Doelstelling van projectmanagement: projectgegevens communiceren

Projectgegevens communiceren is dikwijls moeilijk, of het nu gaat over het verkrijgen van de statusinformatie van uw team of het communiceren van de projectstatus naar uw leidinggevenden. Leer wanneer en hoe u projectinformatie communiceert en rapporteert. Dit bevordert een doeltreffende samenwerking en het succes van uw project. Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .

• Maak een lijst met alle belanghebbenden Bepaal voordat een project begint wie de belanghebbenden zijn. Een project zal zeker vastlopen wanneer u een belangrijke belanghebbende vergeet die doorslaggevende impact heeft op het project.
• Stel op tijd een communicatieplan op Ontwerp communicatiestrategieën en -processen in uw project voordat het project van start gaat. Het is zelfs nog beter om communicatieprocessen als een taak weer te geven op de eerste regels van uw project, zodat dit essentiële onderdeel van de samenwerking een commitment van iedereen wordt.
• Communiceer vaak Het is prima om een keer per week informatie over de taakstatus te verzamelen. Zo kunt u problemen voorkomen voordat ze escaleren. Als u vaker dan eenmaal communiceert, stoppen teamleden mogelijk met het versturen van updates omdat de voorbereiding daarvan te veel tijd in beslag neemt.
• Zoek eventuele problemen Als alles goed lijkt te verlopen omdat u geen negatieve berichten hebt gekregen, is dat doorgaans een slecht teken. Zelfs in de best georganiseerde projecten zijn er problemen. Het is uw taak om ze te vinden voordat het grotere problemen worden.
• Gebruik de juiste technologie Verdiep u in de communicatiebehoeften van uw teamleden en belanghebbenden. Zo willen teamleden die verslag uitbrengen van de taakstatus, misschien e-mail of Project Online gebruiken, terwijl een leidinggevende misschien de voorkeur geeft aan een goed gepresenteerde grafiek of draaitabel. Hier volgt een lijst met programma's die u kunt gebruiken als hulpmiddel bij de communicatie.

Toepassing	Voordelen	Nadelen
Project	Heeft ingebouwde presentatieprogramma's voor belanghebbenden op elk niveau. Heeft overzichtelijke tijdlijn- en teamplannerweergaven. Exporteert gegevens naar Excel en Visio om complexe gegevens te kunnen communiceren.	Project wordt misschien niet in uw bedrijf gebruikt. De projecten waaraan uw bedrijf werkt, zijn misschien te klein om optimaal gebruik te maken van de krachtige planningssoftware.
Project Online	Optimaal voor geavanceerde communicatie en rapportage van projectinformatie binnen een organisatie. Kan de status van meerdere projecten of voor een portfolio van projecten vergelijken.	Kleinere bedrijven hebben mogelijk de hulp van een consultant nodig bij de installatie en het gebruik van Project Online.
Excel	Project kan gegevens naar Excel exporteren voor geavanceerde analyse, zoals ANOVA en analyse van verdiende waarde. Ideaal voor een tijdige planning van projecten of voor high-level producten die later aan Project kunnen worden toegevoegd.	Excel heeft geen automatische planningsfuncties voor complexere projecten.
Word	Ideaal in de beginfase, wanneer u planningsdocumenten, zoals budgetten en producten, moet delen.	Niet ideaal voor visuele presentaties voor leidinggevende belanghebbenden. Maak in dat geval gebruik van Excel, Visio, PowerPoint of de eigen rapportfunctionaliteit van Project.
SharePoint	Biedt synchronisatiefuncties zonder Project Server. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.	Duur om in het hele bedrijf te implementeren. Als u niet over de bedrijfsmiddelen beschikt om SharePoint te installeren, kunt u Microsoft 365 met SharePoint online gebruiken.
PowerPoint	Ideaal voor indrukwekkende presentaties voor leidinggevende belanghebbenden.	Analisten en engineers willen misschien gedetailleerde grafieken voor complexe budgetanalyse.
Visio	Ideaal in de eerste fasen van een project, wanneer u bedrijfs- en productieprocessen met stroomdiagrammen of andere diagrammen moet communiceren.	Verstrekt misschien te veel informatie voor een leidinggevend publiek. Gebruik in plaats daarvan de eigen rapportagefuncties van Project.
Microsoft Teams	Ideaal voor teams op verschillende locaties. U kunt projectinformatie delen via chatberichten, audio- of videogesprekken of onlinevergaderingen.	Mogelijk is er een IT-afdeling nodig om de implementatie in te stellen.

Projectgegevens communiceren

Statusupdates controleren vanuit Project Online	Als uw team Project Online gebruikt, downloadt u bijgewerkte taakstatusupdates van de server voordat u de voortgang van het project met uw team bespreekt.
De voortgang van een project bijhouden, heel eenvoudig of zeer geavanceerd	Er zijn eenvoudige manieren om voortgang bij te houden en er zijn ingewikkeldere manieren. Zoek de manier die het best werkt voor uw project en uw team.
Communiceer informatie over verdiende waarde	Het vastleggen van gegevens over verdiende waarde is een meer geavanceerde, maar zeer krachtige stap in de richting van het ontdekken van de goede en slechte aspecten van de projectprestaties. De feiten op hoog niveau die u hieruit haalt, zijn wat uw belanghebbenden willen zien.
Een projectrapport maken	In Project kunt u met willekeurige projectgegevens opvallende grafische rapporten maken en aanpassen zonder software te gebruiken. Terwijl u aan het project werkt, wordt het rapport aangepast met de laatste informatie zonder dat er handmatige updates nodig zijn.
Een project synchroniseren met een SharePoint-takenlijst	Teamleden kunnen de planning bekijken en hun werk bijwerken in SharePoint, waarbij u de wijzigingen kunt zien in Project. En vice versa.
Microsoft 365 gebruiken	Projectgegevens communiceren met behulp van Microsoft 365. Zolang u met een pc werkt en een internetverbinding hebt, kunt u aan documenten werken met volledige versies van Word, Excel, PowerPoint of OneNote - op verzoek en overal.
Taakwijzigingen naar de server publiceren	Wanneer u taken wijzigt, publiceert u deze wijzigingen naar Project Online zodat iedereen over de juiste informatie beschikt om verder te werken.
Communiceren met Microsoft Teams	Als mensen niet naar een vergadering kunnen komen, kunt u Teams gebruiken om projectinformatie te delen. Deel PowerPoint-dia's, Excel-werkbladen of een OneNote-notitieblok om projectplannen te delen. Mensen kunnen aan onlinevergaderingen deelnemen vanaf kantoor, thuis of met hun mobiele apparaat.

Terug naar Het stappenplan voor projectmanagement