Uw SharePoint-communicatiesite plannen

Inzicht in uw publiek

U beschouwt elke communicatiesite als een mogelijkheid om een verhaal aan uw lezers te vertellen. Een fantastische communicatiesite begint met inzicht in de lezer. Denk na over de volgende vragen wanneer u uw site plant:

• Wie zijn uw gebruikers? Wat zoekt u?

• Wat wilt u weten? Wat zijn de belangrijkste taken die ze moeten uitvoeren op basis van de services die u levert? (Zie de belangrijkste taken, niet alleen de items die u wilt zien. Denk na over de belangrijkste vragen of telefonische oproepen die u krijgt: in de vragen die u krijgt, krijgt u inzicht in wat u nodig hebt om eenvoudig te kunnen vinden wat uw lezers nodig hebben of niet op uw huidige intranet te vinden.)

• Wat is er aan de voorwaarden duidelijk? Let op: uw lezers weten niet voldoende te zijn voor uw inhoud, dus u dient te denken aan de ' taal ' en de voorwaarden die iets voor hen betekenen.

• Welke resultaten wilt u bereiken? Hoe weet u of uw site is gelukt?

• Hebt u een wereldwijd publiek? Moet de site in meer dan één taal worden weergegeven? Kijk zo ja om te zien hoe u sites, pagina's en nieuws voor meertalige communicatie maakt.

Tip: Uw communicatiesite is waardevol voor de bezoekers van uw site, wanneer deze de benodigde tijd voor het voltooien van taken verkortt en ze verbindt met de veel benodigde bronnen. Uw site is waardevol voor uw organisatie wanneer deze de klant ondersteunings tickets beperkt of taken automatiseerd zoals contracten verwerken of personen helpt te ontdekken en deel te nemen aan cursussen voor leiderschaps ontwikkeling. Als u uw site plant vanuit het perspectief van de sitebezoekers en de belangrijkste zakelijke problemen verhelpt, zorgt u ervoor dat uw communicatiesite zinvolle resultaten levert.

Wanneer u de primaire gebruikers doelstellingen hebt gedefinieerd, gaat u naar de lookbook voor enkele voorbeelden van hoe u de doelstellingen van gebruikers in uw site kunt weergeven.

Voorbeeld van realtime: bedrijfsresultaten definiëren

Het is handig om te denken over de belangrijkste typen bezoekers die uw site gaan raadplegen en het doel van de doelstellingen in de volgende indeling te document teren: als..., ik moet...

Bekijk het voorbeeld hieronder van een communicatiesite voor een talend & organisatie ontwikkelen (T&OD), waarbij het primaire bedrijf de leiderschapsvaardigheden voor de organisatie verbetert. Voor een succesvolle metriek hebben ze een proxy voor het verbeteren van de leiderschapsvaardigheden, waarmee het aantal mensen die deelnemen aan de training voor leiderschaps ontwikkeling te verhogen.

Voor hun gebruikers resultaat hebben ze het volgende gedefinieerd:

In dit voorbeeld is de organisatie die is gemigreerd van een klassieke SharePoint-site naar een nieuwe site van SharePoint gemigreerd, gericht op de adressering van deze doelstellingen In plaats van de cursuslijst te maken als een statisch document zoals ze in het verleden hadden, heeft het team een Cursusoverzicht gemaakt met een beschrijving van elke cursus en een lijst met cursusagenda's voor het plannen van elke cursus. In de eerste 90 dagen van de lancering is er een 400% toename van deelname aan de opleidingen voor leiderschaps ontwikkeling over dezelfde periode van drie maanden in het vorige jaar.

De inhoud van een site plannen

Uw communicatiesite vertelt een verhaal op een verhaal voor uw lezers. Uw verhaal wordt primair op de pagina aangegeven, maar mogelijk hebt u ook andere bronnen op uw site, waaronder lijsten en documentbibliotheken.

Aandachtspunten bij het plannen van de inhoud van uw site:

• De tijd minimaliseren (niet klikken) het duurt tot de inhoud die u nodig hebt , wordt weergeven

• Maak uw Communicatiesites met meer pagina's dan documenten, zodat u deze eenvoudig kunt gebruiken

• Maak de laatste startpagina, ook als u deze pagina eerst plant. Op deze manier kunt u, wanneer u navigatie-elementen op uw startpagina maakt, zoals de webonderdelen met een of meer handige koppelingen , automatisch de afbeelding van elke pagina intrekken om visuele consistentie te creëren wanneer de lezer op een koppeling klikt.

Pagina's

Uw site bestaat in het algemeen uit twee soorten pagina's:

Navigatie pagina's hebben informatiecategorieën voor de lezer. Navigatie pagina's bieden vaak informatie over hoog niveau, maar ze leggen meestal een overzicht van de manier waarop u informatiecategorieën presenteert voor de manier waarop u de reis punten op de site gaat raadplegen. Om die reden is het belangrijk dat de etiketten die u gebruikt om deze categorieën te presenteren, zeer belangrijk zijn en voorzichtig gepland. De startpagina van uw site is een speciaal type navigatiepagina en levert een ' voor deur ' voor uw site.

Voorbeeld van een navigatiepagina:

Doelpagina's bieden het einde van een pad in de reis-en presenteer informatie van de lezer om te lezen, te downloaden of af te drukken. Als u een doelpagina wilt gebruiken, kunt u ze het beste even lang en specifiek maken omdat mensen niet elk woord op een online pagina lezen: de scans en de bezoekers krijgen een betere ervaring met zoeken.

Voorbeeld van een doelpagina:

Denk na over de belangrijkste secties of categorieën met gegevens voor uw site en hoe u een combinatie van navigatie-en doelpagina's gebruikt om de viewer te leren kennen en de benodigde informatie te vinden.

Voor elke pagina, waaronder de startpagina, moet u ervoor zorgen dat de viewer de volgende informatie biedt:

• Waar zit ik?

• Wat kan ik doen?

• Wat is de volgende stap?

Lijsten en bibliotheken

Gebruik lijsten op uw site om inhoud dynamisch weer te geven in een tabel achtige indeling. Lijsten kunnen worden gebruikt om inhoud weer te geven of te verzamelen van de bezoekers van uw site.

Voorbeeld van een webonderdeel lijst:

Tip: Hoewel de bezoekers van uw site de inhoud van uw communicatiesite niet standaard kunnen bewerken, hebt u de mogelijkheid om machtigingen op een van de lijsten op uw site te beheren , zodat de bezoekers alleen een bijdrage kunnen leveren aan een specifieke lijst en niet de hele site. U kunt het webonderdeel lijst gebruiken om lijst informatie op uw pagina's weer te geven.

Documentbibliotheken gebruiken om inhoud, zoals documenten en bestanden, op te slaan en weer te geven. Uw communicatiesite heeft één standaard document bibliotheek , maar u kunt meer bibliotheken toevoegen voor verschillende typen documenten. U kunt het webonderdeel documentbibliotheek gebruiken om de inhoud van documentbibliotheken weer te geven. U kunt ook webonderdelen, zoals het webonderdeel Snelle koppelingen of hyperlinks in het webonderdeel tekst , gebruiken om koppelingen naar afzonderlijke documenten te tonen. Met de koppelingen voor afzonderlijke documenten kunt u makkelijker context toevoegen voor uw lezers en kan het handiger zijn om een hele bibliotheek te zien. Als u de inhoud van een documentbibliotheek wilt weergeven, kunt u het beste aangepaste weergaven maken om de inhoud te filteren die het meest relevant is op elke pagina en die weergave in het webonderdeel Documentbibliotheekte gebruiken. Meer informatie over het maken van aangepaste weergaven in een documentbibliotheek.

Tip: Probeer niet meer dan één of twee niveaus met mappen in uw bibliotheken te gebruiken. In plaats daarvan kunt u een nieuwe bibliotheek maken om uw bestandsstructuren te flatter en de inhoud beter te ontdekken. U kunt kolommen gebruiken om de inhoud in uw bibliotheken te ordenen. Gebruik sitekolommen in plaats van lijstkolommen, omdat sitekolommen in alle bibliotheek-of lijstkolommen kunnen worden gebruikt in slechts één lijst of een andere bibliotheek. Meer informatie over het gebruik van kolommen voor het indelen van lijsten en bibliotheken.

Bepalen hoe u pagina's wilt indelen

Wanneer u de inhoud voor uw site plant, moet u nadenken hoe u uw pagina's kunt groeperen en organiseren:

• Wilt u alle nieuwsartikelen over een bepaald onderwerp of van een bepaald type (bijvoorbeeld mensen Spotlight) kunnen samenvouwen? Zo ja, dan kunt u kolommen toevoegen aan pagina's die u kunt gebruiken om uw pagina's te groeperen en te organiseren, net als voor uw bestanden in een documentbibliotheek.

• Worden er meerdere pagina's over een bepaald onderwerp weergegeven dat u eenvoudig verbinding wilt kunnen maken? U kunt de pagina-eigenschappen gebruiken (hoe we ook naar kolommen in de bibliotheek site pagina's verwijzen).

• U kunt de pagina-eigenschappen maken als sitekolommen, niet kolommen weergeven. Op die manier kunt u dezelfde eigenschap delen voor zowel documenten als pagina's.

Meer informatie over het maken en bewerken van pagina-eigenschappen. Meer informatie over het gebruik van eigenschappen voor pagina's in het webonderdeel gemarkeerde inhoud (samenvouwen). Als u een pagina-eigenschap wilt gebruiken in het webonderdeel gemarkeerde inhoud, selecteert u de paginabibliotheek op deze site als de bron.

Inzicht in de richtlijnen voor beheer van uw organisatie en toegankelijkheid

In de moderne SharePoint-ervaring kunt u eenvoudig het uiterlijk wijzigen voor uw bedrijf of organisatie merk, maar uw organisatie heeft mogelijk standaarden ingesteld voor de uitlijning van uw site. Als deze richtlijnen geen deel uitmaken van het siteontwerp dat is gebruikt voor het maken van uw site, moet u weten wat ze zijn, zodat de site is uitgelijnd met de ontwerp patronen van uw organisatie. Zorg er ook voor dat u de toegankelijkheidsstandaarden van uw organisatie begrijpt. Bekijk deze informatiebronnen voor het maken van toegankelijke sites in SharePoint Online.

Als u inhoud verzamelt, met name afbeeldingen, gaat u naar afbeelding van hoge beeldkwaliteit en video-activa. Als u het gebruik van het merk-compatibele afbeeldingen wilt gebruiken in uw beheer abonnement, moet u ervoor zorgen dat u afbeeldingen uit de bibliotheek activa van de organisatie kiest (gevonden op de link uw organisatie in de afbeeldings kiezer). Zorg ervoor dat u geen copyright regels opsplitst wanneer u afbeeldingen aan uw SharePoint-pagina's toevoegt. Profiteer van de royalty-gratis voorraad afbeeldingen van Microsoft, die beschikbaar zijn in de afbeeldings kiezer.

Voorkom dat u de pagina met te veel informatie overlaadt

• Als u een nieuws-of inhoudspagina alleen voor een bepaalde groep personen wilt gebruiken, kunt u de inhoud van die groep bestemmen met behulp van doel groepen. Met bedoelings doelgroepen kunt u bepaalde inhoud op de startpagina van SharePoint, de mobiele app en de webonderdelen Nieuws en gemarkeerde inhoud inschakelen wanneer de optie doelgroepen is ingeschakeld.

• Gebruikers proberen een taak uit te voeren.Te veel inhoud gaat te lang en kost te veel tijd om informatie te vinden.

• Oefent progressieve informatie.Zorg er eerst voor dat uw gebruikers de aandacht richten op inhoud met een hoge prioriteit en zorg er alleen voor dat de secundaire inhoud wordt weergegeven als een viewer meer informatie

• Groeps gedetailleerde informatie in natuurlijke categorieën U kunt snel snel de categorieën scannen en vervolgens klikken voor meer informatie over een bepaalde categorie.

• Verbreek de inhoud in secties. Secties helpen de leesbaarheid te verbeteren in grote en kleine schermen.

• Ingebouwde kopstijlen gebruiken om tekst secties visueel te scheiden. Kopstijlen ondersteunen fixeer Tags voor lange pagina's en de persoon laat personen die een schermlezer gebruiken om van sectie naar sectie te gaan zonder dat het hele scherm hoeft te worden gelezen.

Pagina's ' maken scannen ' maken

• Eén idee per alinea met tekst. De eerste zin dient de samenvatting of conclusie te bezorgen.

• Lijsten met opsommingstekens gebruiken. 

• Minder meer.Gebruik zo min mogelijk woorden.

• Woorden niet onderstrepen.Met onderstreping op webpagina's worden de hyperlinks van het signaal weergegeven als u een onderstreepte tekst hebt die geen hyperlink is.

• Publiceer nooit een lange URL. Gebruik in plaats hiervan woorden met hyperlinks.

• Afbeeldingen gebruiken om boeiende inhoud te maken. Webonderdelen gebruiken om afbeeldingen toe te voegen en ervoor te zorgen dat uw afbeeldingen betrekking hebben op het onderwerp en voldoen aan de stijl stijl van uw organisatie.

• Verbind nooit een hyperlink met het woord hier.Met meerdere klikken voor koppelingen op de pagina moet uw lezer stoppen, de tekst voor en na het woord lezen en vervolgens achterhalen waar het doel van de koppeling gaat. In plaats daarvan moeten hyperlinks altijd worden gekoppeld aan het doellabel, zoals hier:

  • Do not use: Klik hier voor het toepassingsformulier

  • Beter: Download het toepassingsformulier

  • Best: toepassingsformulier

Ervoor zorgen dat pagina's toegankelijk zijn

• Zorg ervoor dat afbeeldingen alternatieve tekst hebben.Wanneer een schermlezer een afbeelding tegenkomt, wordt er een tekstalternatief voor gelezen. Controleer de automatisch gegenereerde alternatieve tekst voor afbeeldingen die u uploadt en wijzig de beschrijving als deze niet overeenkomen met de afbeelding.

• In browsers wordt ALT-tekst weergegeven wanneer afbeeldingen niet worden geladen.Tekst alternatieven zijn ook belangrijk wanneer afbeeldingen niet worden geladen voor veelvoorkomende redenen zoals slechte netwerkverbindingen.

• Wees voorzichtig met afbeeldingen met animatie.Gebruikers met stoornis stoornissen, bewegingstweens of overname add kunnen het verplaatsen, knipperen of het automatisch animeren van afbeeldingen (waaronder Gif's) niet verdragen.

• Bekijk deze informatiebronnen voor het maken van toegankelijke sites in SharePoint Online.

Inhoud met hoge waarden boven aan de pagina plaatsen

Aangezien dit de voorste deur is voor uw site, is het vooral belangrijk dat u koppelingen naar de meest gebruikte inhoud voor uw lezers boven aan de pagina opneemt. U hebt aangegeven dat de inhoud die het meest voor de meest informatie nodig is. De introductiepagina (en de bovenste navigatiebalk) is de beste plaats om deze informatie bij de actie te zetten. Het webonderdeel Snelle koppelingen bevat verschillende opties voor het opmaken van koppelingen naar de meest gebruikte inhoud of onderwerpen, en u kunt ook het webonderdeel held gebruiken voor dit doel.

Contactgegevens van site-eigenaren weergeven voor sitebezoekers

Het kan handig zijn om de naam van de site-eigenaar toe te voegen aan uw startpagina. De beste plaats voor deze informatie bevindt zich onder aan de pagina. Het is belangrijk dat u dit niet altijd nodig hebt. Als alle Communicatiesites de site-eigenaar (of site contactpersoon) hebben onder aan de startpagina, herkennen bezoekers dit patroon en willen ze weten waar ze een contactpersoon voor de site moeten vinden. Gebruik het webonderdeel personen om de naam van de site-eigenaar toe te voegen.

Nieuws gebruiken om activiteiten, mijlpalen en inhoud te promoten

Gebruik Nieuws om inhoud, mijlpalen of activiteiten te promoten die zijn gerelateerd aan het onderwerp of de afdeling die door uw site wordt vertegenwoordigd. U kunt snel indrukwekkende berichten maken die afbeeldingen en rijke opmaak kunnen bevatten. Als u het maken van nieuwsartikelen eenvoudiger wilt maken, kunt u een paginasjabloon voor nieuwsberichtenmaken.

Nieuws wordt normaalgesproken weergegeven op basis van de eerste gepubliceerde datum van het artikel, met het meest recente artikel dat eerst wordt weergegeven. U kunt echter ook nieuwsartikelen in een specifieke volgorde vastmaken in het webonderdeel Nieuws.

Het webonderdeel Nieuws gebruiken

Het webonderdeel Nieuws bevat meerdere indelingen en verschillende ervaringen op basis van de grootte van de kolom waarin u het webonderdeel plaatst. Gebruik het webonderdeel Nieuws bovenaan de pagina en voer regelmatig updates uit. Een nieuwsbericht dat u maakt, wordt automatisch weergegeven in het webonderdeel Nieuws.

Stimuleer bezoekers om uw site te volgen. Dit bevordert de nieuwe nieuwsberichten op de startpagina van SharePoint en op het tabblad Nieuws van de mobiele app voor uw volgers.

Voorbeeld van een webonderdeel met ingevuld nieuws:

De meeste van de indelingen van het webonderdeel Nieuws gebruiken de miniatuurafbeelding voor de pagina. De miniatuurafbeelding wordt automatisch gemaakt op basis van de eerste afbeelding van hoge kwaliteit op de pagina. Dit kan de paginakoptekst van de pagina zijn of, als de pagina geen koptekstafbeelding heeft, wordt in SharePoint de eerste afbeelding gebruikt in de eerste kolom van de eerste sectie op uw pagina. Voor de beste resultaten gebruikt u een liggende afbeelding in de primaire afbeelding voor elk nieuwsartikel. Meer informatie over het wijzigen of selecteren van de miniatuurafbeelding voor een pagina.

Boeiende inhoud maken

Zet altijd de belangrijkste informatie in uw nieuwsartikel ' aan de bovenkant ', net als een nieuws verhaal in een krant.

 U kunt de volgende tips gebruiken voor de titels van nieuwspagina's om de aandacht van de lezer te trekken:

• Gebruik getallen. U kunt de koptekst beginnen met een nummer.

• Gebruik een zin (tenzij uw organisatie standaarden anders dicteren). Het eerste woord in de kop moet een hoofdletter zijn, zoals alle eigen zelfstandige naamwoorden. De meeste woorden worden in kleine letters weergegeven. Zet niet elk woord met een hoofdletter. In de meeste gevallen moet u het eerste woord beginnen na een dubbele punt. (In sommige gevallen, wanneer slechts één woord de dubbele punt volgt, wordt het woord niet met een hoofdletter omgezet. Gebruik uw beste arrest.)

• Gebruik bijvoeglijke naamwoorden. Bijvoorbeeld: moeiteloos, plezierig, vrij, ongelooflijke, essentieel, vreemd, fantastisch.

• Minimaliseer hype en expressies. Het gebruik van expressies of Idioms in de titel van uw nieuwsartikel heeft vaak geen betekenis voor niet-eigen Engelse luidsprekers.

• Gebruik unieke rationalo. Personen zoals "lijst" artikelen. Om iemands aandacht te trekken met een lijst post, gebruikt u woorden als: redenen, principes, feiten, lessen, ideeën, manieren, geheimen en trucs.

• Gebruik wat, waarom, hoe, of wanneer. Dit is met name nuttig wanneer u een artikel schrijft om te overhalen.

• Maak een vetgedrukte belofte. Promise voor de lezer een waardevol, zoals een nieuwe vaardigheid of een oplossing voor een niet-opgeloste mysterie. Dare de lezer om uw artikel te lezen en het vervolgens te bezorgen.

• Schrijf in de huidige tientallen. Gebruik tientallen voor direct eerdere informatie, tientallen voor eerdere inhoud en toekomstig tientallen voor toekomstige gebeurtenissen.

Machtigingen plannen

Communicatiesites bestaan meestal uit een klein aantal auteurs van inhoud en een veel groter aantal lezers. Machtigingen worden beheerd door SharePoint-groepen en zijn standaard drie machtigingsniveaus.

• Eigenaren : machtigingen voor volledig beheer. Het is een goede gewoonte om voor elke communicatiesite minimaal twee (2) eigenaren te gebruiken.

• Leden – machtigingen bewerken. U kunt zo veel leden als u wilt, maar het is een goed idee om het getal relatief klein te houden, zodat u het gewenste toezicht kunt geven. Elk lid kan inhoud bewerken die door een ander lid is gemaakt en waarvan de pagina's in concept stand worden weergegeven.

• Bezoekers : leesmachtigingen. Het is veel gemakkelijker om uw groep met bezoekers te beheren als u een bestaande, grote groep personen gebruikt, zoals iedereen behalve externe gebruikers. Als u een persoonlijke communicatiesite wilt maken, kunt u een bestaande Microsoft 365-groep toevoegen aan de groep bezoekers of een bestaande beveiligingsgroep met e-mail.

Inhouds schrijvers worden toegevoegd aan de groep leden. Het belangrijkste verschil tussen de machtigingen voor eigenaren en leden is de mogelijkheid om machtigingen voor de site toe te wijzen. Naast de hierboven genoemde machtigingen groepen heeft elke site ook een sitebeheerder (voorheen de beheerder van de siteverzameling genoemd). Als uw organisatie ondersteuning biedt voor het zelf maken van Communicatiesites, is de beheerder van de site de persoon die de site heeft gemaakt.