Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen

U kunt een Access-database op verschillende manieren delen, afhankelijk van uw behoeften en de beschikbare resources. In dit artikel worden de beschikbare opties en de voordelen ervan besproken en vindt u meer informatie.

In dit artikel

• Overzicht van manieren om Access-gegevens te delen
• Eén database delen
• Een gesplitste database delen
• Gegevens delen op een SharePoint-site
• Gegevens delen met behulp van een databaseserver

Overzicht van manieren om Access-gegevens te delen

Databasetoepassingen veranderen en groeien in de loop van de tijd. Er zijn vele factoren die van invloed zijn op behoeften en prestaties, zoals het aantal gelijktijdige gebruikers, de netwerkomgeving, doorvoer, wachttijd, databasegrootte, piekgebruikstijden en verwachte groei. Als uw databaseoplossing succesvol is, moet deze waarschijnlijk worden aangepast. Gelukkig kan Access allerlei opties kiezen die variëren van eenvoudig tot geavanceerd, zodat u uw oplossing in de loop van de tijd kunt schalen. De volgende tabel bevat een overzicht van Access-scenario's en -werkbelastingen om u te helpen het pad te kiezen.

Naar boven

Eén database delen

Deze optie is de eenvoudigste en heeft de minste vereisten. Het biedt ook de minste functionaliteit. Bij deze methode wordt het databasebestand opgeslagen op een gedeeld netwerkstation en delen alle gebruikers het databasebestand op hetzelfde moment. Wanneer meerdere gebruikers tegelijkertijd gegevens wijzigen, zijn er beperkingen, bijvoorbeeld met betrekking tot betrouwbaarheid en beschikbaarheid, omdat alle databaseobjecten worden gedeeld. Ook kunnen bij deze methode de prestaties verslechteren omdat alle databaseobjecten via het netwerk worden verzonden.

Deze optie kan werken als slechts enkele personen de database tegelijkertijd gebruiken en gebruikers het databaseontwerp niet hoeven aan te passen. Deze methode is echter minder veilig dan andere methoden voor delen omdat elke gebruiker een volledige kopie van het databasebestand heeft. Dat verhoogt het risico op onbevoegde toegang.

Een database delen met behulp van een gedeelde map:

1. In een thuis- of kleine bedrijfsomgeving kunt u een map delen met specifieke personen. Zie Bestanden delen via een netwerk in Windows voor meer informatie.

2. Controleer of Access is ingesteld om te worden geopend in de gedeelde modus op de computers van alle gebruikers. Dit is de standaardinstelling, maar controleer dit voor de zekerheid. Als een gebruiker de database opent in de exclusieve modus, zijn de gegevens niet meer beschikbaar voor anderen.

   1. Start Access en selecteer Bestandsopties>.
   2. Selecteer in het dialoogvenster Opties voor Access de optie Clientinstellingen.
   3. Selecteer in de sectie Geavanceerd onder Standaardmodus openende optie Gedeeld, selecteer OK en sluit Access af.

3. Kopieer het databasebestand naar de gedeelde map. Nadat u het bestand hebt gekopieerd, controleert u of de bestandskenmerken lees- en schrijftoegang tot het databasebestand toestaan. Gebruikers moeten lees- en schrijftoegang hebben om de database te kunnen gebruiken.

4. Maak op de computer van elke gebruiker een snelkoppeling naar het databasebestand. Zie Een snelkoppeling op het bureaublad maken voor een Office-programma of -bestand voor meer informatie.

Naar boven

Een gesplitste database delen

Dit is een goede keuze als u geen SharePoint-site of databaseserver hebt. U kunt een gesplitste database delen via een LAN (Local Area Network). Wanneer u een database splitst, ordent u de database opnieuw in twee bestanden: een back-enddatabase met de gegevenstabellen en een front-enddatabase met alle andere databaseobjecten, zoals query's, formulieren en rapporten. Elke gebruiker werkt met de gegevens via een lokale kopie van de front-enddatabase.

Een database splitsen biedt onder andere de volgende voordelen:

• Verbeterde prestaties: Alleen de gegevens worden gedeeld binnen het netwerk, niet de tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules.
• Betere beschikbaarheid: Databasetransacties zoals recordbewerkingen worden sneller voltooid.
• Verbeterde beveiliging: Gebruikers hebben toegang tot de back-enddatabase via gekoppelde tabellen. Het is minder waarschijnlijk dat indringers ongeoorloofde toegang krijgen tot de gegevens via de front-enddatabase.
• Verbeterde betrouwbaarheid: Als een gebruiker een probleem ondervindt en de database onverwacht wordt afgesloten, raakt gewoonlijk alleen de kopie van de front-enddatabase beschadigd die de gebruiker had geopend.
• Flexibele ontwikkelomgeving: Alle gebruikers kunnen onafhankelijk van elkaar query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten ontwikkelen zonder dat dit van invloed is op het werk van andere gebruikers. U kunt ook een nieuwe versie van de front-enddatabase ontwikkelen en distribueren zonder de toegang tot de gegevens te verstoren die in de back-enddatabase zijn opgeslagen.

Zie Een Access-database splitsen voor meer informatie.

Naar boven

Gegevens delen op een SharePoint-site

Er zijn verschillende manieren om Access-gegevens te delen op een SharePoint-site:

• Koppelen: Bij het koppelen wordt een verbinding gemaakt met gegevens in een ander programma, zodat u de recentste gegevens zowel in SharePoint als in Access kunt bekijken en bewerken zonder dat u een kopie van de gegevens in Access hoeft te maken en te onderhouden. Als u geen SharePoint-lijst naar uw Access-database wilt kopiëren, maar in plaats daarvan query's wilt uitvoeren en rapporten wilt maken op basis van die lijst, kunt u een koppeling naar de gegevens maken.
• Bewegen: Wanneer u gegevens van Access naar een SharePoint-site verplaatst, maakt u lijsten op de SharePoint-site die gekoppeld zijn aan tabellen in uw database. De wizard Tabellen exporteren naar SharePoint helpt u de gegevens uit al uw tabellen tegelijk te verplaatsen en de onderlinge relaties te onderhouden.

Zie Gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePoint voor meer informatie.

Naar boven

Gegevens delen met behulp van een databaseserver

U kunt Access gebruiken met een databaseserverproduct zoals SQL Server om uw database te delen. Deze methode biedt u veel voordelen, maar er is wel extra software voor nodig: een databaseserverproduct.

Deze manier van delen is vergelijkbaar met het splitsen van een database omdat ook hierbij de tabellen op het netwerk worden opgeslagen en iedere gebruiker beschikt over een lokale kopie van een Access-databasebestand met koppelingen naar de tabellen, en met query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten. De voordelen van deze methode voor delen zijn afhankelijk van de databaseserversoftware die u gebruikt, maar over het algemeen omvatten ze gebruikersaccounts, selectieve toegang tot gegevens, een goede beschikbaarheid van gegevens en geïntegreerde hulpmiddelen voor gegevensbeheer. Bovendien werkt de meeste databaseserversoftware goed samen met eerdere versies van Access, dus gebruikers hoeven niet allemaal over dezelfde versie te beschikken. Alleen tabellen worden gedeeld. Zie Een Access-database migreren naar SQL Server, Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een SQL Server-database en Een koppeling maken of gegevens importeren uit een Azure SQL Server-database voor meer informatie.

Voordelen van het delen van een database via een databaseserver

• Hoge prestaties en schaalbaarheid: In veel gevallen biedt een databaseserver betere prestaties dan een Access-databasebestand alleen. Veel databaseserverproducten ondersteunen ook zeer grote databases van een of meer terabytes, ongeveer 500 keer de huidige limiet voor een Access-databasebestand (twee gigabytes). Databaseserverproducten werken meestal efficiënt door query's parallel te verwerken en extra geheugenvereisten te minimaliseren wanneer meer gebruikers worden toegevoegd.
• Verbeterde beschikbaarheid: Met de meeste databaseserverproducten kunt u een back-up van uw database maken terwijl deze wordt gebruikt. Hierdoor hoeft u gebruikers niet te dwingen de database te verlaten om een back-up te maken van uw gegevens. Met databaseserverproducten wordt het gelijktijdig bewerken en vergrendelen van records meestal ook efficiënt uitgevoerd.
• Verbeterde beveiliging: Geen enkele database kan volledig veilig worden gemaakt. Databaseserverproducten bieden echter een krachtige beveiliging waarmee uw gegevens kunnen worden beschermd tegen gebruik door onbevoegden. De meeste databaseserverproducten bieden een op accounts gebaseerde beveiliging, waarbij u kunt opgeven wie welke tabellen mag zien. Zelfs als iemand ten onrechte de front-end van Access ontvangt, helpt op accounts gebaseerde beveiliging gebruik van gegevens door onbevoegden te voorkomen.
• Automatische herstelbaarheid: In het geval van een systeemstoring, zoals een crash van het besturingssysteem of een stroomstoring, hebben sommige databaseserverproducten automatische herstelmechanismen waarmee een database binnen enkele minuten wordt teruggezet naar de laatste consistente status, zonder tussenkomst van de databasebeheerder.
• Verwerking op de server: Het gebruik van Access in een client-serverconfiguratie helpt bij het beperken van het netwerkverkeer door databasequery's te verwerken op de server voordat resultaten naar de client worden verzonden. De server de verwerking laten doen werkt meestal efficiënter, vooral wanneer u met grote gegevenssets werkt.
• Azure SQL Server: Naast de voordelen van SQL Server biedt het dynamische schaalbaarheid zonder downtime, intelligente optimalisatie, wereldwijde schaalbaarheid en beschikbaarheid, geen hardwarekosten en minder beheer.

Naar boven