De sjabloon sharepoint-projectbeheersite gebruiken

Volg eerst de instructies voor het toevoegen van de sjabloon aan een nieuwe of bestaande site.

Verken vooraf ingevulde site-inhoud, webonderdelen en pagina's en bepaal welke site-aanpassingen nodig zijn om af te stemmen op het merk, de stem en de algemene bedrijfsdoelstelling van uw organisatie. 

Vooraf ingevulde sjablooninhoud voor sites, lijsten en nieuwsberichten:

• Startpagina: biedt een landingsplaats voor teams om eenvoudig inhoud te delen, samen te werken en updates voor het project te krijgen

• Agenda: geeft de Outlook-agenda van het team weer

• R-lijst met projecttracking: houd alle werkvoortgang bij met betrekking tot het komende project. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Lijst met problemen bijhouden : houd eventuele problemen bij die het project in de weg kunnen lopen. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Documentbibliotheek - Eenvoudige en veilige toegang tot projectbestanden

• Prullenbak: biedt toegang tot onlangs verwijderde projectinhoud 

• Statusrapportsjabloon - Gebruik deze kant-en-klare sjabloon om eenvoudig projectstatusrapporten naar uw team te publiceren. Pas deze sjabloon voor nieuwsberichten aan door de webonderdelen Tekst en afbeelding van de lijst te bewerken.

Zodra u de sjabloon projectbeheersite hebt toegevoegd, is het tijd om deze aan te passen en er uw eigen sjabloon van te maken. 

Controleer de projectstatus en lijsten voor het bijhouden van problemen: gebruik het webonderdeel Hero om teamleden op de hoogte te houden van de status van het project. Aftellen naar de start van het project : gebruik het webonderdeel Timer aftellen om teamleden te laten weten hoeveel tijd er nog is om de projectlancering voor te bereiden. Veelgebruikte resources markeren: gebruik het webonderdeel Documentbibliotheek om snel toegang te bieden tot teamresources en -bestanden.  Recente activiteit van teamsite controleren : gebruik het webonderdeel Siteactiviteit om onlangs bekeken inhoud van andere teamleden weer te geven. Een lijst met projectplanningen en deadlines weergeven: gebruik het webonderdeel Gebeurtenissen om een lijst met belangrijke teamdeadlines te maken. Teamnieuws en aankondigingen delen : gebruik het webonderdeel Nieuws om teamaankondigingen en mogelijkheden voor evenementen te publiceren. Een lijst met veelgebruikte hulpprogramma's opgeven : gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om de samenwerking eenvoudig te maken door een lijst met veelgebruikte hulpprogramma's voor het project samen te stellen.  Toegang bieden tot belangrijke contactpersonen: gebruik het webonderdeel Mensen om primaire contactpunten voor projectbeheer weer te geven.

Pas het uiterlijk, de navigatie van de site, de webonderdelen en de inhoud van uw site aan om aan de behoeften van uw kijkers en van de organisatie te voldoen. Wanneer u aanpassingen aanbrengt, moet u ervoor zorgen dat de site zich in de bewerkingsmodus bevindt door Rechtsboven op de site Bewerken te selecteren. Terwijl u werkt, kunt u Opslaan als concept of Wijzigingen opnieuw publiceren om wijzigingen zichtbaar te maken voor kijkers.

1. Gebruik het webonderdeel Hero om de projectstatus te markeren

1. Selecteer eerst het webonderdeel Hero en kies Bewerken .

2. Kies vervolgens de opties Laag en Tegel die het beste aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

Bekijk verschillende indelingen en meer informatie over het bewerken van hetwebonderdeel Hero.

2. Gebruik het webonderdeel Timer aftellen om teamleden te laten weten hoeveel tijd er nog is

1. Selecteer eerst het webonderdeel Afteltimer en kies Bewerken .

2. Voeg de datum en tijd van de gebeurtenis toe. 

3. Selecteer de notatie voor de timerweergave.

4. Voeg een aanroepactie toe door de overlaytekst te wijzigen en een koppeling toe te voegen naar meer informatie.

5. Pas de achtergrondafbeelding van het webonderdeel aan door Wijzigen te selecteren, een afbeeldingsbron te kiezen en Invoegen te selecteren.  

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Afteltimer.

3. Gebruik het webonderdeel Documentbibliotheek om snel toegang te bieden tot resources

1. Als u de weergave of mapbron voor het webonderdeel Documentbibliotheek wilt wijzigen, selecteert u Bewerken .

2. Als u documentbibliotheekmappen, labels en inhoud wilt bewerken, gaat u naar de bibliotheek in Site-inhoud. Breng uw wijzigingen aan en uw inhoud wordt bijgewerkt in het webonderdeel.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Documentbibliotheek.

4. Gebruik het webonderdeel Siteactiviteit om op de hoogte te blijven van teamactiviteiten

1. Selecteer eerst het webonderdeel Siteactiviteit en selecteer Webonderdeel bewerken .

2. Voer een getal in de werkset in onder Zoveel items tegelijk weergeven.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Siteactiviteit.

5. Gebruik het webonderdeel Gebeurtenissen om datums en deadlines bij te houden

1. Selecteer eerst het webonderdeel Gebeurtenissen en kies Bewerken .

2. Selecteer de bron.

3. Selecteer vervolgens het datumbereik dat op de site moet worden weergegeven. 

4. Selecteer vervolgens de indeling.

5. Selecteer het maximum aantal items dat in dit webonderdeel moet worden vermeld. 

Meer informatie over hetwebonderdeel Gebeurtenissen.

6. Gebruik het webonderdeel Nieuws om aankondigingen en mogelijkheden van het projectteam te benadrukken.

1. Selecteer eerst het webonderdeel Nieuws en kies Bewerken .

2. Selecteer vervolgens de nieuwsbron die de informatie bevat die u wilt weergeven.

3. Selecteer de indeling, weergaveopties en Filter waarmee de leden van het team van de organisatie het beste worden weergegeven.

4. Bepaal in de sectie Organiseren de volgorde waarin het nieuws moet worden weergegeven.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Nieuws.

7. Gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om een lijst met veelgebruikte hulpprogramma's voor het project samen te stellen.

1. Navigeer naar het webonderdeel Snelle koppelingen, selecteer de koppeling en vervolgens bewerken .

2. Bewerk indien nodig de koppeling, titel, pictogram en beschrijving.

3. Als u een koppeling wilt toevoegen, selecteert u + Koppelingen toevoegen.

Bekijk verschillende typen indelingen en bewerkingsopties voor het webonderdeel Snelle koppelingen.

8. Gebruik het webonderdeel Mensen om primaire contactpunten voor projecten weer te geven

1. Verwijder eerst de afbeelding van het webonderdeel Mensen.

2. Voeg vervolgens het webonderdeel Mensen toe door de lijn met een omcirkeld + te selecteren, zoals dit:

   

3. Selecteer bewerken in het webonderdeel Mensen.

4. Voer de naam in van een persoon of groep en selecteer opslaan.

Meer informatie over het webonderdeel Mensen.

Pas de volgende pagina's binnen de site aan: 

• R-lijst met projecttracking: houd alle werkvoortgang bij met betrekking tot het komende project. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Lijst met problemen bijhouden : houd eventuele problemen bij die het project in de weg kunnen lopen. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Statusrapportsjabloon - Open deze sjabloon in Instellingen en vervolgens Site-inhoud. Gebruik deze kant-en-klare sjabloon om eenvoudig projectstatusrapporten naar uw team te publiceren. Pas deze sjabloon voor nieuwsberichten aan door de webonderdelen Tekst en afbeelding van de lijst te bewerken.

Het uiterlijk en de sitenavigatie aanpassen

Voordat u uw site met anderen deelt, moet u de laatste hand leggen aan uw site door ervoor te zorgen dat gebruikers de site kunnen vinden, eenvoudig door koppelingen en pagina's kunnen navigeren en snel toegang hebben tot inhoud op de site.

• Bewerk documentbibliotheken door de mapnamen bij te werken en resources te uploaden.

• Sitenavigatie bewerken en aanpassen.

• Wijzig het uiterlijk van uw site door het thema, het logo, de koptekstindelingen en het uiterlijk van uw site aan te passen.

• Pagina's aan deze site of de sitenavigatie toevoegen of verwijderen om bestaande inhoud te kunnen gebruiken.

• Kies ervoor om deze site te koppelen aan een hubsite binnen uw organisatie of voeg deze site indien nodig toe aan een bestaande hubsitenavigatie .

Deel uw site met anderen nadat u uw site hebt aangepast, beoordeeld en het definitieve concept hebt gepubliceerd. 

1. Selecteer Instellingen en vervolgens Sitemachtigingen.

2. Selecteer vervolgens Personen uitnodigen en selecteer vervolgens Leden toevoegen aan groep en vervolgens Toevoegen om volledige toegang te verlenen tot teamsite-inhoud, gedeelde resources zoals de Outlook-teamagenda en bewerkingsrechten voor de site.

3. Selecteer vervolgens Personen uitnodigen en vervolgens Alleen site delen en vervolgens Opslaan om de site te delen, maar niet gedeelde resources of bewerkingsrechten voor sites.

Meer informatie over het beheren van teamsite-instellingen, site-informatie en machtigingen.

Nadat u uw site hebt gemaakt en gestart, is de volgende belangrijke fase het onderhouden van site-inhoud. Zorg ervoor dat u een plan hebt om inhoud en webonderdelen up-to-date te houden. 

Aanbevolen procedures voor siteonderhoud:

• Siteonderhoud plannen : stel een planning op om de site-inhoud zo vaak als nodig te controleren om ervoor te zorgen dat de inhoud nog steeds nauwkeurig en relevant is.

• Regelmatig nieuws posten : distribueer de meest recente aankondigingen, informatie en status binnen de organisatie.  Meer informatie over het toevoegen van een nieuwsbericht op een teamsite of communicatiesite en laat anderen zien wie aankondigingen posten hoe ze SharePoint-nieuws kunnen gebruiken.

• Koppelingen en webonderdelen controleren: houd koppelingen en webonderdelen bijgewerkt om ervoor te zorgen dat u de volledige waarde van uw site gebruikt.

• Analyse gebruiken om de betrokkenheid te verbeteren : bekijk het sitegebruik met behulp van het ingebouwde rapport met gebruiksgegevensom informatie op te halen over populaire inhoud, sitebezoeken en meer.

• Controleer regelmatig uw site-instellingen : zodra u een site in SharePoint hebt gemaakt, kunt u wijzigingen aanbrengen in de instellingen, sitegegevens en machtigingen voor de site.