In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een tabelmaakquery maakt en uitvoert in Access. Gebruik een tabelmaakquery wanneer u tabelgegevens wilt kopiëren, gegevens wilt archiveren of queryresultaten wilt opslaan als een tabel.
Als u de gegevens in een bestaande recordset gedeeltelijk wilt wijzigen of bijwerken, bijvoorbeeld een of meer velden, kunt u een bijwerkquery gebruiken. Zie Een bijwerkquery maken en uitvoeren voor meer informatie over bijwerkquery's.
Als u records (rijen) wilt toevoegen aan een bestaande tabel, kunt u een toevoegquery gebruiken. Zie Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.
Wat wilt u doen?
- Tabelmaakquery's
- Een tabelmaakquery maken
- Meer informatie over querycriteria en expressies
- Voorkomen dat een query wordt geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld
Tabelmaakquery's
Een tabelmaakquery haalt gegevens op uit een of meer tabellen en laadt de resultatenset in een nieuwe tabel. Deze tabel kan zich in de huidige database bevinden of u kunt deze in een andere database maken.
Meestal maakt u tabelmaakquery's wanneer u gegevens wilt kopiëren of archiveren. U hebt bijvoorbeeld een of meer tabellen met verkoopgegevens uit het verleden die u in rapporten gebruikt. Deze verkoopcijfers kunnen niet worden gewijzigd omdat de transacties ten minste één dag oud zijn. Het uitvoeren van een query telkens wanneer u de gegevens nodig hebt, kan tijd in beslag nemen, met name als u een complexe query uitvoert op een groot gegevensarchief. Als u de gegevens in een afzonderlijke tabel laadt, kunt u de werkbelasting verminderen en beschikt u over een handig gegevensarchief. Houd er rekening mee dat de gegevens in de nieuwe tabel slechts een momentopname zijn. Deze heeft geen relatie met de brontabel of -tabellen.
Met de volgende algemene stappen kunt u een tabelmaakquery maken:
- Schakel de database in als deze niet is ondertekend of als deze zich niet op een vertrouwde locatie bevindt. Anders kunt u geen actiequery's uitvoeren, zoals toevoegen, bijwerken en tabelquery's maken.
- Maak in de ontwerpweergave van de query een selectiequery en wijzig die query totdat de gewenste records worden geretourneerd. U kunt gegevens uit meer dan één tabel selecteren en uw gegevens in echte zin de-normaliseren. U kunt bijvoorbeeld gegevens van klanten, verzenders en leveranciers in één tabel plaatsen, iets wat u niet zou doen in een productiedatabase met correct genormaliseerde tabellen. U kunt in de query ook criteria gebruiken om uw resultaatset verder aan te passen of te beperken. Zie Basisprincipes van databaseontwerp voor meer informatie over het normaliseren van uw gegevens.
- Converteer de selectiequery naar een tabelmaakquery, kies een locatie voor de nieuwe tabel en voer vervolgens de query uit om de tabel te maken.
Verwar een tabelmaakquery niet met een bijwerk- of toevoegquery. U gebruikt een bijwerkquery als u gegevens aan afzonderlijke velden wilt toevoegen of hierin wilt wijzigen. U gebruikt een toevoegquery als u records (rijen) wilt toevoegen aan een recordset in een tabel.
Naar boven
Een tabelmaakquery maken
U maakt een tabelmaakquery door eerst een selectiequery te maken en deze vervolgens te converteren naar een tabelmaakquery. U kunt in uw selectiequery berekende velden en expressies gebruiken om de gegevens op te halen die u nodig hebt. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u een query maakt en converteert. Als u al een selectiequery hebt die aan uw wensen voldoet, kunt u verder gaan met de stappen voor het converteren van de selectiequery en het uitvoeren van de tabelmaakquery.
De selectiequery maken
Opmerking
Sla deze stappen over als u al een selectiequery hebt waarmee de benodigde gegevens worden opgehaald.
- Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
- Dubbelklik op de tabellen waaruit u gegevens wilt ophalen. Elke tabel wordt weergegeven als venster in het bovenste gedeelte van de ontwerpweergave voor query's. Klik op Sluiten wanneer u klaar bent met het toevoegen van de tabellen.
- Dubbelklik in elke tabel op het veld of de velden die u wilt gebruiken in uw query. Elk veld wordt weergegeven in een lege cel in de rij Veld van het ontwerpraster. In deze afbeelding ziet u het ontwerpraster waaraan enkele tabelvelden zijn toegevoegd.
- Voeg desgewenst een of meer expressies toe in de rij Veld.
- Voeg desgewenst een of meer criteria toe in de rij Criteria van het ontwerpraster.
- Klik op Uitvoeren om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in een gegevensblad.
- Eventueel kunt u uw velden, expressies of criteria wijzigen en de query opnieuw uitvoeren, totdat de gegevens worden opgehaald die u in uw nieuwe tabel wilt plaatsen.
De selectiequery converteren
Open de selectiequery in de ontwerpweergave of schakel over naar de ontwerpweergave. U kunt dit in Access op verschillende manieren doen:
- Als u de query hebt geopend in een gegevensblad, klikt u met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor uw query en klikt u op Ontwerpweergave.
- Als de query gesloten is, klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Querytype op Tabel maken. Het dialoogvenster Tabel maken wordt weergegeven.
Typ in het vak Tabelnaam een naam voor de nieuwe tabel. -of- Klik op de pijl-omlaag en selecteer een bestaande tabelnaam.
Voer een van de volgende bewerkingen uit:
De nieuwe tabel in de huidige database plaatsen
Als u de database nog niet hebt geselecteerd, klikt u op Huidige database en vervolgens op OK.
Klik op Uitvoeren en klik vervolgens op Ja om de bewerking te bevestigen.
Opmerking
Als u een bestaande tabel vervangt, wordt deze tabel eerst verwijderd en wordt u gevraagd de verwijdering te bevestigen. Klik op Ja en klik vervolgens weer op Ja om de nieuwe tabel te maken.
De nieuwe tabel in een andere database plaatsen
Klik op Andere database.
Typ in het vak Bestandsnaam de locatie en bestandsnaam van de andere database. -of- Klik op Bladeren, gebruik het nieuwe dialoogvenster Tabel maken om de andere database te zoeken en klik op OK.
Klik op OK om het eerste dialoogvenster Tabel maken te sluiten.
Klik op Uitvoeren en klik vervolgens op Ja om de bewerking te bevestigen.
Opmerking
Als u een bestaande tabel vervangt, wordt deze tabel eerst verwijderd en wordt u gevraagd de verwijdering te bevestigen. Klik op Ja en klik vervolgens weer op Ja om de nieuwe tabel te maken.
Naar boven
Meer informatie over querycriteria en expressies
In de stappen in dit artikel zijn querycriteria en expressies vermeld. Een querycriterium is een regel die de records identificeert die u in een query wilt opnemen. Gebruik criteria als u niet alle records in een set gegevens wilt zien. Het criterium >25 AND <50 retourneert bijvoorbeeld waarden groter dan 25 en kleiner dan 50. Een criterium zoals "Chicago" OR "Paris" OR "Moscow" retourneert alleen de records voor die steden.
Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over het gebruik van criteria.
Een expressie is een combinatie van wiskundige of logische operatoren, constanten, functies en de namen van velden, besturingselementen en eigenschappen die worden geëvalueerd tot één waarde. U gebruikt een expressie wanneer u gegevens nodig hebt die zich niet rechtstreeks in een tabel bevinden. De expressie [UnitPrice]*[Quantity] vermenigvuldigt bijvoorbeeld de waarde in het UnitPrice veld met de waarde in het Quantity veld. U kunt expressies op verschillende manieren gebruiken en het maken en gebruiken ervan kan behoorlijk complex worden.
Naar boven
Zie Een expressie maken voor meer informatie over het maken en gebruiken van expressies.
Voorkomen dat een query wordt geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld
Als u een database opent die niet is opgeslagen op een vertrouwde locatie of als u er niet voor hebt gekozen om te vertrouwen, voorkomt Access standaard dat alle actiequery's (toevoegen, bijwerken, verwijderen of tabelquery's maken) worden uitgevoerd.
Als u een actiequery probeert uit te voeren en het lijkt alsof er niets gebeurt, kunt u kijken of het volgende bericht op de statusbalk van Access staat:
De actie of gebeurtenis is geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld.
Als dit bericht wordt weergegeven, gaat u als volgt te werk:
- Klik op de berichtenbalk, net onder het lint, op Inhoud inschakelen.
- Voer de query nogmaals uit.
Naar boven