Frigjør Access-rapportene, og distribuer dem langt og bredt. Du kan for eksempel sende dem via e-post til én eller flere brukere, eksportere dem til SharePoint-dokumentbiblioteker og arkivere dem i nettverksmapper. Når du distribuerer en Access-rapport, oppretter du en statisk rapport med data på et bestemt øyeblikk, for eksempel daglig, ukentlig eller månedlig. Når du gjør det, har du ett enkelt sannhetspunkt som informasjonsmedarbeidere kan bruke til å ta gode forretningsbeslutninger, besvare spørsmål, finne alternativer, finne de beste planene, evaluere risikoer og forbedre kvaliteten.
Tips! Når du oppretter rapporten, legger du til en publikasjonsdato. Dette hjelper brukere med å bekrefte riktig tidspunkt da rapporten ble opprettet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sette inn dato og klokkeslett i en rapport eller et skjema.
Hva vil du gjøre?
Sende en rapport ved hjelp av kommandoen E-post
En av de raskeste måtene å distribuere en rapport på, er ved å bruke kommandoen E-post. Med bare noen få museklikk eksporterer Access rapporten, og deretter opprettes en ny e-postmelding med filen vedlagt.
-
Velg rapporten du vil sende, i navigasjonsruten.
-
Velg Eksterne data >e-post.
-
Velg utdataformatet du vil bruke, for eksempel PDF,i dialogboksen Send objekt som, og klikk deretter OK.
Obs! Selv om det finnes en rekke formater du kan velge, bør du vurdere å bruke Pdf (Portable Document Format) som har blitt en standard feilretting, bevarer oppsettet og formatet til den opprinnelige Access-rapporten, og har innebygde måter å tilpasse sidene for visning og utskrift på. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Installere Adobe Reader og Print PDF.
Access åpner en ny e-postmelding i Outlook med filen vedlagt.
-
Skriv inn e-postadressene til mottakerne i boksene Til og Kopi, en beskrivelse i Emne-boksen og en melding i meldingsområdet.
Tips! Filen du sender med denne metoden, lagres som standard ikke på datamaskinen. Hvis du vil lagre en kopi av filen på datamaskinen, høyreklikker du vedlegget i boksen Vedlagt, og velger deretter Lagre som.
-
Velg Send.
Obs! Hvis du vil automatisere prosessen, kan du bruke makrohandlingen EMailDatabaseObject. Du kan for eksempel opprette en makro med en sekvens av disse handlingene for å sende forskjellige rapporter til forskjellige brukere i en e-post.
Eksportere en rapport til en mappe eller et SharePoint-dokumentbibliotek
-
Velg rapporten du vil eksportere, i navigasjonsruten.
-
Velg Eksterne data > PDF eller XPS for å åpne dialogboksen Publiser som PDF eller XPS.
-
Gjør ett av følgende:
-
Finn mappen ved hjelp av navigasjonsruten.
-
Finn SharePoint-nettstedet ved å klikke SharePoint i navigasjonsruten eller ved å skrive inn nettadressen i adresseboksen øverst. Eksempel:
https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oppdag innhold med SharePoint-startsiden.
-
-
Kontroller at det er merket av for PDF-filtypen i boksen Filtype.
-
Hvis du vil endre standardnavnet på rapporten, skriver du inn et nytt filnavn i Filnavn-boksen.
-
Hvis du vil åpne rapporten umiddelbart etter at du har eksportert den, merker du av for Åpne fil etter publisering.
-
Gjør ett av følgende under Optimaliser for:
-
Hvis du vil optimalisere rapporten for en fil med høyere oppløsning (anbefales for utskrift), velger du Standard.
-
Hvis du vil optimalisere rapporten for en mindre fil med lavere oppløsning (anbefales for publisering på nettet), velger du Minimumsstørrelse.
-
-
Velg Publiser. Access oppretter filen. Hvis du velger å få Access til å åpne filen etter publisering, viser Adobe Reader filen.
-
Hvis du vil lagre trinnene i operasjonen slik at du kan kjøre og planlegge den samme operasjonen, merker du av for Lagre eksporttrinn:
-
Skriv inn et navn og en beskrivelse for trinnene.
-
Hvis du vil opprette en Outlook-oppgave som planlegger eksportoperasjonen på et senere tidspunkt, merker du av for Opprett Outlook-oppgave.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Lagre detaljene for en import- eller eksportoperasjon som et oppsett.
Obs! En annen måte å automatisere prosessen på, er å bruke ExportWithFormatting-makrohandlingen. Du kan for eksempel opprette et meningsfullt filnavn basert på rapporttittelen og eksportdatoen. Dette hjelper brukere med å finne riktig rapport i et SharePoint-bibliotek eller en mappe i mange rapporter. Dette gjør du ved å angi følgende uttrykk i utdatafilargumentet:
=[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"
Der RptQC5 er rapportobjektnavnet, Auto_Header0 er topptekstinndelingen i rapporten, og Tittel-egenskapen er rapportens tittel.
-
Lær hvordan du oppretter et rapportsenter i SharePoint
Vurder å opprette et dedikert rapportsenter i et SharePoint-dokumentbibliotek, slik at det blir enklere for brukere å finne og vise rapportene de trenger. Ved å legge til kolonner, koble til biblioteket fra Access og tilpasse dokumentbiblioteket med visninger, kan du gi en førsteklasses opplevelse for brukerne. Det som følger er de grunnleggende trinnene du kan gjøre.
Opprette et dokumentbibliotek Et dokumentbibliotek er en sikker filplassering som forenkler samarbeid. Du kan legge til kolonner i et bibliotek, for eksempel kategorier, personer eller grupper og beregnede kolonner, som du deretter kan bruke til å opprette visninger og filtre.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er et dokumentbibliotek?
Oppdatere bibliotekkolonner fra Access Ved å koble biblioteket til Access kan du oppdatere kolonnene i dokumentbiblioteket fra Access for å hjelpe brukerne med å finne rapportene de ønsker, og for å gi mer informasjon.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere, koble til eller flytte data til SharePoint.
Opprette sorterte og filtrerte visninger I stedet for å sende rapporten fra Access via e-post, kan du sende en kobling til den relevante visningen av dokumentbiblioteket. Eksempel:
-
Sorter visningen i stigende rekkefølge etter Kolonnen Endret slik at den nyeste rapporten vises først. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke sortering til å endre en SharePoint-visning.
-
Hvis du har en Valg-kolonne i biblioteket kalt JobFunction med tre verdier: Lineworker, Foreman og Supervisor, oppretter du separate visninger basert på et filteruttrykk for hver jobbrolle:
JobFunction is equal to Lineworker JobFunction is equal to Foreman JobFunction is equal to Supervisor
Når du sender en kobling til supervisor-visningen og brukeren klikker på den, vil visningen vise de spesifikke rapportene for overordnede. Hvis du vil hente en kobling til bibliotekvisningen, viser du visningen og kopierer deretter nettadressen fra adresselinjen.
-
Hvis du har en personkolonne i biblioteket kalt OurEmployees, oppretter du en visning basert på et filteruttrykk som bruker Meg-funksjonen til bare å vise rapporter for gjeldende bruker:
OurEmployees is equal to [Me]
Når du sender en kobling til visningen og brukeren klikker på den, vil visningen vise de bestemte rapportene for denne brukeren.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning og Redigere en listevisning i SharePoint.
Koble nettdeler på en moderne side Du kan også opprette en moderne side for å vise en fil basert på hva en bruker velger i et dokumentbibliotek ved å koble nettdelen for et filvisningsprogram til en nettdel for dokumentbibliotek. Brukere kan bla gjennom rapportene for å finne den de vil bruke.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke nettdeler på SharePoint-siderog koble sammen nettdeler i SharePoint Online.
Dra nytte av Microsoft Flow Du kan automatisere bruk og administrasjon av biblioteket ved hjelp av en Microsoft Flow. Du kan for eksempel push-varslinger, sende daglige påminnelser, opprette en planneroppgave og arkivere utløpte filer til en mappe.
For et valgt element i SharePoint kan du opprette en Planner-oppgave med en kobling til SharePoint-elementet.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en flyt for en liste eller et bibliotek i SharePoint Online eller OneDrive for Business.
