Ontwerpoverwegingen voor het bijwerken van gegevens

Een goed ontworpen database helpt niet alleen de integriteit van gegevens te waarborgen, maar is ook gemakkelijker te onderhouden en bij te werken. Een Access-database is niet hetzelfde als een Microsoft Word-document of een Microsoft PowerPoint-diapresentatie. In plaats daarvan is het een verzameling objecten (tabellen, formulieren, rapporten, query's, en meer) die goed moet samenwerken om goed te kunnen werken.

Gebruikers voeren gegevens voornamelijk in via besturingselementen. Wat u met een bepaald besturingselement doet, is afhankelijk van het gegevenstype dat voor het onderliggende tabelveld is ingesteld, de eigenschappen die voor dat veld zijn ingesteld en de eigenschappen die voor het besturingselement zijn ingesteld. Overweeg tot slot om aanvullende databasetechnieken te gebruiken, zoals validatie, standaardwaarden, lijsten en zoekactieken, en trapsgetalupdates. 

Zie Manieren om records toe te voegen, te bewerken en te verwijderen voor meer informatie over het bijwerken van gegevens vanuit een gebruikersweergave.

In dit artikel

De invloed van databaseontwerp op de gegevensinvoer

De gegevens die u in een database bij houdt,worden opgeslagen in tabellen die gegevens bevatten over een bepaald onderwerp, zoals activa of contactpersonen. Elke record in een tabel bevat informatie over één item, zoals een bepaalde contactpersoon. Een record bestaat uit velden,zoals naam, adres en telefoonnummer. Een record wordt ook wel een rij genoemd en een veld wordt ook wel een kolom genoemd. Deze objecten moeten voldoen aan een aantal ontwerpprincipes, anders werkt de database niet of niet goed. Deze ontwerpprincipes zijn op hun beurt van invloed op de manier waarop u gegevens moet invoeren. Houdt u rekening met u het volgende:

  • Tabellen    Access slaat alle gegevens op in een of meer tabellen. Het aantal tabellen dat u gebruikt, is afhankelijk van het ontwerp en de complexiteit van de database. Hoewel u gegevens in een formulier, rapport of in de resultaten van een query kunt weergeven, worden de gegevens in Access alleen opgeslagen in tabellen en de andere objecten in de database zijn gebaseerd op deze tabellen. Elke tabel moet op één onderwerp zijn gebaseerd. Een tabel met zakelijke contactgegevens mag bijvoorbeeld geen verkoopgegevens bevatten. Als dit het gebeurt, kan het zoeken en bewerken van de juiste informatie lastig, zo niet onmogelijk worden.

  • Gegevenstypen    Normaal gesproken accepteert elk veld in een tabel slechts één gegevenstype. U kunt bijvoorbeeld geen notities opslaan in een veld dat is ingesteld om getallen te accepteren. Als u tekst in een dergelijk veld probeert in te voeren, wordt er een foutbericht weergegeven. Dit is echter geen harde en snelle regel. U kunt bijvoorbeeld getallen (zoals postcodes) opslaan in een veld dat is ingesteld op het gegevenstype Korte tekst, maar u kunt geen berekeningen op die gegevens uitvoeren omdat deze in Access als tekst worden gezien.

    Op sommige uitzonderingen mogen de velden in een record slechts één waarde accepteren. U kunt bijvoorbeeld niet meer dan één adres in een adresveld invoeren. Dit is in tegenstelling tot Microsoft Excel, waarmee u een onbeperkt aantal namen, adressen of afbeeldingen in een enkele cel kunt invoeren, tenzij u in die cel bepaalde typen gegevens accepteert. 

  • Velden met meerdere waarden    Access bevat een functie, het veld met meerdere waarden, waarmee u meerdere gegevens aan één record kunt koppelen en lijsten kunt maken die meerdere waarden accepteren. U kunt een lijst met meerderewaarden altijd herkennen omdat er naast elk lijstitem een selectievakje wordt weergegeven. U kunt bijvoorbeeld een Microsoft PowerPoint-diapresentatie en een hoeveelheid afbeeldingen toevoegen aan een record in uw database. U kunt ook een lijst met namen maken en zo veel van die namen selecteren als nodig is. Het gebruik van velden met meerdere waarde lijkt de regels van databaseontwerp te breken omdat u meer dan één record per tabelveld kunt opslaan. Maar Access dwingt de regels 'achter de schermen' af door de gegevens op te slaan in speciale, verborgen tabellen.

  • Formulieren gebruiken    Meestal maakt u formulieren wanneer u een database eenvoudiger wilt kunnen gebruiken en om ervoor te zorgen dat gebruikers gegevens nauwkeurig invoeren. Hoe u een formulier gebruikt om gegevens te bewerken, is afhankelijk van het ontwerp van het formulier. Formulieren kunnen een groot aantal besturingselementen bevatten, zoals lijsten, tekstvakken, knoppen en zelfs gegevensbladen. Elk van de besturingselementen van het formulier leest daarentegen gegevens van, of haalt gegevens op uit een onderliggende tabelveld.

Zie de basisprincipes van databaseontwerp en het maken van een tabel en het toevoegen van velden voor meer informatie.

Naar boven

Een standaardwaarde instellen voor een veld of besturingselement

Als een groot aantal records dezelfde waarde voor een bepaald veld deelt, zoals een plaats of land/regio, kunt u tijd besparen door een standaardwaarde in te stellen voor het besturingselement dat is gebonden aan dat veld of het veld zelf. Wanneer u het formulier of de tabel opent om een nieuwe record te maken, wordt de standaardwaarde weergegeven in dat besturingselement of veld.

In een tabel

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Selecteer het veld boven aan de weergave.

  3. Selecteer onder aan de weergave het tabblad Algemeen.

  4. Stel de eigenschap Standaardwaarde in op de wante waarde.

In een formulier

  1. Open het formulier in de indelings- of ontwerpweergave.

  2. Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement dat u wilt bewerken en klik vervolgens op Eigenschappen.

  3. Stel op het tabblad Gegevens de eigenschap Standaardwaarde in op de wante waarde.

Naar boven

Validatieregels gebruiken om gegevens te beperken

U kunt gegevens in Access-bureaubladdatabases valideren terwijl u deze op deze voert met behulp van validatieregels. Validatieregels kunnen worden ingesteld in de weergave tabelontwerp of tabelgegevensblad. Er zijn drie typen validatieregels in Access:

  • Veldvalidatieregel    U kunt een veldvalidatieregel gebruiken om een criterium op te geven dat aan alle geldige veldwaarden moet voldoen. U hoeft het huidige veld niet op te geven als onderdeel van de regel, tenzij u het veld in een functie gebruikt. Beperkingen voor tekens invoeren in een veld gaat mogelijk gemakkelijker met een Invoermasker. Een datumveld kan bijvoorbeeld een validatieregel hebben die waarden in het verleden niet toestaat.

  • Recordvalidatieregel     U kunt een recordvalidatieregel gebruiken om een voorwaarde op te geven waar alle geldige records aan moeten voldoen. Met een recordvalidatieregel kunt u waarden van verschillende velden vergelijken. Voor een record met twee datumvelden kan bijvoorbeeld worden vereist dat waarden van het ene veld altijd voorafgaan aan de waarden van het andere veld (bijvoorbeeld Begindatum ligt vóór einddatum).

  • Validatie in een formulier    U kunt de eigenschap Validatieregel van een besturingselement in een formulier gebruiken om een criterium op te geven waaraan alle waarden moeten voldoen die voor dat besturingselement worden ingevoerd. De eigenschap Validatieregel voor een besturingselement werkt op ongeveer dezelfde manier als een veldvalidatieregel. Meestal gebruikt u een formuliervalidatieregel in plaats van een veldvalidatieregel als de regel alleen specifiek is voor dat formulier en niet voor de tabel, ongeacht waar deze is gebruikt.

Zie Gegevensinvoer beperken met behulp van validatieregels voor meer informatie.

Naar boven

Werken met lijsten met waarden en opzoekvelden

Er zijn twee soorten lijstgegevens in Access:

  • Lijsten met waarden    Deze bevatten een reeks voorgecodeerd waarden die u handmatig moet invoeren. De waarden bevinden zich in de eigenschap Rijbron van het veld.

  • Opzoekvelden    Deze maken gebruik van een query om waarden uit een andere tabel op te halen. De eigenschap Rijbron van het veld bevat een query in plaats van een voorgecodeerd lijst met waarden. De query haalt waarden op uit een of meer tabellen in een database. In het opzoekveld worden deze waarden standaard weergegeven in de vorm van een lijst. Afhankelijk van de manier waarop u het opzoekveld inwerkt, kunt u een of meer items in die lijst selecteren.

    Opmerking    Opzoekvelden kunnen verwarrend zijn voor nieuwe Access-gebruikers omdat er een lijst met items wordt weergegeven op één locatie (de lijst die in Access wordt gemaakt op de gegevens in het opzoekveld), maar de gegevens kunnen zich op een andere locatie bevinden (de tabel die de gegevens bevat).

In Access worden lijstgegevens standaard weergegeven in een keuzelijst met invoervak, hoewel u een keuzelijstbesturingselement kunt opgeven. Er wordt een keuzelijst met invoervak geopend om de lijst te presenteren en deze wordt gesloten wanneer u een keuze maakt. Een lijst met selectievakjes blijft daarentegen altijd geopend.

Als u lijsten wilt bewerken, kunt u ook de opdracht Lijstitems bewerken uitvoeren of u kunt de gegevens rechtstreeks bewerken in de eigenschap Rijbron van de brontabel. Wanneer u de gegevens in een opzoekveld bijwerkt, wordt de brontabel bijgewerkt.

Als de eigenschap Type rijbron van de keuzelijst of keuzelijst met invoervak is ingesteld op Lijst met waarden, kunt u de lijst met waarden bewerken terwijl het formulier is geopend in de formuleerweergave, zodat het niet voor elke wijziging in de lijst nodig is om over te schakelen naar de ontwerpweergave of de indelingsweergave, het eigenschappenvenster te openen en de eigenschap Rijbron van het besturingselement te bewerken. Om de lijst met waarden te bewerken, moet de eigenschap Bewerken lijst met waarden toestaan voor de keuzelijst of de keuzelijst met invoervak zijn ingesteld op Ja.

Zie Een lijst met keuzemogelijkheden maken met behulp van een keuzelijst of een keuzelijst met invoervak voor meer informatie.

Voorkomen dat de lijst met waarden wordt bewerkt in de formulierweergave

  1. Klik met de rechtermuisknop op het formulier in het navigatiedeelvenster en klik op Ontwerpweergave of Indelingsweergave.

  2. Klik op het besturingselement om het te selecteren en druk vervolgens op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven.

  3. Ga naar het tabblad Gegevens van het eigenschappenvenster en stel de eigenschap Bewerken lijst met waarden toestaan in op Nee.

  4. Klik op Bestand en klik vervolgens opOpslaan of druk op Ctrl+S om Bijschrift 4 .

Een ander formulier opgeven om de lijst met waarden te bewerken

Access bevat standaard een ingebouwd formulier voor het bewerken van de lijst met waarden. Als u een ander formulier hebt dat u voor dit doel wilt gebruiken, kunt u de naam van het formulier als volgt invoeren in de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het formulier in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Ontwerpweergave of Indelingsweergave in het snelmenu.

  2. Klik op het besturingselement om het te selecteren en druk vervolgens op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven.

  3. Klik op het tabblad Gegevens van het eigenschappenvenster op de vervolgkeuzepijl in het vak van de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems.

  4. Klik op het formulier dat u wilt gebruiken om de lijst met waarden te bewerken.

  5. Klik op Bestand en klik vervolgens op Opslaanof druk op Ctrl+S Bijschrift 4 .

Een opzoekveld in een formulier onderzoeken

  1. Open het formulier in de indelings- of ontwerpweergave.

  2. Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement keuzelijst of keuzelijst met invoervak en klik op Eigenschappen.

  3. Klik in het eigenschappenvenster op het tabblad Alle en zoek de eigenschappen Type rijbron en Rijbron. De eigenschap Type rijbron moet een lijst met waarden of een tabel/querybevatten en de eigenschap Rijbron moet een lijst met items bevatten, gescheiden door puntkomma's of een query. Voor meer ruimte klikt u met de rechtermuisknop op de eigenschap en selecteert u Zoomen of drukt u op Shift+F2.

    Lijsten met waarden gebruiken meestal deze basissyntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval bestaat de lijst uit een reeks items tussen dubbele aanhalingstekens en gescheiden door puntkomma's.

    Selectiequery's gebruiken deze basissyntaxis: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Hier is een belangrijk punt om te onthouden: SELECT-components hoeven niet de naam van een tabel of query te bevatten, hoewel dit wel wordt aanbevolen, en ze moeten de naam van ten minste één veld bevatten. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen. U kunt dus altijd de brontabel of bronquery voor een opzoekveld vinden door de FROM-component te lezen.

  4. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u een lijst met waarden gebruikt, bewerkt u de items in de lijst. Zorg ervoor dat elk item tussen dubbele aanhalingstekens staat en scheid de items door een puntkomma.

    • Als de query in de opzoeklijst naar een andere query verwijst, opent u die tweede query in de ontwerpweergave (klik met de rechtermuisknop op de query in het navigatiedeelvenster en klik op Ontwerpweergave). Noteer de naam van de tabel die wordt weergegeven in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's en ga vervolgens naar de volgende stap.

      Als de query in het opzoekveld anders naar een tabel verwijst, noteert u de naam van de tabel en gaat u naar de volgende stap.

  5. Open de tabel in de gegevensbladweergaveen bewerk de lijstitems naar behoefte.

Een opzoekveld in een tabel onderzoeken

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Klik in het bovenste gedeelte van het queryontwerpraster in de kolom Gegevenstype op een tekst-, getal- of Ja/nee-veld of plaats de focus op een ander veld.

  3. Klik in het onderste gedeelte van het tabelontwerpraster op het tabblad Opzoek en bekijk de eigenschappen Rijbrontype en Rijbron.

    De eigenschap Type rijbron moet lijst met waarden ofTabel/query lezen. De eigenschap Rijbron moet een lijst met waarden of een query bevatten.

    Lijsten met waarden gebruiken deze basissyntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval bestaat de lijst uit een reeks items tussen dubbele aanhalingstekens en gescheiden door puntkomma's.

    Bij selectiequery's wordt meestal de volgende basissyntaxis gebruikt: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Hier is een belangrijk punt om te onthouden: SELECT-components hoeven niet de naam van een tabel of query te bevatten, hoewel dit wel wordt aanbevolen, en ze moeten de naam van ten minste één veld bevatten. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen. U kunt dus altijd de brontabel of bronquery voor een opzoekveld vinden door de FROM-component te lezen.

  4. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u een lijst met waarden gebruikt, bewerkt u de items in de lijst. Zorg ervoor dat elk item tussen dubbele aanhalingstekens staat en scheid de items door een puntkomma.

    • Als de query in het opzoekveld naar een andere query verwijst, opent u die tweede query in het navigatiedeelvenster in de ontwerpweergave (klik met de rechtermuisknop op de query en klik op Ontwerpweergave). Noteer de naam van de tabel die wordt weergegeven in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's en ga vervolgens naar de volgende stap.

      Als de query in het opzoekveld anders naar een tabel verwijst, noteert u de naam van de tabel en gaat u naar de volgende stap.

  5. Open de tabel in de gegevensbladweergaveen bewerk de lijstitems naar behoefte.

Naar boven

De gegevens verwijderen uit een lijst met waarden of een opzoekveld

De items in een lijst met waarden bevinden zich in dezelfde tabel als de andere waarden in een record. De gegevens in een opzoekveld bevinden zich daarentegen in een of meer andere tabellen. Als u gegevens uit een lijst met waarden wilt verwijderen, opent u de tabel en bewerkt u de items.

Voor het verwijderen van gegevens uit een opzoeklijst zijn extra stappen vereist. Deze stappen variëren, afhankelijk van of de gegevens van de query voor de opzoeklijsten afkomstig zijn uit een tabel of een andere query. Als de query voor de opzoeklijst is gebaseerd op een tabel, identificeert u die tabel en het veld met de gegevens die in de lijst worden weergegeven. Vervolgens opent u de brontabel en bewerkt u de gegevens in dat veld. Als de query voor de opzoeklijst op een andere query is gebaseerd, moet u de tweede query openen, de brontabel en het veld zoeken waaruit de tweede query de gegevens haalt, en de waarden in die tabel wijzigen.

Gegevens verwijderen uit een lijst met waarden

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Selecteer in het bovenste gedeelte van het ontwerpraster het tabelveld dat de lijst met waarden bevat.

  3. Klik in het onderste gedeelte van het raster op het tabblad Opzoeken en zoek vervolgens de eigenschap Rijbron.

    De items in een lijst met waarden staan standaard tussen dubbele aanhalingstekens en zijn van elkaar gescheiden door puntkomma's: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Verwijder de zo nodig items uit de lijst. Denk eraan dat u ook de aanhalingstekens van elk verwijderd item verwijdert. Laat ook aan het begin van de regel geen puntkomma staan en laat geen dubbele puntkomma's (;;) achter, en als u het laatste item uit de lijst verwijdert, verwijder dan ook de laatste puntkomma.

    Belangrijk    Als u een item uit een lijst met waarden verwijdert terwijl records in de tabel het verwijderde item al gebruiken, blijft het verwijderde item deel uitmaken van de record totdat u het wijzigt. Stel dat uw bedrijf een magazijn heeft in stad A, maar het gebouw vervolgens verkoopt. Als u 'stad A' uit de lijst met magazijnen verwijdert, blijft 'stad A' in de tabel staan totdat u deze waarden wijzigt.

Gegevens verwijderen uit een opzoekveld

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Selecteer in het bovenste gedeelte van het ontwerpraster het opzoekveld.

  3. Klik in het onderste gedeelte van het ontwerpraster op het tabblad Opzoeken en zoek de eigenschappen Type rijbron en Rijbron.

    Als het goed is, wordt in de eigenschap Type rijbron het type Tabel/query weergegeven en bevat de eigenschap Rijbron een query die naar een tabel of een andere query verwijst. Query's voor opzoekvelden beginnen altijd met het woord SELECT.

    Meestal (maar niet altijd), gebruikt een selectiequery deze eenvoudige syntaxis: SELECT [naam_tabel_of_query]. [veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel en naar een veld in die tabel; de tweede component verwijst alleen naar de tabel. Een punt om te onthouden: de FROM-component bevat altijd de naam van de brontabel of -query. SELECT-componenten bevatten niet altijd de naam van een tabel of query, maar wel altijd de naam van ten minste één veld. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen.

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de query in het opzoekveld naar een andere query verwijst, klikt u op de knop Opbouwen (klik op het tabblad Gegevens van het eigenschappenvenster op Knop Opbouwfunctie volgende query) om de query in de ontwerpweergave te openen. Noteer de naam van de tabel die boven in de ontwerpweergave voor query's wordt weergegeven en ga verder met stap 5.

    • Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel, noteert u de naam van die tabel en gaat u verder met stap 5.

  5. Open de brontabel in de gegevensbladweergave.

  6. Zoek het veld dat de gegevens bevat die worden gebruikt in de opzoeklijst en bewerk vervolgens zo nodig de gegevens.

Naar boven

Hoe gegevenstypen van invloed zijn op de manier waarop u gegevens kunt invoeren

Wanneer u een databasetabel ontwerpt, selecteert u een gegevenstype voor elk veld in die tabel, een proces dat ervoor zorgt dat de gegevensinvoer nauwkeuriger is.

Gegevenstypen weergeven

Ga op een van de volgende manieren te werk:

Gegevensbladweergave gebruiken

  1. Open de tabel in de gegevensbladweergave.

  2. Bekijk op het tabblad Velden in de groep Opmaak de waarde in de lijst Gegevenstype. De waarde verandert wanneer u de cursor in de verschillende velden van de tabel plaatst:

    De lijst Gegevenstype

Ontwerpweergave gebruiken

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Bekijk het ontwerpraster. In het bovenste gedeelte van het raster ziet u de naam en het gegevenstype van elk tabelveld.

    Velden in de ontwerpweergave

Hoe gegevenstypen van invloed zijn op gegevensinvoer

Het gegevenstype dat u voor elk tabelveld in stelt, geeft het eerste niveau van controle over welk type gegevens in een veld is toegestaan. In sommige gevallen, zoals een veld Lange tekst, kunt u alle want-gegevens invoeren. In andere gevallen, zoals een AutoNummering-veld, kunt u met de instelling voor het gegevenstype voor het veld helemaal geen gegevens invoeren. In de volgende tabel worden de gegevenstypen vermeld Access beschikbaar zijn en wordt beschreven hoe deze van invloed zijn op de gegevensinvoer.

Zie gegevenstypen voor Access-bureaubladdatabases en de instelling voor het gegevenstype voor een veld wijzigen of wijzigen voor meer informatie.

Gegevenstype

Effect op gegevensinvoer

Korte tekst

Vanaf Access 2013 is de naam van het gegevenstype Tekst gewijzigd in Korte tekst.

Korte tekstvelden accepteren tekst of numerieke tekens, inclusief lijst met items met scheidingstekens. Een tekstveld accepteert een kleiner aantal tekens dan een veld Lange tekst, van 0 tot 255 tekens. In sommige gevallen kunt u conversiefuncties gebruiken om berekeningen uit te voeren op de gegevens in een veld met Korte tekst.

Lange tekst

Vanaf Access 2013 is de naam van het gegevenstype Memo gewijzigd in Lange tekst.

U kunt grote hoeveelheden tekst en numerieke gegevens invoeren in dit veldtype van maximaal 64.000 tekens. U stelt het veld ook in om tekst met opmaak te ondersteunen en kunt u de typen opmaak toepassen die u normaal gesproken in tekstverwerkingsprogramma's zoals Word vindt. U kunt bijvoorbeeld verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen op specifieke tekens in uw tekst en deze vet of vet maken, en meer. U kunt ook HTML-codes (Hypertext Markup Language) toevoegen aan de gegevens. Zie Invoegen of een tekstveld met tekst met de tekst van de tekstmet de tekst van de tekst met de tekst van een

Daarnaast hebben velden van het veld Lange tekst een eigenschap Met de naam Alleen toevoegen. Wanneer u deze eigenschap inschakelen, kunt u nieuwe gegevens toevoegen aan een veld lange tekst, maar u kunt bestaande gegevens niet wijzigen. De functie is bedoeld voor gebruik in toepassingen zoals databases voor het bijhouden van problemen, waarbij u mogelijk een permanente record moet bewaren die ongewijzigd blijft. Wanneer u de cursor in een veld Lange tekst plaatst waarin de eigenschap Alleen toevoegen is ingeschakeld, verdwijnt standaard de tekst in het veld. U kunt geen opmaak of andere wijzigingen op de tekst toepassen.

Net als bij velden van Korte tekst kunt u conversiefuncties ook uitvoeren op de gegevens in een veld met Lange tekst.

Getal

U kunt alleen getallen in dit type veld invoeren en u kunt berekeningen uitvoeren op de waarden in een getalveld.

Groot getal

Gegevenstypen voor groot getal zijn alleen beschikbaar in de Microsoft 365 abonnementsversie van Access.

U kunt alleen getallen in dit type veld invoeren en u kunt berekeningen uitvoeren op de waarden in een veld van het type Groot getal.

Zie voor meer informatie het gegevenstype Groot Getal gebruiken.

Datum en tijd

In dit type veld kunt u alleen datums en tijden invoeren. 

U kunt een invoermasker instellen voor het veld (een reeks letterlijke tekens en tijdelijke aanduidingen die worden weergegeven wanneer u het veld selecteert), u moet gegevens invoeren in de spaties en de opmaak van het masker. Als u bijvoorbeeld een masker zoals een MMM_DD_YYYY, moet u 11 okt 2017 typen in de opgegeven spaties. U kunt geen volledige maandnaam of jaarwaarde van twee cijfers invoeren. Zie Gegevensinvoerindelingen met invoermaskers bepalen voor meer informatie.

Als u geen invoermasker maakt, kunt u de waarde invoeren met een geldige datum- of tijdnotatie. U kunt bijvoorbeeld 11 okt. 2017, 11-10-2017, 11 oktober 2017, en dergelijke typen.

U kunt ook een weergave-indeling toepassen op het veld. Als er in dat geval geen invoermasker aanwezig is, kunt u een waarde in vrijwel elke notatie invoeren, maar de datums worden weergegeven in overeenstemming met de weergave-indeling. U kunt bijvoorbeeld 11-10-2017 invoeren, maar de weergave-indeling kan zo zijn ingesteld dat de waarde wordt weergegeven als 11-okt-2017.

Zie De datum van vandaag invoegen voor meer informatie.

Valuta

U kunt alleen valutawaarden invoeren in dit type veld. U hoeft ook geen valutasymbool handmatig in te voeren. In Access wordt standaard het valutasymbool (¥, £, $ en meer) toegepast dat is opgegeven in de regionale instellingen van Windows. U kunt dit valutasymbool zo nodig wijzigen zodat het een andere valuta weerspiegelt.

AutoNummering

U kunt de gegevens in dit type veld op geen enkel moment invoeren of wijzigen. De waarden in een AutoNummering-veld worden verhoogd wanneer u een nieuwe record aan een tabel toevoegt.

Berekend

U kunt de gegevens in dit type veld op geen enkel moment invoeren of wijzigen. De resultaten van dit veld worden bepaald door een expressie die u definieert. De waarden in een berekend veld worden bijgewerkt wanneer u een nieuwe record aan een tabel toevoegt of bewerkt.

Ja/Nee

Wanneer u klikt op een veld dat is ingesteld voor dit gegevenstype, wordt een selectievakje of een vervolgkeuzelijst weergegeven, afhankelijk van de indeling van het veld. Als u het veld opmaken om een lijst weer te geven, kunt u in de lijst Ja of Nee,Waar of Onwaar of Aan of Uit selecteren, afhankelijk van de opmaak die op het veld is toegepast. U kunt geen waarden in de lijst invoeren of de waarden in de lijst rechtstreeks vanuit een formulier of tabel wijzigen.

OLE-object

U gebruikt dit type veld als u gegevens wilt weergeven uit een bestand dat met een ander programma is gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een tekstbestand, Excel-grafiek of PowerPoint-diapresentatie weergeven in een OLE-objectveld.

Met bijlagen kunt u sneller, eenvoudiger en flexibeler gegevens uit andere programma's weergeven.

Hyperlink

U kunt alle gegevens in dit type veld invoeren en deze in een webadres laten terugloopen. Als u bijvoorbeeld een waarde in het veld typt, wordt de tekst door Access omgeven door http://www.your_text.com. Als u een geldig webadres op geeft, werkt de koppeling. Anders krijgt de koppeling een foutbericht.

Het bewerken van bestaande hyperlinks kan ook lastig zijn omdat u met de muis op een hyperlinkveld klikt en u naar de site gaat die in de koppeling is opgegeven. Als u een hyperlinkveld wilt bewerken, selecteert u een aangrenzend veld, gebruikt u tabtoetsen of pijltoetsen om de focus naar het hyperlinkveld te verplaatsen en drukt u vervolgens op F2 om bewerken in teschakelen.

Bijlage

U kunt gegevens uit andere programma's aan dit veldtype koppelen, maar u kunt geen tekst of numerieke gegevens typen of op een andere manier invoeren.

Zie Bestanden en afbeeldingen toevoegen aan de records in de database voor meer informatie.

Wizard Opzoeken

De wizard Opzoeken is geen gegevenstype. In plaats daarvan gebruikt u de wizard om twee soorten vervolgkeuzelijsten te maken: lijsten met waarden en opzoekvelden. Voor een lijst met waarden wordt een lijst met items met scheidingstekens gebruikt die u handmatig opzoekt wanneer u de wizard Opzoeken gebruikt. Deze waarden kunnen onafhankelijk zijn van andere gegevens of objecten in uw database.

In een opzoekveld wordt echter een query gebruikt om gegevens op te halen uit een of meer andere tabellen in een database. In het opzoekveld worden vervolgens de gegevens in een vervolgkeuzelijst weergegeven. In de wizard Opzoeken wordt het tabelveld standaard ingesteld op het gegevenstype Getal.

U kunt opzoekvelden rechtstreeks in tabellen en ook in formulieren en rapporten gebruiken. Standaard worden de waarden in een opzoekveld weergegeven in een type lijstbesturingselement, een keuzelijst met invoervak, een lijst met een vervolgkeuzepijl:

Een lege opzoeklijst

U kunt ook een lijst gebruiken waarin meerdere items met een schuifbalk worden weergegeven om meer items te zien:

Een basisbesturingselement voor een keuzelijst op een formulier

Afhankelijk van de manier waarop u het opzoekveld en de keuzelijst met invoervak invoegt, kunt u de items in de lijst bewerken en items aan de lijst toevoegen door de eigenschap Beperken tot lijst van het opzoekveld uit te schakelen.

Als u de waarden in een lijst niet rechtstreeks kunt bewerken, moet u de gegevens in uw vooraf gedefinieerde lijst met waarden toevoegen of wijzigen, of in de tabel die als bron voor het opzoekveld fungeert.

Wanneer u een opzoekveld maakt, kunt u desgewenst instellen dat er meerdere waarden worden ondersteund. Wanneer u dit doet, wordt in de resulterende lijst een selectievakje weergegeven naast elk lijstitem en kunt u zo veel items in- of verwijderen als u nodig hebt. In deze afbeelding ziet u een typische lijst met meerdere waardes:

Een lijst met selectievakjes.

Zie Een veld met meerderewaarden maken of verwijderen voor informatie over het maken van opzoekvelden met meerderewaarden en het gebruik van de resulterende lijsten.

Naar boven

Invloed van tabelveldeigenschappen op de manier waarop u gegevens wilt invoeren

Naast de ontwerpprincipes die de structuur van een database bepalen en de gegevenstypen die bepalen wat u in een bepaald veld kunt invoeren, kunnen verschillende veldeigenschappen ook van invloed zijn op de manier waarop u gegevens in een Access-database in voert.

Eigenschappen voor een tabelveld weergeven

Access biedt twee manieren om de eigenschappen voor een tabelveld weer te geven.

In de gegevensbladweergave

  1. Open de tabel in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op het tabblad Velden en gebruik de besturingselementen in de groep Opmaak om de eigenschappen voor elk tabelveld te bekijken.

In de ontwerpweergave

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Klik in het onderste deel van het raster op het tabblad Algemeen als dit nog niet is geselecteerd.

  3. Als u de eigenschappen van een opzoekveld wilt bekijken, klikt u op het tabblad Opzoek.

Invloed van eigenschappen op gegevensinvoer

In de volgende tabel worden de eigenschappen vermeld die het grootste effect hebben op gegevensinvoer en wordt uitgelegd hoe deze van invloed zijn op de gegevensinvoer.

Eigenschap

Locatie in tabelontwerpraster

Mogelijke waarden

Gedrag wanneer u gegevens probeert in te voeren

Veldlengte

Het tabblad Algemeen

0-255

De tekenlimiet geldt alleen voor velden die zijn ingesteld op het gegevenstype Tekst. Als u meer dan het opgegeven aantal tekens probeert in te voeren, worden deze niet in het veld afgesneden.

Vereist

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als deze eigenschap is ingeschakeld, wordt u verplicht een waarde in een veld in te voeren en kunt u in Access geen nieuwe gegevens opslaan totdat u een verplicht veld hebt voltooid. Als deze is uitgeschakeld, worden er null-waarden geaccepteerd in het veld, wat betekent dat het veld leeg kan blijven.

Een null-waarde is niet hetzelfde als een nulwaarde. Nul is een cijfer en 'null' is een ontbrekende, niet-gedefinieerde of onbekende waarde.

Tekenreeksen met lengte nul toestaan

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als deze is ingeschakeld, kunt u tekenreeksen met de lengte nul invoeren, tekenreeksen die geen tekens bevatten. Als u een tekenreeks met lengte nul wilt maken, typt u een paar dubbele aanhalingstekens in het veld ("").

Geïndexeerd

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Wanneer u een tabelveld indexeert, voorkomt Access dat u dubbele waarden toevoegt. U kunt ook een index maken van meer dan één veld. Als u dit doet, kunt u de waarden in één veld dupliceren, maar niet in beide velden.

Invoermasker

Het tabblad Algemeen

Vooraf gedefinieerde of aangepaste sets letterlijke tekens en tijdelijke aanduidingen

Een invoermasker dwingt u gegevens in een vooraf gedefinieerde indeling in te voeren. De maskers worden weergegeven wanneer u een veld in een tabel of een besturingselement in een formulier selecteert. U klikt bijvoorbeeld op een datumveld en ziet de volgende reeks tekens: MMM-DD-YYYY. Dat is een invoermasker. U moet maandwaarden invoeren als drieletterige afkortingen, zoals OCT, en de jaarwaarde als vier cijfers, bijvoorbeeld OKT-15-2017.

Invoermaskers bepalen alleen hoe u gegevens invoert, niet hoe deze gegevens in Access worden op te slaat of weer te geven.

Zie Gegevensinvoerindelingen met invoermaskers bepalen en Een datum- en tijdveld opmakenvoor meer informatie.

Beperken tot lijst

Tabblad Opzoek

Ja/Nee

Schakelt wijzigingen in de items in een opzoekveld in of uit. Gebruikers proberen soms de items in een opzoekveld handmatig te wijzigen. Als in Access wordt voorkomen dat u de items in een veld kunt wijzigen, is deze eigenschap ingesteld op Ja. Als deze eigenschap is ingeschakeld en u de items in een lijst moet wijzigen, moet u de lijst openen (als u een lijst met waarden wilt bewerken) of de tabel die de brongegevens voor de lijst bevat (als u een opzoekveld wilt bewerken) en daar de waarden wijzigen.

Bewerken lijst met waarden toestaan

Tabblad Opzoek

Ja/Nee

Schakelt de opdracht Lijstitems bewerken in of uit voor lijsten met waarden, maar niet voor opzoekvelden. Als u deze opdracht wilt inschakelen voor opzoekvelden, voert u een geldige formuliernaam in de eigenschap Formulier bewerken lijstitems in. De opdracht Bewerken lijst met waarden toestaan wordt weergegeven in een snelmenu dat u opent door met de rechtermuisknop op een keuzelijst of keuzelijst met invoervak te klikken. Wanneer u de opdracht uitwerkt, wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken weergegeven. Als u de naam van een formulier opgeeft in de eigenschap Formulier bewerken van lijstitems, wordt dat formulier gestart in plaats van het dialoogvenster.

U kunt de opdracht Lijstitems bewerken uitvoeren vanuit keuzelijst- en keuzelijstbesturingselementen voor keuzelijsten met invoervak in formulieren en vanuit besturingselementen voor keuzelijsten met invoervak in tabellen en queryresultaatsets. Formulieren moeten zijn geopend in de ontwerpweergave of de bladerweergave. tabellen en queryresultaatsets moeten zijn geopend in de gegevensbladweergave.

Bewerkingsformulier lijstitems

Tabblad Opzoek

Naam van een formulier voor gegevensinvoer

Als u de naam van een gegevensinvoerformulier invoert als de waarde in deze tabel eigenschap, wordt dat formulier geopend wanneer een gebruiker de opdracht Lijstitems bewerken uitvoeren. Anders wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken weergegeven wanneer gebruikers de opdracht uitvoeren.

Naar boven

Trapsgemeenschappelijke updates gebruiken om primaire en vreemde-sleutelwaarden te wijzigen

Soms moet u mogelijk een primaire-sleutelwaarde bijwerken. Als u deze primaire sleutel gebruikt als een vreemde sleutel, kunt u uw wijzigingen automatisch bijwerken via alle onderliggende exemplaren van de vreemde sleutel.

Een primaire sleutel is een waarde die elke rij (record) in een databasetabel op unieke manier identificeert. Een vreemde sleutel is een kolom die overeenkomt met de primaire sleutel. Meestal bevinden vreemde sleutels zich in andere tabellen, zodat u een relatie (een koppeling) kunt maken tussen de gegevens in de tabellen.

Stel dat u een product-id als primaire sleutel gebruikt. Eén id-nummer is een unieke identificatie voor één product. U gebruikt dit id-nummer ook als een vreemde sleutel in een tabel met ordergegevens. Op die manier kunt u alle orders vinden die betrekking hebben op elk product. Telkens wanneer iemand een order plaatst voor dat product, wordt de id onderdeel van de order.

Deze id-nummers (of andere soorten primaire sleutels) worden soms gewijzigd. Wanneer dit het resultaat is, kunt u de primaire-sleutelwaarde wijzigen en deze wijziging automatisch trapsge keer laten wijzigen voor alle gerelateerde onderliggende records. U kunt dit gedrag inschakelen door referentiële integriteit en trapsgetalupdates tussen de twee tabellen in te stellen.

Houd u aan de volgende belangrijke regels:

  • U kunt trapsgetypeeerde updates alleen inschakelen voor primaire-sleutelvelden die zijn ingesteld op het gegevenstype Tekst of Getal. U kunt trapsgetalupdates niet gebruiken voor velden die zijn ingesteld op het gegevenstype AutoNummering.

  • U kunt trapsge keer updates alleen inschakelen tussen tabellen met een een-op-veel-relatie.

Voor meer informatie over het maken van relaties. Zie Handleiding voor tabelrelaties en een relatie maken, bewerken of verwijderen.

In de volgende procedures wordt uitgelegd hoe u eerst een relatie maakt en vervolgens trapsge keer updates voor die relatie inschakelen.

De relatie maken

  1. Ga naar het tabblad Hulpmiddelen voor databases en klik in de groep Weergeven/verbergen op Relaties.

  2. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Relaties op Tabellen toevoegen(tabel in Access 2013 ).

  3. Selecteer het tabblad Tabellen, selecteer de tabellen die u wilt wijzigen, klik opToevoegen en klik vervolgens op Sluiten.

    U kunt op Shift drukken om meerdere tabellen te selecteren of u kunt elke tabel afzonderlijk toevoegen. Selecteer alleen de tabellen aan de 'een'- en 'veel'-kant van de relatie.

  4. Sleep in het venster Relaties de primaire sleutel uit de tabel aan de 'een-kant' van de relatie en zet deze neer in het veld Met de vreemde sleutel van de tabel aan de 'veel'-kant van de relatie.

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt geopend. In de volgende afbeelding ziet u het dialoogvenster:

    Het dialoogvenster Relaties bewerken met een bestaande relatie

  5. Schakel het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen in en klik op Maken.

Trapsge keerupdates in primaire sleutels inschakelen

  1. Ga naar het tabblad Hulpmiddelen voor databases en klik in de groep Weergeven/verbergen op Relaties.

  2. Het venster Relaties wordt geopend en u ziet de joins (weergegeven als verbindingslijnen) tussen de tabellen in de database. In de volgende afbeelding ziet u een normale relatie:

  3. Klik met de rechtermuisknop op de join-lijn tussen de bovenliggende en onderliggende tabellen en klik op Relatie bewerken.

    Een relatie tussen twee tabellen

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt geopend. In de volgende afbeelding ziet u het dialoogvenster:

    Het dialoogvenster Relaties bewerken

  4. Selecteer Gerelateerde velden trapsgeklikt bijwerken, controleer of het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen is ingeschakeld en klik op OK.

Naar boven

Waarom id-nummers soms lijken een nummer over te slaan

Wanneer u een veld maakt dat is ingesteld op het gegevenstype AutoNummering, wordt in Access automatisch een waarde voor dat veld gegenereerd in elke nieuwe record. De waarde wordt standaard verhoogd, zodat elke nieuwe record het eerstvolgende beschikbare opeenvolgende getal krijgt. Het gegevenstype AutoNummering heeft als doel een waarde op te geven die geschikt is voor gebruik als primaire sleutel. Zie De primaire sleutel toevoegen, instellen, wijzigen of verwijderen voor meer informatie.

Wanneer u een rij verwijdert uit een tabel die een veld bevat dat is ingesteld op het gegevenstype AutoNummering, wordt de waarde in het AutoNummering-veld voor die rij niet altijd automatisch opnieuw gebruikt. Daarom is het getal dat in Access wordt gegenereerd, mogelijk niet het getal dat u verwacht te zien, en kunnen er hiaten ontstaan in de volgorde van id-nummers, dit is volgens het ontwerp. U moet alleen vertrouwen op de uniekheid van de waarden in een AutoNummering-veld en niet op de volgorde.

Naar boven

Gegevens bulksgewijs bijwerken met behulp van query's

Query's toevoegen, bijwerken en verwijderen zijn krachtige manieren om records bulksgewijs toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Bovendien zijn bulkupdates gemakkelijker en efficiënter om uit te voeren wanneer u gebruik maakt van de goede beginselen van databaseontwerp. Het gebruik van een query voor toevoegen, bijwerken of verwijderen kan tijd besparen omdat u de query ook opnieuw kunt gebruiken.

Belangrijk    Maak een back-up van uw gegevens voordat u deze query's gebruikt. Als u een back-up bij de hand hebt, kunt u snel eventuele fouten die u per ongeluk maakt, oplossen.

Toevoegquery's    Gebruik dit gegevensgebruik om veel records toe te voegen aan een of meer tabellen. Een van de meest voorkomende toepassingen van een toevoegquery is het toevoegen van een groep records uit een of meer tabellen in een brondatabase aan een of meer tabellen in een doeldatabase. Stel dat u nieuwe klanten krijgt en een database met een tabel met informatie over die klanten. Als u wilt voorkomen dat u nieuwe gegevens handmatig moet invoeren, kunt u deze toevoegen aan de juiste tabel of tabellen in de database. Zie Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie.

Bijwerkquery’s    Gebruik dit gegevensgedeelte om een groot aantal bestaande records toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. U kunt bijwerkquery's zien als een uitgebreide versie van het dialoogvenster Zoeken en vervangen. U voert een selectiecriterium (het ruwe equivalent van een zoekreeks) en een updatecriterium (het ruwe equivalent van een vervangende tekenreeks) in. In tegenstelling tot het dialoogvenster kunnen bij werkquery's meerdere criteria accepteren, kunt u een groot aantal records in één keer bijwerken en kunt u records in meer dan één tabel wijzigen. Zie Bij te werken query's maken en uitvoeren voor meer informatie.

Query's verwijderen    Als u snel een groot aantal gegevens wilt verwijderen of regelmatig een set gegevens wilt verwijderen, is verwijderen handig omdat u met de query's criteria kunt opgeven om de gegevens snel te vinden en te verwijderen. Zie Manieren om records toe te voegen, te bewerken en te verwijderen voor meer informatie.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×