Organisaties en teams zijn er in allerlei soorten en maten, en teamleden kunnen lokaal of verspreid over de hele wereld zijn. Dit kunnen leveranciers en aannemers zijn, samen met fulltime werknemers. Initiatieven en werk kunnen ondernemingen, organisaties en kleine projectteams omvatten.
Microsoft 365, inclusief Teams, SharePoint en OneDrive, is ontworpen als een universele toolkit waarmee je teamleden geïntegreerde en flexibele manieren kunnen bieden om aan hun projecten en taken te werken.
Deze handleiding richt zich op de krachtige mogelijkheden van Teams, SharePoint en OneDrive, waaronder documentopslag, samenwerking, delen en gesprekken. U hoeft niet slechts één hulpprogramma te gebruiken om uw werk uit te voeren, elk programma werkt samen om optimale productiviteit te bieden.
Hier volgt een voorbeeld van hoe u deze services samen kunt gebruiken: Wanneer u een team maakt, worden er automatisch een Office 365-groep en een SharePoint-teamsite voor u gemaakt. U kunt uw documenten uploaden naar de SharePoint-teamsite. Wanneer vervolgens een concept van uw document klaar is om te worden beoordeeld, kunt u het bestand eenvoudig toevoegen aan uw Teams-team en het chatsysteem gebruiken om iedereen te laten weten dat het klaar is om te worden beoordeeld. Teamleden kunnen het bestand rechtstreeks in Teams openen en wijzigingen of opmerkingen toevoegen. Als een teamlid een bestand opslaat in OneDrive, kan het ook worden toegevoegd aan het Teams-kanaal met behulp van het tabblad Files in Teams. En het beste van alles is dat u mobiel kunt gaan met Teams, zodat uw projectleden overal kunnen werken.
Overzicht
Deze tabel bevat een overzicht op hoog niveau van hoe u Teams, SharePoint en OneDrive in verschillende situaties kunt gebruiken. Schuif omlaag op de pagina voor meer informatie.
| Primaire gebruiker(s) | Geweldig voor... | Delen en toegangsbeheer | Gesprekken en communicatie | |
|---|---|---|---|---|
Teams |
Team | Projectgerichte teamsom een gesprek te voeren, samen te werken in bestanden, te bellen en te vergaderenop de plaats waar het werk wordt uitgevoerd. | Teams kunnen openbaar (open voor iedereen in uw organisatie) of privé (beheerd lidmaatschap) zijn. | Communiceer in realtime met teamgenoten in een chatomgeving en in onlinevergaderingen. |
SharePoint |
Team, groep, organisatie | Bestanden opslaan in de cloud en deze delen met uw team of organisatie, robuust machtigingenbeheer gebruiken en sites met veel functies maken om toe te voegen aan uw Teams-kanaal. | Deel bestanden met uw team, organisatie en externe gebruikers. Gebruik Office 365 Groepen om de toegang tot teamsites te beheren of om krachtigere machtigingen voor sites en documenten in te stellen. | Communiceren met behulp van SharePoint-nieuws. Nieuws kan ook worden toegevoegd aan uw Teams-kanaal. En u kunt opmerkingen en vind-ik-leuks toevoegen aan SharePoint-pagina's. |
OneDrive |
Individu en team | Bestanden voor persoonlijken werk of school opslaan en synchroniseren in de cloud en ze overal en op elk apparaat openen. Ideaal voor werk in uitvoering en om te delen met specifieke personen. | Documenten zijn privé, totdat u ze deelt. Deel afzonderlijke bestanden en werk tegelijkertijd met anderen aan Office-documenten. | Voeg opmerkingen toe aan documenten en gebruik het @-teken met de naam van iemand. De persoon die u vermeldt, ontvangt een e-mailbericht met een koppeling naar uw opmerking. |
Teams, SharePoint en OneDrive gebruiken
U kunt bestanden opslaan en delen via SharePoint, OneDrive en Microsoft Teams. SharePoint ligt ten grondslag aan elk van deze hulpmiddelen, maar elk programma kan op hun eigen manier worden gebruikt om de samenwerking en efficiëntie in verschillende situaties te versnellen.
Opmerking
- Wanneer u een nieuw team- of privékanaal maakt in Microsoft Teams, wordt automatisch een teamsite in SharePoint gemaakt. Als u de sitebeschrijving of classificatie van deze teamsite wilt bewerken, gaat u naar de instellingen van het bijbehorende kanaal in Microsoft Teams.
- Meer informatie over het beheren van verbonden teamssites van Microsoft Teams.
Microsoft Teams
Wanneer u in realtime samenwerkt, kunt u veel tijd besparen om eenvoudig toegang te krijgen tot bestanden die belangrijk zijn voor uw project. Files shared on Microsoft Teams zijn direct beschikbaar waar u gesprekken en vergaderingen hebt, en uw team kan er samen eigenaar van zijn. Documenten die worden gedeeld in Microsoft Teams worden opgeslagen in SharePoint, zodat u het beste van twee werelden krijgt.
U kunt communiceren via discussielijnen en permanente chats en iedereen op de hoogte houden. In Microsoft Teams kunt u ook privé chatten met elk contact, zelfs als deze offline is. Dit is vooral handig wanneer uw contactpersoon zich in een andere tijdzone bevindt. Met een permanente gespreksgeschiedenis kunt u op elk gewenst moment gesprekken starten en voortzetten. Gebruik een privéchat om in realtime samen te werken aan een document en om verder samen te werken na een gesprek. U kunt zelfs belangrijke chats vastmaken, zodat u ze gemakkelijker kunt terugvinden.
Teams kunnen openbaar of privé zijn. Openbare teams staan open voor iedereen in uw organisatie. Het lidmaatschap van privéteams wordt beheerd.
SharePoint
Elk Teams-kanaal heeft een SharePoint-teamsite en elke SharePoint-teamsite heeft een Teams-kanaal. SharePoint is ideaal voor het opslaan van bestanden in de cloud en deze toegankelijk te maken voor een breed publiek. Bovendien kunt u profiteren van robuust beheer van bestandsmachtigingen, documentprocesstromen, bewaarbeleid en meer. Hier volgen manieren om met SharePoint te werken:
- Samenwerken aan bestanden in Teams, pagina's maken, een gedeeld notitieblok gebruiken en de geïntegreerde Office 365-groep gebruiken om gesprekken, agenda's en taken samen te brengen.
- Verspreid eigendom en machtigingen over een grotere groep personen. Als een document belangrijk is voor het succes van een project, is het handig dat anderen dan uzelf aanwezig zijn die kunnen bepalen wat er op de site gebeurt.
- Machtigingen verlenen op sitebasis, in plaats van op afzonderlijke documenten. Als personen toegang hebben tot de teamsite, hebben ze toegang tot documenten die op de site zijn opgeslagen.
- Maak aantrekkelijke en effectieve sitepagina's om informatie te ordenen, nieuws te publiceren, contactgegevens op te geven en navigatie te bieden naar documenten, media en andere soorten informatie.
Meer informatie over SharePoint.
OneDrive
Persoonlijke bestanden of documenten waaraan alleen u werkt, kunnen veilig worden opgeslagen in OneDrive. Beschouw het als uw persoonlijke opslagplaats: een cloudversie van Mijn documenten. Files zijn altijd gesynchroniseerd en beschikbaar, ook als u offline bent. Met OneDrive hebt u uw bestanden altijd bij u en kunt u ze delen. Wat de levensduur betreft, is OneDrive ideaal voor werk in uitvoering. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe u kunt profiteren van OneDrive:
- U wilt afzonderlijke bestanden met slechts een paar personen delen of helemaal niet delen.
Documenten die u in OneDrive plaatst, zijn privé totdat u ze deelt. U kunt afzonderlijke bestanden delen en tegelijkertijd met anderen aan Office-documenten werken. Hierdoor is OneDrive voor werk of school een goede optie voor conceptdocumenten die niemand anders hoeft te zien. U schrijft bijvoorbeeld een artikel voor een blog dat niet aan een project is gekoppeld en u wilt bepaalde collega's vragen om het artikel te controleren voordat u het plaatst. In dit geval verwacht u dat personen het document één keer gebruiken en geen extra opslag of contextinformatie nodig hebben. Ze hebben alleen een koppeling naar het document en een machtiging voor bewerken nodig. Bovendien kunt u opmerkingen plaatsen bij documenten en het @-teken gebruiken met de naam van iemand. De persoon die u vermeldt, ontvangt dan een e-mailbericht met een koppeling naar uw opmerking. - Plaats een bestand vanuit OneDrive ter beoordeling in een Teams-kanaal.
- U geen bestaande teamsite kunt aangeven waartoe uw document behoort en u niet denkt dat u een nieuwe teamsite moet maken, gezien het doel van het document.
Zie Moet ik mijn documenten opslaan op OneDrive voor een teamsite voor meer uitgebreide informatie?