Doelstelling van projectmanagement: projectgegevens communiceren

Projectgegevens communiceren is dikwijls moeilijk, of het nu gaat over het verkrijgen van de statusinformatie van uw team of het communiceren van de projectstatus naar uw leidinggevenden. Leer wanneer en hoe u projectinformatie communiceert en rapporteert. Dit bevordert een doeltreffende samenwerking en het succes van uw project. Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .

• Uw belanghebbenden vermelden Voordat een project begint, moet u erachter komen wie uw belanghebbenden zijn. Een bepaalde manier om een project te stoppen, is door een kritieke belanghebbende te vergeten die een go/no go-impact heeft op uw project.
• Vroeg een communicatieplan ophalen Ontwerp communicatiestrategieën en -processen in uw project voordat het project begint. Nog beter, laat communicatieprocessen verschijnen als een taak op de eerste regels van uw project, zodat dit kritieke deel van de samenwerking de betrokkenheid van iedereen wordt.
• Vaak communiceren Het verzamelen van taakstatusgegevens één keer per week is vrij goed om problemen te voorkomen voordat ze escaleren. Als u vaker communiceert, kunnen teamleden stoppen met het verzenden van updates vanwege de extra tijd bij het voorbereiden ervan.
• Zoeken naar problemen Als alles goed lijkt te gaan omdat je niets negatiefs hebt gehoord, kom je waarschijnlijk in de problemen. Zelfs in de best georganiseerde projecten zijn er problemen. Het is uw taak om ze te vinden voordat het grotere problemen worden.
• De juiste technologie gebruiken Inzicht in de communicatiebehoeften van uw teamlid en belanghebbenden. Teamleden die rapporteren over de taakstatus willen bijvoorbeeld e-mail of Project Online gebruiken, terwijl een leidinggevende de voorkeur geeft aan een goed gepresenteerde grafiek of draaitabel. Hier volgt een lijst met programma's die u kunt gebruiken als hulpmiddel bij de communicatie.

Toepassing	Voordelen	Nadelen
Project	Heeft ingebouwde presentatieprogramma's voor belanghebbenden op elk niveau. Heeft overzichtelijke tijdlijn- en teamplannerweergaven. Exporteert gegevens naar Excel en Visio om complexe gegevens te kunnen communiceren.	Project wordt misschien niet in uw bedrijf gebruikt. De projecten waaraan uw bedrijf werkt, zijn misschien te klein om optimaal gebruik te maken van de krachtige planningssoftware.
Project Online	Optimaal voor geavanceerde communicatie en rapportage van projectinformatie binnen een organisatie. Kan de status van meerdere projecten of voor een portfolio van projecten vergelijken.	Kleinere bedrijven hebben mogelijk de hulp van consultants nodig om Project Online te installeren en te gebruiken.
Excel	Project kan gegevens naar Excel exporteren voor geavanceerde analyse, zoals ANOVA en analyse van verdiende waarde. Ideaal voor een tijdige planning van projecten of voor high-level producten die later aan Project kunnen worden toegevoegd.	Excel heeft geen automatische planningsfuncties voor complexere projecten.
Word	Ideaal in de beginfase, wanneer u planningsdocumenten, zoals budgetten en producten, moet delen.	Niet ideaal voor visuele presentaties voor leidinggevende belanghebbenden. Gebruik in plaats daarvan de eigen rapportfunctionaliteit van Excel, Visio, PowerPoint of Project.
SharePoint	Biedt synchronisatiefuncties zonder Project Server. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.	Duur om in het hele bedrijf te implementeren. Als u niet over de bedrijfsresources beschikt om SharePoint te installeren, kunt u Microsoft 365 gebruiken met SharePoint online.
PowerPoint	Ideaal voor indrukwekkende presentaties voor leidinggevende belanghebbenden.	Analisten en engineers willen misschien gedetailleerde grafieken voor complexe budgetanalyse.
Visio	Ideaal tijdens de eerste fasen van een project waarin u bedrijfs- en productieprocessen moet communiceren met stroomdiagrammen of andere diagrammen.	Verstrekt misschien te veel informatie voor een leidinggevend publiek. Gebruik in plaats hiervan de eigen rapportagefuncties van Project.
Microsoft Teams	Ideaal voor teams op verschillende locaties. U kunt projectinformatie delen via chatberichten, audio- of videogesprekken of onlinevergaderingen.	Mogelijk moet een IT-afdeling worden geïmplementeerd.

Projectgegevens communiceren

Statusupdates van Project Online controleren	Als uw team Project Online gebruikt, downloadt u taakstatusupdates van de server voordat u met uw team communiceert over de voortgang van het project.
De voortgang van een project bijhouden, heel eenvoudig of zeer geavanceerd	Er zijn eenvoudige manieren om voortgang bij te houden en er zijn ingewikkeldere manieren. Zoek de manier die het best werkt voor uw project en uw team.
Informatie over verdiende waarde communiceren	Het vastleggen van informatie over verdiende waarde is een geavanceerdere, maar zeer krachtige stap om het goede en slechte van de prestaties van het project te ontdekken. De feiten op hoog niveau die u hieruit haalt, zijn wat uw belanghebbenden willen zien.
Een projectrapport maken	Met Project kunt u opvallende grafische rapporten maken en aanpassen van alle projectgegevens die u wilt, zonder andere software te gebruiken. Terwijl u aan het project werkt, worden de rapporten aangepast aan de meest recente informatie. Er zijn geen handmatige updates vereist.
Een project synchroniseren met een SharePoint-takenlijst	Teamleden kunnen de planning bekijken en hun werk bijwerken in SharePoint en u ziet de wijzigingen in Project. En vice versa.
Microsoft 365 gebruiken	Projectgegevens communiceren met Microsoft 365. Zolang u werkt op een pc met een internetverbinding, kunt u aan uw documenten werken met volledige versies van Word, Excel, PowerPoint of OneNote, op aanvraag, overal.
Taakwijzigingen naar de server publiceren	Wanneer u wijzigingen aanbrengt in taken, publiceert u deze wijzigingen naar Project Online zodat iedereen over de juiste informatie beschikt om verder te werken.
Communiceren met Microsoft Teams	Als mensen niet naar een vergadering kunnen komen, gebruikt u Teams om projectgegevens te delen. Deel PowerPoint-dia's, Excel-werkbladen of een OneNote-notitieblok om projectplannen te delen. Mensen kunnen aan onlinevergaderingen deelnemen vanaf kantoor, thuis of met hun mobiele apparaat.

Terug naar Het stappenplan voor projectmanagement