En godt utformet database bidrar ikke bare til å sikre dataintegritet, men er også enklere å vedlikeholde og oppdatere. En Access-database er ikke en fil på samme måte som et Microsoft Word-dokument eller en Microsoft PowerPoint-lysbildefremvisning. I stedet er det en samling objekter – tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer og så videre – som må fungere sammen slik at de fungerer som de skal.

Brukere legger inn data hovedsakelig via kontroller. Hva du gjør med en gitt kontroll, avhenger av datatypen som er angitt for det underliggende tabellfeltet, eventuelle egenskaper som er angitt for feltet, og egenskaper som er angitt for kontrollen. Til slutt kan du vurdere å bruke flere databaseteknikker som validering, standardverdier, lister og oppslag og gjennomgripende oppdateringer. 

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppdaterer data fra et brukerpunkt, kan du se Måter å legge til, redigere og slette poster på.

I denne artikkelen

Hvordan databaseutforming påvirker dataregistrering

Informasjonen du oppbevarer i en database, lagres i tabeller,som inneholder data om et bestemt emne, for eksempel aktiva eller kontakter. Hver post i en tabell inneholder informasjon om ett element, for eksempel en bestemt kontakt. En oppføring består av felter,for eksempel navn, adresse og telefonnummer. En post kalles vanligvis en rad, og et felt kalles vanligvis en kolonne. Disse objektene må følge et sett med utformingsprinsipper, ellers vil databasen fungere dårlig eller mislykkes fullstendig. Disse utformingsprinsippene påvirker deretter hvordan du skriver inn data. Vurder følgende:

  • Tabeller    Access lagrer alle dataene i én eller flere tabeller. Hvor mange tabeller du bruker, avhenger av utformingen og kompleksiteten til databasen. Selv om du kan vise data i et skjema, en rapport eller i resultatene som returneres av en spørring, lagrer Access bare dataene i tabeller, og de andre objektene i databasen bygges på toppen av disse tabellene. Hver tabell bør være basert på ett emne. En tabell med forretningskontaktinformasjon skal for eksempel ikke inneholde salgsinformasjon. Hvis den gjør det, kan det bli vanskelig, om ikke umulig å finne og redigere riktig informasjon.

  • Datatyper    Vanligvis godtar hvert felt i en tabell bare én type data. Du kan for eksempel ikke lagre notater i et felt som er angitt til å godta tall. Hvis du prøver å skrive inn tekst i et slikt felt, viser Access en feilmelding. Dette er imidlertid ikke en hard og rask regel. Du kan for eksempel lagre tall (for eksempel postnumre) i et felt som er angitt til datatypen Kort tekst, men du kan ikke utføre beregninger på disse dataene fordi Access betrakter det som en tekstdel.

    Med noen unntak bør feltene i en post bare godta én verdi. Du kan for eksempel ikke skrive inn mer enn én adresse i et adressefelt. Dette er i motsetning til Microsoft Excel, som lar deg skrive inn så mange navn eller adresser eller bilder i en enkelt celle som du ikke angir at cellen skal godta begrensede typer data. 

  • Felt med flere verdier   . Access har en funksjon som kalles feltet med flere verdier for å knytte flere datadeler til én enkelt post, og for å opprette lister som godtar flere verdier. Du kan alltid identifisere en liste med flere verdier fordi det vises en avmerkingsboks ved siden av hvert listeelement i Access. Du kan for eksempel legge ved en Microsoft PowerPoint-lysbildevisning og et hvilket som helst antall bilder til en post i databasen. Du kan også opprette en liste over navn og velge så mange av disse navnene som nødvendig. Bruken av felt med flere verdier kan virke å bryte reglene for databaseutforming fordi du kan lagre mer enn én post per tabellfelt. Men Access håndhever reglene «i bakgrunnen» ved å lagre dataene i spesielle, skjulte tabeller.

  • Bruke skjemaer    Du oppretter vanligvis skjemaer når du vil gjøre en database enklere å bruke, og for å sikre at brukerne skriver inn data nøyaktig. Hvordan du bruker et skjema til å redigere data, avhenger av utformingen av skjemaet. Skjemaer kan inneholde et hvilket som helst antall kontroller, for eksempel lister, tekstbokser, knapper og til og med dataark. Hver av kontrollene i skjemaet leser data fra eller skriver data til et underliggende tabellfelt.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Grunnleggende om databaseutformingog Opprette en tabell og legge til felt.

Til toppen av siden

Angi en standardverdi for et felt eller en kontroll

Hvis et stort antall poster deler samme verdi for et gitt felt, for eksempel et poststed eller land/område, kan du spare tid ved å angi en standardverdi for kontrollen som er bundet til feltet eller selve feltet. Når du åpner skjemaet eller tabellen for å opprette en ny post, vises standardverdien i denne kontrollen eller feltet.

I en tabell

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Velg feltet øverst i visningen.

  3. Velg Generelt-fanen nederst i visningen.

  4. Angi standardverdiegenskapen til verdien du vil bruke.

I et skjema

  1. Åpne skjemaet i Oppsett- eller Utformingsvisning.

  2. Høyreklikk kontrollen du vil arbeide med, og klikk deretter Egenskaper.

  3. Angi standardverdiegenskapen til ønsket verdi på Data-fanen.

Til toppen av siden

Bruke valideringsregler til å begrense data

Du kan validere data i Access-skrivebordsdatabaser når du skriver dem inn, ved hjelp av valideringsregler. Valideringsregler kan angis i tabellutformingen eller dataarkvisningen for tabeller. Det finnes tre typer valideringsregler i Access:

  • Feltvalideringsregel    Du kan bruke en feltvalideringsregel til å angi et vilkår som alle gyldige feltverdier må oppfylle. Du må ikke angi det gjeldende feltet som en del av regelen, med mindre du bruker feltet i en funksjon. Begrensninger på tegntyper som skal angis i et felt, kan være enklere å sette opp med en Inndatamaske. Et datofelt kan for eksempel ha en valideringsregel som ikke tillater verdier i fortiden.

  • Postvalideringsregel     Du kan bruke en postvalideringsregel til å angi en betingelse som alle gyldige poster må oppfylle. Du kan sammenligne verdier fra forskjellige felt med en regel for postvalidering. En post med to datofelter kan for eksempel kreve at verdiene i det ene feltet alltid kommer før verdier i det andre feltet (for eksempel Startdato kommer før Sluttdato).

  • Validering i et skjema    Du kan bruke egenskapen Valideringsregel for en kontroll i et skjema til å angi et vilkår som alle verdier som inndata til denne kontrollen må oppfylle. Kontrollegenskapen Valideringsregel fungerer som en feltvalideringsregel. Du bruker vanligvis en valideringsregel for skjemaet i stedet for en feltvalideringsregel hvis regelen bare gjelder for skjemaet og ikke for tabellen, uansett hvor den ble brukt.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Begrense inndata ved hjelp av valideringsregler.

Til toppen av siden

Arbeide med verdilister og oppslagsfelt

Det finnes to typer listedata i Access:

  • Verdilister    Disse inneholder et hardkodet sett med verdier som du angir manuelt. Verdiene befinner seg i Radkilde-egenskapen for feltet.

  • Oppslagsfelt   . Disse bruker en spørring til å hente verdier fra en annen tabell. Radkilde-egenskapen for feltet inneholder en spørring i stedet for en hardkodet liste med verdier. Spørringen henter verdier fra én eller flere tabeller i en database. Som standard presenterer oppslagsfeltet disse verdiene i form av en liste. Avhengig av hvordan du angir oppslagsfeltet, kan du velge ett eller flere elementer fra listen.

    Obs!    Oppslagsfelt kan forvirre nye Access-brukere fordi en liste over elementer vises på ett sted (listen som Access oppretter fra dataene i oppslagsfeltet), men dataene kan ligge på en annen plassering (tabellen som inneholder dataene).

Som standard vises listedata i en kombinasjonsbokskontroll i Access, selv om du kan angi en listebokskontroll. En kombinasjonsboks åpnes for å presentere listen, og lukkes deretter når du gjør et valg. En listeboks, derimot, forblir åpen hele tiden.

Hvis du vil redigere lister, kan du også kjøre kommandoen Rediger listeelementer, eller du kan redigere dataene direkte i Radkilde-egenskapen for kildetabellen. Når du oppdaterer dataene i et oppslagsfelt, oppdaterer du kildetabellen.

Hvis egenskapen Radkildetype for liste- eller kombinasjonsboksen er angitt til Verdiliste, kan du redigere listen med verdier mens skjemaet er åpent i skjemavisning. Du slipper å bytte til utformingsvisning eller oppsettvisning, åpne egenskapsarket og redigere radkildeegenskapen for kontrollen hver gang du må gjøre en endring i listen. Hvis du vil redigere listen over verdier, må egenskapen Tillat redigering av verdiliste for listeboksen eller kombinasjonsboksen settes til Ja.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en liste med valg ved hjelp av en liste eller kombinasjonsboks.

Hindre redigering av verdilisten i skjemavisning

  1. Høyreklikk på skjemaet i navigasjonsruten, og klikk på Utformingsvisning eller Oppsettvisning.

  2. Klikk kontrollen for å merke den, og trykk deretter F4 for å vise egenskapsarket.

  3. Angi egenskapen Tillat redigering av verdiliste til Nei på Data-fanen i egenskapsarket.

  4. Klikk Fil og deretter Lagre,eller trykk CTRL+S for å Knapp.

Angi et annet skjema for redigering av verdilisten

Som standard har Access et innebygd skjema med det formål å redigere verdilisten. Hvis du har et annet skjema som du foretrekker å bruke til dette formålet, kan du skrive inn navnet på skjemaet i egenskapen Rediger skjema for listeelementer, slik som dette:

  1. Høyreklikk på skjemaet i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning eller Oppsettvisning på hurtigmenyen.

  2. Klikk kontrollen for å merke den, og trykk deretter F4 for å vise egenskapsarket.

  3. Klikk på rullegardinpilen i egenskapsboksen Rediger skjema for listeelementer på Data-fanen egenskapssiden.

  4. Klikk skjemaet du vil bruke til å redigere verdilisten.

  5. Klikk på Fil og deretter på Lagre,eller trykk på CTRL+S Knapp.

Undersøke et oppslagsfelt i et skjema

  1. Åpne skjemaet i Oppsett- eller Utformingsvisning.

  2. Høyreklikk listeboksen eller kombinasjonsbokskontrollen, og klikk Egenskaper.

  3. Klikk på Alle-fanen på egenskapssiden, og finn egenskapene Radkildetype og Radkilde. Egenskapen for radkildetype må inneholde verdiliste eller tabell/spørring,og radkildeegenskapen bør inneholde enten en liste over elementer atskilt med semikolon eller en spørring. Hvis du vil ha mer plass, høyreklikker du på egenskapen og velger Zoom eller trykker på SKIFT+F2.

    Vanligvis bruker verdilister denne grunnleggende syntaksen: "element";" element";" element»

    I dette tilfellet er listen et sett med elementer omgitt av doble anførselstegn og atskilt med semikolon.

    Utvalgsspørringer bruker denne grunnleggende syntaksen: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (SELECT og FROM). Den første setningen refererer til en tabell eller spørring og et felt i tabellen eller spørringen. Den andre setningen refererer bare til tabellen eller spørringen. Her er et viktig punkt å huske på: SELECT-setninger trenger ikke å inneholde navnet på en tabell eller spørring, selv om det anbefales, og de må inneholde navnet på minst ett felt. Alle FROM-setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring. Du kan derfor alltid finne kildetabellen eller kildespørringen for et oppslagsfelt ved å lese FROM-setningsdelen.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du bruker en verdiliste, redigerer du elementene i listen. Pass på at du omslutter hvert element med doble anførselstegn, og skill hvert element med semikolon.

    • Hvis spørringen i oppslagslisten refererer til en annen spørring, åpner du den andre spørringen i utformingsvisning (høyreklikk spørringen i navigasjonsruten og klikk Utformingsvisning). Legg merke til navnet på tabellen som vises i den øvre delen av spørringsutformingen, og gå deretter til neste trinn.

      Hvis ikke, hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en tabell, noterer du navnet på tabellen og går til neste trinn.

  5. Åpne tabellen i dataarkvisning,og rediger deretter listeelementene etter behov.

Undersøke et oppslagsfelt i en tabell

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Klikk eller plasser fokus på tekst-, tall- eller Ja/nei-felter i kolonnen Datatype i den øvre delen av utformingsrutenettet for spørringen.

  3. Klikk på Oppslag-fanen i den nederste delen av utformingsrutenettet for tabellen, og se deretter på egenskapene Radkildetype og Radkilde.

    Egenskapen for radkildetype må lese verdiliste eller tabell/spørring.Radkilde-egenskapen må inneholde en verdiliste eller en spørring.

    Verdilister bruker denne grunnleggende syntaksen: "element";" element";" element»

    I dette tilfellet er listen et sett med elementer omgitt av doble anførselstegn og atskilt med semikolon.

    Vanligvis bruker utvalgsspørringer denne grunnleggende syntaksen: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (SELECT og FROM). Den første setningen refererer til en tabell eller spørring og et felt i tabellen eller spørringen. Den andre setningen refererer bare til tabellen eller spørringen. Her er et viktig punkt å huske på: SELECT-setninger trenger ikke å inneholde navnet på en tabell eller spørring, selv om det anbefales, og de må inneholde navnet på minst ett felt. Alle FROM-setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring. Du kan derfor alltid finne kildetabellen eller kildespørringen for et oppslagsfelt ved å lese FROM-setningsdelen.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du bruker en verdiliste, redigerer du elementene i listen. Pass på at du omslutter hvert element med doble anførselstegn, og skill hvert element med semikolon.

    • Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en annen spørring, åpner du den andre spørringen i utformingsvisning i navigasjonsruten (høyreklikk spørringen og klikk Utformingsvisning). Legg merke til navnet på tabellen som vises i den øvre delen av spørringsutformingen, og gå deretter til neste trinn.

      Hvis ikke, hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en tabell, noterer du navnet på tabellen og går til neste trinn.

  5. Åpne tabellen i dataarkvisning,og rediger deretter listeelementene etter behov.

Til toppen av siden

Slette dataene fra en verdiliste eller et oppslagsfelt

Elementene i en verdiliste ligger i samme tabell som de andre verdiene i en post. Dataene i et oppslagsfelt befinner seg derimot i én eller flere andre tabeller. Hvis du vil fjerne data fra en verdiliste, åpner du tabellen og redigerer elementene.

Å fjerne data fra en oppslagsliste krever flere trinn, og de trinnene varierer avhengig av hvorvidt spørringen for oppslagslisten henter data fra en tabell eller en annen spørring. Hvis spørringen for oppslagslisten er basert på en tabell, må du finne den tabellen og feltet som inneholder dataene som vises i listen. Deretter åpner du kildetabellen og redigerer dataene i det feltet. Hvis spørringen for oppslagslisten er basert på en annen spørring, må du åpne den andre spørringen, finne kildetabellen og feltet som den andre spørringen henter dataene fra og endre verdiene i den tabellen.

Fjerne data fra en verdiliste

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Velg tabellfeltet som inneholder verdilisten i den øvre delen av utformingsrutenettet.

  3. Klikk på Oppslag-fanen i den nederste delen av rutenettet, og finn deretter egenskapen for Radkilde.

    Som standard omslutter doble anførselstegn elementene i en verdiliste, og semikolon skiller hvert element: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Fjern elementer fra listen etter behov. Husk å slette anførselstegnene som omslutter hvert slettede element. La heller ikke et innledende semikolon være igjen, ikke la det stå igjen to semikolon sammen (;;), og hvis du sletter det siste elementet i listen, må du slette det siste semikolonet.

    Viktig    Hvis du sletter et element fra en verdiliste, og poster i tabellen allerede bruker elementet du slettet, forblir det slettede elementet en del av oppføringen inntil du endrer den. Anta for eksempel at bedriften din har et lager i by A, men deretter selger denne bygningen. Hvis du fjerner «By A» fra listen over lagre, ser du «By A» i tabellen inntil du endrer disse verdiene.

Fjerne data fra et oppslagsfelt

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Velg oppslagsfeltet i den øvre delen av utformingsrutenettet.

  3. Klikk på Oppslag-fanen i den nederste delen av rutenettet, og finn egenskapene for Radkildetype og Radkilde.

    Egenskapen for Radkildetype viser Tabell/Spørring, og egenskapen for Radkilde må inneholde en spørring som refererer til en tabell eller en annen spørring. Spørringer etter oppslagsfelt begynner alltid med ordet SELECT.

    Vanligvis (men ikke alltid), bruker en spørring denne grunnleggende syntaksen: Velg [navn_på_tabell_eller_spørring]. [ feltnavn] FRA [navn_på_tabell_eller_spørring].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (SELECT og FROM). Den første setningen refererer til en tabell og et felt i tabellen. på samme måte refererer den andre setningen bare til tabellen. Et punkt du må huske på: FROM-setningsdelen forteller deg alltid navnet på kildetabellen eller spørringen. SELECT-setninger inneholder kanskje ikke alltid navnet på en tabell eller en spørring, selv om de alltid inneholder navnet på minst ett felt. Alle FROM-setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring.

  4. Gjør et av følgende:

    • Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en annen spørring, klikker du Bygg-knappen (klikk deretter på Verktøy-knappenData-fanen på egenskapssiden) for å åpne spørringen i utformingsvisning. Noter deg navnet på tabellen som vises i den øvre delen av spørringsutformingen, og deretter fortsetter du til trinn 5.

    • Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en tabell, må du notere deg navnet på tabellen og deretter fortsetter du til trinn 5.

  5. Åpne kildetabellen i dataarkvisning.

  6. Finn feltet som inneholder dataene som brukes i oppslagslisten, og rediger deretter disse dataene etter behov.

Til toppen av siden

Hvordan datatyper påvirker måten du skriver inn data på

Når du utformer en databasetabell, velger du en datatype for hvert felt i tabellen, en prosess som bidrar til å sikre mer nøyaktig dataregistrering.

Vise datatyper

Gjør ett av følgende:

Bruke dataarkvisning

  1. Åpne en tabell i Dataarkvisning.

  2. Se på verdien i Datatype-listen i Formatering-gruppen på Felt-fanen. Verdien endres når du plasserer markøren i de ulike feltene i tabellen:

    Datatype-listen

Bruke utformingsvisning

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Se på utformingsrutenettet. Den øvre delen av rutenettet viser navnet og datatypen for hvert tabellfelt.

    Felt i utformingsvisning

Hvordan datatyper påvirker dataregistrering

Datatypen som du angir for hvert tabellfelt gir det første nivået av kontroll over hvilken type data som er tillatt i et felt. I noen tilfeller, for eksempel et Lang tekst-felt, kan du skrive inn alle dataene du vil bruke. I andre tilfeller, for eksempel et Autonummer-felt, hindrer datatypeinnstillingen for feltet deg i å skrive inn informasjon i det hele tatt. Tabellen nedenfor viser datatypene som finnes Access, og beskriver hvordan de påvirker dataregistrering.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Datatyper for Access-skrivebordsdatabaser og Endre eller endre datatypeinnstillingen for et felt.

Datatype

Effekt på dataregistrering

Kort tekst

Vær oppmerksom på at tekstdatatyper har fått følgende nytt navn: Kort tekst, fra og med Access 2013.

Korttekstfelt godtar enten tekst eller numeriske tegn, inkludert lister med skilletegn. Et tekstfelt godtar et mindre antall tegn enn et felt for lang tekst – fra 0 til 255 tegn. I noen tilfeller kan du bruke konverteringsfunksjoner til å utføre beregninger på dataene i et felt for kort tekst.

Lang tekst

Vær oppmerksom på at Notat-datatyper har fått følgende nytt navn: Lang tekst,fra og med Access 2013.

Du kan skrive inn store mengder tekst og numeriske data i denne typen felt på opptil 64 000 tegn. Du angir også at feltet skal støtte rik tekstformatering, ved å bruke de typene formatering som du vanligvis finner i tekstbehandlingsprogrammer, for eksempel Word. Du kan for eksempel bruke forskjellige skrifter og skriftstørrelser på bestemte tegn i teksten, og gjøre dem fet eller kursiv og så videre. Du kan også legge til HTML-koder (Hypertext Markup Language) i dataene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sette inn eller legge til et felt for rik tekst.

I tillegg har felt med lang tekst en egenskap kalt Bare tilføy. Når du aktiverer denne egenskapen, kan du tilføye nye data i et felt for lang tekst, men du kan ikke endre eksisterende data. Funksjonen er ment for bruk i programmer som for eksempel problemsporingsdatabaser, der du kanskje må beholde en permanent post som ikke kan endres. Når du plasserer markøren i et felt for lang tekst med egenskapen Bare tilføy aktivert, forsvinner teksten i feltet som standard. Du kan ikke bruke formatering eller andre endringer på teksten.

I likhet med Kort tekst-felt kan du også kjøre konverteringsfunksjoner mot dataene i et felt for lang tekst.

Tall

Du kan bare skrive inn tall i denne felttypen, og du kan utføre beregninger på verdiene i et Tall-felt.

Stort tall

Vær oppmerksom på at datatyper for stort tall bare er tilgjengelige Microsoft 365 i Access-abonnementsversjonen.

Du kan bare skrive inn tall i denne felttypen, og du kan utføre beregninger på verdiene i et Stort tall-felt.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke datatypen Stort tall.

Dato og klokkeslett

Du kan bare angi datoer og klokkeslett i denne felttypen. 

Du kan angi en inndatamaske for feltet (en serie med litterale tegn og plassholdertegn som vises når du merker feltet), må du skrive inn data i mellomrommene og i formatet som masken gir. Hvis du for eksempel ser en maske, for eksempel MMM_DD_YYYY, må du skrive inn 11. oktober 2017 i de angitte mellomrommene. Du kan ikke angi et fullstendig månedsnavn eller en tosifret årsverdi. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Kontrollere dataregistreringsformater med inndatamasker.

Hvis du ikke oppretter en inndatamaske, kan du angi verdien ved hjelp av et gyldig dato- eller klokkeslettformat. Du kan for eksempel skrive inn 11. oktober 2017, 11.10.17, 11. oktober 2017 og så videre.

Du kan også bruke et visningsformat på feltet. Hvis det ikke finnes noen inndatamaske, kan du i slike tilfeller angi en verdi i nesten et hvilket som helst format, men Access viser datoene i henhold til visningsformatet. Du kan for eksempel skrive inn 11.10.2017, men visningsformatet kan angis slik at det viser verdien som 11.oktober 2017.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sette inn dagens dato.

Valuta

Du kan bare angi valutaverdier i denne felttypen. Du trenger heller ikke å angi et valutasymbol manuelt. Som standard bruker Access valutasymbolet ( ¥, £, $og så videre) som er angitt i de regionale innstillingene i Windows. Du kan endre dette valutasymbolet for å gjenspeile en annen valuta om nødvendig.

Autonummer

Du kan ikke angi eller endre dataene i denne felttypen når som helst. Access øker verdiene i et Autonummer-felt hver gang du legger til en ny post i en tabell.

Beregnet

Du kan ikke angi eller endre dataene i denne felttypen når som helst. Resultatene av dette feltet bestemmes av et uttrykk du definerer. Access oppdaterer verdiene i et beregnet felt hver gang du legger til eller redigerer en ny post i en tabell.

Ja/nei

Når du klikker et felt som er angitt til denne datatypen, vises det enten en avmerkingsboks eller en rullegardinliste, avhengig av hvordan du formaterer feltet. Hvis du formaterer feltet til å vise en liste, kan du velge enten Ja eller Nei,Sann eller Usann, eller På eller Av fra listen, avhengig av formatet som brukes i feltet. Du kan ikke skrive inn verdier i listen eller endre verdiene i listen direkte fra et skjema eller en tabell.

OLE-objekt

Du bruker denne typen felt når du vil vise data fra en fil som er opprettet med et annet program. Du kan for eksempel vise en tekstfil, et Excel-diagram eller en PowerPoint-lysbildevisning i et OLE-objektfelt.

Vedlegg gir en raskere, enklere og mer fleksibel måte å vise data fra andre programmer på.

Hyperkobling

Du kan skrive inn alle data i denne typen felt, og Access bryter dem inn i en nettadresse. Hvis du for eksempel skriver inn en verdi i feltet, omslutter Access teksten med http://www.your_text.com. Hvis du angir en gyldig nettadresse, fungerer koblingen. Hvis ikke vil koblingen resultere i en feilmelding.

Redigering av eksisterende hyperkoblinger kan også være vanskelig fordi det å klikke et hyperkoblingsfelt med musen starter nettleseren og tar deg til nettstedet som er angitt i koblingen. Hvis du vil redigere et hyperkoblingsfelt, merker du et tilstøtende felt, bruker TAB eller piltastene til å flytte fokus til hyperkoblingsfeltet, og trykker deretter F2 for å aktivere redigering.

Vedlegg

Du kan knytte data fra andre programmer til denne typen felt, men du kan ikke skrive inn eller på annen måte skrive inn tekst eller numeriske data.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge ved filer og grafikk til postene i databasen.

Oppslagsveiviseren

Oppslagsveiviseren er ikke en datatype. I stedet kan du bruke veiviseren til å opprette to typer rullegardinlister: verdilister og oppslagsfelt. En verdiliste bruker en liste med skilletegn med elementer som du angir manuelt når du bruker oppslagsveiviseren. Disse verdiene kan være uavhengige av andre data eller objekter i databasen.

Et oppslagsfelt bruker derimot en spørring til å hente data fra én eller flere av de andre tabellene i en database. Oppslagsfeltet viser deretter dataene i en rullegardinliste. Oppslagsveiviseren angir som standard tabellfeltet til datatypen Tall.

Du kan arbeide med oppslagsfelt direkte i tabeller og i skjemaer og rapporter. Verdiene i et oppslagsfelt vises som standard i en type listekontroll kalt en kombinasjonsboks – en liste med en rullegardinpil:

En tom oppslagsliste

Du kan også bruke en listeboks som viser flere elementer med et rullefelt for å se flere elementer:

En grunnleggende listekontroll i et skjema

Avhengig av hvordan du angir oppslagsfeltet og kombinasjonsboksen, kan du redigere elementene i listen og legge til elementer i listen ved å deaktivere egenskapen Bare fra liste for oppslagsfeltet.

Hvis du ikke kan redigere verdiene direkte i en liste, må du legge til eller endre dataene i den forhåndsdefinerte listen over verdier, eller i tabellen som fungerer som kilde for oppslagsfeltet.

Når du oppretter et oppslagsfelt, kan du også angi at det skal støtte flere verdier. Når du gjør det, vises en avmerkingsboks ved siden av hvert listeelement i den resulterende listen, og du kan merke av for eller fjerne merket for så mange av elementene som er nødvendig. Denne illustrasjonen illustrerer en vanlig liste med flere verdier:

En liste for avmerkingsbokser.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter oppslagsfelt med flere verdier og bruker resultatlistene, kan du se Opprette eller slette et felt med flere verdier.

Til toppen av siden

Hvordan egenskaper for tabellfelt påvirker måten du skriver inn data på

I tillegg til utformingsprinsipper som styrer strukturen i en database og datatypene som styrer hva du kan skrive inn i et gitt felt, kan flere feltegenskaper også påvirke hvordan du skriver inn data i en Access-database.

Vise egenskaper for et tabellfelt

I Access kan du vise egenskapene for et tabellfelt på to måter.

I dataarkvisning

  1. Åpne en tabell i Dataarkvisning.

  2. Klikk Felt-fanen, og bruk kontrollene i Formatering-gruppen til å vise egenskapene for hvert tabellfelt.

I utformingsvisning

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Klikk Generelt-fanen i den nederste delen av rutenettet, hvis den ikke allerede er valgt.

  3. Hvis du vil se egenskapene for et oppslagsfelt, klikker du oppslagsfanen.

Hvordan egenskaper påvirker dataregistrering

Tabellen nedenfor viser egenskapene som har størst innvirkning på dataregistrering, og forklarer hvordan de påvirker dataregistrering.

Egenskap

Plassering i utformingsrutenettet for tabellen

Mulige verdier

Virkemåte når du prøver å skrive inn data

Feltstørrelse

Fanen Generelt

0-255

Tegngrensen gjelder bare for felt som er angitt som datatypen Tekst. Hvis du prøver å skrive inn mer enn det angitte antallet tegn, kuttes de av i feltet.

Obligatorisk

Fanen Generelt

Ja/nei

Når den er aktivert, tvinger denne egenskapen deg til å skrive inn en verdi i et felt, og du kan ikke lagre nye data før du har fullført et obligatorisk felt. Når dette er deaktivert, godtar feltet nullverdier, noe som betyr at feltet kan forbli tomt.

En nullverdi er ikke det samme som en nullverdi. Null er et siffer, og «null» er en manglende, udefinert eller ukjent verdi.

Tillat tomme strenger

Fanen Generelt

Ja/nei

Når den er aktivert, kan du skrive inn tomme strenger – strenger som ikke inneholder tegn. Hvis du vil opprette en tom streng, angir du et par doble anførselstegn i feltet ("").

Indeksert

Fanen Generelt

Ja/nei

Når du indekserer et tabellfelt, hindrer Access deg i å legge til dupliserte verdier. Du kan også opprette en indeks fra mer enn ett felt. Hvis du gjør dette, kan duplisere verdiene i ett felt, men ikke i begge feltene.

Inndatamaske

Fanen Generelt

Forhåndsdefinerte eller egendefinerte sett med litterale tegn og plassholdertegn

En inndatamaske tvinger deg til å skrive inn data i et forhåndsdefinert format. Maskene vises når du velger et felt i en tabell eller en kontroll i et skjema. Anta for eksempel at du klikker et datofelt og ser dette settet med tegn: MMM-DD.ÅÅÅÅ. Det er en inndatamaske. Det tvinger deg til å skrive inn månedsverdier som forkortelser med tre bokstaver, for eksempel OKT og årsverdien som fire sifre – for eksempel OKT-15-2017.

Inndatamasker kontrollerer bare hvordan du skriver inn data, ikke hvordan Access lagrer eller viser disse dataene.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Kontrollere dataregistreringsformater med inndatamasker og Formatere et dato- og klokkeslettfelt.

Begrenset til liste

Oppslag-fanen

Ja/nei

Aktiverer eller deaktiverer endringer i elementene i et oppslagsfelt. Brukere prøver noen ganger å endre elementene i et oppslagsfelt manuelt. Når Access hindrer deg i å endre elementene i et felt, settes denne egenskapen til Ja. Hvis denne egenskapen er aktivert og du må endre elementene i en liste, må du åpne listen (hvis du vil redigere en verdiliste) eller tabellen som inneholder kildedataene for listen (hvis du vil redigere et oppslagsfelt) og endre verdiene der.

Tillat endringer i verdiliste

Oppslag-fanen

Ja/nei

Aktiverer eller deaktiverer kommandoen Rediger listeelementer for verdilister, men ikke for oppslagsfelt. Hvis du vil aktivere denne kommandoen for oppslagsfelt, skriver du inn et gyldig skjemanavn i egenskapen Rediger skjema for listeelementer. Kommandoen Tillat redigering av verdiliste vises på en hurtigmeny som du åpner ved å høyreklikke en liste eller kombinasjonsboks. Når du kjører kommandoen, vises dialogboksen Rediger listeelementer. Hvis du angir navnet på et skjema i egenskapen Rediger skjema for listeelementer, starter Access dette skjemaet i stedet for å vise dialogboksen.

Du kan kjøre kommandoen Rediger listeelementer fra listeboks- og kombinasjonsbokskontroller i skjemaer, og fra kombinasjonsbokskontroller som er plassert i tabeller og spørringsresultatsett. Skjemaer må være åpne i utformingsvisning eller bla gjennom visning. Tabeller og spørringsresultatsett må være åpne i dataarkvisning.

Skjema for redigering av listeelementer

Oppslag-fanen

Navnet på et skjema for dataregistrering

Hvis du skriver inn navnet på et skjema for dataregistrering som verdien i denne tabellegenskapen, åpnes dette skjemaet når en bruker kjører kommandoen Rediger listeelementer. Ellers vises dialogboksen Rediger listeelementer når brukere kjører kommandoen.

Til toppen av siden

Bruke gjennomgripende oppdateringer til å endre primær- og sekundærnøkkelverdier

Noen ganger må du kanskje oppdatere en primærnøkkelverdi. Hvis du bruker denne primærnøkkelen som en sekundærnøkkel, kan du automatisk oppdatere endringene gjennom alle underordnede forekomster av sekundærnøkkelen.

Som en påminnelse er en primærnøkkel en verdi som unikt identifiserer hver rad (post) i en databasetabell. En sekundærnøkkel er en kolonne som samsvarer med primærnøkkelen. Sekundærnøkler befinner seg vanligvis i andre tabeller, og de gjør det mulig å opprette en relasjon (en kobling) mellom dataene i tabellene.

Anta for eksempel at du bruker et produkt-ID-nummer som primærnøkkel. Ett ID-nummer identifiserer ett produkt unikt. Du bruker også dette ID-nummeret som en sekundærnøkkel i en tabell med ordredata. På denne måten kan du finne alle ordrene som involverer hvert produkt, fordi ID blir en del av ordren hver gang noen legger inn en ordre for produktet.

Noen ganger endres ID-numrene (eller andre typer primærnøkler). Når de gjør det, kan du endre primærnøkkelverdien og få denne endringen automatisk gjennomgripende gjennom alle relaterte underordnede poster. Du aktiverer denne virkemåten ved å slå på referanseintegritet og gjennomgripende oppdateringer mellom de to tabellene.

Husk disse viktige reglene:

  • Du kan bare aktivere gjennomgripende oppdateringer for primærnøkkelfelt som er angitt til datatypene Tekst eller Tall. Du kan ikke bruke gjennomgripende oppdateringer for felt som er angitt som datatypen Autonummer.

  • Du kan bare aktivere gjennomgripende oppdateringer mellom tabeller med en én-til-mange-relasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter relasjoner. se Veiledning for tabellrelasjoner og opprette, redigere eller slette en relasjon.

Fremgangsmåtene nedenfor går hånd i hånd og forklarer hvordan du først oppretter en relasjon og deretter aktiverer gjennomgripende oppdateringer for denne relasjonen.

Opprette relasjonen

  1. Klikk på Relasjoner i Vis/skjul-gruppen på Databaseverktøy-fanen.

  2. Klikk Legg til tabeller ( Vis tabell i kategorien Utforming i Relasjoner-gruppen påAccess 2013 ).

  3. Velg Tabeller-fanen, velg tabellene du vil endre, klikk Legg til,og klikk deretter Lukk.

    Du kan trykke SKIFT for å merke flere tabeller, eller du kan legge til hver tabell enkeltvis. Velg bare tabellene på én- og mange-siden av relasjonen.

  4. Dra primærnøkkelen fra tabellen på «én»-siden av relasjonen i Relasjoner-vinduet, og slipp den i sekundærnøkkelfeltet i tabellen på «mange»-siden av relasjonen.

    Dialogboksen Redigere relasjoner vises. Følgende figur viser dialogboksen:

    Dialogboksen Redigere relasjoner med en eksisterende relasjon

  5. Merk av for Gjennomfør referanseintegritet, og klikk Opprett.

Aktivere gjennomgripende oppdateringer i primærnøkler

  1. Klikk på Relasjoner i Vis/skjul-gruppen på Databaseverktøy-fanen.

  2. Relasjoner-vinduet vises, og viser sammenføyninger (vist som koblingslinjer) mellom tabellene i databasen. Figuren nedenfor viser en vanlig relasjon:

  3. Høyreklikk sammenføyningslinjen mellom den overordnede og underordnede tabellen, og klikk Rediger relasjon.

    En relasjon mellom to tabeller

    Dialogboksen Redigere relasjoner vises. Følgende figur viser dialogboksen:

    Dialogboksen Redigere relasjoner

  4. Velg Gjennomgripende oppdateringav relaterte felt, kontroller at det er merket av for Gjennomfør referanseintegritet, og klikk deretter OK.

Til toppen av siden

Hvorfor ID-numre noen ganger ser ut til å hoppe over et tall

Når du oppretter et felt som er angitt som datatypen Autonummer, genereres det automatisk en verdi for dette feltet i hver nye post. Verdien økes som standard, slik at alle nye poster blir det neste tilgjengelige sekvensielle tallet. Formålet med datatypen Autonummer er å oppgi en verdi som er egnet for bruk som en primærnøkkel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til, angi, endre eller fjerne primærnøkkelen.

Når du sletter en rad fra en tabell som inneholder et felt som er angitt til datatypen Autonummer, brukes ikke alltid verdien i Autonummerering-feltet for denne raden automatisk. Derfor kan det hende at tallet som Access genererer, ikke er tallet du forventer å se, og det kan være hull i rekkefølgen med ID-numre – dette er som utforming. Du bør bare stole på det unike verdier i et Autonummerering-felt, og ikke rekkefølgen.

Til toppen av siden

Masseoppdatering av data ved hjelp av spørringer

Tilføyings-, oppdaterings- og slettespørringer er kraftige måter å legge til, endre eller fjerne poster samtidig på. I tillegg er det enklere og mer effektivt å utføre masseoppdateringer når du bruker gode prinsipper for databaseutforming. Å bruke en tilføyings-, oppdaterings- eller slettespørring kan spare tid siden du også kan bruke spørringen på nytt.

Viktig    Sikkerhetskopier dataene før du bruker disse spørringene. Hvis du har en sikkerhetskopi tilgjengelig, kan det hjelpe deg med raskt å løse eventuelle feil du utilsiktet gjør.

Tilføy spørringer    Brukes til å legge til mange poster i én eller flere tabeller. En av de vanligste bruksområder for en tilføyingsspørring er å legge til en gruppe poster fra én eller flere tabeller i en kildedatabase i én eller flere tabeller i en måldatabase. Anta for eksempel at du har fått noen nye kunder, og en database som inneholder en tabell med informasjon om disse kundene. Hvis du vil unngå å skrive inn disse nye dataene manuelt, kan du tilføye dem i riktig tabell eller tabeller i databasen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til poster i en tabell ved hjelp av en tilføyingsspørring.

Oppdateringsspørringer    Brukes til å legge til, endre eller slette deler (men ikke alle) av mange eksisterende oppføringer. Du kan se på oppdateringsspørringer som en kraftig utgave av dialogboksen Søk og erstatt. Du angir et utvalgsvilkår (det omtrent som tilsvarer en søkestreng) og et oppdateringsvilkår (omtrent det tilsvarende av en erstatningstreng). I motsetning til dialogboksen kan oppdateringsspørringer godta flere vilkår, noe som lar deg oppdatere et stort antall poster samtidig, og lar deg endre poster i mer enn én tabell. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette og kjøre en oppdateringsspørring.

Slette spørringer    Når du vil slette mye data raskt eller slette et datasett regelmessig, er sletting nyttig fordi spørringene gjør det mulig å angi vilkår for raskt å finne og slette data. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Måter å legge til, redigere og slette poster på.

Til toppen av siden

Trenger du mer hjelp?

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Microsoft Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Hvor fornøyd er du med kvaliteten på oversettelsen?
Hva påvirket opplevelsen din?

Takk for tilbakemeldingen!

×