Gebruik de Access-database voor projectbeheer om projecten en de bijbehorende taken en medewerkers te beheren. U kunt ook zoeken naar projectdetails en hierop filteren, algemene taken invoeren en gegevens verzenden of ontvangen via e-mailberichten.
Opmerking
De databasesjabloon voor projectbeheer is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de nieuwste versie van de sjabloon die kan worden gedownload. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.
De database gebruiken
In dit artikel worden de basisstappen behandeld voor het gebruik van de databasesjabloon Projecten.
De database voorbereiden voor gebruik
Voer de volgende procedure uit om ervoor te zorgen dat alle database-inhoud is ingeschakeld:
- Als u wilt controleren of alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.
Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.
Werknemers toevoegen
Als eerste stap voor het werken met de databasesjabloon Projecten, moet u werknemers toevoegen, zodat u personen hebt aan wie u projecten en taken kunt toewijzen. Gebruik deze procedure om werknemers handmatig toe te voegen of raadpleeg de volgende sectie om werknemers toe te voegen vanuit uw Outlook-contactpersonen.
- Klik op het formulier Projectlijst op Werknemerslijst.
- Vul in het formulier Werknemerslijst de gegevens in van elke werknemer.
- Als u meer gedetailleerde informatie over een werknemer wilt invoeren, dubbelklikt u op de naam van de werknemer in het formulier Werknemerslijst en voert u de gegevens in het formulier Werknemersgegevens in.
- Klik op Sluiten om terug te keren naar het formulier Projectlijst .
Contactpersonen toevoegen vanuit Microsoft Outlook
Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u werknemers vanuit dat programma toevoegen zonder de informatie opnieuw te typen.
- Klik op het formulier Projectlijst op Werknemerslijst.
- Klik op het formulier Werknemerslijst op Toevoegen uit Outlook.
- Selecteer in het dialoogvenster Toe te voegen namen de namen die u aan de database wilt toevoegen.
- Klik op Toevoegen en klik op OK.
Een nieuw project toevoegen
- Klik op het formulier Projectlijst op Nieuw project.
- Vul op het formulier Projectgegevens de details van het project in en klik vervolgens op Sluiten.
Een bestaand project bewerken
Dubbelklik in het formulier Projectlijst op het project dat u wilt bewerken.
Voeg op het formulier Projectgegevens de gegevens van het project toe of bewerk deze.
Een taak toevoegen- Klik op het formulier Projectgegevens op Taak toevoegen.
- Vul op het formulier Taakgegevens de gegevens van de taak in en klik vervolgens op Sluiten.
Het nieuwe project wordt op het formulier Projectgegevens weergegeven in de lijst Projecttaken.
Een taak bewerken - Klik op het formulier Projectgegevens op het tabblad Projecttaken .
- Dubbelklik op de taak die u wilt bewerken.
- Bewerk de gegevens van de taak op het formulier Taakdetails en klik vervolgens op Sluiten.
Een algemene taak toevoegen
Algemene taken zijn taken die vaak worden gebruikt voor allerlei projecten, zoals budgettering of training. Nadat u een algemene taak invoert, kan deze worden toegevoegd aan elk gewenst project in de Project-database zonder dat u de taakdetails opnieuw hoeft in te voeren. - Klik op het formulier Projectgegevens op Algemene taken.
- Schakel het selectievakje in naast elke algemene taak die u wilt toevoegen aan het project. Nieuwe algemene taken toevoegen aan het einde van de lijst.
- Klik op Sluiten om terug te keren naar het formulier Projectdetails .
De projectlijst filteren
Op het formulier Projectlijst kunt u de lijst met projecten filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.
- Pas de filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.
- Klik op Filter opslaan.
- Voer een naam en beschrijving in voor het filter op het formulier Filterdetails en klik op Sluiten.
- Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen, of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.
Project- of werknemersgegevens weergeven
In de formulieren Projectgegevens en Werknemersgegevens kunt u meer informatie over een project of werknemer bekijken en invoeren. Ga als volgt te werk om het formulier Projectgegevens of het formulier Werknemersgegevens weer te geven:
- Dubbelklik in het formulier Projectlijst of Werknemerslijst op het item dat u wilt zien.
Bijlagen toevoegen
Op de formulieren Projectgegevens , Taakgegevens en Werknemersgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.
- Dubbelklik op een detailformulier op het veld Bijlagen (dubbelklik op het afbeeldingspictogram op het formulier Werknemersgegevens ).
- Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.
- Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map die het bestand bevat.
- Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.
- Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.
Opmerking
U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, waaronder verschillende bestandstypen zoals documenten of spreadsheets.
Rapporten weergeven
De database Projecten bevat verschillende rapporten, zoals Geopende projecten, Taakgegevens, Adresboek werknemer en meer. U geeft als volgt een rapport weer:
- Selecteer in het formulier Projectlijst het rapport dat u wilt weergeven in de lijst Rapporten .
Een rapport afdrukken:
- Klik op Bestand>afdrukken.
U kunt uw eigen, aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.