Gebruik deze controlelijst om ervoor te zorgen dat uw vergaderingen productief, efficiënt en inclusief zijn. Deze controlelijst kan worden toegepast op alle soorten vergaderingen: persoonlijk, volledig extern of hybride.
Voor de vergadering
-
Krijg duidelijk over het doel en het gewenste resultaat van de vergadering. Zorg ervoor dat een vergadering nodig is
-
De vereiste en optionele deelnemers bepalen
-
Neem de agenda van de vergadering en eventueel vereist vooraf gelezen materiaal op in de uitnodiging voor de vergadering
-
Laat deelnemers weten hoe u wilt dat ze deelnemen aan de vergadering
-
Houd rekening met tijdzones, werkuren en feestdagen
-
Neem de agenda van de vergadering en eventueel vereist vooraf gelezen materiaal op in de uitnodiging voor de vergadering
-
De lengte en gebeurtenis van de vergadering bepalen
-
Een moderator zoeken (indien nodig) en vergadermateriaal vooraf delen
-
Overweeg het gebruik van hulpprogramma's zoals Whiteboard en OneNote om ideeën te delen
Tijdens de vergadering
-
Stel uzelf voor met de camera ingeschakeld, indien van toepassing
-
Herhaal uw verwachtingen en doelstellingen
-
De afspraakregels delen
-
Neem de vergadering op of schakel indien nodig liveondertiteling in
-
Uw scherm delen en video inschakelen om een boeiende ervaring te creëren
-
De vergaderingschat bewaken
-
Taken toewijzen en een overzicht van de vergadering opgeven
Na de vergadering
-
Vergadernotities en volgende stappen documenteer op een gedeelde locatie
-
Opvolgingsitems in de chat van de vergadering adresse
-
Vraag om feedback over de effectiviteit van de vergadering, indien van toepassing
