Gegevens tellen met behulp van een query

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u in Access de gegevens kunt tellen die met een query als resultaat worden gegeven. In een formulier of rapport kunt u bijvoorbeeld de items in een of meer tabelvelden of besturingselementen tellen. U kunt ook gemiddelden berekenen en zoeken naar de kleinste, grootste, eerste en laatste waarden. Access bevat ook de functie Totaalrij, waarmee u gegevens in een gegevensblad kunt tellen zonder het queryontwerp te wijzigen.

Wat wilt u doen?

• Methoden voor het tellen van gegevens
• Gegevens tellen met behulp van een totaalrij
• Gegevens tellen met behulp van een totalenquery
• Referentietabel Statistische functies

Methoden voor het tellen van gegevens

U kunt het aantal items in een veld of kolom met waarden tellen met behulp van de Count functie. De Count functie maakt deel uit van een reeks functies, ook wel statistische functies genoemd. U gebruikt statistische functies om een kolom met gegevens te berekenen en één waarde te retourneren. Access bevat diverse statistische functies naast Count, zoals:

• Sum, om een kolom met getallen toe te voegen.
• Average, om het gemiddelde van een kolom met getallen te berekenen.
• Maximum, om de hoogste waarde in een veld te vinden.
• Minimum, om de laagste waarde in een veld te vinden.
• Standard Deviation, om te meten hoe ver waarden zijn verspreid ten opzichte van een gemiddelde waarde.
• Variance, om de statistische variantie van alle waarden in de kolom te meten.

Access biedt twee manieren om functies toe te voegen en andere statistische functies aan een query toe te voegen Count :

• Uw query in een gegevensbladweergave openen en een totaalrij toevoegen. Met de totaalrij kunt u een statistische functie gebruiken in een of meer kolommen van een queryresultatenset zonder het queryontwerp te wijzigen.
• Een totalenquery maken. Met een totalenquery worden subtotalen berekend voor groepen records. Als u bijvoorbeeld het subtotaal wilt berekenen van alle verkoopcijfers per plaats of per kwartaal, gebruikt u een totalenquery om de records te groeperen op de gewenste categorie en vervolgens de verkoopcijfers op te tellen. Met een totaalrij worden daarentegen eindtotalen berekend van een of meer kolommen (velden) met gegevens.

Zie het artikel Kolomtotalen in een gegevensblad weergeven voor meer informatie over manieren waarop u de andere statistische functies kunt gebruiken.

In de stappen in de volgende secties wordt uitgelegd hoe u een totaalrij kunt toevoegen en een totalenquery kunt gebruiken om gegevens te tellen. Houd er rekening mee dat de Count functie met meer gegevenstypen werkt dan met andere statistische functies. U kunt bijvoorbeeld uitvoeren Count op elk willekeurig veldtype, behalve een veld dat complexe, herhalende scalaire gegevens bevat, zoals een veld met lijsten met meerdere waarden.

Veel statistische functies werken daarentegen alleen in velden die een specifiek gegevenstype gebruiken. De Sum functie werkt bijvoorbeeld alleen met velden die zijn ingesteld op het gegevenstype Getal, Decimaal of Valuta. Zie Referentietabel statistische functies verderop in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen die voor elke functie zijn vereist.

Zie het artikel Het gegevenstype voor een veld instellen of wijzigen voor algemene informatie over gegevenstypen.

Terug naar boven

Gegevens tellen met behulp van een totaalrij

U kunt een totaalrij toevoegen aan een query door de query te openen in de gegevensbladweergave, de rij toe te voegen en vervolgens de functie Aantal of een andere statistische functie, zoals Sum, Minimum, Maximum, of Averagete selecteren. In de stappen in deze sectie wordt uitgelegd hoe u een eenvoudige selectiequery kunt maken en daaraan een totaalrij kunt toevoegen.

Een eenvoudige selectiequery maken

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
2. Dubbelklik op de tabel of tabellen die u wilt gebruiken in uw query en klik vervolgens op Sluiten. De geselecteerde tabel of tabellen worden weergegeven als vensters in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's. In deze afbeelding ziet u een veelvoorkomende tabel in de ontwerpfunctie voor query's:
3. Dubbelklik op de tabelvelden die u wilt gebruiken in de query. U kunt velden opnemen die beschrijvende gegevens bevatten, zoals namen en beschrijvingen, maar u moet het veld met de waarden die u wilt tellen, opnemen. Elk veld wordt weergegeven in een kolom in het queryontwerpraster.
4. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren. De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.
5. U kunt desgewenst teruggaan naar de ontwerpweergave om de query aan te passen. Hiervoor klikt u met de rechtermuisknop op het documenttabblad van de query en selecteert u Ontwerpweergave. Vervolgens kunt u naar wens tabelvelden toevoegen of verwijderen. Als u een veld wilt verwijderen, selecteert u de kolom in het ontwerpraster en drukt u op Delete.
6. Sla de query desgewenst op.

Een totaalrij toevoegen

1. Open de query in de gegevensbladweergave. Klik met de rechtermuisknop op het documenttabblad van de query en klik op Gegevensbladweergave. -of- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de query. Hierdoor wordt de query uitgevoerd en worden de resultaten in een gegevensblad geladen.
2. Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Totalen. Er wordt een nieuwe totaalrij weergegeven onder de laatste rij met gegevens in het gegevensblad.
3. Klik in de rij Totaal op het veld dat u wilt optellen en selecteer Aantal in de lijst.

Een totaalrij verbergen

• Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Totalen.

Zie het artikel Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad voor meer informatie over het gebruik van een totaalrij.

Terug naar boven

Gegevens tellen met behulp van een totalenquery

U kunt gegevens tellen met behulp van een totalenquery in plaats van een totaalrij wanneer u bepaalde of alle records wilt tellen die zijn geretourneerd door een query. U kunt bijvoorbeeld het aantal verkooptransacties of het aantal transacties in één plaats tellen.

Normaal gesproken gebruikt u een totalenquery in plaats van een totaalrij wanneer u de resulterende waarde nodig hebt in een ander gedeelte van uw database, zoals een rapport.

Alle records in een query tellen

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
2. Dubbelklik op de tabel die u wilt gebruiken in uw query en klik vervolgens op Sluiten. De tabel wordt weergegeven in een venster in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's.
3. Dubbelklik op de velden die u wilt gebruiken in de query en zorg ervoor dat u het veld dat u wilt tellen, toevoegt. U kunt velden van de meeste gegevenstypen tellen, met uitzondering van velden die complexe, herhalende scalaire gegevens bevatten, zoals een veld met lijsten met meerdere waarden.
4. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen. De rij Totaal wordt weergegeven in het ontwerpraster en Groeperen op wordt weergegeven in de rij voor elk veld in de query.
5. Klik in de rij Totaal op het veld dat u wilt tellen en selecteer Aantal in de resulterende lijst.
6. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren. De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.
7. Sla de query desgewenst op.

Records in een groep of categorie tellen

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
2. Dubbelklik op de tabel of tabellen die u wilt gebruiken in uw query en klik vervolgens op Sluiten. De tabel of tabellen worden weergegeven in een venster in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's.
3. Dubbelklik op het veld met de categoriegegevens en het veld met de waarden die u wilt tellen. De query kan geen andere beschrijvende velden bevatten.
4. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen. De rij Totaal wordt weergegeven in het ontwerpraster en Groeperen op wordt weergegeven in de rij voor elk veld in de query.
5. Klik in de rij Totaal op het veld dat u wilt tellen en selecteer Aantal in de resulterende lijst.
6. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren. De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.
7. Sla de query desgewenst op.

Terug naar boven

Referentietabel Statistische functies

De volgende tabel bevat de statistische functies die in Access beschikbaar zijn voor gebruik in de totaalrij en in query's. Access bevat meer statistische functies voor query's dan voor de totaalrij.

Functie	Beschrijving	Te gebruiken met gegevenstype(n)
Sum	Telt de items in een kolom op. Werkt alleen voor numerieke en valutagegevens.	Getal, Decimaal, Valuta
Average	Berekent de gemiddelde waarde van een kolom. De kolom moet gegevens van het type Numeriek, Valuta of Datum/tijd bevatten. De functie negeert null-waarden.	Getal, Decimaal, Valuta, Datum/tijd
Count	Telt het aantal items in een kolom.	Alle gegevenstypen, behalve complexe, herhalende scalaire gegevens, zoals een kolom met lijsten met meerdere waarden. Zie Een veld met meerdere waarden maken of verwijderen voor meer informatie over lijsten met meerdere waarden.
Maximum	Geeft het item met de hoogste waarde als resultaat. Voor tekstgegevens is de hoogste waarde de laatste alfabetische waarde, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. De functie negeert null-waarden.	Getal, Decimaal, Valuta, Datum/tijd
Minimum	Geeft het item met de laagste waarde als resultaat. Voor tekstgegevens is de laagste waarde de eerste alfabetische waarde, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. De functie negeert null-waarden.	Getal, Decimaal, Valuta, Datum/tijd
Standard Deviation	Meet hoe ver de waarden zijn verspreid ten opzichte van een gemiddelde waarde. Zie Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad voor meer informatie over het gebruik van deze functie.	Getal, Decimaal, Valuta
Variance	Meet de statistische variantie van alle waarden in de kolom. Deze functie kunt u alleen op numerieke gegevens en valuta toepassen. Als de tabel minder dan twee rijen bevat, wordt een null-waarde als resultaat gegeven. Zie Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad voor meer informatie over variantiefuncties.	Getal, Decimaal, Valuta

Terug naar boven