Met Outlook-agenda's kunt u afspraken, gebeurtenissen en vergaderingen met anderen maken. U kunt meerdere agenda's voor verschillende doeleinden hebben, agenda's importeren van andere e-mailproviders en services zoals sportteams of professionele organisaties.
Afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen maken
Afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen hebben een aantal overeenkomsten. Alle records hebben een begin- en einddatum, een onderwerp en een locatie. U kunt terugkerende afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen maken.
Afspraken zijn tijdsblokken die u kunt markeren als vrij, bezet, voorlopig bezet, niet aanwezig of ergens anders aan het werken.
Gebeurtenissen zijn net als afspraken, behalve dat ze standaard ten minste één volledige dag duren.
Vergaderingen zijn afspraken of gebeurtenissen met andere deelnemers.
Selecteer in de map Calendar de optie Nieuwe afspraak of Nieuwe vergadering of klik op Nieuwe items en kies Duurt hele dag. Zie Een afspraak, vergadering of gebeurtenis maken of plannen voor meer informatie.
Extra agenda's maken
U kunt extra agenda's maken in Outlook om bepaalde categorieën afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen gescheiden te houden van andere. Als u Outlook bijvoorbeeld voor zakelijke doeleinden gebruikt, maakt u een tweede agenda voor persoonlijke afspraken. U kunt agenda's voor sportteams en andere professionele organisaties toevoegen of deze gebeurtenissen importeren in uw hoofdagenda.
Als u een extra agenda wilt maken, gaat u naar een agendamap. Klik links in het scherm met de rechtermuisknop op Mijn agenda's. Selecteer vervolgens Add Calendar. U kunt een naam en een locatie voor uw nieuwe agenda opgeven. Zodra u op OK klikt, wordt de nieuwe agendamap naast uw bestaande agendamap weergegeven. Zie Extra agenda's maken voor meer informatie.
Een internetagenda toevoegen of gebeurtenissen importeren uit een .ics bestand
Veel professionele organisaties, waaronder sportteams en -clubs, staan u toe een bestand te downloaden waarmee u een reeks afspraken of gebeurtenissen kunt toevoegen aan een bestaande agenda. U kunt bijvoorbeeld alle wedstrijden voor een bepaald honkbal- of voetbalteam importeren.
Als u zich wilt abonneren op een internetagenda, downloadt u een agendabestand met de extensie .ics. Dubbelklik op het bestand dat u hebt gedownload en zeg Ja als Outlook u vraagt of u de agenda wilt importeren of u erop wilt abonneren. Zie Inleiding tot het publiceren van internetagenda's voor meer informatie.
Personen toevoegen aan vergaderingen
Als u een vergadering maakt en later nog een deelnemer wilt toevoegen, opent u de vergadering vanuit uw agenda en voegt u de deelnemer toe aan de regel Aan of via de planningsassistent. Selecteer vervolgens Update verzenden om het vergaderverzoek naar de nieuwe deelnemer te verzenden.
Als u een deelnemer wilt toevoegen aan een vergadering die iemand anders heeft gemaakt, kunt u de vergadering doorsturen. Wanneer de persoon die de doorgestuurde vergadering ontvangt het verzoek in zijn of haar Postvak IN ontvangt, lijkt het verzoek afkomstig te zijn van de organisator van de vergadering. Bovendien ontvangt de organisator van de vergadering een melding dat u de vergadering naar de genodigde hebt doorgestuurd. U kunt geen persoon toevoegen aan een vergadering via het veld BCC .
Opmerking
Als u wilt dat iemand op de hoogte is van een vergadering, maar u deze persoon niet wilt uitnodigen, sleept u het vergaderverzoek van uw agenda naar het Mail-pictogram in de linkerbenedenhoek van Outlook. Hiermee wordt een e-mailbericht geopend met informatie over de vergadering die u kunt verzenden. Houd er rekening mee dat dit e-mailbericht de ontvanger(s) niet aan de vergadering toevoegt en alleen informatie over de vergadering bevat, zoals datum, tijd, onderwerp en agenda.
Een terugkerende afspraak, vergadering of gebeurtenis maken
Als u een afspraak, vergadering of gebeurtenis terugkerend wilt maken, selecteert u bij het maken van het agenda-item de knop Terugkeerpatroon op het lint. Outlook biedt u een groot aantal opties voor het terugkeerpatroon.
- Dagelijks: Gebruik deze optie als u elke dag of elke X dagen een vergadering wilt maken (waarbij X een getal tussen 1 en 999 is). U kunt ook elke weekdag selecteren.
- Wekelijks: Gebruik deze optie om een vergadering te maken die plaatsvindt op een specifieke dag of dagen per X weken (waarbij X een getal tussen 1 en 99 is). Als u bijvoorbeeld een vergadering wilt maken die om de maandag plaatsvindt, schakelt u het selectievakje voor maandag in en typt u 2 in het vak Elke [ ] week(en).
- Maandelijks: Gebruik deze optie om een vergadering te maken die plaatsvindt op een specifieke dag van elke maand of om de paar maanden. U kunt ook opties selecteren zoals de eerste woensdag van elke maand, de tweede donderdag van elke maand of de laatste maandag van elke drie maanden.
- Jaarlijks: Gebruik deze optie om afspraken te maken die elk jaar op een bepaalde dag worden herhaald, bijvoorbeeld een verjaardag of trouwdag, of op een specifieke dag van een maand, bijvoorbeeld de derde donderdag van november.
Zie Een vergadering terugkerend maken voor meer informatie over terugkerende afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen.