SharePoint stelt organisaties in staat oplossingen te vinden voor veelvoorkomende zakelijke problemen met kant-en-klaar webonderdelen en -toepassingen. Uw unieke bedrijfsscenario's bepalen het type site- en webonderdelen dat wordt gebruikt.
Bekijk het onderstaande voorbeeldverhaal voor meer informatie over het proces voor het maken van een site. Gebruik de verhalen om te zien hoe verschillende typen rollen en afdelingen binnen een organisatie kunnen samenwerken om te voldoen aan de behoeften van hun gebruikers en zakelijke doelstellingen. Inzicht in de fasen voor het maken van een site - plannen, bouwen en beheren - en de typen taken in elke fase. Ga vervolgens aan de slag met het maken SharePoint site.
U kunt de sjabloon voor Project beheersite gebruiken en aanpassen om snel aan de slag te gaan.
Meer inspirerende bronnen:
-
Bekijk wat er mogelijk is met het SharePoint lookbook
-
Stapsgewijs instructies voor het maken van een site krijgen met begeleide instructies
-
Lees meer SharePoint verhalen over het maken van een site
Scenario: Een productteam moet een gedeelde en veilige ruimte maken om documenten op te slaan, statusupdates te delen en te communiceren
Megan is een projectmanager die verantwoordelijk is voor het leiden van een team dat in de komende 6 maanden werkt aan het uitbrengen van een nieuw product. Ze weet dat ze een plek nodig heeft om teamdocumenten op te slaan, samen te werken aan inhoud, updates over projectnieuws te delen en te communiceren met het team. Momenteel gebruikt het team van Megan e-mail als primaire communicatievorm en worden sommige projectdocumenten op een gedeelde plaats opgeslagen, maar kunnen ze niet veilig buiten kantoor of op een mobiel apparaat worden gebruikt.
Nieuwe teamsite:
Scenariodoelen:
-
Eén geïntegreerde plek voor projectnieuws, teamsamenwerking en projectcommunicatie
-
Efficiëntere communicatie mogelijk maken met behulp van realtime chat- en videovergaderingen
-
Teambronnen zoals een teamagenda, e-mailadres, OneNote en taakbeheerprogramma
-
Bestanden en mappen veilig opslaan op één locatie die op afstand toegankelijk is op elk apparaat
Stappen om de site te maken:
De site plannen - 1/2 dag
Megan begint met brainstormen met een andere projectmanager die in het verleden een soortgelijke site heeft gemaakt. Ze leert de beste manier om haar projectsite te starten door haar team om feedback te vragen over hoe ze liever communiceren, samenwerken en de typen functies die het meest waardevol zijn voor de nieuwe projectsite. Megan identificeert de belangrijkste prioriteiten van haar teams en begint documenten, afbeeldingen en andere inhoud te verzamelen.
Megan bepaalt dat een SharePoint teamsite het beste past bij de behoeften van haar team en project. Een SharePoint teamsite staat echter geen realtime chat toe, tenzij u de Microsoft Teams. Megan werkt samen met de SharePoint tenantbeheerder om ervoor te zorgen Microsoft Teams beschikbaar is. Ze leert dat haar organisatie al toestemming heeft om Microsoft Teams te gebruiken en dat ze er alleen voor hoeft te zorgen dat haar teamsite is verbonden met een Office 365 Groep.
Nu is Megan klaar om aan de slag te gaan met het bouwen van Office 365 verbonden projectruimte en teamsite.
De site bouwen - 1/2 dag
Megan bouwt een SharePoint teamsite, verbindt de site met een Office 365 groep en maakt een verbonden Microsoft-team. Door verbinding te maken met de groep, geeft ze haar team automatisch toegang tot gedeelde resources, zoals een groepsagenda, OneNote, Planner en e-mailadres.
-
Met behulp van het webonderdeel Plannerkan het team projectvoortgangsdetails bijhouden en delen
-
Het webonderdeel Nieuws helpt bij het communiceren van projectupdates en mijlpalen aan de organisatie
-
Het team heeft eenvoudig toegang tot elkaars beschikbaarheid via het webonderdeel Groepsagenda
-
Met het webonderdeel Snelle koppelingen wordenveelgebruikte interne koppelingen gemarkeerd voor eenvoudige toegang
-
Als u Microsoft-teams integreert, kunt u op nieuwe manieren communiceren en samenwerken met realtime chat,videovergaderingen, opties voor het opnemen van vergaderingen en het opslaan van gedeelde resources op de SharePoint teamsite
De site beheren - Doorlopend
-
Wekelijks plaatst Megan projectstatusupdates in de vorm van nieuwsberichten die kunnen worden gezocht, worden weergegeven in het webonderdeel Nieuws en automatisch worden gepost op het Teams kanaal
-
Megan bekijkt de teamsite halfjaarlijks om ervoor te zorgen dat projectdeadlines en nieuws up-to-date zijn
-
Wanneer het project wordt gelanceerd, wil Megan gedeelten van de inhoud en webonderdelen van de site aanpassen aan het nieuwe bedrijfsritme van het ondersteunen van het product
-
Maandelijks host Megan live Q-&A-sessies die worden gehost door Microsoft Streamen worden automatisch gesynchroniseerd met het tabblad Stream in het Teams kanaal
Resultaten:
-
Stelt teamleden in staat om verbonden te blijven met belangrijke updates en gesprekken uit te breiden via permanente chat- en videovergaderingen
-
Verhoogde teamproductiviteit door teamleden in staat te stellen samen te werken aan inhoud in Teams of SharePoint waar ze ook werken
-
Het aantal vergaderingen en e-mail vóór de start van de teamsite is verminderd door de informatiebekendheid te vergroten
-
Externe teamleden in staat stellen effectiever te werken
Meer inspiratie voor het maken van site's:
Sitesjablonen toepassen en SharePoint aanpassen
Begeleide walkthroughs: sites maken
Microsoft 365 productiviteitsbibliotheek
Training voor de moderne werkplek
