Externe gegevens ophalen met Microsoft Query

U kunt Microsoft Query gebruiken om gegevens op te halen uit externe bronnen. Als u Microsoft Query gebruikt om gegevens op te halen uit uw bedrijfsdatabases en bestanden, hoeft u de gegevens die u wilt analyseren in Excel niet opnieuw te typen. U kunt uw Excel-rapporten en -samenvattingen ook automatisch vernieuwen op basis van de oorspronkelijke brondatabase wanneer de database wordt bijgewerkt met nieuwe informatie.

Meer informatie over Microsoft Query

Met Microsoft Query kunt u verbinding maken met externe gegevensbronnen, gegevens uit deze externe bronnen selecteren, de gegevens in uw werkblad importeren en de gegevens zo nodig vernieuwen om ervoor te zorgen dat de werkbladgegevens gesynchroniseerd blijven met de gegevens in de externe bronnen.

Typen databases waartoe u toegang hebt U kunt gegevens ophalen uit verschillende soorten databases, waaronder Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server en Microsoft SQL Server OLAP Services. U kunt ook gegevens ophalen uit Excel-werkmappen en uit tekstbestanden.

Microsoft Office bevat stuurprogramma's die u kunt gebruiken om gegevens op te halen uit de volgende gegevensbronnen:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-provider)
• Microsoft Office Access
• dBASE
• Microsoft FoxPro
• Microsoft Office Excel
• Oracle
• Paradox
• Databases met tekstbestanden

U kunt ook ODBC-stuurprogramma's of stuurprogramma's voor gegevensbronnen van andere fabrikanten gebruiken om informatie op te halen uit gegevensbronnen die hier niet worden vermeld, waaronder andere typen OLAP-databases. Voor informatie over het installeren van een ODBC-stuurprogramma of een stuurprogramma voor een gegevensbron dat hier niet wordt vermeld, raadpleegt u de documentatie bij de database of neemt u contact op met de leverancier van de database.

Gegevens uit een database selecteren U haalt gegevens op uit een database door een query te maken. Dit is een vraag die u stelt over gegevens die zijn opgeslagen in een externe database. Als uw gegevens bijvoorbeeld zijn opgeslagen in een Access-database, wilt u misschien de verkoopcijfers voor een specifiek product per regio weten. U kunt een deel van de gegevens ophalen door alleen de gegevens te selecteren voor het product en de regio die u wilt analyseren.

Met Microsoft Query kunt u de gewenste kolommen met gegevens selecteren en alleen die gegevens in Excel importeren.

Een werkblad in één bewerking bijwerken Wanneer u externe gegevens in een Excel-werkmap hebt, kunt u bij wijzigingen in de database de gegevens vernieuwen om de analyse bij te werken, zonder dat u de overzichtsrapporten en grafieken opnieuw hoeft te maken. U kunt bijvoorbeeld een maandelijks verkoopoverzicht maken en dit elke maand vernieuwen wanneer de nieuwe verkoopcijfers binnenkomen.

Hoe gegevensbronnen worden gebruikt in Microsoft Query Nadat u een gegevensbron voor een bepaalde database hebt ingesteld, kunt u deze gebruiken wanneer u een query wilt maken om gegevens uit die database te selecteren en op te halen, zonder dat u alle verbindingsgegevens opnieuw hoeft te typen. In Microsoft Query wordt de gegevensbron gebruikt om verbinding te maken met de externe database en om te laten zien welke gegevens beschikbaar zijn. Nadat u de query hebt gemaakt en de gegevens hebt geretourneerd naar Excel, wordt de Excel-werkmap voorzien van zowel de query als de gegevensbroninformatie, zodat u opnieuw verbinding kunt maken met de database wanneer u de gegevens wilt vernieuwen.

Microsoft Query gebruiken om gegevens te importeren Als u externe gegevens wilt importeren in Excel met Microsoft Query, volgt u deze basisstappen, die elk in de volgende secties gedetailleerder worden beschreven.

Verbinding met een gegevensbron maken

Wat is een gegevensbron?  Een gegevensbron is een opgeslagen set gegevens waarmee Excel en Microsoft Query verbinding kunnen maken met een externe database. Wanneer u Microsoft Query gebruikt om een gegevensbron in te stellen, geeft u de gegevensbron een naam en vervolgens de naam en de locatie van de database of server, het type database en uw aanmeldings- en wachtwoordgegevens op. Deze informatie bevat ook de naam van een OBDC-stuurprogramma of een gegevensbronstuurprogramma. Dit is een programma waarmee verbindingen worden gemaakt met een specifiek type database.

Ga als volgt te werk om een gegevensbron in te stellen met Microsoft Query:

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Uit andere bronnen en klik vervolgens op Uit Microsoft Query.

   Opmerking

   Microsoft Query is verplaatst naar de menugroep Oude wizards .  Dit menu wordt niet standaard weergegeven.  Als u dit wilt inschakelen, gaat u naar Bestand, Opties, Gegevens en inschakelen in de sectie Oude wizards voor gegevensimport weergeven .

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u een gegevensbron wilt opgeven voor een database, tekstbestand of Excel-werkmap, klikt u op het tabblad Databases .
   • Als u een OLAP-kubusgegevensbron wilt opgeven, klikt u op het tabblad OLAP-kubussen . Dit tabblad is alleen beschikbaar als u Microsoft Query hebt uitgevoerd vanuit Excel.

3. Dubbelklik op <Nieuwe gegevensbron>.
   -of-
   Klik op <Nieuwe gegevensbron> en klik vervolgens op OK.
   Het dialoogvenster Nieuwe gegevensbron maken wordt weergegeven.

4. Typ in stap 1 een naam om de gegevensbron aan te geven.

5. Klik in stap 2 op het stuurprogramma voor het type database dat u als gegevensbron gebruikt.

   Opmerking

   • Als de externe database die u wilt gebruiken, niet wordt ondersteund door de ODBC-stuurprogramma's die met Microsoft Query zijn geïnstalleerd, moet u een Microsoft Office-compatibel ODBC-stuurprogramma ophalen en installeren van een externe leverancier, zoals de fabrikant van de database. Neem contact op met de leverancier van de database voor installatie-instructies.
   • OLAP-databases vereisen geen ODBC-stuurprogramma's. Wanneer u Microsoft Query installeert, worden stuurprogramma's geïnstalleerd voor databases die zijn gemaakt met Microsoft SQL Server Analysis Services. Als u verbinding wilt maken met andere OLAP-databases, moet u een gegevensbronstuurprogramma en clientsoftware installeren.

6. Klik op Verbinding maken en geef de informatie op die nodig is om verbinding te maken met uw gegevensbron. Voor databases, Excel-werkmappen en tekstbestanden is de informatie die u opgeeft afhankelijk van het type gegevensbron dat u hebt geselecteerd. Mogelijk wordt u gevraagd om een aanmeldingsnaam, een wachtwoord, de versie van de database die u gebruikt, de databaselocatie of andere informatie op te geven die specifiek is voor het type database.

   Belangrijk

   • Gebruik sterke wachtwoorden die een combinatie bevatten van hoofdletters en kleine letters, cijfers en speciale tekens. In zwakke wachtwoorden worden deze elementen niet vermengd. Sterk wachtwoord: Y6dh!et5. Zwak wachtwoord: Huis27. Wachtwoorden moeten acht lettertekens of langer zijn. Een wachtwoordzin met veertien of meer lettertekens is nog beter.
   • Het is van essentieel belang dat u uw wachtwoord onthoudt. Als u het wachtwoord vergeet, kan dit niet worden opgezocht door Microsoft. Bewaar de wachtwoorden die u opschrijft op een veilige plaats, ver weg van de gegevens die erdoor worden beschermd.

7. Nadat u de vereiste gegevens hebt ingevoerd, klikt u op OK of Voltooien om terug te keren naar het dialoogvenster Nieuwe gegevensbron maken .

8. Als de database tabellen bevat en u een bepaalde tabel automatisch wilt weergeven in de wizard Query, klikt u op het vak voor stap 4 en klikt u vervolgens op de gewenste tabel.

9. Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord niet wilt typen wanneer u de gegevensbron gebruikt, schakelt u het selectievakje Mijn gebruikers-id en wachtwoord opslaan in de gegevensbrondefinitie in . Het opgeslagen wachtwoord is niet versleuteld. Als het selectievakje niet beschikbaar is, vraagt u de databasebeheerder of deze optie kan worden ingeschakeld.

   Opmerking

   Voorkom dat aanmeldingsgegevens worden opgeslagen wanneer er verbinding wordt gemaakt met gegevensbronnen. Het is mogelijk dat deze gegevens worden opgeslagen als tekst zonder opmaak, waartoe een kwaadwillende gebruiker zich toegang kan verschaffen waardoor de beveiliging van de gegevensbron in gevaar komt.

Wanneer u deze stappen hebt voltooid, wordt de naam van de gegevensbron weergegeven in het dialoogvenster Gegevensbron kiezen .

De wizard Query gebruiken om een query te definiëren

De wizard Query gebruiken voor de meeste query's Met de wizard Query kunt u eenvoudig gegevens uit verschillende tabellen en velden selecteren en samenvoegen in uw database. Met de wizard Query kunt u de tabellen en velden selecteren die u wilt opnemen. Een inner join (een querybewerking waarmee wordt opgegeven dat rijen uit twee tabellen worden gecombineerd op basis van identieke veldwaarden) wordt automatisch gemaakt wanneer de wizard een primaire-sleutelveld in de ene tabel en een veld met dezelfde naam in een tweede tabel herkent.

U kunt de wizard ook gebruiken om de resultatenset te sorteren en eenvoudige filters uit te voeren. In de laatste stap van de wizard kunt u ervoor kiezen om de gegevens terug te sturen naar Excel, of de query verder te verfijnen in Microsoft Query. Nadat u de query hebt gemaakt, kunt u deze uitvoeren in Excel of in Microsoft Query.

Voer de volgende stappen uit om de wizard Query te starten.

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Uit andere bronnen en klik vervolgens op Uit Microsoft Query.
2. Controleer in het dialoogvenster Gegevensbron kiezen of het selectievakje De wizard Query gebruiken om query's te maken/bewerken is ingeschakeld.
3. Dubbelklik op de gegevensbron die u wilt gebruiken.
   -of-
   Klik op de gegevensbron die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

Rechtstreeks werken in Microsoft Query voor andere soorten query's Als u een complexere query wilt maken dan met de wizard Query is toegestaan, kunt u rechtstreeks in Microsoft Query werken. U kunt Microsoft Query gebruiken om query's weer te geven en te wijzigen die u in de wizard Query hebt gemaakt, of u kunt nieuwe query's maken zonder de wizard te gebruiken. Werk rechtstreeks in Microsoft Query wanneer u query's wilt maken die het volgende doen:

• Specifieke gegevens uit een veld selecteren In een grote database kan het handig zijn om bepaalde gegevens in een veld te kiezen en gegevens weg te laten die u niet nodig hebt. Als u bijvoorbeeld gegevens nodig hebt voor twee van de producten in een veld met gegevens voor een groot aantal producten, kunt u criteria gebruiken om alleen gegevens te selecteren voor de twee gewenste producten.
• Bij elke uitvoering van de query gegevens ophalen op basis van andere criteria Als u hetzelfde Excel-rapport of -overzicht wilt maken voor verschillende gebieden in dezelfde externe gegevens, zoals een afzonderlijk verkooprapport voor elke regio, kunt u een parameterquery maken. Wanneer u een parameterquery uitvoert, wordt u gevraagd een waarde op te geven die u als criterium wilt gebruiken wanneer de query records selecteert. Met een parameterquery kunt u bijvoorbeeld worden gevraagd een specifiek gebied in te voeren en kunt u deze query opnieuw gebruiken om elk van uw regionale verkooprapporten te maken.
• Gegevens op verschillende manieren samenvoegen De inner joins die door de wizard Query worden gemaakt, zijn het meest gebruikte type join bij het maken van query's. Soms wilt u echter een ander type join gebruiken. Als u bijvoorbeeld een tabel met productverkoopgegevens en een tabel met klantgegevens hebt, voorkomt een inner join (het type dat wordt gemaakt met de wizard Query) dat klantrecords worden opgehaald voor klanten die geen aankoop hebben gedaan. Met Microsoft Query kunt u deze tabellen samenvoegen, zodat alle klantrecords worden opgehaald, samen met de verkoopgegevens van de klanten die aankopen hebben gedaan.

Voer de volgende stappen uit om Microsoft Query te starten.

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Uit andere bronnen en klik vervolgens op Uit Microsoft Query.
2. Controleer in het dialoogvenster Gegevensbron kiezen of het selectievakje De wizard Query gebruiken om query's te maken/bewerken is uitgeschakeld.
3. Dubbelklik op de gegevensbron die u wilt gebruiken.
   -of-
   Klik op de gegevensbron die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

Query's opnieuw gebruiken en delen In zowel de wizard Query als Microsoft Query kunt u uw query's opslaan als een dqy-bestand dat u kunt wijzigen, hergebruiken en delen. In Excel kunnen ADQY-bestanden rechtstreeks worden geopend, zodat u of andere gebruikers extra externe gegevensbereiken uit dezelfde query kunnen maken.

Een opgeslagen query openen vanuit Excel:

1. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Externe gegevens ophalen op Uit andere bronnen en klik vervolgens op Uit Microsoft Query. Het dialoogvenster Gegevensbron kiezen wordt weergegeven.
2. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron kiezen op het tabblad Query's .
3. Dubbelklik op de opgeslagen query die u wilt openen. De query wordt weergegeven in Microsoft Query.

Als u een opgeslagen query wilt openen terwijl Microsoft Query al is geopend, klikt u op het menu Microsoft Query-bestand en vervolgens op Openen.

Als u dubbelklikt op een .dqy-bestand, wordt Excel geopend, wordt de query uitgevoerd en worden de resultaten ingevoegd in een nieuw werkblad.

Als u een Excel-samenvatting of -rapport wilt delen dat is gebaseerd op externe gegevens, kunt u andere gebruikers een werkmap geven die een extern gegevensbereik bevat, of u kunt een sjabloon maken. Met een sjabloon kunt u de samenvatting of het rapport opslaan zonder de externe gegevens op te slaan, zodat het bestand kleiner wordt. De externe gegevens worden opgehaald wanneer een gebruiker de rapportsjabloon opent.

Werken met de gegevens in Excel

Nadat u een query hebt gemaakt in de wizard Query of in Microsoft Query, kunt u de gegevens naar een Excel-werkblad terugzetten. De gegevens worden dan een extern gegevensbereik of een draaitabelrapport dat u kunt opmaken en vernieuwen.

Opgehaalde gegevens opmaken In Excel kunt u hulpprogramma's, zoals grafieken of automatische subtotalen, gebruiken om de door Microsoft Query opgehaalde gegevens te presenteren en samen te vatten. U kunt de gegevens opmaken en uw opmaak blijft behouden wanneer u de externe gegevens vernieuwt. U kunt uw eigen kolomlabels gebruiken in plaats van de veldnamen en automatisch rijnummers toevoegen.

Nieuwe gegevens die u aan het einde van een bereik typt, kunnen automatisch worden opgemaakt op basis van de voorgaande rijen. In Excel kunnen formules die in de voorgaande rijen zijn herhaald, ook automatisch worden gekopieerd en naar extra rijen worden uitgebreid.

U kunt deze optie op elk gewenst moment in- of uitschakelen:

1. Klik op Bestandsopties>>Geavanceerd.
2. Schakel in de sectie Opties voor bewerken de optie Gegevensbereikindelingen en formules uitbreiden in. Schakel dit selectievakje uit als u de automatische opmaak van gegevensbereiken weer wilt uitschakelen.

Externe gegevens vernieuwen Wanneer u externe gegevens vernieuwt, voert u de query uit om nieuwe of gewijzigde gegevens op te halen die overeenkomen met uw specificaties. U kunt een query zowel in Microsoft Query als in Excel vernieuwen. Excel biedt verschillende opties voor het vernieuwen van query's, zoals het vernieuwen van de gegevens wanneer u de werkmap opent of het automatisch vernieuwen ervan met regelmatige tussenpozen. U kunt in Excel blijven werken terwijl gegevens worden vernieuwd en u kunt ook de status controleren terwijl de gegevens worden vernieuwd. Zie Een externe gegevensverbinding vernieuwen in Excel voor meer informatie.

Naar boven