre arbeidsflyten når det er på sin plass.

Automatisk start

Du kan konfigurere arbeidsflyten til å bli startet automatisk av en av følgende hendelser:

• Noen forsøker å publisere en hovedversjon av et element.
• Et nytt element opprettes i eller lastes opp til listen eller biblioteket.
• Et element som allerede er lagret i listen eller biblioteket, endres.

Fordelen med automatisk start er at ingen trenger å huske å starte arbeidsflyten. Den kjøres hver gang en utløsende hendelse forekommer.

Et raskt eksempel Hvis du er ansvarlig for nøyaktigheten og hensiktsmessigheten til elementene i en liste, kan du legge til en godkjenningsarbeidsflyt i denne listen og angi deg selv som den eneste deltakeren. Du kan konfigurere arbeidsflyten til å starte automatisk hver gang et element i listen endres, og hver gang et nytt element legges til. På denne måten holdes du alltid oppdatert.

To ulemper med automatisk start:

• Du kan ikke stoppe arbeidsflyten fra å kjøre når en utløsende hendelse oppstår.
• Du kan ikke endre noen innstillinger i begynnelsen av den individuelle forekomsten.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kjører godkjenningsarbeidsflyten automatisk når noen forsøker å publisere en hovedversjon av et element, kan du se Kontroll-segmentet i denne artikkelen.

Til toppen av segmentet

06. Får innholdstyper som arver fra denne også denne arbeidsflyten?

Bare når du legger til en arbeidsflyt i en innholdstype for hele nettstedssamlingen, kan du velge om du også vil legge til arbeidsflyten i alle andre innholdstyper i nettstedssamlingen som arver fra innholdstypen du legger til arbeidsflyten i.

Notater

• Det kan ta lang tid å fullføre operasjonen som utfører alle de ekstra tilleggingene.
• Hvis arven er brutt for nettsteder eller sekundære nettsteder der du vil legge denne arbeidsflyten til i arvende innholdstyper, må du kontrollere at du er medlem av Eiere-gruppen på hvert av disse nettstedene eller sekundære områdene før du kjører denne operasjonen.

Til toppen av segmentet

07. Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?

Du må oppgi navnet eller e-postadressen for hver person som korrekturoppgavene blir tilordnet til.

Ett trinn eller flere trinn? Du kan velge å ha bare én fase med gjennomgangsoppgaver eller å ha flere trinn. Hvis du har mer enn én fase, utføres trinnene én etter én.

Parallelle gjennomganger eller serievurderinger? For deltakerne i en hvilken som helst fase kan du velge enten å få gjennomgangsoppgavene tilordnet samtidig (parallelt), eller å få gjennomgangsoppgavene tilordnet hver etter hverandre (serielt) i den rekkefølgen du angir. Alternativet seriell kan være nyttig hvis du for eksempel konfigurerer arbeidsflyten til å avsluttes etter den første avvisningen, eller hvis du vil at deltakere etter hvert skal kunne se på kommentarer fra tidligere deltakere som en del av konteksten for gjennomgangene.

Et eksempel

Dette enkle scenarioet illustrerer noen av fordelene med både flere faser og serielle vurderinger:

Tenk deg at Frank legger til en ny godkjenningsarbeidsflyt. Han vil at kollegene Anna og Stig skal gå gjennom hvert element først, før han selv vurderer det. Han vil også at arbeidsflyten skal avsluttes før hans egen gjennomgang hvis enten Anna eller Stig avviser elementet. Frank kan konfigurere dette på en av to måter:

• Ved å bruke en seriell gjennomgangFrank setter opp en seriell gjennomgang i ett ledd der Anna og Sean er de to første deltakerne og han er den tredje; og han velger alternativet Avslutt ved første avvisning .
  Med denne ordningen må Anna godkjenne elementet før Stigs oppgave blir tilordnet, og deretter må Stig godkjenne elementet før Franks oppgave blir tilordnet. Hvis Anna avviser elementet, blir verken Stig eller Frank tildelt en oppgave. Hvis Anna godkjenner, men Stig avviser, avsluttes arbeidsflyten likevel før Franks gjennomgangsoppgave blir tilordnet.
  Slik setter Frank opp sin serieanmeldelse i ett trinn.
  
  
• Ved hjelp av to trinnHvis Frank vil at Anna og Stig skal tilordnes vurderingene samtidig, slik at Stig ikke trenger å vente på at Anna skal bli ferdig før hun kan begynne, kan han konfigurere to trinn i arbeidsflyten: den første en parallell fase for Anna og Stigs vurderinger, og den andre en separat fase bare for hans egen gjennomgang. Igjen velger han alternativet Avslutt ved første avvisning . Den andre fasen starter ikke før den første fasen er fullført. Så hvis enten Anna eller Stig avviser elementet, blir Franks gjennomgangsoppgave aldri tilordnet.
  Slik setter Frank opp sin to-trinns parallelle gjennomgang.
  
  

Her er diagrammer over begge løsningene.

Eksterne deltakere Det finnes en spesiell prosess for å inkludere deltakere som ikke er medlemmer av SharePoint-organisasjonen. I denne prosessen fungerer et nettstedmedlem som en proxy for den eksterne deltakeren.

Her er et diagram over denne prosessen:

Tilordne én oppgave til hver hel gruppe, eller én til hvert gruppemedlem? Hvis du inkluderer en gruppeadresse eller distribusjonsliste blant deltakerne i arbeidsflyten, kan du få arbeidsflyten til å tilordne én oppgave til hvert medlem av gruppen, eller bare tilordne én oppgave til hele gruppen (men fortsatt sende et varsel om den ene oppgaven til hvert medlem). Når bare én oppgave er tilordnet til hele gruppen, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven. (Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)

Til toppen av segmentet

Kapittel 8. Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?

Det finnes et tekstfelt i tilknytningsskjemaet der du kan gi instruksjoner, detaljer om behov, ressurser og så videre.

To ting du kan inkludere:

• Kontaktinformasjon, i tilfelle deltakerne har problemer eller spørsmål.
• Hvis arbeidsflyten bare tilordner én enkelt oppgave til hver gruppe eller distribusjonsliste, nevner du her at ett enkelt medlem av hver slik gruppe må gjøre krav på oppgaven før den er fullført. På denne måten kan ikke andre medlemmer av gruppen kaste bort tid på å begynne på den samme oppgaven. Du finner informasjon om å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen

Til toppen av segmentet

09. Når forfaller oppgavene?

Du kan angi når arbeidsflytoppgaver forfaller på én eller begge av to måter:

Etter kalenderdato Du kan angi én enkelt kalenderdato når alle oppgaver forfaller.

• Hvis du konfigurerer arbeidsflyten til å starte automatisk, bør du vanligvis ikke bruke dette alternativet. Årsaken til dette er at datoverdien du angir, ikke automatisk justeres i forhold til gjeldende dato hver gang arbeidsflyten starter automatisk.

Etter aktivitetsvarighet Du kan angi et antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave, fra og med når oppgaven er tilordnet.

• En forfallsdato i kalenderen overstyrer en angitt aktivitetsvarighet. Det vil si: Hvis i dag er det 10. juni, og jeg er tildelt en oppgave i dag som har en varighet på tre dager, men som også har en kalenderforfallsdato 11. juni, da forfaller oppgaven 11. juni (kalenderens forfallsdato) og ikke 13. juni (slutten av varigheten på tre dager).

Til toppen av segmentet

10. Når avsluttes denne arbeidsflyten?

Hvis du vil unngå bortkastet tid på unødvendige gjennomganger, kan du velge at arbeidsflyten avsluttes umiddelbart (før den angitte eller beregnede forfallsdatoen) når én av to hendelser skjer:

• En deltaker avviser elementet.
• Elementet endres på noen som helst måte.

Til toppen av segmentet

11. Hvem skal varsles?

Du kan angi navn eller adresse til alle som skal varsles hver gang denne arbeidsflyten starter eller slutter, i Kopi-feltet , på andre side i tilknytningsskjemaet.

• Hvis du skriver inn et navn her , blir det ikke tilordnet en arbeidsflytoppgave til denne personen.
• Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den , start- og sluttvarsler uten at det er nødvendig å angi dette i dette feltet.
• Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til , start- og sluttvarsler uten at det er nødvendig å angi dette i dette feltet.

Til toppen av segmentet

12. Vil denne arbeidsflyten kontrollere innholdsgodkjenning?

Du kan ha lister eller biblioteker der du vil at nye elementer og/eller nye versjoner av gjeldende elementer skal gjennomgås for å sjekke nøyaktigheten til innholdet, eller passe formen og stilen, før de gjøres synlige for alle som har tilgang til listen. Denne typen gjennomgangsprosess kalles innholdsgodkjenning.

I SharePoint-produkter kan du bruke en godkjenningsarbeidsflyt for å gjøre prosessen for innholdsgodkjenning enda enklere og mer effektiv. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se segmentet Godkjenne innhold i denne artikkelen.

Hva skjer videre?

Hvis du er klar til å legge til den nye godkjenningsarbeidsflyten i listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, går du til det aktuelle Legg til-segmentet (liste/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Kontrollere innholdsgodkjenning ved hjelp av en godkjenningsarbeidsflyt

Du kan ha lister og biblioteker der du vil at nye elementer og/eller nye versjoner av gjeldende elementer skal gjennomgås for å sjekke nøyaktigheten av innholdet eller passende form og stil før de gjøres synlige for alle som har tilgang til listen. Denne typen gjennomgangsprosess kalles innholdsgodkjenning.

I SharePoint-produkter kan du kontrollere innholdsgodkjenning manuelt, uten en arbeidsflyt. En godkjenningsarbeidsflyt i SharePoint kan imidlertid gjøre prosessen enklere og mer effektiv.

Hvis du ikke allerede er kjent med funksjonene for versjonskontroll og innholdsgodkjenning i SharePoint-produkter, anbefaler vi at du begynner med en gjennomgang av følgende artikler:

• Kreve godkjenning for elementer i en områdeliste eller et områdebibliotek
• Godkjenne eller avvise elementer eller filer i en områdeliste eller et områdebibliotek
• Aktivere og konfigurere versjonskontroll for en liste eller et bibliotek

En godkjenningsarbeidsflyt kan styre prosessen for innholdsgodkjenning på to måter, hver vei knyttet til én enkelt kontroll i tilknytningsskjemaene som du fyller ut når du først legger til arbeidsflyten. Du kan bruke arbeidsflyten til én eller begge.

Kontroll av publisering av hovedversjoner

I området Startalternativer på den første siden i tilknytningsskjemaet finnes alternativet Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element. Noen ting å være klar over:

• Dette alternativet er bare tilgjengelig for en godkjenningsarbeidsflyt som kjører på alle innholdstyper i én enkelt liste eller ett bibliotek, og ikke for arbeidsflyter som kjører på elementer bare for én enkelt innholdstype.
• For at dette alternativet skal være tilgjengelig, må innholdsgodkjenning være aktivert for listen eller biblioteket på siden Innstillinger for versjonskontroll, og alternativet Opprett hovedversjoner og underordnede versjoner (kladd) må være merket av på den samme siden.
• Hvis du velger dette alternativet, blir de to alternativene som følger det, utilgjengelige: Start denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes , og Start denne arbeidsflyten når et element endres.
• Hvis du velger dette alternativet, kjøres arbeidsflyten automatisk på et element bare når noen forsøker å publisere en hovedversjon av elementet.
• Det kan bare finnes én godkjenningsarbeidsflyt som brukes til å godkjenne publisering av hovedversjoner, i én liste eller ett bibliotek. Hvis du prøver å tilordne en arbeidsflyt til i samme liste eller bibliotek for denne funksjonen, blir du bedt om å velge den ene eller den andre.

Kontrollen er ikke basert på versjonskontroll

I området Aktiver innholdsgodkjenning på den andre siden i tilknytningsskjemaet ser du alternativet Oppdater godkjenningsstatusen etter at arbeidsflyten er fullført (bruk denne arbeidsflyten til å kontrollere innholdsgodkjenning).

Dette alternativet er tilgjengelig i skjemaet uansett om innholdsgodkjenning kreves i listen eller biblioteket. Uansett blir verdien i Godkjenning-feltet for elementet oppdatert basert på resultatet av arbeidsflyten.

Ved hjelp av dette alternativet kan du enten:

• Kjør alltid arbeidsflyten manuelt, eller
• Velg ett eller flere av alternativene for automatisk start på den første siden i tilknytningsskjemaet, eller
• Tillat både manuell og automatisk start

Innholdskontroll for nettpubliseringsnettsteder

Innholdskontroll er en spesialisert prosess på nettsteder som publiserer sider på nettet. Det finnes derfor en spesialisert arbeidsflyt for publiseringsgodkjenning for bruk på publiseringsnettsteder, i tillegg til en nettstedsmal (kalt Publiseringsnettsted med arbeidsflyt) som inneholder en versjon av arbeidsflyten som allerede er tilpasset for bruk i nettpublisering.

Hva skjer videre?

Hvis du er klar til å legge til den nye godkjenningsarbeidsflyten i listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, går du til det aktuelle Legg til-segmentet (liste/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Legge til en godkjenningsarbeidsflyt (bare for én liste eller ett bibliotek)

Hvis du ikke vet hvordan du legger til arbeidsflyter, kan det hende du synes det er nyttig å se gjennom både LÆR-segmentet og PLAN-segmentet i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i dette segmentet.

Deler i dette segmentet

1. Before you begin
2. Legg til arbeidsflyten

1. Før du begynner

To forhold må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post For at arbeidsflyten skal kunne sende e-postvarsler og påminnelser, må e-post være aktivert for SharePoint-nettstedet. Hvis du ikke er sikker på om dette er gjort, kontakter du SharePoint-administratoren. Se også SharePoint 2013 Trinnvis veiledning: Konfigurasjon av innstillingen for utgående e-post.

Tillatelser Standardinnstillingene i SharePoint krever at du har tillatelsen Administrere lister for å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppene. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se delen LÆR i denne artikkelen.)

Til toppen av segmentet

2. Legg til arbeidsflyten

Gjør følgende:

1. Åpne listen eller biblioteket du vil legge til arbeidsflyten for.

2. Klikk fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

   Obs!

   Navnet på fanen kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste heter for eksempel fanen Calendar.

3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.

4. Angi om du vil at arbeidsflyten skal kjøre på dokumentet, listen eller en mappe under Vis arbeidsflyttilknytninger av denne typen på siden Arbeidsflytinnstillinger, og klikk deretter Legg til en arbeidsflyt.

5. Fyll ut den første siden i tilknytningsskjemaet.
   (Instruksjoner følger illustrasjonen.)
   

   	Innholdstype Behold standardvalget som Alle, eller velg en bestemt innholdstype.
   	Mal Velg malen Godkjenning – SharePoint 2010 . Obs! Hvis Godkjenning – SharePoint 2010-malen ikke vises i listen, kontakter du SharePoint-administratoren for å finne ut hvordan den er aktivert for områdesamlingen eller arbeidsområdet. Hvis du er administrator, går du til Innstillinger for> nettsted Funksjoner > forområdesamlingAktiver arbeidsflyter.
   	Navn Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av listen eller biblioteket. Hvis du vil ha forslag til å gi arbeidsflyten et navn kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
   	Oppgaveliste Velg en aktivitetsliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste eller klikke Ny oppgaveliste for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Loggliste Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste eller klikke Arbeidsflytlogg (ny) for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny loggliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
   	Alternativer for Start Angi måten arbeidsflyten kan startes på. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du velger startalternativer, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyten til å kontrollere innholdsgodkjenning, inkludert publisering av hovedversjoner, kan du se Kontroll-delen i denne artikkelen. Legg merke til at alternativet Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et elementikke vises hvis du legger til arbeidsflyten for bare én innholdstype. Legg også merke til at hvis du velger Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element, blir de to følgende avmerkingsboksene utilgjengelige.

6. Når alle innstillingene i dette skjemaet er slik du ønsker, klikker du Neste.

7. Fyll ut den andre siden i tilknytningsskjemaet.
   (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

   Obs!

   SharePoint-produkter gir deg de første alternativene på denne andre siden i tilknytningsskjemaet – tall én til syv i illustrasjonen nedenfor, fra Godkjennere til og med Kopi, hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan gjøre endringer i disse alternativene for bare denne ene forekomsten.

   

   	Tilordne til Skriv inn navn eller adresser for personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene skal tildeles én om gangen (serielt) Skriv inn navnene eller adressene i rekkefølgen oppgavene skal tilordnes. Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig (parallelt) Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor SharePoint-organisasjonen Hvis du vil ha mer informasjon om å inkludere eksterne deltakere, kan du se Fullstendig-delen av denne artikkelen.
   	Rekkefølge Angi om oppgavene skal tildeles én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker seriell og parallell rekkefølge, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Legge til en ny fase Legg til alle trinnene du vil bruke utover den første du nettopp har konfigurert. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for denne fasen, og deretter trykker du CTRL+DEL. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Vis grupper Hvis du vil ha én oppgave tilordnet til hvert medlem av hver gruppe som du angir i Tilordne til-feltet , merker du av for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta et oppgavevarsel, og hvert medlem vil ha sin egen oppgave å fullføre.) Hvis du bare vil tilordne én aktivitet til hvergruppe som du angir i Tilordne til-feltet , fjerner du merket for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta et oppgavevarsel, men hvert medlem kan gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
   	Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert: Kontaktinformasjon. Hvis aktuelt, en merknad om enkeltoppgaver som er tilordnet til hele grupper eller distribusjonslister. (Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
   	Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet. Hvis denne arbeidsflyten starter automatisk, er det vanligvis lurt å la feltet Forfallsdato for alle oppgaver stå tomt og bruke de to varighetsfeltene til å kontrollere forfallsdatoen. Du kan alltid angi en nøyaktig forfallsdato i initieringsskjemaet hvis og når du starter arbeidsflyten manuelt. Hvis du vil ha mer informasjon om når du skal bruke forfallsdatoer, og når du bør bruke aktivitetsvarigheter, kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
   	CC Skriv inn navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter. Når du skriver inn et navn her , blir ikke arbeidsflytoppgaven tilordnet. Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den , start- og stoppvarsler uten at det er nødvendig å angi dette i dette feltet. Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til , start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.
   	Avslutte arbeidsflyten Velg ingen av eller begge disse alternativene. Hvis du vil ha mer informasjon om disse alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Aktiver innholdsgodkjenning Merk av for dette alternativet hvis du skal bruke denne arbeidsflyten til å administrere innholdsgodkjenning. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyten til å kontrollere innholdsgodkjenning, inkludert publisering av hovedversjoner, kan du se Kontroll-segmentet i denne artikkelen.

8. Når du har alle innstillingene på denne siden slik du vil ha dem, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

Legge til en godkjenningsarbeidsflyt (for en hel nettstedssamling)

Hvis du ikke vet hvordan du legger til arbeidsflyter, kan det hende du synes det er nyttig å se gjennom både LÆR-segmentet og PLAN-segmentet i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i dette segmentet.

Deler i dette segmentet

1. Before you begin
2. Legg til arbeidsflyten

1. Før du begynner

To forhold må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post For at arbeidsflyten skal kunne sende e-postvarsler og påminnelser, må e-post være aktivert for nettstedet. Hvis du ikke er sikker på om dette er gjort, kontakter du SharePoint-administratoren. Se også SharePoint 2013 Trinnvis veiledning: Konfigurasjon av innstillingen for utgående e-post.

Tillatelser Standardinnstillingene i SharePoint krever at du har tillatelsen Administrere lister for å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppene. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se delen LÆR i denne artikkelen.)

Til toppen av segmentet

2. Legg til arbeidsflyten

Gjør følgende:

1. Gå til hjemmesiden for nettstedssamlingen (ikke hjemmesiden for et nettsted eller sekundært nettsted i samlingen).

2. Klikk Innstillinger-ikonet og klikk deretter nettstedsinnstillinger.

3. Klikk Innholdstyper for nettsted under Gallerier for Designer på siden Innstillinger for nettsted.

4. Klikk navnet på innholdstypen for nettsted du vil legge til en arbeidsflyt for, på siden Innholdstyper for nettsted.

   Obs!

   En arbeidsflyt som er lagt til i hele nettstedssamlingen, må bare legges til for elementer med én enkelt innholdstype.

   

   1. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
      
   2. Klikk koblingen Legg til en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
      
   3. Fyll ut den første siden i tilknytningsskjemaet.
      (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

   

   	Mal Velg malen Godkjenning – SharePoint 2010 . Obs! Hvis Godkjenning – SharePoint 2010-malen ikke vises i listen, kontakter du SharePoint-administratoren for å finne ut hvordan den er aktivert for områdesamlingen eller arbeidsområdet. Hvis du er administrator, går du til Innstillinger for> nettsted Funksjoner > for områdesamling Aktiver arbeidsflyter.
   	Navn Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av denne nettstedssamlingen. Hvis du vil ha forslag til å gi arbeidsflyten et navn kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
   	Oppgaveliste Velg en aktivitetsliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste eller klikke Ny oppgaveliste for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Loggliste Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste eller klikke Arbeidsflytlogg (ny) for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny loggliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
   	Alternativer for Start Angi måten arbeidsflyten kan startes på. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du velger startalternativer, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Vil du legge denne arbeidsflyten til underordnede innholdstyper? Angi om denne arbeidsflyten skal legges til i (tilknyttes med) alle andre innholdstyper for nettsted og liste som arver fra denne innholdstypen. Det kan ta lang tid å fullføre operasjonen som utfører alle de ekstra tilleggingene. Hvis arven er brutt for nettsteder eller sekundære nettsteder der du vil legge denne arbeidsflyten til i arvende innholdstyper, må du kontrollere at du er medlem av Eiere-gruppen på hvert av disse nettstedene eller sekundære nettstedene før du kjører denne operasjonen.

5. Når alle innstillingene på denne siden er slik du ønsker, klikker du Neste.

6. Fyll ut den andre siden i tilknytningsskjemaet.
   (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

   Obs!

   SharePoint-produkter gir deg de første alternativene på denne andre siden i tilknytningsskjemaet – tall én til syv i illustrasjonen nedenfor, fra Godkjennere til og med Kopi, hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan gjøre endringer i disse alternativene for bare denne ene forekomsten.

   

   	Tilordne til Skriv inn navn eller adresser til personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene skal tildeles én om gangen (serielt) Skriv inn navnene eller adressene i den rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes. Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig (parallelt) Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor SharePoint-organisasjonen Hvis du vil ha mer informasjon om å inkludere eksterne deltakere, kan du se Fullstendig-delen av denne artikkelen.
   	Rekkefølge Angi om oppgavene skal tildeles én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker seriell og parallell rekkefølge, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Legge til en ny fase Legg til alle faser du vil bruke utover den første du nettopp har konfigurert. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for denne fasen, og deretter trykker du CTRL+DEL. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Vis grupper Hvis du vil ha én oppgave tilordnet til hvert medlem av hver gruppe som du angir i Tilordne til-feltet , merker du av for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta et oppgavevarsel, og hvert medlem vil ha sin egen oppgave å fullføre.) Hvis du vil at bare én aktivitet skal tilordnes til en hel gruppe som du angir i Tilordne til-feltet , fjerner du merket for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta et oppgavevarsel, men hvert medlem kan gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
   	Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert: Kontaktinformasjon. Hvis aktuelt, en merknad om enkeltoppgaver som er tilordnet til hele grupper eller distribusjonslister. (Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
   	Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet. Hvis denne arbeidsflyten starter automatisk, er det vanligvis lurt å la feltet Forfallsdato for alle oppgaver stå tomt og bruke de to varighetsfeltene til å kontrollere forfallsdatoen. Du kan alltid angi en nøyaktig forfallsdato i initieringsskjemaet hvis og når du starter arbeidsflyten manuelt. Hvis du vil ha mer informasjon om når du skal bruke forfallsdatoer, og når du bør bruke aktivitetsvarigheter, kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
   	CC Skriv inn navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter. Når du skriver inn et navn her , blir ikke arbeidsflytoppgaven tilordnet. Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den , start- og stoppvarsler uten at det er nødvendig å angi dette i dette feltet. Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til , start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.
   	Avslutte arbeidsflyten Velg ingen av eller begge disse alternativene. Hvis du vil ha mer informasjon om disse alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Aktiver innholdsgodkjenning Merk av for dette alternativet hvis du skal bruke denne arbeidsflyten til å administrere innholdsgodkjenning. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyten til å kontrollere innholdsgodkjenning, inkludert publisering av hovedversjoner, kan du se Kontroll-segmentet i denne artikkelen.

7. Når du har alle innstillingene på denne siden slik du vil ha dem, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

Hva skjer videre?

Hvis du er klar, kan du gå til START-segmentet i denne artikkelen og starte den første forekomsten for å teste den nye arbeidsflyten.

Starte en godkjenningsarbeidsflyt

En arbeidsflyt kan konfigureres til å startes manuelt, bare automatisk eller i begge fall:

• Manuelt når som helst, av alle som har de nødvendige tillatelsene.
• Automatisk når en angitt utløsende hendelse inntreffer. Det vil si når et element legges til i listen eller biblioteket, og/eller når et element i listen endres på noen som helst måte, og/eller når noen forsøker å publisere en hovedversjon av et element).
  (Den utløsende hendelsen eller hendelsene angis på den første siden i tilknytningsskjemaet, under den opprinnelige tilknytningen og konfigurasjonen av arbeidsflyten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.)

Deler i dette segmentet

1. Starte arbeidsflyten automatisk
2. Starte arbeidsflyten manuelt
3. Starte manuelt fra listen eller biblioteket
4. Starte manuelt fra et Microsoft Office-program

1. Start arbeidsflyten automatisk

Hvis arbeidsflyten er konfigurert til å starte automatisk, kjører arbeidsflyten på elementet som utløste arbeidsflyten hver gang den inntreffer.

Når arbeidsflyten starter, tilordnes den første oppgaven eller oppgavene og det sendes et oppgavevarsel til hver person som er tilordnet. I mellomtiden sendes også startvarsler (forskjellig fra oppgavevarsler) til personen som opprinnelig la til arbeidsflyten, og til alle som er oppført i Kopi-feltet på den andre siden i tilknytningsskjemaet.

Til toppen av segmentet

2. Starte arbeidsflyten manuelt

Merknad om tillatelser Vanligvis må du ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. (Som standard har både Medlemmer- og Eiere-gruppen denne tillatelsen, men ikke Besøkende-gruppen. En eier kan imidlertid også velge, for hver enkelt arbeidsflyt, å kreve tillatelsen Administrere lister for personer som starter arbeidsflyten. Når du velger dette alternativet, kan eiere i hovedsak angi at bare de og andre eiere kan starte en bestemt arbeidsflyt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Learn-delen av denne artikkelen.)

To steder å starte fra

Du kan starte en arbeidsflyt manuelt fra ett av to steder:

• Fra listen eller biblioteket der elementet er lagret
• Fra selve elementet, åpnet i Microsoft Office-programmet der det ble opprettet. (Vær oppmerksom på at dette må være det installerte programmet, og ikke en webprogramversjon.)

De to gjenværende delene i dette segmentet inneholder instruksjoner for begge metodene.

Til toppen av segmentet

3. Starte manuelt fra listen eller biblioteket

1. Gå til listen eller biblioteket der elementet du vil kjøre arbeidsflyten på, er lagret.

2. Klikk ellipsen ved siden av navnet på elementet, klikk ellipsen i dialogboksen for å åpne elementmenyen, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.

3. Klikk arbeidsflyten du vil kjøre, under Start en ny arbeidsflyt på siden Arbeidsflyter: Elementnavn.
   

4. Gjør eventuelle endringer du vil bruke på denne bestemte forekomsten av arbeidsflyten, i initieringsskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt.

   Obs!

   Endringer som gjøres her i initieringsskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillinger som ikke vises i dette skjemaet, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.

   

   	Tilordne til Gjør eventuelle endringer i listen over personer som du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene skal tilordnes én om gangen Skriv inn navnene eller adressene i rekkefølgen oppgavene skal tilordnes. Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor SharePoint-organisasjonen Hvis du vil ha mer informasjon om å inkludere eksterne deltakere, kan du se Fullstendig-delen av denne artikkelen
   	Rekkefølge Kontroller at spesifikasjonene for om oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt), er slik du ønsker. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker seriell og parallell rekkefølge, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Legge til en ny fase Legg til eller noen trinn du vil bruke utover den eller de som er konfigurert for øyeblikket. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for denne fasen, og deretter trykker du CTRL+DEL. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
   	Vis grupper Hvis du vil ha én oppgave tilordnet til hvert medlem av hver gruppe som du angir i Tilordne til-feltet , merker du av for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta oppgavevarslingen, og hvert medlem vil ha sin egen oppgave å fullføre.) Hvis du bare vil tilordne én aktivitet til hvergruppe som du angir i Tilordne til-feltet , fjerner du merket for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta et oppgavevarsel, men hvert medlem kan gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
   	Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert: Kontaktinformasjon for spørsmål og problemer Hvis aktuelt, et notat om enkeltoppgaver tilordnet til hele grupper eller distribusjonslister (Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
   	Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet. Hvis du vil ha mer informasjon om når du skal bruke forfallsdatoer, og når du bør bruke aktivitetsvarigheter, kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
   	CC Legg til eller fjern eventuelle elementer du ønsker. Husk at: Når du skriver inn et navn her , blir ikke arbeidsflytoppgaven tilordnet. Fordi du starter arbeidsflyten manuelt, får du start- og stopp-varsler uansett om du er oppført i dette feltet eller ikke.

5. Når du har alle innstillingene i initieringsskjemaet slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner den første oppgaven eller oppgavene, og i mellomtiden sendes startvarsler til deg og alle som er oppført i Kopi-feltet i startskjemaet.

Til toppen av segmentet

1. Åpne elementet i det installerte Office-programmet på datamaskinen.

2. Klikk kategorien Fil , klikk Lagre & Send i det åpne elementet, og klikk deretter arbeidsflyten du vil kjøre på elementet.

3. Hvis følgende melding om at arbeidsflyten må sjekke inn filen, klikker du Check in-knappen.

4. Klikk den store Start arbeidsflyt-knappen .

5. Gjør eventuelle endringer du vil bruke på denne bestemte forekomsten av arbeidsflyten, i initieringsskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt.

   Obs!

   Endringer som gjøres her i initieringsskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillinger som ikke vises i dette skjemaet, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.

   

	Tilordne til Gjør eventuelle endringer i listen over personer som du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene skal tildeles én om gangen (serielt) Skriv inn navnene eller adressene i rekkefølgen oppgavene skal tilordnes. Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig (parallelt) Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor SharePoint-organisasjonen Hvis du vil ha mer informasjon om å inkludere eksterne deltakere, kan du se Fullstendig-delen av denne artikkelen.
	Rekkefølge Kontroller at spesifikasjonene for om oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt), er slik du ønsker. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker seriell og parallell rekkefølge, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	Legge til en ny fase Legg til eller noen trinn du vil bruke utover den eller de som er konfigurert for øyeblikket. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for denne fasen, og deretter trykker du CTRL+DEL. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	Vis grupper Hvis du vil ha én oppgave tilordnet til hvert medlem av hver gruppe som du angir i Tilordne til-feltet , merker du av for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta oppgavevarslingen, og hvert medlem vil ha sin egen oppgave å fullføre.) Hvis du bare vil tilordne én aktivitet til hvergruppe som du angir i Tilordne til-feltet , fjerner du merket for dette alternativet. (Hvert medlem av gruppen vil motta et oppgavevarsel, men hvert medlem kan gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
	Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert: Kontaktinformasjon for spørsmål og problemer. Hvis aktuelt, en merknad om enkeltoppgaver som er tilordnet til hele grupper eller distribusjonslister. (Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i Fullført-segmentet i denne artikkelen.)
	Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet. Hvis du vil ha mer informasjon om når du skal bruke forfallsdatoer, og når du bør bruke aktivitetsvarigheter, kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen.
	CC Legg til eller fjern eventuelle elementer du ønsker. Husk at: Når du skriver inn et navn her , blir ikke arbeidsflytoppgaven tilordnet. Fordi du starter arbeidsflyten manuelt, får du start- og stoppvarsler uansett om du er oppført i dette feltet eller ikke.

1. Når du har innstillingene i initieringsskjemaet slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner den første oppgaven eller oppgavene, og i mellomtiden sendes startvarsler til deg og alle som er oppført i Kopi-feltet i startskjemaet.

Hva skjer videre?

• Hvis dette er første gang denne arbeidsflyten kjøres, trenger de andre deltakerne kanskje informasjon og hjelp til å fullføre sine tildelte oppgaver. ( Hele delen av denne artikkelen kan være nyttig.)
• Det er også en god idé å kontrollere om deltakerne mottar e-postvarsler, og spesielt at varslene ikke blir feilbehandlet av søppelpostfiltre.
• Og du kan selvsagt ha én eller flere arbeidsflytoppgaver som du må fullføre selv. Gå til Fullført-segmentet i denne artikkelen hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du fullfører dem.
• I mellomtiden kan du gå til delen MONITOR i denne artikkelen for informasjon om hvordan du kan følge med på fremdriften for den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten.

Fullføre en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt

Hvis dette er første gang du er tilordnet en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt, kan det være nyttig å gå gjennom denne delen av artikkelen i sin helhet før du fullfører oppgaven. På den måten vil du være klar over alle alternativene som kan være åpne for deg.

Først må du kontrollere at du har riktig artikkel

Ulike typer arbeidsflyter krever ulike oppgavehandlinger.

Så før du begynner, må du kontrollere at oppgaven du er tilordnet, faktisk er en godkjenningsarbeidsflytoppgave, og ikke en oppgave for en annen type arbeidsflyt.

Se etter teksten Godkjenn på ett av følgende steder:

• I emne-linjen i oppgavevarselet
  
• I meldingsfeltet i elementet som skal gjennomgås
  
• I oppgavetittelen på Arbeidsflytstatus-siden
  

Hvis teksten Godkjenn ikke vises på disse stedene, kontakter du personen som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten for å finne ut hvilken arbeidsflytmal den er basert på, eller om det er en egendefinert arbeidsflyt. Du finner koblinger til artikler om hvordan du bruker andre typer arbeidsflyter som følger med SharePoint-produkter, i Se også-delen av denne artikkelen.

Hvis oppgaven er en godkjenningsoppgave, fortsetter du imidlertid å lese.

Deler i dette segmentet

1. En oversikt over prosessen
2. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarslingsmeldingen
3. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket
4. Se gjennom elementet
5. Fullføre og sende inn oppgaveskjemaet
6. Varslinger om forfalte ankomster
7. Gjøre krav på og fullføre en gruppeoppgave (valgfritt)
8. Be om en endring av elementet (valgfritt)
9. Tilordne godkjenningsoppgaven til noen andre (valgfritt)
10. Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)

1. En oversikt over prosessen

Når du er tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt, finner du vanligvis ut mer om oppgaven på en av tre måter:

• Du mottar et e-postvarsel om oppgave.
• Du åpner et Microsoft Office-dokument og ser et meldingsfelt med informasjon om at du er tilordnet en relatert oppgave.
• Du kontrollerer SharePoint-nettstedet og oppdager at én eller flere oppgaver er tilordnet til deg.

Når du finner ut at du er tilordnet en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt, gjør du vanligvis to ting:

• Se gjennom elementet Finn ut om du kan godkjenne elementet i gjeldende tilstand.
• Fullfør oppgaven Bruk oppgaveskjemaet til å sende inn resultatene av gjennomgangen.

Ofte er derfor følgende tre elementer involvert i fullføringen av oppgaven:

• Varslingsmeldingen (som du mottar som e-post)
• Elementet som er sendt til godkjenning (som du åpner og ser gjennom)
• Oppgaveskjemaet (som du åpner, fyller ut og sender inn)

Slik ser disse tre elementene ut.

Til toppen av segmentet

2. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarslingsmeldingen

Gjør følgende:

1. Klikk koblingen til elementet i instruksjonene Fullfør denne oppgaven i en melding i oppgavevarselet.
2. Klikk knappen Åpne denne oppgaven i meldingsfeltet i det åpnede elementet.

Til toppen av segmentet

3. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket

Gjør følgende:

1. Klikk Pågår-koblingen som er knyttet til elementet og arbeidsflyten, i listen eller biblioteket der elementet som skal gjennomgås, er lagret.
2. Klikk tittelen på oppgaven på Arbeidsflytstatus-siden.
3. Klikk koblingen til elementet i meldingsfeltet Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for i oppgaveskjemaet.

Til toppen av segmentet

4. Se gjennom elementet

I dette eksemplet er elementet et Microsoft Word-dokument.

Legg merke til de to gule meldingsfeltene øverst i dokumentet:

• Skrivebeskyttet serverDette dokumentet er åpent i skrivebeskyttet modus, det vil si at du kan lese dokumentet, men du kan ikke gjøre endringer i det.
  (Vær oppmerksom på at når du fullfører en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt, gjør du vanligvis ikke endringer direkte i selve elementet. I stedet bruker du oppgaveskjemaet til å registrere alle svarene.)
• Oppgave for arbeidsflytNår du er klar til å registrere svaret i oppgaveskjemaet, klikker du knappen Åpne denne oppgaven .

Til toppen av segmentet

5. Fullføre og sende inn oppgaveskjemaet

Oppgaveskjemaet for en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt ser omtrent slik ut.

Vær oppmerksom på at de to første elementene (Slett element og Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for elementtittel) ikke vises i oppgaveskjemaet når det åpnes inne i elementet for gjennomgang.

	Slett element Klikk denne knappen hvis du vil slette oppgaven fra gjeldende forekomst av arbeidsflyten. Elementet som skal gjennomgås, slettes ikke selv om du sletter oppgaven. Hvis du sletter oppgaven, fungerer handlingen som (og registreres i loggen som) en avvisning av dokumentet. Hvis arbeidsflyten er konfigurert til å avsluttes ved første avvisning, avsluttes arbeidsflyten når oppgaven slettes. En oppgave som er slettet, vises ikke lenger i Oppgaver-området på statussiden for arbeidsflyten. (Slettingen og den påfølgende automatiske avvisningen registreres imidlertid fortsatt i historikkområdet på siden.)Hvis du ikke startet denne forekomsten av arbeidsflyten, bør du kontakte personen som startet den, før du sletter oppgaven.
	Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for elementtittel Hvis du vil åpne elementet for gjennomgang, klikker du koblingen her.
	Status, forespurt av, konsoliderte kommentarer, forfallsdato Du kan ikke redigere eller endre oppføringer i disse fire feltene, men informasjonen i dem kan være nyttig. Legg merke til at boksen Konsoliderte kommentarer ikke bare inneholder eventuelle tilleggsinstruksjoner om hvordan du fullfører oppgaven, men også alle kommentarer som er sendt inn av deltakere som allerede har fullført oppgavene sine i samme forekomst av arbeidsflyten. På samme måte, når du har sendt inn ditt eget skjema, vil eventuelle kommentarer du tar med i Kommentarer-boksen (4), også vises i Konsoliderte kommentarer-boksen for etterfølgende deltakere.
	Kommentarer All tekst du skriver inn her, vil bli registrert i arbeidsflytloggen og vil også vises i feltet Konsoliderte kommentarer (3) for etterfølgende deltakere.
	Godkjenn Hvis du vil godkjenne elementet, skriver du først inn eventuelle kommentarer du vil bidra med, i Kommentarer-feltet (4), og deretter klikker du denne knappen.
	Avvis Hvis du vil avvise elementet, skriver du først inn eventuelle kommentarer du vil bidra med, i kommentarfeltet (4), og deretter klikker du denne knappen.
	Avbryt Klikk denne knappen hvis du vil lukke oppgaveskjemaet uten å lagre endringer eller svar. Oppgaven forblir ufullstendig og tilordnet til deg.
	Be om endring Klikk denne knappen for å be om en endring av elementet du ser gjennom. Hvis du vil ha en illustrasjon av skjemaet der du skriver inn detaljene for forespørselen, og for ytterligere instruksjoner, kan du gå til del 8 i dette segmentet, Be om en endring av elementet. Obs! Dette alternativet kan være deaktivert for visse arbeidsflytoppgaver.
	Tilordne oppgave på nytt Klikk denne knappen for å tilordne godkjenningsoppgaven til noen andre. Hvis du vil ha en illustrasjon av siden der du skriver inn detaljene for den nye tilordningen, og for ytterligere instruksjoner, kan du gå til inndeling 7 i dette segmentet, Tilordne godkjenningsoppgaven på nytt til noen andre. Obs! Dette alternativet kan være deaktivert for visse arbeidsflytoppgaver.

Til toppen av segmentet

6. Varslinger om forfalte ankomster

Hvis en oppgave eller en hel arbeidsflytforekomst forfaller for fullføring, sendes varsler automatisk til:

• Personen som oppgaven er tilordnet til
• Personen som startet arbeidsflyten (eller, hvis starten var automatisk, personen som opprinnelig la til arbeidsflyten)

Til toppen av segmentet

7. Gjøre krav på og fullføre en gruppeoppgave (valgfritt)

Hvis bare én enkelt oppgave er tilordnet til en hel gruppe som du tilhører, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven på vegne av hele gruppen.

Gjør krav på oppgaven før du går gjennom elementet. Så snart du gjør krav på oppgaven, blir den tildelt deg, og ingen andre medlemmer av gruppen kan fullføre den. (På denne måten gjør bare én person det nødvendige arbeidet.)

1. På Arbeidsflytstatus-siden peker du på navnet på oppgaven som er tilordnet til gruppen, helt til det vises en pil
2. Klikk pilen, klikk Rediger element , og klikk deretter knappen Gjør krav på oppgave i oppgaveskjemaet.
   

Når siden Arbeidsflytstatus oppdateres, kan du se at oppgaven ikke lenger er tilordnet til gruppen, men spesifikt til deg.

Hvis du senere vil frigi oppgaven til gruppen på nytt uten å fullføre den, bruker du de samme trinnene for å gå tilbake til oppgaveskjemaet, men nå klikker du Frigi oppgave-knappen .

Til toppen av segmentet

8. Be om en endring av elementet (valgfritt)

Før du starter denne prosessen, må du være oppmerksom på at arbeidsflyten kan være satt opp til å avsluttes umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet. Det kan være lurt å spørre personen som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten, for å forsikre deg om at alt er i orden for en endring og at arbeidsflyten avsluttes da.

Vi demonstrerer alternativet for endringsforespørsel ved å sette det inn i et scenario:

Tenk deg først at du heter Frank.

Så kan du tenke deg at en kollega som heter Önna, har startet en godkjenningsarbeidsflyt på et dokument hun har opprettet.

Når du ser gjennom Annas nye dokument, synes du innledningen er for lang.

Du klikker knappen Be om endring nederst i skjemaet for arbeidsflytoppgaven, og fyller deretter ut dette skjemaet.

	Be om endring fra Skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du ber om endringen fra. (Hvis du vil sende forespørselen til personen som startet denne kjøringen av arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten startet automatisk, til personen som opprinnelig la til denne godkjenningsarbeidsflyten — kan du også la dette feltet stå tomt.)
	Ny forespørsel Beskriv endringen du vil ha gjort, og oppgi eventuell informasjon som personen som utfører endringen, trenger. (All tekst du skriver inn her, legges til i området Konsoliderte kommentarer .)
	Ny varighet Gjør én av disse tre tingene: Slik beholder du den eksisterende forfallsdatoen La dette feltet stå tomt. Slik fjerner du forfallsdatoen helt Skriv inn tallet 0. Angi en ny forfallsdato Skriv inn et tall her, og angi deretter varighetsenhetene i det følgende feltet. Sammen identifiserer de to postene perioden før endringsaktiviteten forfaller.
	Nye varighetsenheter Hvis du angir en ny varighet for en aktivitet, bruker du dette feltet sammen med feltet Ny varighet til å identifisere perioden før aktiviteten forfaller. (For eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.)

Når du har alle skjemaoppføringene slik du vil ha dem, klikker du Send, og gjeldende oppgave merkessom Fullført. (Men du er ikke ferdig ennå. Du blir tilordnet en godkjenningsoppgave igjen når Anna har fullført endringsoppgaven).

I mellomtiden mottar Anna følgende e-postvarsel:

Etter å ha kastet et blikk på emne-linjen (nummer 1 i illustrasjonen) kan Anna se at dette ikke er et vanlig godkjenningsvarsel, men i stedet en forespørsel om å endre noe med elementet. Hun finner informasjonen om den bestemte endringen som er forespurt i teksten Endring bedt om (tallet 2).

Anna sjekker ut elementet, foretar de forespurte endringene, lagrer endringene og sjekker elementet inn på nytt.

Deretter går hun til Arbeidsflytstatus-siden og åpner endringsforespørselsoppgaven fra Oppgaver-området der.

        

Anna legger til all ønsket informasjon i kommentarfeltet , og klikker deretter Send svar. Arbeidsflyten utfører to handlinger:

• Den merker Annas endringsforespørselsoppgave som Fullført.
• Den tilordner en ny godkjenningsoppgave til deg (med Annas kommentarer lagt til i feltet Konsoliderte kommentarer ) og sender deg et varsel om oppgaven.

Nå kan du fullføre gjennomgangen av det endrede elementet.

I mellomtiden spores alle disse handlingene og er synlige i Arbeidsflytlogg-delen på statussiden for arbeidsflyten, som vist i illustrasjonen nedenfor.

Her er et diagram over hele prosessen.

Til toppen av segmentet

9. Tilordne godkjenningsoppgaven til noen andre (valgfritt)

Hvis du vil at noen andre skal fullføre en arbeidsflytoppgave som du er blitt tilordnet, klikker du Tilordne oppgave-knappen i skjemaet for arbeidsflytoppgaven.

Dette skjemaet vises.

	Tildel oppgave til Angi navn eller adresse til personen du vil tilordne denne oppgaven til. Hvis du vil tilordne denne oppgaven til personen som startet arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten startet automatisk, til personen som opprinnelig la til arbeidsflyten, lar du dette feltet stå tomt.
	Ny forespørsel Oppgi all informasjon som personen du tilordner oppgaven til, trenger for å fullføre oppgaven. (All tekst du skriver inn her, legges til i området Konsoliderte kommentarer .)
	Ny varighet Gjør én av disse tre tingene: Slik beholder du den eksisterende forfallsdatoen La dette feltet stå tomt. Slik fjerner du forfallsdatoen helt Skriv inn tallet 0. Angi en ny forfallsdato Skriv inn et tall her, og angi deretter varighetsenhetene i det følgende feltet. Sammen identifiserer de to postene perioden før endringsaktiviteten forfaller.
	Nye varighetsenheter Hvis du angir en ny varighet for en aktivitet, bruker du dette feltet sammen med feltet Ny varighet til å identifisere perioden før aktiviteten forfaller. (For eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.)

Klikk Send når skjemaet er fullført. Oppgaven merkes som fullført, en ny oppgave tilordnes til personen som nå er ansvarlig for oppgaven, og et oppgavevarsel sendes.

All ny informasjon som du har oppgitt, inkluderes i teksten Delegert av i det nye oppgavevarselet (nummer 1 i illustrasjonen nedenfor).

I mellomtiden spores alle disse endringene og er synlige i Oppgave- og Logg-inndelingene på statussiden for arbeidsflyten, som vist her.

Til toppen av segmentet

10. Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)

Det finnes en spesiell prosess for å inkludere deltakere som ikke er medlemmer av SharePoint-organisasjonen. I denne prosessen fungerer et nettstedmedlem som en proxy for den eksterne deltakeren:

1. Ta med e-postadressen til den eksterne deltakeren i den aktuelle Tildel til-trinnet på den andre siden i tilknytningsskjemaet.
2. Arbeidsflyten tilordner den eksterne deltakerens oppgave til nettstedsmedlemmet som starter arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten starter automatisk, til medlemmet som opprinnelig la til arbeidsflyten. Denne personen som oppgaven faktisk er tilordnet, fungerer som stedfortreder for den eksterne deltakeren.
3. Dette nettstedsmedlemmet mottar et oppgavevarsel med instruksjoner om å sende en kopi av elementet for gjennomgang til den eksterne deltakeren. (I mellomtiden mottar den eksterne deltakeren en kopi av oppgavevarslingen, som kan fungere som et nyttig varsel eller varsel.)
4. Nettstedsmedlemmet som oppgaven faktisk er tilordnet, sender en kopi av elementet til den eksterne deltakeren.
5. Den eksterne deltakeren ser gjennom elementet og sender svaret tilbake til områdemedlemmet.
6. Når svaret fra den eksterne deltakeren mottas, fullfører områdemedlemmet oppgaven på vegne av den eksterne deltakeren.

Her er et diagram over prosessen.

Overvåke, justere eller stoppe en godkjenningsarbeidsflyt som kjører

Det sentrale stedet der du kan overvåke, justere eller stoppe en arbeidsflyt som kjører, er Arbeidsflytstatus-siden for den aktuelle forekomsten av arbeidsflyten.

Først viser vi deg hvordan du kommer til denne siden, og deretter viser vi deg hvordan du bruker alternativene og informasjonen du finner der. Til slutt viser vi deg to andre sider der du kan få ytterligere overvåkingsinformasjon.

Deler i dette segmentet

1. Gå til statussiden for arbeidsflyten
2. Bruke Arbeidsflytstatus-siden til å overvåke fremdriften i arbeidsflyten
3. Endre aktive oppgaver (allerede tilordnede oppgaver)
4. Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ennå ikke er tilordnet)
5. Avbryte eller avslutte arbeidsflytkjøringen
6. Finne ut hvilke arbeidsflyter som kjører på et element
7. Overvåk arbeidsflyter for hele områdesamlingen

1. Gå til siden Status for arbeidsflyt

Klikk Pågår-koblingen for elementet og arbeidsflyten du vil bruke, i listen eller biblioteket der elementet befinner seg.

I dette eksemplet er elementet dokumentet Keynote Draft, og arbeidsflyten er Godkjenning 3.

Arbeidsflytstatussiden åpnes.

Til toppen av segmentet

2. Bruke Arbeidsflytstatus-siden til å overvåke fremdriften i arbeidsflyten

Her, under illustrasjonen av hver del av siden Status for arbeidsflyt, finner du overvåkingsspørsmålene som delen besvarer.

Delen Informasjon om arbeidsflyt

Besvarte spørsmål:

• Hvem startet denne forekomsten av arbeidsflyten?
• Når ble denne forekomsten startet?
• Når skjedde den siste handlingen i dette tilfellet?
• Hvilket element kjører denne forekomsten på?
• Hva er gjeldende status for denne forekomsten?

Delen Oppgaver

Besvarte spørsmål:

• Hvilke oppgaver er allerede opprettet og tilordnet, og hva er deres gjeldende status?
• Hvilke oppgaver er allerede fullført, og hva var utfallet for hver av disse oppgavene?
• Hva er forfallsdatoen for hver oppgave som allerede er opprettet og tilordnet?

Oppgaver som er slettet, og oppgaver som ennå ikke er tilordnet, vises ikke i denne inndelingen.

Delen Arbeidsflytlogg

Besvarte spørsmål:

• Hvilke hendelser har allerede skjedd i denne forekomsten av arbeidsflyten?
• Vær oppmerksom på at varslinger om forfalte oppgaver og varsler om forfalte oppgaver ikke vises i dette området.

Til toppen av segmentet

3. Endre aktive oppgaver (allerede tilordnede oppgaver)

Du kan endre oppgaver som allerede er tilordnet, men som ennå ikke er fullført, på to måter:

• Endre én enkelt aktiv oppgave
• Endre alle aktive oppgaver

Endre én enkelt aktiv oppgave

TillatelserHvis du vil gjøre endringer i en enkelt oppgave som er tilordnet til noen andre enn deg selv, må du ha tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppene. Det kan for eksempel være mulig å ha tillatelser som gir deg rett til å starte en arbeidsflyt, men ikke til å gjøre endringer i oppgaven til en annen deltaker.)

Hvis du har de nødvendige tillatelsene:

1. Klikk tittelen på oppgaven i oppgavelisten .
   
2. Bruk oppgaveskjemaet til å fullføre, slette eller tilordne oppgaven på nytt.

Hvis du vil ha mer detaljerte instruksjoner om hvordan du bruker oppgaveskjemaet, kan du se delen Fullført i denne artikkelen.

Endre alle aktive oppgaver

Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på Arbeidsflytstatus-siden for alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingen Avslutt denne arbeidsflyten vises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)

1. Klikk koblingen Oppdater aktive oppgaver for godkjenning i området rett under visualiseringen av arbeidsflyten.

2. Gjør endringene i skjemaet som åpnes, og klikk deretter OK.

   • Meldinger som gjenspeiler endringene, sendes til personene som for øyeblikket er tilordnet oppgaver i denne kjøringen.
   • Oppgaver som allerede er fullført eller slettet, og oppgaver som ikke er tilordnet ennå, påvirkes ikke av endringene du gjør i dette skjemaet.
   • Hvis du vil gjøre endringer i oppgaver som ennå ikke er tilordnet, kan du se delen nedenfor, Endre fremtidige oppgaver.

Varighet per aktivitet, varighetsenheter Slik beholder du den eksisterende forfallsdatoen La Varighet per aktivitet stå tom og ikke endre varighetsenheter. Slik fjerner du forfallsdatoen slik at den ikke er noen Skriv inn tallet 0 i varighet per aktivitet. Slik flytter du forfallsdatoen ut ved å utvide oppgavevarigheten Bruk begge varighetsfeltene til å angi hvor mange og typen enheter du vil utvide varigheten med.

Forespørsel Slik endrer du forespørselsteksten Gjør eventuelle endringer du vil i tekstboksen.

1. Når du har alle feltene i skjemaet slik du vil ha dem, klikker du OK.

Alle aktive oppgaver i gjeldende forekomst oppdateres.

Til toppen av segmentet

4. Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ennå ikke er tilordnet)

Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på Arbeidsflytstatus-siden for alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingen Avbryt denne arbeidsflyten nåvises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)

1. Klikk koblingen Legg til eller oppdater godkjennere av godkjenning i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på Arbeidsflytstatus-siden.

2. Gjør endringene i skjemaet som åpnes, og klikk deretter OPPDATER.

   Obs!

   Oppgaver som allerede er opprettet og tilordnet, påvirkes ikke av endringene du gjør i dette skjemaet.

	Deltakere, Rekkefølge, Utvid grupper Slik legger du til eller fjerner deltakere eller endrer rekkefølgen på oppgavene Legg til, fjern og/eller endre rekkefølgen på deltakernes navn eller adresser i Deltakere-feltet . Slik fjerner du en hel fase Klikk i Tilordne til-feltet for denne fasen , og trykk deretter CTRL+DEL. Obs! Du kan bruke avmerkingsboksen Vis grupper til å angi om oppførte distribusjonsgrupper bare skal tilordnes én aktivitet for hele gruppen eller én aktivitet per medlem. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker disse feltene, kan du se delen PLANLEGGE og det aktuelle Legg til-segmentet (liste/bibliotek eller områdesamling) i denne artikkelen.
	Forespørsel Slik endrer du forespørselsteksten Gjør eventuelle ønskede endringer i teksten i boksen.
	Forfallsdato for alle aktiviteter, varighet per aktivitet, varighetsenheter Slik endrer eller fjerner du forfallsdato i kalenderen Slett den eksisterende datoen og angi en ny, eller la feltet være tomt for å fjerne den bestemte forfallsdatoen. (Ikke skriv inn en null i dette feltet. Dette feltet må enten inneholde en kalenderdatoverdi eller være tomt.) Hvis du vil beholde den eksisterende varigheten La Varighet per aktivitet stå tom og ikke endre varighetsenheter. Slik fjerner du varigheten slik at det ikke er noen Skriv inn tallet 0 i varighet per aktivitet. Forlenge aktivitetsvarigheten Bruk begge varighetsfeltene til å angi hvor mange og hvilke enhetstyper du vil utvide varigheten med. (Hvis du vil ha mer informasjon om å angi forfallsdatoer og varigheter, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.)

1. Når du har alle feltene i skjemaet slik du vil ha dem, klikker du OK.

Alle fremtidige oppgaver i gjeldende forekomst vil gjenspeile endringene.

Til toppen av segmentet

5. Avbryte eller avslutte arbeidsflytkjøringen

Du kan stoppe en arbeidsflytforekomst som kjører, på to måter før den er fullført:

• Avbryte arbeidsflyten Alle oppgaver avbrytes, men beholdes i Oppgaver-området på Arbeidsflytstatus-siden.
• Avslutte arbeidsflyten Alle oppgaver avbrytes og slettes fra Oppgaver-området på statussiden for arbeidsflyten. (De gjenspeiles imidlertid fortsatt i arbeidsflytloggområdet.)

Instruksjoner for begge metodene følger.

Avbryt (alle oppgaver er avbrutt, men beholdes i både oppgavelisten og loggen)

Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på Arbeidsflytstatus-siden for alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingen Avslutt arbeidsflyten vises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)

Hvis gjeldende forekomst av en arbeidsflyt ikke lenger er nødvendig, kan den stoppes.

• Klikk koblingen Avbryt alle godkjenningsoppgaver i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på Arbeidsflytstatus-siden.
• Klikk Ja for å bekrefte.

Alle aktive oppgaver avbrytes, og arbeidsflyten avsluttes med statusen Avbrutt. De avbrutte oppgavene er fortsatt oppført både i Oppgaver-området og i Arbeidsflytlogg-området .

Avslutning (alle oppgaver slettet fra oppgavelisten, men beholdt i loggen)

Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på Arbeidsflytstatus-siden for alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingen Avslutt denne arbeidsflyten vises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)

Hvis det oppstår en feil, eller hvis arbeidsflyten stopper og ikke svarer, kan den avsluttes.

Klikk Avslutt denne arbeidsflyten i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på Arbeidsflytstatus-siden, og klikk deretter Ja for å bekrefte.

Alle oppgaver som opprettes av arbeidsflyten, avbrytes og slettes fra Oppgaver-området på siden Arbeidsflytstatus, men gjenspeiles fortsatt i arbeidsflytloggområdet . Arbeidsflyten avsluttes og har statusen Arbeidsflyt avbrutt.

Til toppen av segmentet

6. Finne ut hvilke arbeidsflyter som kjører på et element

På Arbeidsflyter-siden vises en liste over arbeidsflyter som kjører på elementet.

1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.
2. Pek på navnet på elementet, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.
3. Du finner en liste over forekomster som kjører på elementet, under Arbeidsflyter som kjører, på siden Arbeidsflyter: Elementnavn.

Til toppen av segmentet

7. Overvåk arbeidsflyter for hele områdesamlingen

Administratorer for nettstedssamlinger kan se følgende med et øyekast:

• Hvor mange arbeidsflyter basert på hver arbeidsflytmal som for øyeblikket finnes i nettstedssamlingen.
• Om selve arbeidsflytmalen er aktiv eller inaktiv i nettstedssamlingen.
• Hvor mange forekomster av arbeidsflytversjoner basert på hver arbeidsflytmal som for øyeblikket kjører i nettstedssamlingen.

Slik gjør du det:

1. Åpne hjemmesiden for områdesamlingen (ikke hjemmesiden for et område eller sekundært område i samlingen).
2. Klikk Innstillinger-ikonet og klikk deretter nettstedsinnstillinger.
3. Klikk Arbeidsflyter under Nettstedsadministrasjon på siden Innstillinger for nettsted.

Arbeidsflytsiden åpnes og viser informasjonen.

Hva skjer videre?

Hvis dette er første gang denne arbeidsflytversjonen kjøres, kan du bruke instruksjonene i avsnittet SE gjennom i denne artikkelen til å vise hendelsene i forekomsten og finne ut om arbeidsflyten fungerer slik du ønsker.

SE gjennom resultater fra godkjenningsarbeidsflyten og opprette rapporter

Når arbeidsflytforekomsten er fullført, kan du se gjennom hendelsene som er registrert i loggen. (Du kan ha tilgang til posten for enhver forekomst i opptil 60 dager etter at forekomsten er fullført.)

Du kan også kjøre rapporter om den generelle ytelsen til arbeidsflyten på tvers av forekomster.

Deler i dette segmentet

1. Se gjennom hendelser i den nyeste forekomsten
2. Få tilgang til forekomstlogg i opptil 60 dager
3. Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyt

1. Se gjennom hendelser i den nyeste forekomsten

Så lenge et element forblir i samme liste eller bibliotek, og inntil den samme arbeidsflyten kjøres på nytt på det samme elementet, kan du få tilgang til loggen for den nyeste forekomsten fra listen eller biblioteket.

Slik viser du arbeidsflytstatussiden for den nyeste forekomsten av en arbeidsflyt som er kjørt på et element:

• Klikk statuskoblingen for elementet og arbeidsflyten du vil bruke, i listen eller biblioteket der elementet befinner seg.

I dette eksemplet er elementet dokumentet som heter Keynote-utkast , og arbeidsflyten er Godkjenning av nytt dokument.

Delen Arbeidsflytlogg er plassert nesten nederst på siden Arbeidsflytstatus.

Til toppen av segmentet

2. Få tilgang til forekomstlogg i opptil 60 dager

Hva hvis du vil gå gjennom loggen for en forekomst etter at du har kjørt samme arbeidsflyt på samme element på nytt?

Du kan faktisk gjøre dette i opptil 60 dager fra ett av to startpunkter: listen eller biblioteket eller meldingen om arbeidsflytfullføring.

Fra listen eller biblioteket

1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.
2. Pek på navnet på elementet, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.
3. Klikk navnet eller statusen for arbeidsflytforekomsten du vil se gjennom, under Fullførte arbeidsflyter på siden Arbeidsflyter: Elementnavn.
   
   Arbeidsflytstatus-siden for denne forekomsten åpnes.

Fra meldingen om fullføring av arbeidsflyten

• Åpne varselet om arbeidsflytfullføring for forekomsten du vil se gjennom, og klikk deretter koblingen Vis arbeidsflytloggen .

Arbeidsflytstatus-siden for denne forekomsten åpnes.

Hvis du vil beholde alle fullføringsvarslene, bør du kanskje opprette en Outlook-regel. Konfigurer regelen for å kopiere alle innkommende meldinger der teksten er fullført på emnelinjen , til en egen, separat mappe. (Pass på at Outlook-regelen kopierer innkommende meldinger og ikke bare flytter dem, ellers vises de ikke også i innboksen.)

Til toppen av segmentet

3. Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyt

Hvis du vil finne ut hvordan en av arbeidsflytversjonene generelt fungerer – over tid og over flere forekomster – kan du opprette én eller begge av to forhåndsdefinerte rapporter:

• Rapport for aktivitetsvarighet Bruk denne rapporten til å se gjennomsnitt av hvor lang tid det tar for hver aktivitet i en arbeidsflyt å fullføre, i tillegg til hvor lang tid det tar for hver fullførte kjøring eller forekomst av arbeidsflyten å fullføre.
• Annullering og feilrapport Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte avbrytes eller om det oppstår feil før den fullføres.

Opprette de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt

1. Klikk en kobling for statusinformasjon i listen eller biblioteket i Status-kolonnen for den aktuelle arbeidsflyten.
   
2. Klikk Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytlogg på Arbeidsflytstatus-siden.
   
3. Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport for, og klikk deretter navnet på rapporten du vil vise.
   
4. På Tilpass-siden enten beholder eller endrer du plasseringen der rapportfilen opprettes, og deretter klikker du OK.
   
   Rapporten opprettes og lagres på den angitte plasseringen.
5. Når rapporten er fullført, kan du klikke koblingen i illustrasjonen nedenfor for å vise den. Ellers klikker du OK for å avslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til å vise rapporten, vil du finne den på plasseringen du angav i forrige trinn.)
   

Hva skjer videre?

Hvis arbeidsflyten fungerer akkurat slik du ønsker, er du klar til å begynne å bruke den.

Hvis det er noe du vil endre om hvordan det fungerer, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.

ENDRE, deaktivere eller slette en godkjenningsarbeidsflyt

Når du har kjørt den første forekomsten av den nye godkjenningsarbeidsflyten og sett gjennom resultatene, kan du gjøre en eller flere endringer i måten arbeidsflyten er konfigurert på.

Det kan også hende at du på andre tidspunkter i fremtiden vil gjøre ytterligere endringer i konfigurasjonen.

Det kan hende at du på et tidspunkt vil deaktivere arbeidsflyten for en kortere eller lengre periode, men ikke fjerne den, eller du vil kanskje fjerne den helt.

Deler i dette segmentet

1. Endre permanente innstillinger for en arbeidsflyt
2. Deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt

1. Endre permanente innstillinger for en arbeidsflyt

Hvis du vil gjøre permanente endringer i innstillingene for en eksisterende arbeidsflyt, kan du åpne og redigere tilknytningsskjemaet som du opprinnelig brukte til å legge den til.

Hvis arbeidsflyten kjører i bare én liste eller ett bibliotek

1. Åpne listen eller biblioteket der arbeidsflyten kjøres.

2. Klikk fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

   Obs!

   Navnet på fanen kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste heter for eksempel fanen Calendar.

3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.

4. Klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillinger for, under Arbeidsflytnavn (klikk for å endre innstillinger) på siden Arbeidsflytinnstillinger.

   Obs!

   Hvis godkjenningsarbeidsflyten du vil ha, ikke vises i listen, kan det hende den bare er knyttet til én innholdstype. Hvilke arbeidsflyter som vises i denne listen, styres av Disse arbeidsflytene er konfigurert til å kjøre på elementer av denne typen kontroll, som befinner seg rett under listen. (Se illustrasjonen.) Klikk gjennom alternativene for innholdstype på rullegardinmenyen for å se hvilken som viser arbeidsflyten du vil bruke. Når den ønskede arbeidsflyten vises i listen, klikker du navnet.

5. Gjør og lagre endringene du ønsker, på de to samme sidene i tilknytningsskjemaet som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten.
   Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet, kan du se delen PLANLEGGE og det aktuelle Legg til-segmentet (liste/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten kjører i alle lister og biblioteker i områdesamlingen

1. Åpne hjemmesiden for områdesamlingen (ikke hjemmesiden for et område eller sekundært område i samlingen).
2. Klikk Innstillinger-ikonet og klikk deretter nettstedsinnstillinger.
3. Klikk Innholdstyper for nettsted under Gallerier for Designer på siden Innstillinger for nettsted.
4. Klikk navnet på innholdstypen for nettsted som arbeidsflyten kjører på, på siden Innholdstyper for nettsted.
   
5. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
   
6. Klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillinger for, under Arbeidsflytnavn (klikk for å endre innstillinger) på siden Arbeidsflytinnstillinger.
   
7. Gjør og lagre endringene du ønsker, på de to samme sidene i tilknytningsskjemaet som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten.
   Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet, kan du se delen PLANLEGGE og det aktuelle Legg til-segmentet (liste/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Til toppen av segmentet

2. Deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt

Hvis arbeidsflyten kjører i bare én liste eller ett bibliotek

1. Åpne listen eller biblioteket der arbeidsflyten kjøres.

2. Klikk fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

   Obs!

   Navnet på fanen kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste heter for eksempel fanen Calendar.

3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.

4. Klikk koblingen Fjern, blokker eller gjenopprett en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

5. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, aktivere på nytt eller fjerne arbeidsflyter.
   

Det finnes fem kolonner i skjemaet:

• Arbeidsflyt Navnet på arbeidsflyten.
• Forekomster Antall forekomster av arbeidsflyten som kjører på elementer.
• Tillat Alternativ som gjør at arbeidsflyten kan fortsette å fungere normalt.
• Ingen nye forekomster Alternativ som gjør at alle forekomster av arbeidsflyten som kjører, kan fullføres, men som deaktiverer arbeidsflyten ved å gjøre den utilgjengelig for kjøring av nye forekomster. (Denne handlingen kan angres. Hvis du vil aktivere arbeidsflyten på nytt senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)
• Fjern Alternativ som fjerner arbeidsflyten helt fra listen eller biblioteket. Alle kjørende forekomster avsluttes umiddelbart, og kolonnen for denne arbeidsflyten vises ikke lenger på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen kan ikke angres.)

Hvis arbeidsflyten kjører i alle lister og biblioteker i områdesamlingen

1. Åpne hjemmesiden for områdesamlingen (ikke hjemmesiden for et område eller sekundært område i samlingen).
2. Klikk Innstillinger-ikonet og klikk deretter Innstillinger for område.
3. Klikk Innholdstyper for nettsted under Gallerier på siden Innstillinger for nettsted.
4. Klikk navnet på innholdstypen for nettsted som arbeidsflyten kjører på, på siden Innholdstyper for nettsted.
   
5. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
   
6. Klikk koblingen Fjern, blokker eller gjenopprett en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
7. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, aktivere på nytt eller fjerne arbeidsflyter.
   

Det finnes fem kolonner i skjemaet:

• Arbeidsflyt Navnet på arbeidsflyten.
• Forekomster Antall forekomster av arbeidsflyten som kjører på elementer.
• Tillat Alternativ som gjør at arbeidsflyten kan fortsette å fungere normalt.
• Ingen nye forekomster Alternativ som gjør at alle forekomster av arbeidsflyten som kjører, kan fullføres, men som deaktiverer arbeidsflyten ved å gjøre den utilgjengelig for kjøring av nye forekomster. (Denne handlingen kan angres. Hvis du vil aktivere arbeidsflyten på nytt senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)
• Fjern Alternativ som fjerner arbeidsflyten helt fra områdesamlingen. Alle kjørende forekomster avsluttes umiddelbart, og kolonnen for denne arbeidsflyten vises ikke lenger på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen kan ikke angres.)

Hva skjer videre?

Hvis du har gjort noen endringer, kjører du en testforekomst av arbeidsflyten for å dobbeltsjekke effekten av endringene.

Tilpasse ytterligere

Det finnes en rekke måter å tilpasse arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint-produkter på.

Du kan også opprette egendefinerte arbeidsflyter fra grunnen av.

Du kan bruke noen av eller alle følgende programmer:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Tilpasse arbeidsflytskjemaer, handlinger og virkemåter.
• Microsoft Visual Studio Bygg egendefinerte arbeidsflythandlinger.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Software Developer Network (MSDN).