Projectmanagement is zelden eenvoudig. In deze handleiding vindt u meer informatie over projectmanagement tijdens het gebruik van Project. Elke koppeling hieronder brengt u naar een pagina waarop dat aspect van projectmanagement wordt toegelicht met artikelen en korte zelfstudies.
Een projectplan starten
Hoe gecompliceerder een project wordt, hoe meer u moet plannen voordat u aan de slag gaat met Project. Gebruik tijdens de beginfase van een project toepassingen zoals Word, Excel en SharePoint om u te helpen met plannen.
| Doel van project | BESCHRIJVING |
|---|---|
| Een projectplan starten | Projecten mislukken vaak wanneer er in de beginfase niet goed genoeg over wordt nagedacht. Denk op dit punt na over wie uw belanghebbenden en sponsoren zijn, terwijl u uw doelstellingen, eerste specificaties en misschien een budget op papier zet. Voor kleinere projecten kunt u veel van dit werk doen in Microsoft Project. Voor grotere projecten kunt u Word, Excel, SharePoint of zelfs uw telefoon gebruiken om uw plannen vast te leggen. |
| Plannen communiceren met uw belanghebbenden | Goed blijven communiceren met belanghebbenden is niet altijd eenvoudig. Het is echter van cruciaal belang voor het slagen van een project. |
| Projectrapporten maken en delen | Project heeft talloze rapporten die met één klik van uw muis toegankelijk zijn om u te helpen met de tijdrovende kant van communiceren. Plannen in een vroeg stadium vastleggen, belangrijke projectmijlpalen, budgetvereisten, personeelsbehoeften, enzovoort. |
Naar boven
Een projectschema opbouwen
Een projectschema opbouwen kan veel tijd kosten. Het maken van een project verloopt een stuk soepeler, als u het proces indeelt in vier categorieën:
- Taken toevoegen
- Taken ordenen
- Personen toevoegen
- Communiceren met uw team
| Doel van project | BESCHRIJVING |
|---|---|
| Een nieuw projectschema maken | Nadat u klaar bent met het eerste denkproces, is het tijd om Project te starten en een nieuw schema te maken. U kunt met een leeg project beginnen, of u kunt sjablonen gebruiken die andere projectmanagers hebben gemaakt. Sommige sjablonen zijn gemaakt door experts op het gebied van projectmanagement of die werken voor een bedrijf dat lijkt op dat van u. |
| Taken toevoegen | Taken zijn de activiteiten die worden uitgevoerd in een project. Leer hoe u taken toevoegt, hun eigenschappen wijzigt en de tijdsduur van taken inschat. |
| Taken ordenen | Als u taken net hebt toegevoegd, hebben ze wellicht nog niet de volgorde die optimaal is voor het beheren ervan. Leer hoe u taken kunt ordenen met behulp van overzichtstaken en subtaken, en door taken te koppelen. |
| Personen toevoegen en toewijzen aan taken | Nadat u taken aan uw project hebt toegevoegd, bedenkt u met welke personen u aan die taken wilt werken. Onthoud dat het toevoegen van personen en het toewijzen van taken aan die personen twee verschillende handelingen zijn in Project. |
| Resources delen via resourcegroepen en hoofdprojecten | Om de personen in meerdere projecten te beheren, kunt u alle personen in uw projecten in één projectbestand plaatsen. Dit bestand werkt als een resourcegroep. Vanuit het resourcegroepsbestand kunt u resources delen in meerdere projecten (zonder Project Server). |
| Kosten voor uw project instellen | Het beheren van de projectkosten is vaak een ontmoedigende klus voor een projectmanager. U zult ontdekken dat dit met Project helemaal niet zo moeilijk is als gedacht. Leer hoe u binnen het budget kunt blijven. |
Naar boven
Uw project beheren
Uw werk is niet klaar nadat u een schema heeft opgezet. Het beheren van uw project kan meer tijd kosten dan het opzetten ervan. Taken kunnen bijvoorbeeld veranderen, personen worden toegevoegd, de einddatum moet naar achteren geschoven worden, enzovoort. Met Project beschikt u over alle hulpmiddelen om de voortgang te controleren en wijzigingen aan te brengen zodat succes verzekerd is.
| DOEL | BESCHRIJVING |
|---|---|
| De juiste weergave van uw schema kiezen | Om de complexiteit van uw schema inzichtelijker te maken, zoekt u naar de juiste weergave. Het Gantt-diagram is een van de manieren om de voortgang van uw project weer te geven. U kunt ook een agendaweergave, een netwerkdiagram of een tijdlijn gebruiken om de verschillende aspecten van het project meer in detail te bekijken. |
| De voortgang van uw planning bijhouden | Nadat u uw oorspronkelijke planning hebt gemaakt, is het tijd om te bekijken hoe alles gaat. Door een basislijn te maken en de juiste weergaven te gebruiken, kunt u de voortgang van uw project bijhouden. |
| Voltooiingspercentage bijhouden voor taken | Het bijhouden van de voortgang kan ingewikkeld lijken, maar er is een snelle manier om het percentage voltooid weer te geven met behulp van de voortgangsbalk in een Gantt-diagram. |
| Problemen met de toewijzing van resources oplossen | Om de beste prestaties en resultaten uit resources te halen, moet u de werkbelasting van resources zo beheren dat overbezetting of onderbezetting wordt voorkomen. |
| De einddatum van het project aanpassen | De ergste nachtmerrie van een projectmanager is dat de einddatum verschuift nadat u wijzigingen aan het schema hebt aangebracht. Leer over strategieën waarmee u de einddatum van het project kunt controleren. |
| De projectstatus rapporteren | Communicatie is vaak moeilijk, vooral wanneer u slecht nieuws hebt. Om u te helpen bij de communicatie met uw belanghebbenden en leidinggevenden biedt Project aantrekkelijke en professioneel uitziende rapporten die u in een paar eenvoudige stappen kunt maken en verzenden. |
| Projectkosten beheren | Overschrijdt u het budget? Moet u de kosten aanpassen? Ontdek hoe u kostenproblemen in uw schema kunt oplossen. |
| Analyserapporten voor de verdiende waarde weergeven | Verdiende waarde is een geavanceerde methode voor bijhouden. Maar het is niet alleen voor experts. U kunt het ook gebruiken om uw project te controleren. |
| Risico’s beheren | Overal in uw project liggen risico's op de loer. Identificeer de knelpunten in een vroeg stadium en onderneem actie voordat u in grotere problemen komt. |
| Met meerdere projecten werken | Project biedt hulpmiddelen waarmee u afhankelijkheden tussen projecten kunt beheren, zelfs taken in één project die afhankelijk zijn van de voltooiing van een ander project. |
Naar boven